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Después de lo que hemos visto hasta esta parte, podemos iniciar el plan para
implementar un sistema de gestión de la calidad ISO 9000:2000/MMX_CC en una
organización y su eventual certificación.
b) La estrategia ascendente puede ser más útil para las organizaciones que ya cuentan
con un sistema de gestión de la calidad, sin importar lo incompleto que sea respecto a
las normas ISO 9000:2000/NMX-CC. En tales casos puede ser más eficiente preparar
una relación de todos los documentos , procedimientos y registros con que se cuenta
y ver si pueden ayudar a satisfacer los requerimientos de la norma. Después de eso se
puede determinar lo que falta y que se debe poner por escrito. A continuación se
procede a elaborar el manual de calidad, haciendo referencia a los documentos
suplementarios necesarios.
El manual de calidad
Procedimientos operativos estándar
Formas suplementarias para registrar información y datos.
Esta auditoria preliminar nos indica que se tiene que hacer para instalar un sistema de
gestión de la calidad, cuanto tiempo se necesita y los recursos que se tienen que aportar.
La auditoria preliminar también nos dirá cuanto nos cuesta no tener un sistema de
gestión de la calidad en función de rechazos, desperdicios, reprocesamiento, pérdida de
negocios y gastos en general.
No todas las actividades se encontrarán en todas las empresas, por ejemplo no todas las
organizaciones tienen laboratorio para efectuar pruebas o análisis.
Los números que aparecen en el resumen representan el número probable del párrafo o
párrafos ISO 9001:2000 que se asocia con cada actividad. Algunos de ellos están entre
paréntesis para indicar que es optativo, o no se puede realizar.
Un error que cometen usuarios inexpertos de las normas es suponer que cada requisito es
independiente de los demás. Esto no es así, existen muchas interconexiones entre ellos.
Para desarrollar un programa de gestión de la calidad la empresa debe tener presente los
objetivos siguientes:
- Elaborar y conciliar con el cliente y los demás actores participantes un documento que
contenga los lineamientos generales del sistema de gestión de la calidad.
Seguridad e higiene
Inconformidades y reclamaciones
Suministros
Avances y costos
Aspectos Contractuales
Procedimientos de Construcción
Modificaciones, sustituciones y adecuaciones del diseño y del programa de trabajos.
Especificaciones y normas técnicas
Planos de obra terminada
Números generadores de cantidades de obra
- Elaborar los programas de capacitación del Personal, que se ajusten a la política del
programa de gestión de calidad
GESTIÓN DE LA CALIDAD
INDICE
1.- HISTORIA Y ANTECEDENTES DE LAS NORMAS ISO 9000:2000
APENDICES.
Herramientas de la calidad.
Herramientas estadísticas.
Cuestionario de verificación.
Formatos útiles.
Si se pretende escribir un manual de la calidad sin pasar por todo el proceso que
veremos, se producirá un manual que luce muy bien en el papel, pero que quizá no
tenga nada que ver con la manera en que la empresa opera en la práctica.
Si el objetivo es lograr el registro de calidad ISO 9001:2000, tal vez permita aprobar
la auditoría de gabinete, pero no resistirá a la visita de evaluación.
Los buenos manuales de la calidad son una herramienta poderosa en los sistemas de
comunicación y control de la empresa.
Para entender lo que hay detrás del manual de la calidad hablaremos de la estructura
de los sistemas de gestión de la calidad. El modelo que se muestra a continuación
puede tener variaciones, lo usual es que existan tres niveles:
Nivel 3-En la base se encuentra la fuerza de trabajo, las personas que siguen los
procedimientos y que constituyen la capacidad productiva de la
organización. Ellos se preocupan por controlar la calidad.
Los tres niveles del sistema de gestión de la calidad se enlazan por los registros de
calidad y el proceso de auditoría.
Así como un sistema de gestión financiera establece registros de los eventos clave en la
contabilidad, el sistema de gestión de la calidad establece registros de las actividades
clave para la calidad.
A) MANUAL DE POLITICAS.
El manual de políticas de la calidad es un documento importante. Es la introducción a
las demás secciones del sistemas de gestión de la calidad; un resumen de las políticas
de calidad y de la manera con que se pretende cumplir con los requerimientos ISO
9001:2000.
