Código: AT- PR-002

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL Versión: A

CONTROL DE INVENTARIO Fecha De Aprobación:
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OBJETIVO:
Establecer los procedimientos administrativos que permitan hacer más eficientes los
procesos de ingreso, registro, salida y control de los inventarios en el almacén del área
técnica de Puerta de Oro, a través de la distribución adecuada de las tareas y
responsabilidades, además de mantener la documentación oportuna y suficiente de los
movimientos que se realicen en cada proceso.
ALCANCE:
El manual de procedimientos para el control de inventarios abarca una serie de pasos que
van desde la recepción, registro, ubicación, hasta el cuidado, control y salida de bienes en
el almacén.

PROCEDIMIENTO PARA ENTRADA DE MATERIALES EN INVENTARIO

1. Información de los materiales a ingresar: El área técnica autoriza los ingresos

provenientes de contratistas, provee la información de los artículos que ingresaran
al almacén, así como la información del contratista, fecha de entrega y la persona
responsable de la misma. En el caso de compras a proveedores el departamento
de compras será el encargado de suministrar la información de los artículos, así
como las cantidades y su costo.

2. Preparación de ubicación: El almacenista comprueba si se cuenta con las

condiciones de espacio y seguridad para recibir el artículo, le da una ubicación
temporal. en caso de no contar con las condiciones para la recepción informa de
ello al área técnica.

3. Recepción: El almacenista recibe la mercancía, evalua su condición y diligencia el

formato AT-FO-008 FORMATO DE ENTRADA A BODEGA.

4. Ingreso en inventario: El almacenista registra la información recopilada en el

archivo correspondiente, en caso que el producto no este registrado en inventario
se seguirán los pasos consignados en el instructivo “Creación de artículos nuevos
en inventario AT-INS-XXX” se le asignará una ubicación final en el inventario de
acuerdo con su importancia.
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PROCEDIMIENTO PARA SALIDAS DEL ALMACÉN

1. Horarios de entrega: las entregas del inventario se realizaran de lunes a viernes de

8:00am a 10:00 am y de 2:00 pm a 4:00 pm salvo emergencia y los sábados de 8:00
am a 10:00 am no se realizaran entregas en horas de la tarde

2. Solicitud de materiales: El solicitante entrega la información de los artículos que

desea retirar del almacén de manera física mediante el diligenciamiento del
formato AT-FO-009 FORMATO DE SALIDA DE BODEGA.

3. Alistamiento: El almacenista comprueba si se cuenta con los artículos requeridos

en las cantidades solicitadas, realiza el alistamiento comprobando el estado de los
artículos. De no contar con alguno de los artículos en el almacén o con cantidades
menores a las solicitadas, se deberá informar al solicitante. El cual deberá dar su
aprobación para continuar el requerimiento con los artículos y cantidades
existentes.

4. Entrega: El solicitante debe dirigirse al almacén a recoger el material en la fecha y

hora acordada.

5. Registro en Sistema: El almacenista registra las salidas del inventario en el sistema

en los horarios de 10:00 am a 12:00 m y de 4:00 pm a 6:00 pm.
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PROCEDIMIENTO PARA LAS BAJAS DEL INVENTARIO

1. Identificación del tipo de baja: El almacenista identificará el motivo por el que será
dado de baja el elemento. Si el bien es dado de baja por inutilidad u obsolescencia
se debe determinar el estado actual del bien.
2. Concepto técnico: En los casos que sean necesarios el almacenista deberá
apoyarse con un experto para evaluar el estado en el que se encuentra el bien.
3. Reporte: El almacenista deberá generar un reporte de los bienes que serán dados
de baja. Estos estarán soportados mediante registros fotográficos o informes en el
caso de las pérdidas.
4. Autorización: El Administrador de Activos deberá autorizar la baja que se desea
realizar en almacén.
5. Baja: el almacenista archivara los documentos correspondientes a dicho articulo y
lo retirara del inventario.

PROCEDIMIENTO PARA LA TOMA DE INVENTARIOS

1. Información de las fechas: El almacén informará con 10 días de anticipación a

todos los interesados las fechas en las que se realizará la toma de inventario;
durante este tiempo no se recibirán o entregarán mercancías.
2. Preparación para la toma de inventario: El almacén cuenta con el archivo
actualizado en el sistema hasta la fecha de toma de inventario para contrastar el
inventario teórico con el real. Separa los productos entre los que son de la
compañía y los de terceros y a su vez estos en las categorías previamente
establecidas.
3. Toma de inventario: El personal autorizado para la toma del inventario cuenta los
productos previamente separados y los etiqueta como inventariados.
4. Diferencias en inventario: El almacenista comparará los resultados del inventario
físico con los del teórico y anotará los resultados para la elaboración de informe.
5. Acta de inventario: El almacenista elabora un acta donde queda constancia del
inventario realizado. La cual deberá ser aprobada por el Administrador del activo.
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ENTRADA A ALMACEN
Documentos
Diagrama de Flujo Responsable
de Referencia

Inicio

Información de ingreso Área técnica

Preparación de ubicación Almacenista

Almacenista
Recepción

Almacenista
Ingreso en inventario

FIN
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SALIDA DE ALMACEN
Documentos
Diagrama de Flujo Responsable
de Referencia

Inicio

ADA-FT-019 FORMATO Solicitante

Solicitud de materiales
REQUERIMIENTO DE
MATERIALES

Alistamiento Almacenista

Entrega Almacenista

Registro ADA-FT-009 FORMATO

DE SALIDA DE BODEGA Almacenista

FIN
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TOMA DE INVENTARIO
Documentos
Diagrama de Flujo Responsable
de Referencia

Inicio

Información de las fechas Almacenista

Preparación para la toma Almacenista

de inventario

Almacenista
Toma de inventario:

Almacenista
Diferencias en inventario:

Almacenista
Acta de inventario

FIN
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BAJAS DEL INVENTARIO

Documentos
Diagrama de Flujo Responsable
de Referencia
Inicio

Identificación del tipo de baja Almacenista

¿es necesaria la
evaluación de un
técnico?

No Si

Concepto técnico Técnico

/Asistente
técnico
¿el bien debe ser dado
de baja?

Si

Reporte
Almacenista

Autorización
Área Técnica
No

¿se acepta la baja de

articulo?

No Si

Baja
Almacenista

FIN