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SISTEMA DI RECAPITO CORRISPONDENZA A DATA E ORA CERTA

CONSORZIO
HIBRIPOST
S.D.O.C.
SISTEMA DI RECAPITO
CORRISPONDENZA
A DATA
E ORA CERTA.
CHI SIAMO
Il Consorzio Hibripost è un consorzio stabile previsto dal D.lgs n. Questa impostazione organizzativa e la possibilità di usufruire
163 del 12/04/2006 art. 34 comma “c” tra aziende guidate da di una struttura IT interna, consente a Hibripost un elevato
stessi obiettivi e volontà: Progettare e Fornire Servizi Postali ad grado di flessibilità e condizioni economiche molto competitive
Alto Valore Aggiunto in conformità alla circolare ministeriale n nel segmento business dei Servizi Postali, erogando servizi di
5688 del 29 agosto 2007. “eccellenza” studiati su misura delle necessità specifiche
del cliente.
Nel contesto della liberalizzazione del mercato dei servizi postali,
Hibripost è un operatore privato che si posiziona sul segmento EVO SERVICE srl è la consorziata, individuata dal consiglio
business con un’offerta innovativa ed un’ampia gamma di direttivo di Hibripost, come esecutrice del servizio in caso di
servizi integrati in grado di seguire l’intero processo postale: aggiudicazione dello stesso.
dall’elaborazione dei dati, alla produzione di documenti e alla
loro distribuzione e consegna certificata. La nostra proposta di servizi abbraccia i seguenti ambiti
· Posta certificata (prioritaria, massiva)
Il cuore pulsante di Hibripost è costituito da un nucleo tecnico, · Posta raccomandata
amministrativo, commerciale di “provata Esperienza sul Campo”, · Servizio gestione corrispondenza non recapitabile
a cui sono delegate le funzioni di “Contract Management”: · Servizio gestione sala posta
le società consorziate sono il braccio operativo della struttura. · Servizio giacenza
IL TEAM
Hibripost definisce un team di specialisti a cui il cliente può fare dal 2009 in questi ultimi anni ha gestito il servizio di Customer
sempre riferimento. Service per clienti come Banca Intesa San Paolo, Veritas, Comuni
e vari Crediti Cooperativi.
1/ Consulenza, Project Management e Key Accounting
PM Sig. Michele Lisatti Vice presidente Hibripost e amministratore 3/ System Integration, IT e Sistemi informativi,
unico di Evo Service Srl consorziata esecutrice. Sviluppo SW e Web applications
Esperienza decennale nell’attività di recapito postale, gestione SV Dott. Andrea Sesana ideatore e sviluppatore primario del
di appalti per committenti come Acque Veronesi, AIM Vicenza, gestionale S.D.O.C (Sistema a data ora certa) di Hibripost.
Acque Vicentine, Veritas, E-On, Banca Intesa, BNL, vari crediti
cooperativi. Ottima esperienza nella gestione del personale, 4/ Gestione e Servizio di recapito, Controllo volumi
nel coordinamento dei team nell’ambito della qualità e del e SLA, Servizi di logistica
raggiungimento degli obiettivi. Realizzazione di diversi progetti 200 postini inquadrati come dipendenti subordinati della
di recapito postale avviati con Multiutility, Banche, clienti vari consorziata esecutrice Evo service srl, con contratto individuale
di piccole e grandi dimensioni, gestione delle problematiche a con congruità rispetto al CCNL del Terziario, commercio e servizi.
vari livelli. Ottima esperienza raggiunta nell’arco temporale che varia dai
2 ai 5 anni di attività nella consegna postale di svariati prodotti
2/ Help desk e Customer Service dalle bollette Multiutility, banche, assicurazioni ecc.
CS Dott.ssa Alessandra Anzivino all’interno dello staff di Hibripost
I NOSTRI NUMERI

1
13
36
SEDE LEGALE
A VENEZIA
SEDI OPERATIVE
NUMERO CONSORZIATE
DI CLIENTI
6.6 ML ATTIVI CERTIFICAZIONE
FATTURATO 9001-2008
CONSOLIDATO
2013
UNI EN ISO
LE NOSTRE SEDI
VENEZIA BOLZANO
Via Paganello 27 Via Kravogl, 18
30172 Mestre Venezia 39100 Bolzano