Quien lea el manual debe obtener de el un visión de las funciones primarias de la
empresa y como se dirigen y se controlan.
Está dirigida a:
Todo el personal de la empresa.
Evaluadores de los sistemas de gestión de la calidad.
Clientes y compradores.
Proveedores.
El contenido del manual de políticas de calidad, puede estar dividido en seis secciones:
1- Introducción
Como se organiza y controla el manual de gestión de la calidad.
Quienes son las personas en la empresa que estarán mas de cerca en su
implementación.
2- Declaraciones Políticas:
Misión, visión y valores.
Políticas de la calidad (5.3 de ISO 9001:2000).
Firma de la declaración.
3- Estructura Organizacional:
Organigrama (5.5.1 y 6.1 de ISO 9001:2000).
5- Revisión de la dirección:
La alta dirección evalúa de manera regular todos los aspectos del sistema de gestión
de la calidad.
B) MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
En él se necesita definir:
Los procesos gerenciales de la gestión.
Los procedimientos que se deben seguir para que dichos procesos se realicen en forma
tranquila y uniforme.
Esta parte del manual de calidad es el centro operacional de todo el sistema de gestión
de la calidad.
Los procedimientos son los documentos, que indican las actividades que se realizarán
en el proyecto y contienen las prácticas operativas, especificaciones aplicables, la
secuencia de actividades, los criterios de aceptación y rechazo y responsabilidad. Igual
que el manual de políticas de la calidad, el manual de procedimientos va dirigido a los
clientes externos e internos, el usuario principal es el cliente interno, que son los
mandos intermedios y las personas que trabajan en el segundo nivel de la empresa.
Los evaluadores externos necesitan verificar que todos los procesos principales de la
gestión se encuentran contemplados y que los procedimientos los cubren
adecuadamente. Después de haber redactado el manual de la calidad, se realizará una
auditoria o verificación de gabinete, de manera que no se pierda el tiempo
implantando procedimientos inadecuados o incompletos.
Gestión de la calidad. Aplica a todas las empresas que aspiran al registro ISO
9001:2000.
- Responsabilidad de la dirección.
- Sistema de calidad.
- Control de documentos.
- Registros de calidad.
- Acción correctiva.
- Auditoria interna de calidad.
- Capacitación.
Control de calidad. La categoría del control de calidad define los procesos para
inspección independiente.
- Inspección, medición y equipo de pruebas.
- Inspección y pruebas.
- Status de la inspección y pruebas.
- Técnicas Estadísticas.
Gestión de operaciones.
- Control de obras.
- Almacenes en obra.
- Variación / cumplimiento.
Gestión de la calidad.
- Sistema de calidad.
- Registros de la calidad.
- Acción correctiva.
- Auditorias.
- Revisión gerencial.
- Control de documentos.
- Responsabilidad gerencial.
- Capacitación.
Control de calidad.
- Inspección.
- Pruebas.
- Actas de recepción.
Claridad._ Las palabras largas o poco usadas, junto con frases largas, presentan
dificultades al poner en práctica los procedimientos y realizar auditorias.
EMPRESAS CONSTRUCTORAS
Debe existir un manual de gestión de la calidad en la empresa a nivel corporativo y
otros manuales de gestión de la calidad para cada uno de los proyectos.
Podrá parecer al principio que las referencias en el lugar de trabajo, debido a que se
relacionan con el nivel mas bajo de la empresa, están en la misma categoría que los
diseños, equipos herramienta y materiales que la dirección de la empresa les
proporciona a sus empleados. Sin embargo, al empezar a planear la información que
la empresa necesita para apoyar sus actividades clave, cambian de un aspecto
pragmático a un papel estratégico en el sistema de calidad de la empresa.
Cualquier persona que tenga que realizar una tarea, necesita usar las referencias en el
lugar de trabajo. La norma puede ayudar a cambiar la cultura de la gente haciendo
que la verificación sea más fácil que la suposición.
Ejemplos:
Formatos ._ Son parte indispensable de cualquier sistema, en papel o en medio
magnético, preestablecidos o desarrollados a la medida. Tienen en común la
recolección y transparencia de información de una parte de la empresa a otra.
