IMPORTANCIA DE LOS

ARCHIVOS

ENSAYO

INSTRUCTORA:

FICHA:

ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO

LABORAL

SENA
Servicio Nacional de Aprendizaje

18/07/19
 “IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS”.
Un archivo es un centro activo de información que permite relacionar los nuevos
documentos con los ya archivados; dicha información documental tiene una vida similar a
la de un individuo, ya que primero se crea, después se mantiene y usa y por último se
expurga. A través de los años tanto la organización como el contenido de estos registros
han pasado por una serie de variaciones históricas, que dan lugar al periodo pre-
archivístico y el periodo de desarrollo archivístico.
Sus orígenes se descubren en el siglo X a.C. donde con los primeros Imperios surgió la
necesidad de crear un sistema eficiente para administrar los pueblos. Los Sumerios, los
Arcadios y los Babilonios escribían sobre tablillas de arcilla, a veces sobre madera, marfil y
pieles. En Egipto, es básico el archivo, emplean el papiro, fácil de escribir con tinta. Los
documentos que se producen son registros de propiedad, catastros, cuentas, listas de
reyes, y a veces, documentos privados. En Roma, se empleaban tabletas de madera; los
primeros archivos romanos son los públicos. En el siglo VI, el pergamino sustituye al papiro
como medio de escritura. Entre los siglos VI y XIII, apenas se escribe y el material en el
que se escribe, también hace costosos los documentos, convirtiéndose en un objeto
sagrado. 
En el siglo XV, se empiezan a montar archivos reales con una sede fija. A partir del siglo
XVI aparece el concepto de archivo de Estado y España es la que la crea. En 1543, en
Portugal, se crea el Archivo Central en la Torre de Tombo (Lisboa). En Inglaterra, en 1578,
se crea un archivo para los papeles de Estado. Se mejoran los métodos de concentración
archivística y se organizan los archivos administrativos. Con la Revolución francesa, se
crea el Archivo Nacional, y se reconoce el derecho a la consulta de los documentos
públicos. Se crean las Escuelas de Archivística y se inicia la publicación periódica de los
documentos más importantes de los archivos.
En el siglo XIX, se empiezan a depositar en los archivos soportes distintos del papel, como
la fotografía o la microforma. En el siglo XX, se crean archivos intermedios, que conservan
documentos que ya no tienen valor administrativo. También, crecen los archivos privados
por la creación de las distintas Leyes de Archivos y a su vez se crean las redes y los
sistemas de archivos. 
En la actualidad, se utilizan las tecnologías de información para gestionar los grandes
volúmenes de información en el control de transferencias, de préstamos y consultas,
control de expurgo, el almacenamiento y conservación de la documentación, para el
tratamiento y recuperación de la información, para la difusión de los fondos y, en definitiva,
para aumentar la eficacia y efectividad de los servicios del archivo.
La archivística tiene un objeto, un fin y un método propio, en consecuencia se define por sí
misma y no por referencia con terceros. Por ende, en el siglo XX fue considerada en el
Congreso Internacional de Archivos de 1980 (Londres) como una ciencia en formación. Lo
que la distingue de otras disciplinas afines, es su visión globalizadora, pues considera a los
documentos como un conjunto estructurado, procedente de una institución. Los archivos
pueden ser creados o generados por cualquier persona física o jurídica y visto desde su

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composición, cualquier documento puede formar parte de éste; se encuentran al servicio
de:
 La administración, entidad o persona generadora del archivo.
 Los ciudadanos: de manera muy especial en los archivos públicos.
 La investigación y la difusión cultural (testimonios del pasado).

Para que se pueda hablar de archivo, deben cumplir con las siguientes funciones:
 Organización y puesta en servicio de la documentación, durante ese periodo de
máxima utilidad para la gestión que se lleve a cabo y toma de decisiones.
 Asegurar la transferencia periódica al archivo de los documentos que ya no son de
uso corriente.
 Aplicar los principios y técnicas modernos de valoración para, transcurrido un
tiempo, seleccionar los documentos que por su valor van a ser conservados
indefinidamente, y destruir el resto.
 Clasificar los fondos y mantener ordenada la documentación en sus distintas etapas,
de acuerdo con los principios de la archivística.
 Describir la documentación para hacer fácilmente accesible la información, mediante
los distintos instrumentos de descripción documental y valiéndose de las ventajas
ofrecidas por las nuevas tecnologías.
 Instalar adecuadamente los documentos mediante locales y equipamiento que
garanticen su conservación integra en el tiempo.
 Asegurar que éstas y cuantas funciones pueda desarrollar el archivo, queden
firmemente establecidas y garantizadas mediante un reglamento del servicio.

Todo archivo consta de ciertas cualidades que lo definen, estas son:

 Económicos: deben servir a las necesidades de la empresa.
 Simples: la identificación de su contenido debe ser lo más sencilla posible.
 Funcionales: deben permitir efectuar con rapidez las operaciones de archivar y
consultar.
 Exactos: deben reducir al máximo las posibilidades de archivar documentos
equivocadamente.
 Técnicos: deben dejar el menor número de casos dudosos a decisión del
encargado.

A su vez se clasifican según:

a) Su organización:
 Archivo centralizado.
 Archivo descentralizado (con control descentralizado y control central).
b) Su ciclo vital:
 Archivo de gestión.
 Archivo intermedio.
 Archivo histórico.
c) Su uso:

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  Archivo activo.
 Archivo semiactivo.
 Archivo inactivo.
d) Su naturaleza:
 Archivo público.
 Archivo privado de interés público.
 Archivo privado.

Los archivos se categorización es la siguiente:

1. Archivo General de la nación: ente que regula las sanciones y responsabilidades del
archivo, de acuerdo a la pertinencia pública de cada una de sus entidades:
 Archivo general del departamento.
 Archivo general del municipio.
 Archivo general del distrito.

2. Territorialidad: según el artículo 8 de la Ley General de Archivos de Colombia, los

archivos desde el punto de vista territorial, se clasifican en:
 Archivos de entidades del orden nacional.
 Archivos de entidades del orden departamental.
 Archivos de entidades del orden distrital.
 Archivos de entidades del orden metropolitano.
 Archivos de entidades del orden municipal.
 Archivos de entidades del orden local.
 Archivos de las nuevas estadidades territoriales que se creen por ley.
 Archivos de los territorios indígenas que se crearán cuando la ley los desarrolle.

3. Organización del Estado: según el artículo 9 de la ley general de archivos de

Colombia, los archivos desde el punto de vista de la organización del estado, se
clasifican en:
 Archivos de la rama ejecutiva.
 Archivos de la rama legislativa.
 Archivos de la rama judicial.
 Archivos de los organismos de orden de control.
 Archivos de los organismos autónomos.
No basta decir, que a nivel mundial el archivo es de gran importancia porque nos brinda
ayuda al momento de tomar decisiones, realizar análisis financieros, consultar o indagar en
las actuaciones del pasado, también como medio probatorio cuando el organismo o
entidad pretende demostrar la realización de un acto o la forma de hacerlo u otras
actividades pertinentes de las respectivas entidades. Toda esta información que
proporcionan los archivos en dichos lugares y a las personas, se da gracias a su
conservación ordenada y clasificada, dichas acciones realizadas por personas

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especializadas en el manejo y organización del archivo, regidas por leyes y decretos que
las regulan en los diferentes países.

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