VERONA GORIZIA
Via della Fiera 2 Via T.Vecellio, 18
37139 Verona 34074 Monfalcone GO

MILANO BELLUNO ROMA


Via G.A. Borgese 14 Via degli Agricoltori, 11 Via Salvatore Barzilai,
20154 Milano 32100 Belluno 124/127, 00156 Roma

PADOVA CHIETI VICENZA


Via San Marco 8 Via Marciani, 121/b Via Volta 64
35129 Padova 66034 Lanciano CH 36057 Arcugnano VI

TREVISO MILANO TRENTO


Via Alzaia del Sile, 22/E Via Diaz, 14 Via Detassis, 21/b
31057 Silea TV 22076 Mozzate CO 38121 Trento
LICENZE E
AUTOCERTIFICAZIONI POSTALI

A lato:
Licenza individuale per la prestazione di
servizi postali n. 645/2008 e Attestazione
della titolarità dell’autorizzazione generale
n. 1916/8
LEGGE SUL LAVORO
E RESPONSABILITÀ SOLIDALE
Il Consorzio Hibripost, in collaborazione con lo Studio Toffoletto
De Luca Tamajo e Soci con sede in Milano dopo l’entrata in
vigore della legge sul lavoro n.92 del 28/06/2012, ha permesso
alle società partecipanti al Consorzio di stipulare con i propri
dipendenti un contratto aziendale avente caratteristiche
proprie e uniche dell’attività postale privata italiana.

Il 12 agosto 2012 è entrato in vigore l’art. 13-ter del DL n. 83 del


22/06/12. (cd. Decreto crescita) – convertito, con modificazioni,
dalla legge n. 134 del 7/08/2012 – che, sostituendo il comma
28 dell’art. 35 del DL n.233 del 2006 ha modificato la disciplina
in materia di responsabilità fiscale nell’ambito dei contratti
d’appalto e subappalto di opere e servizi. La disposizione,
in estrema sintesi, prevede la responsabilità dell’appaltatore
e del committente per il versamento all’Erario delle ritenute
fiscali sui redditi di lavoro dipendente e dell’imposta sul valore
aggiunto dovuta dal subappaltatore e dall’appaltatore in
relazione alle prestazioni effettuate nell’ambito del contratto.

