PROGRAMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRONICOS

APRENDIZ
WILDER ALBERTO AVILA PABA

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE (SENA)

REGIONAL DISTRITO CAPITAL
CENTRO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA
COORDINACIÓN FINES DE SEMANA
TECNOLOGÍA EN GESTIÓN DOCUMENTAL
FICHA: 1834151
BOGOTA D.C
2020
PROGRAMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRONICOS

APRENDIZ
WILDER ALBERTO AVILA PABA

INSTRUCTOR
STELLA JULIO SORIANO

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE (SENA)

REGIONAL DISTRITO CAPITAL
CENTRO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA
COORDINACIÓN FINES DE SEMANA
TECNOLOGÍA EN GESTIÓN DOCUMENTAL
FICHA: 1834151
BOGOTA D.C
2020
 INTRODUCCIÓN

Mediante la interacción idónea de la asignatura controlar los documentos de

archivo y administrar tecnologías de microfilmación indagaremos sobre el Programa
de Gestión de Documentos Electrónicos donde evaluaremos todo el proceso que
debe tener implementado este programa y su utilidad dentro de la entidad
basándonos en criterios específicos y muy detallado de nuestra mí PYME por lo
tanto todo el contenido es auténtico de Black Beer
.
 TABLA DE CONTENIDO

Pág.
INTRODUCCIÓN ..................................................................................................... 3
................................................................................................................................. 7
PROGRAMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS ....................... 7
1 OBJETIVO ....................................................................................................... 7
2 ALCANCE ........................................................................................................ 7
3 DEFINICIONES ................................................................................................ 7
4 RAZONES Y BENEFICIOS AL IMPLEMENTAR UN PROGRAMA DE
DOCUMENTOS ELECTRONICOS ...................................................................... 8
5 ASPECTOS FUNCIONALES DEL PROGRAMA ............................................ 8
6 ACTIVIDADES A EJERCER ........................................................................... 9
7 ASPECTOS QUE DEBE CUMPLIR UN SISTEMA DE GESTIÓN DE
DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS. ..................................................................... 9
BIBLIOGRAFIA ...................................................................................................... 10
CONCLUSIONES .................................................................................................. 11
 Tabla de Ilustraciones
Pág.

ILUSTRACIÓN 1. PROGRAMA ESPECÍFICO DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL .......................... 9

 PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

PROGRAMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRONICOS

DE BLACK BEER
 PROGRAMA DE GESTIÓN DE
DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS
7

PROGRAMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

1 OBJETIVO

Nuestro propósito principal es desarrollar un modelo de gestión de documentos

electrónicos que se pueda implementar a un corto o mediano plazo por nuestra
entidad, con el fin de garantizar una adecuada gestión de la información en formato
digital y que cumpla con los criterios establecidos para tal efecto dentro de nuestras
instalaciones.
La producción de estos documentos electrónicos dentro de la entidad Black Beer
están definidas en las normas y en las actividades adoptadas, de tal manera que de
forma responsable los documentos electrónicos garanticen el cumplimiento de los
planes del programa documental y se garantice los lineamientos de las directrices
del Archivo General de la Nación.
2 ALCANCE

El programa de Documentos Electrónicos tiene como alcance la normalización de

un proceso ya establecido para la producción de estos documentos, Black Beer
aplica las políticas de seguridad de la información garantizando a nuestros
proveedores la autenticidad e integridad y fidelidad de los documentos, teniendo en
cuenta las herramientas tecnológicas con las que actualmente cuenta la entidad
para la ejecución de las actividades asignadas o propuestas por los jefes de archivo.
3 DEFINICIONES

El programa de documentos electrónicos determina en Black Beer la administración

y la gestión de documentos que se produce en forma electrónica para evitar riesgos
de perdida de documentación por lo general aquellos documentos físicos se
someten a un procedimiento para migrarlo a un formato digital.

Racionalizar
Se organizan trámites y procesos de tal manera que pueda reducir un menor
esfuerzo y costo y así manejar un mejoramiento continuo de supresión de ellos
mismo.

Documento electrónico
Son documentos cuyo soporte es electrónico mediante que su contenido esta
codificado mediante un tipo de código digital que puede ser leído por su archivador.
 PROGRAMA DE GESTIÓN DE
DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS
8

4 RAZONES Y BENEFICIOS AL IMPLEMENTAR UN PROGRAMA DE

DOCUMENTOS ELECTRONICOS

Cuando se implementó el programa de documentos electrónicos trajo varios

beneficios a nuestra empresa como reducción de tiempo y procesos de tramitación
y así mismo la reducción de costos en materiales.