Manuales técnicos de instrucciones Explican la forma en el equipo o el proceso
trabajan.
Instrucciones técnicas y listas de revisión ._ Agregan un mayor detalle a los
procedimientos particulares. (Diseño de cartas, forma de contestar una llamada
telefónica, etc.).
Dibujos técnicos.
Especificaciones y normas internas ._ Estas convierten los objetivos de la
declaración de políticas de calidad en realidades. (Deben cumplir con cualquier
limitación externa).
Métodos de prueba. Especificarán la metodología que se emplea para probar
equipos o productos y apoyarán la normas y especificaciones de calidad que se
establecieron, fijando la manera en que se pretende medir el cumplimiento.
Materiales de referencias e investigación. _ Materiales que ampliarán y
desarrollarán el trabajo que hacen las personas. (Publicaciones especializadas,
reportes técnicos, etc.).
Ejemplos:
Legislación. Hay que mantenerse dentro de las leyes en un sistema de gestión de la
calidad. No es necesario tener malas intenciones para ponerse fuera de la Ley; la
ignorancia tiene los mismos efectos. La industria de la construcción, además de las
Leyes comunes a todos los sectores, tiene una legislación particular en materia de
Obras Públicas.
Normas industriales, códigos de práctica y lineamientos de las agrupaciones
industriales. Aunque no tengan una fuerza legal, si tienen un rango oficial y si una
empresa quiere ser conocida como organización de calidad, tiene que apegarse a
ellas.
se podrá con frecuencia lograr el cumplimiento al convertirse en un miembro de
sociedades y asociaciones.
Especificaciones del cliente Pueden ser para los productos o para los procesos.
Puede haber un problema de control con las especificaciones del cliente, aunque
este las origine, es preciso que los propios procedimientos internos se adapten y la
empresa controle sus propios procesos internos.
Debemos recordar que el manual de procedimientos de calidad debe citar a las
referencias en el lugar de trabajo cada vez que formen parte de los procedimientos.
Será necesario verificar con cuidado las dos partes del manual para asegurarse que
corresponden.
Muchas empresas dejan de pensar en el contenido del manual después de que este fue
aprobado por los evaluadores y olvidan que la empresa continuará cambiando y
desarrollándose. Por lo tanto la primer versión del manual, tarde o temprano, será
obsoleto y se vuelve burocrático en lugar de contribuir al crecimiento y desarrollo de
la empresa. Hay que usarlo para agregar valor al negocio. (Mejora continua).
La ISO proporciona una “Guía para la evaluación y registro del sistema de calidad de
un proveedor realizado por tercera parte” (ISO/IEC Guía 48-1986) que trata lo
siguiente:
Aplicación para la evaluación (formato para llenar).
Proceso de evaluación.
Documento de registro.
Vigilancia y cambios.
Uso de simbolos y logos.
Publicidad.
Mal uso y suspensión.
Con lo que se ha visto hasta este momento debe estar claro que existan dos formas
distintas de aplicar la norma ISO 9000:2000. Puede adoptarse voluntariamente y
guardar la información para la empresa o se puede adoptar y luego aplicar para el
registro en el organismo de certificación reconocido oficialmente.
No hay que cometer el error de que el manual de gestión de la calidad es como las
tablas de la ley. No lo es debido a que existen en las empresas presiones para cambios
desde el interior y el exterior, ante las cuales el manual debe mantener la capacidad de
respuesta. Lejos de representar un sistema fijo que inhibe el cambio, el manual debe
considerarse y emplearse como una forma de definir y controlar los cambios que, de
manera inevitable vendrán en el futuro.
La mejor medida de la calidad, igual que para muchas otras cosas, es el dinero.
Únicamente si se sabe la magnitud de los costos de la calidad y donde ocurren, se
podrá controlarlos.
Se deben vigilar continuamente esos costos y relacionarlos con las ventas o la utilidad.
Se pueden incluir en los informes financieros.
Calcular el costo de la calidad no es una tarea difícil, pero en muy pocas ocasiones lo
hacen las empresas. Después de que los clasificamos en las cuatro categorías,
podemos agruparlos en dos áreas:
El costo del incumplimiento de los requisitos (C.I.). Lo constituye todos los gastos
realizados en hacer las cosas mal.