Questa scelta contrattuale è stata dettata da esigenze


normative, come sopra citato, ma con lo scopo, non meno
importante, di garantire ai committenti che hanno scelto
Hibripost come partner postale, la massima tutela nei confronti
dell’articolo 13-ter.
A lato: Verifica ispettiva del DPL di Gorizia alla Consorziata Evo service Srl
ATTIVITÀ DI RECAPITO
FASE 1 : DEFINIZIONE DEL LAVORO FASE 3 : AFFIDAMENTO
Il sistema
sistemagestionale
gestionale“S.D.O.C.”
“S.D.O.C.” Agli addetti al recapito sarà consegnato:
acquisisce il file,
file,codifica
codificatutte
tutte
le vie
vieeedefinisce
definisce le diverse zone
le diverse zon · Per quanto riguarda la posta ordinaria la corrispondenza
di competenza
competenzadidiogni postino.
ogni postino. ed il terminale Dolphin precaricato dei codici Data Matrix
L’operatore determina
determina la identificativi di ogni destinatario.
quantità
la quantitàdidi corrispondenza
corrispondenza · Per quanto riguarda la posta raccomandata la corrispondenza,
da consegnare in inquelle
quellezone
zone le cartoline di mancata consegna, la distinta per raccolta
e procede alla creazione del firme ed il terminale Dolphin precaricato dei codici Data
“carico” di lavoro
lavoro da da affidare
affidare Matrix identificativi di ogni destinatario.
al personale
personaleaddetto
addetto alla
consegna.
alla consegna.
FASE 4 : CONSEGNA
FASE 2 : SMISTAMENTO Prima della consegna della missiva, nelle cassette postali,
Lo smistamento sia della posta ordinaria che di quella o per registrare la causale di mancato recapito, il postino,
raccomandata sarà effettuato utilizzando, come linea guida, utilizzando il terminale in dotazione, legge il codice data-
i carichi di lavoro creati nella fase di definizione dello stesso. matrix presente nella missiva e memorizza i seguenti dati:
Appositi lettori ottici supportano l’operatore indicando
per ogni singola missiva la relativa zona di competenza. · Data, ora e minuto della consegna e/o mancato recapito.
Questa funzionalità permette la massima efficienza nello · Coordinate geografiche (punto GPS) del luogo di recapito.
smistamento manuale di nuove territorialità e permette
l’intercambiabilità tra gli operatori nel caso di ferie, malattia. Lo scarico dei dati contenuti nel terminale avverrà,
Per quanto riguarda le raccomandate sono elaborate giornalmente, tramite rete Gprs o direttamente presso
e stampate anche le distinte per la raccolta delle firme di gli uffici di pertinenza.
avvenuta consegna.
FASE 5 : VERIFICA DELL’ATTIVITÀ DI DISTRIBUZIONE
Ad ogni scarico dei dati l’operatore potrà agevolmente consegna effettuata. Cliccando sopra è possibile esplodere
verificare che il numero della corrispondenza consegnata l’icona e verificare immediatamente il codice cliente, la
corrisponda esattamente alla quantità affidata al postino e data e l’ora in cui si è verificata la consegna della bolletta,
gestire immediatamente eventuali casi di mancata consegna. della raccomandata nelle mani dell’utente o della cartolina
I dati rilevati dal trasmettitore GPS e memorizzati nel terminale di giacenza presso la cassetta postale.
in occasioni di ogni consegna sono elaborati dal sistema per La stessa immagine può essere visualizzata in formato
ottenere graficamente il risultato rappresentato dalla figura. satellitare verificando la presenza dell’abitazione in
Ogni punto verde segnalato sulla mappa rappresenta una corrispondenza del punto di consegna.
GESTIONE SALA POSTA
(ORDINARIA E RACCOMANDATA)
Hibripost è in grado di effettuare l’outsourcing completo della ELABORAZIONE POSTA RACCOMANDATA
gestione della Vs corrispondenza
La corrispondenza raccomanda viene elaborata con il seguente
ELABORAZIONE POSTA ORDINARIA processo:

La posta viene suddivisa per recapitista, Poste Italiane od 1. Accettazione e controllo della distinta accompagnatoria delle
Hibripost sulla base dei CAP attualmente serviti dal consorzio Raccomandate e laddove mancante predisposizione della
Hibripost. stessa. La posta viene suddivisa per recapitista, Hibripost o Poste
Per la corrispondenza da postalizzare attraverso Poste Italiane si Italiane, sulla base dei CAP attualmente serviti dal consorzio.
procede al passaggio nella macchina affrancatrice e alla
stampa elettronica della distinta necessaria alla consegna 2. Controllo delle ricevute di ritorno e nuova compilazione per
all’Operatore Pubblico i cap serviti da Hibripost. Dopo la lavorazione delle RR viene
prodotta distinta riportante il numero di raccomandata
Per la corrispondenza veicolata da Hibripost si procede alla assegnato alla missiva ed inviata alla sede mittente.
digitalizzazione dell’indirizzo con un processo di data entry
effettuato da personale specializzato. 3. La distinta raccomandate viene affidata all’operatore (CDR)
Segue l’apposizione dei codici a barre adesivi sulla busta per per la consegna sui Cap gestiti da Hibripost mentre per le altre
l’immissione nel circuito SDOC. località viene spedita tramite il servizio di Poste Italiane.
GESTIONE RESI
E DISGUIDI
Il servizio gestione resi, consiste nella restituzione alla filiale/ufficio Un recapito postale efficace e preciso necessita di una capillare
di competenza territoriale degli invii non recapitabili. conoscenza del territorio.
Per questo motivo poniamo particolare attenzione alle visite
La restituzione fisica delle spedizioni sulle quali è indicata la ispettive che sempre effettuiamo per cautelare e comprendere
motivazione di mancato recapito per ciascun invio (destinatario i bisogni degli utenti e per prendere sempre più coscienza delle
irreperibile, sconosciuto o trasferito; indirizzo insufficiente, inesatto zone interessate dal nostro servizio.
o inesistente), permette alla filiale/ufficio di competenza, in  
coordinamento con il nostro personale operativo, di aggiornare - Ricezione della segnalazione via mail o telefonica, apertura Ticket
i database contenenti le anagrafiche dei clienti, in modo - Voltura immediata della segnalazione alla Filiale di competenza
migliorare nel tempo i volumi di posta recapitabile. - Presa in carico della Filiale di competenza e conseguente invio
di visita ispettiva in loco, richiesta di documentazione fotografica
Riepilogando il servizio permette di: eventuale convocazione del Postino per accertare
responsabilità diretta dell’operatore
- recuperare il materiale inviato che non è stato - Stesura di una relazione programmatica sull’accaduto
possibile recapitare corredata dagli esiti della visita ispettiva e dei correttivi
- gestire immediatamente i relativi solleciti necessari atti ad annullare il disservizio
- mantenere aggiornati i database degli indirizzi - Inserimento dell’anagrafica dell’utente coinvolto nella
- migliorare le performance di posta recapitata segnalazione in uno specifico archivio di monitoraggio costante
- Risposta alla segnalazione e chiusura ticket entro 24 ore
dalla ricezione
HELP DESK
Hibripost ha organizzato una struttura di Help Desk attiva dalle amministrativa e tecnica dei capitolati d’appalto già
08:30 alle 13:00 e dalle 14:30 alle 18:30 disponibile per il bacino di aggiudicati o in fase di definizione;
utenza nazionale.
- fornisce le necessarie certificazioni contabili e amministrative
La struttura è raggiungibile attraverso un numero verde 800193073, atte a dimostrare il regolare svolgimento lavori del Consorzio
una casella mail generica helpdesk@hibripost.it. Hibripost;