Razones
 Beneficia al proceso de gestión documental
 Cumple con los requisitos legales que impone el decreto 2609 de 2012
 Mejora la producción de los documentos electrónicos.

Beneficios
 Facilita el acceso a la información y ejecución de los trámites documentales
de la entidad.
 Incrementa la eficiencia de la productividad de los empleados al transferir
documentos electrónicos
 Normaliza y se controla la producción de documentos bajo los estándares
que dicta el Archivo General de la Nación.
 Beneficia la transparencia administrativa de los documentos, con las debidas
garantías legales. }

5 ASPECTOS FUNCIONALES DEL PROGRAMA

El programa de documentos electrónicos tiene todos los procesos de su
implementación a la vez como registros, sin embargo serán parte fundamental de la
ejecución de la funciones por lo tanto su componente documental y tecnológico
estará liderando por las áreas responsable de la administración de la entidad.

Es importante mencionar que los desarrollos tecnológicos de diferentes medios de

comunicación y los cambios culturales son forma de gestionar los tramites
documentales que obliga la entidad por lo tanto adoptar nuevas políticas que
puedan regular la producción de documentos aplicando las herramientas
necesarias de autenticidad, integridad, fiabilidad y disponibilidad.
 PROGRAMA DE GESTIÓN DE
DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS
9

6 ACTIVIDADES A EJERCER

ACTIVIDADES Y RESPONSABLES DEL PROGRAMA ESPECIFICO DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS

ELECTRÓNICOS
DESCRIPCIÓN
Identificar las herramientas tecnologicas donde se producen los documentos
Identificar medios de conservación y preservación de la información
Establecer esquemas de metadatos
Incluir dentro del manual de Gestión Documental el modelo de documentos
Documentos o actividades
electrónicos para desarrollar su gestión.
del proyecto
Adelantar el analisis y establecer los alcance del uso de firmas Electrónicas
Migración de los sistemas (servidores)
Establecer e implementar liniamientos con las TI para la preservación de los
docuementos electrónicos y magneticos SIC.
Grupo interno trabajo de fortalecimiento de las relaciones con los grupos de
interes.
Grupo interno de trabajo de transformación organizacional.
Involucrados Oficina TI
Comité de MIG, Gerencia, Subdirección Administrativa, Subdirección
Financiera, Coordinación de Contratación y de la Oficina Asesora Jurídica.

Ilustración 1. Programa específico de la Gestión documental

7 ASPECTOS QUE DEBE CUMPLIR UN SISTEMA DE GESTIÓN DE

DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS.

Organizar los documentos físicos y electrónicos incluyendo metadatos a

través de los CCD.
Establecer plazos de conservación para la información de los documentos
electrónicos de archivo para las TRD y las TVD.
Ejecutar proceso de eliminación parcial o completa de acuerdo con los
tiempos establecidos en las TRD y las TVD.
Mantener la integridad de los documentos mediante de agrupación
documental en las series y subseries de las unidades administrativas.
Facilitar el acceso y disponibilidad a los documentos de archivo de la
institución.
 BIBLIOGRAFIA

Decreto 2609 de 2012 Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000,
parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras
disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las Entidades del
Estado

LEY 594 de 2000 por medio de la cual se dicta la ley General de Archivo y otras
Disposiciones

Ley 1437 Enero 18 de 2011 Congreso de Colombia Código de Procedimiento

Administrativo y de lo Contencioso Administrativo. Art. 58. Archivo electrónico de
documentos; Art. 59. Expediente Electrónico

Ley 1712 Marzo 6 de 2014 Congreso de Colombia Se crea la ley de transparencia

y del derecho de acceso a la información pública nacional y se dictan otras
disposiciones

Decreto 1080 Mayo 26 de 2015 Ministerio de Cultura Decreto único reglamentario

del sector cultura. Artículo 2.8.2.5.8 Instrumentos Archivísticos para la Gestión
Documental
 CONCLUSIONES

 El programa de gestión de documentos electrónicos consiste en resguardar

todos, los documentos de suma importancia para la entidad esto para evitar
contratiempos que pueda afectar las actividades de la entidad.

 Black Beer es una entidad que por el momento está implementando el

programa de documentos electrónicos para obtener beneficios a la hora de
ejecutar el programa como por ejemplo el ahorro de costos financieros y
reducción en los tiempos de producción administrativa.