- Fallas internas y
- Fallas externas.
b) Costos de evaluación
Supervisión del proveedor 5.0
Pruebas e inspección 60.5
Depreciación del equipo de prueba 25.0
Mantenimiento de calibración 5.0
Control de proceso 6.5
suma 102.0 2.5%
Mano de obra, materiales y gastos de terminación y encontró que este ultimo rubro en
algunas de sus obras representaba el 27% del presupuesto total. De este 27% se
encontró en análisis de Pareto que el 30% de ellos consistían en retrabajos. Como
resultado de las acciones de prevención y mejoramiento del proceso de construcción,
los gastos de terminación han bajado a un 4%.
Como resultado de esta necesidad vemos que han surgido esfuerzos encaminados a la
gestión de la calidad en la empresa; algunas algunos de ellos son:
Desarrollo Organizacional.
Justo a Tiempo.
Benchmarking.
Reingenieria
ISO 9000:2000.
Calidad Total.
Premios de calidad, etc.
Con el esfuerzo para eliminar todos estos obstáculos, podemos obtener los siguientes
beneficios.
Funcionalidad de la estructura organizacional de la empresa, con la presencia de
un coordinador de la calidad.
Mayor efectividad en los planes estratégicos (a largo plazo).
Disminución de los costos con la aplicación de una nueva cultura para la calidad.
Disminución de desperdicios de materiales y tiempos muertos.
Mejoría en los canales de comunicación entre cliente, constructor, empleados y
proveedores.
Se pueden seleccionar a los subcontratistas y proveedores óptimos para la empresa.
Con la motivación a los empleados, aumenta la productividad.
Prestigio a nivel sectorial.
Acumulación de experiencia por medio de la autoevaluación y la retroalimentación.
Aumento de obra ejecutada nacional e internacional.
12.- CRITERIOS GENERALES PARA IMPLEMENTAR UN SISTEMA DE
DE GESTIÓN DE LA CALIDAD EN LA CONSTRUCCION.
El operador debe tener también un sistema de calidad para asegurar que las
construcciones no tengan un mal uso.
12.4- CONTROL DEL DISEÑO Y SUS CAMBIOS. Establecer las medidas para que
los requisitos de diseño se conviertan en especificaciones, procedimientos y
planos. En el caso de construcción de obras públicas existe una costumbre muy
difícil de erradicar de que se inicia la construcción de la obra sin tener, ya no
digamos el proyecto completo, tampoco un avance en dicho proyecto para ir
terminandolo por etapas, los cual produce costos mayores y modificaciones
constantes al programa de trabajos. Es esencial que el diseño esta correcto antes
de entregarlo al constructor, y debe estar correcto desde la primera vez. Un
departamento de Ingeniería o un contratista de diseño puede utilizar el gestión
de la calidad como un medio de controlar el diseño, deben tener la
responsabilidad de mantener actualizados los manuales de procedimientos de su
área. incluyendo:
1.- La verificación de Documentos (planos, cálculos y especificaciones)
2.- El control del trabajo de diseño mediante el uso de procedimientos.
3.- Métodos estándar de preparación de especificaciones, planos y trabajos.
Es muy poco probable que las actividades de diseño se terminen sin que
necesiten alguna acción correctiva. En esto es donde el responsable del gestión
de la calidad necesita el respaldo de la alta dirección; todos los casos que no
estén conformes con las especificaciones, tanto si los descubre el personal de
gestión de la calidad, como los propios ingenieros de diseño, se deben resolver de
inmediato y tomar medidas para evitar se repitan.
12.5- CONTROL DE DOCUMENTOS._Hay que fijar las reglas del control para la
emisión de documentos como: instructivos, procedimientos, normas,
especificaciones, planos, comunicaciones y anotaciones en la bitácora de obra. Se
deben elaborar y mantener registros para tener evidencia de las actividades, que
afectan la calidad. incluye: resultados de revisión, inspección y pruebas,
auditorias, desempeño y análisis por conceptos de trabajo, además de los datos
de calificación, capacitación y eficiencia del personal y eficiencia de
procedimientos y equipos.