L’Help Desk accoglie e smista per competenze le richieste - si occupa, infine, della certificazione della qualità lavori
dell’utenza che rispecchiano le seguenti tipologie: eseguiti e vigila sulle norme di sicurezza aziendale.

1. Le segnalazioni legate alla fatturazione sono gestite dall’Area 3. Le segnalazioni legate alla gestione del post vendita ai clienti
Amministrativa: è gestita dall’Area Commerciale:

- attraverso le risorse dedicate attua un controllo contabile - analizza i termini contrattuali e commerciali e fornisce
diretto e tempestivo ed espleta la richiesta fornendo consulenza su eventuali nuove richieste dei clienti;
eventualmente la documentazione integrativa richiesta.
- si occupa della comunicazione esterna aziendale e mantiene
rapporti di interscambio e collaborazione con i preposti
2. Le segnalazioni legate alla gestione appalti e contratti sono del committente.
gestite dall’Area Contrattuale:

- evade le diverse richieste di chiarimenti riguardo l’istruzione


4. Le segnalazioni di ordine logistico/operativo, che riguardano - convocazione del Postino per accertare responsabilità diretta
i disservizi di recapito, sono gestiti dalle tre Aree Recapito che dell’operatore;
osservano la seguente metodologia di intervento della quale
è d’uopo fornire le procedure adottate: - invio visita ispettiva in loco;

- ricezione della segnalazione; - acquisizione di circostanziata documentazione fotografica;

- gestione telefonica della problematica attraverso immediata - stesura di una relazione dell’accaduto corredata dagli esiti
analisi del dato di recapito; della visita ispettiva e dei correttivi necessari ad annullare il
disservizio;
- nel caso di conciliazione e risoluzione immediata della
problematica avviene la chiusura Ticket; - inserimento dell’anagrafica coinvolta nella segnalazione in
uno specifico archivio di monitoraggio costante;
- archiviazione della segnalazione in apposito Database in
visione alla Filiale logistica di competenza; - invio al reclamante della relazione redatta;

