MATRÍZ DE REQUISITOS LEGALES PARTE I

Abogada: Silvia Consuelo Pardo Roa

Una matriz legal es un documento donde se compilan los requisitos a cumplir, acordes
con la actividad de cada empresa, debe mantener una actualización continua y está
compuesta por diferentes directrices:
- Constitución Nacional
- Leyes Orgánicas: Código sustantivo del trabajo y demás códigos existentes
- Leyes Ordinarias: Decretos
- Resoluciones
- Jurisprudencias
- Circulares (Ministerios de trabajo, transporte y salud)
- Conceptos
La Constitución Nacional es nuestra norma de normas, de ahí se desprenden las otras
normas, seguido está el Código Sustantivo del Trabajo, el Código Penal, el Código Nacional
de la Policía, que pueden ser aplicables, tenemos normas como la Ley 1562 que nos
establece todo el sistema de riesgos laborales. También existen Decretos Leyes con los
que inicio el SG-SST y se han ido transformando.
En la actualidad por la Pandemia generada por el COVID-19, existen más Decretos
firmados por todos los ministros ya que abarcan diferentes sectores.
En nuestra Matriz de Requisitos Legales se deben identificar, los decretos, las
resoluciones, circulares o jurisprudencias, siempre y cuando sean de carácter obligatorio,
ya que estas se complementan y compilan y se debe actualizar cada vez que deroguen una
norma.
La Matriz debe estar organizado de manera jerárquica y cronológica, para darle un manejo
más adecuado, siendo amigable para consultas, auditorias o requerimientos. No se debe
incluir el Reglamento de Trabajo, pero al igual que el Contrato de Trabajo y los Sistemas
que implementa la empresa, deben ser de total cumplimiento, para no incurrir en
sanciones.
Existen Normas marco: Son las encargadas de regular temas generales. sus normas
regulan materia de la competencia estatal; pero lo hacen de forma tal que, estableciendo
unos principios o bases (Ej. Ley del Presupuesto General).
Leyes estatutarias: Son las normas que regulan un aspecto general (Ej. Ley de Transito)
Reglamentarias: Leyes, decretos, resoluciones y circulares que aclaran, reglamentan,
complementan o derogan otras normas.
Como buena práctica se pueden estipular periodos para la actualización de la matriz, se
deben incluir los riesgos a los que están expuestos, en el interior de la empresa, los
empleados y los terceros.
De cada norma, se debe especificar cuál es el artículo que nos está rigiendo según nuestro
riesgo inherente.
Fundamento Legales que debemos tener en cuenta en la empresa
1. Definir, firmar y divulgar las políticas por escrito.
2. Asignar y comunicar responsabilidades, a todos los niéveles de la organización.
(Todos los empleados deben participar en el SG-SST, independientemente del
cargo al cual haya sido contratado)
3. Debemos realizar la rendición de cuentas del SG-SST una vez al año, al interior de
la organización.
4. Definición de recursos: financieros, técnicos y humanos.
5. Cumplimiento de los requisitos legales (Matriz).
6. Plan anual del trabajo en el SG-SST, el cual debe estar enfocado en alcanzar los
objetivos y las metas.
7. Prevención y promoción de riesgos laborales.
8. Participación de los trabajadores (COPASST y Comité de Convivencia)
Lo ideal es que en la matriz coloquemos solo las normas que apliquen dentro de la
empresa.
PARTE 2
Existen diferentes tipos de modelos de requisitos legales, es importante realizarla de
manera amigable y sea comprensible para todos los que interactúen con ella.
La matriz de requisitos legales permitirá encontrar de manera rápida las leyes que nos
cobijan, y cuáles son los riesgos a los que está la Cooperativa, se debe hacer de manera
consciente y aterrizada a la situación real de la empresa, para poder no solo identificarla si
no un cumplimiento adecuado. Cubriendo a la organización de multas, sanciones y
denuncias.
En las matrices se pueden dejar todas las normas, pero especificando que están derogadas
y cual la reemplaza, lo más recomendable para que la matriz no se amplié tanto, se puede
hacer dejarlas en una hoja del Excel aparte.
Toda la normatividad que se pone debe especificar las fechas que fueron emitidas, y la
entidad que la emitió, si la entidad gubernamental cambia de razón social, por ejemplo,
como el Ministerio del Trabajo, se debe dejar el nombre inicial.
Existen artículos de las normas que son muy explícitos para su aplicación, pero hay otros
que se deben analizar con más detalle.
En estos momentos de pandemia se debe especificar, si la norma es local o nacional, pero
solo lo relacionado con el COVID-19, el resto de la normatividad si aplica a nivel nacional.
El cumplimiento de los requisitos legales, debe ser sí o no, en caso de una auditoria no se
debe dar cabida a una mala calificación.
Debemos realizar una revisión y evaluación de nuestra matriz legal constantemente y así
identificar las normas que se encuentran derogadas. Con la evaluación también podemos
identificar que normas no estamos cumpliendo y crear un plan de mejoramiento para su
aplicabilidad. El no aplicar a cabalidad estas normas puede generar para la empresa:
multas, sanciones, demandas, accidentes laborales, enfermedades labores, deterioro
ambiental (las cuales son investigadas por los Ministerios).
Podemos tomar como referencia la página del Diario Oficial donde todos los días publican
todas las normas, Decretos, Resoluciones, etc de Colombia.
La matriz debe puede contener las Leyes, Decretos, Resoluciones, etc. De los siguientes
temas:
- Ambiental
- Seguridad y salud en el trabajo
- Laboral
- Civil y comercial
- Tributario
Como se indicó antes la empresa es la encargada de verificar cual es aplicable para la
organización.