Hay que evaluar al vendedor, que pueda hacerse en muchas formas: por sus
antecedentes de calidad y entrega oportuna en otros casos inspeccionando su
material antes de la entrega o al recibirlo. La responsabilidad de la calidad
debe corresponder al vendedor y lo ideal es que no sea necesario que el
comprador inspeccione la calidad de los artículos que le suministre.
Tomando en cuenta esto, será necesario determinar que cumple todas las
especificaciones por la evidencia obtenida durante el proceso. Esto se puede
lograr:
a) Estableciendo procedimientos documentados que aseguren la ejecución de
esos procesos por personal calificado, bajo condiciones controladas y usando
equipos calibrados de acuerdo a lo estipulado en el contrato, además de las
especificaciones, normas y requisitos regulatorios aplicables.
b) Manteniendo registros actualizados del personal calificado, los equipos y los
procesos de acuerdo con los requisitos de las normas aplicables.
c) Definiendo las calificaciones necesarias del personal, el equipo y los procesos
que no cubran las normas existentes, o cuando las cláusulas del contrato
definen requisitos mas estrictos que los establecidos.
Así como es necesario que esté enterado de su situación financiera y para eso se
llevan a cabo auditorias que verifiquen el buen funcionamiento del sistema
contable de la empresa y que los resultados sean exactos, debe darle la misma
importancia al programa de calidad. Tal vez la empresa esté perdiendo por un
deficiente control de sus actividades. La ineficiencia debida a la duplicidad de
actividades, los altos costos de reparación de la maquinaria, las altas tasas de
desperdicio, los procedimientos inadecuados, etc. pueden causar que los costos
de arreglar las cosas, sean mas altos que la utilidad prevista.
12.13- CAPACITACION.
Algunas de las áreas que debe cubrir un programa de capacitación en las
empresas constructoras son: utilización de maquinaria y equipos, la mejoría
del personal para cumplir con nuevos criterios de desempeño, el
reentrenamiento de personal para hacerse cargo de responsabilidades
adicionales y cumplir con las demandas de nueva tecnología, entre otras.
Debe establecerse algún medio, como examen, revisión, certificación, etc. para
ver si el personal que realiza las funciones requiere de capacitación o de
experiencia adicional para cumplir sus funciones.
I) OBJETIVO:
IV - PROCEDIMIENTO DE EVALUACION.
Se promediará la calificación obtenida en las tareas con la calificación de un
trabajo final relacionado con diferentes procesos de construcción que afectan a la
calidad.
V - BIBLIOGRAFIA
A) BASICA:
1.- Rothery, Brian. “ISO 9000:2000”
Editorial Panorama, 1995.
2.- Lamprecht, James L. “ ISO 9000:2000 en la Pequeña Empresa “
Editorial Panorama, 1997.
3.- Stebbing, Leonel. “Gestión de la Calidad
Editorial CECSA, 1997.
4.-Arter, Dennis R. “Auditorias de Calidad para Mejorar la Efectividad de su
Empresa”
Editorial Panorama, 1996.
5.-Waller, Jenny; Allen, Derek; Burns Andrew. “El Manual de Gestión de la
Calidad”
Editorial Panorama 1998.
6.- NMX-CC-001
NMX-CC-002
NMX-CC003
NMX-CC-4
NMX-CC-5
NMX-CC-6
Editadas por el: “Comite Técnico Nacional de Normatividad en Sistemas de Calidad”
( COTENNISISCAL )
Eje Lázaro Cárdenas 152. tel: 368-59-11 ext. 21130
“Asociación Mexicana de Calidad A.C”
Leibnitz 47 Planta baja Numero 1. tel: 533-28-12
“Instituto Mexicano de Normalización y certificación”
Manuel María Contreras 133, 1er. piso tel. 566-47-50
B) COMPLEMENTARIA
1.- Rothery, Brian. “ISO 14000-ISO 9000:2000.
Editorial Panorama 1997
2.-Tabla, Guillermo. “Guía para implementar la ISO 9000:2000
Editorial Mc. Graw Hill, 1998
3.-Crosby, Philip B. “La Calidad no Cuesta”
Editorial CECSA 1998
4.- NMX-CC-007/ISO 10011 Directrices para auditar sistemas de calidad.