- nel caso la problematica richieda integrazione di indagine - chiusura del Ticket, i tempi di risoluzione problematiche sono
viene messa in atto la voltura immediata alla Filiale di condizionati dai supplementi informativi richiesti, viene
competenza territoriale; comunque garantita una dettagliata tempistica di ogni
intervento che si è reso necessario.
SITO WEB
E’ inoltre a disposizione del cliente un sistema informativo sistemi, eccellente sicurezza dei dati, massima protezione da
posizionato sul WEB per la consultazione e reperibilità dei dati intrusioni o tentativi di manomissione ed estrema velocità.
relativi alla consegna degli invii. Abbiamo utilizzato appositi Dopo aver digitato id e password si accede alla schermata
database MySql resi disponibili dai Provider Web ai quali ci principale dove è immediata la ricerca dell’utente mediante
affidiamo abitualmente mediante maschere grafiche realizzate ricerca per barcode, ricerca per numero sollecito, ricerca per
nei linguaggi HTML, JAVASCRIPT, PHP. nominativo/codice soggetto, per data Individuato il documento
Tale soluzione risulta la più utilizzata dalle Web-Farm in qualsiasi si può procedere all’accertamento del recapito verificandone
ambito di applicazione della rete perché garantisce grande la data, l’ora e le coordinate GPS.
elasticità di programmazione, modifica od ampliamento dei
IL SISTEMA S.D.O.C.
Il sistema di Posta Certificata S.D.O.C. è stato ideato e sviluppato,
internamente a Hibripost, in seguito al circolare del Ministero
delle comunicazioni n° 5688 del 29 agosto 2007 per poter
gestire il servizio di recapito della posta generata con l’utilizzo di
tecnologie telematiche (Posta Ibrida) a data o ora certa.

Per raggiungere tale scopo i mezzi necessari sono:


1. lettore di codici bidimensionali (un terminale)
2. dispositivo GPS
3. software in grado di gestire tutti i dati rilevati

L’intero progetto Posta Certificata S.D.O.C. è stato realizzato con


l’intento di combinare gli aspetti tecnologici adatti a soddisfare
le richieste della Circolare Ministeriale con le necessità operative
avvertite dal personale durante l’attività di distribuzione.

L’obiettivo è stato centrato utilizzando un dispositivo hardware


leggero, con lettore integrato, di facile connessione a dispositivi
esterni e governato da un applicativo che consente di controllare
ogni singola fase del servizio di consegna.

Di seguito descrizione del processo con dettaglio dei sistemi


hardware e software utilizzati da Hibripost per tracciare la
corrispondenza e gestire il dato.
1. TERMINALE

Terminale Industriale con lettore Imager Integrato VGA 5300 e


puntatore ad alta visibilità.
Protezione da acqua e polvere IP 64, scocca in PC/ABS resistente
agli urti e alle cadute.
Temperatura operativa: da –10° a + 50°.
Display LCD ¼ VGA a colori
da 2,8’’ touch screen.
Slot di espansione memoria SD e MMC per il salvataggio dati.
Peso e dimensioni: gr. 332, cm. 17x 7x 4,5.
Bluetooth Classe 2 versione 1.2

La tecnologia bluetooth ha eliminato qualsiasi problema di


movimento legato a cavi e connettori che possono scollegarsi
o danneggiarsi con l’uso quotidiano, e la batteria da 3,7V/3240
mAh/12 Wh assicura il funzionamento dell’intera applicazione
per un’intera giornata.

La caratteristica fondamentale che fa di questo strumento la


soluzione ottimale all’operatività del postino, è il lettore di codici
2D Data Matrix posizionato con un’angolazione di 45°.
Questa particolare funzionalità permette di dirigere la luce del
laser verso l’esterno rispetto al corpo del postino in modo da non
incontrare ostacoli tra il terminale ed il materiale da consegnare.
2. GPS BLUETOOTH 3. SOFTWARE A PC S.D.O.C.

Questo ricevitore GPS permette di perimetrare anche con Come già indicato in precedenza nella fase 2 definizione del
scarsissima visibilità dato che monta il chip più aggiornato (SiRF lavoro il software permette all’operatore di procedere
STAR III) presente sul mercato. Tutto ciò consente di ottenere le alla creazione del “carico” di lavoro da affidare al
massime prestazioni di localizzazione satellitare ad uso civile. personale addetto alla consegna.
Grazie a questo dispositivo è quindi possibile godere di
un’ottimale copertura anche in condizioni di scarsa ricezione.

20 Canali satellitari
Supporta standard NMEA-0183 ver. 3.0,
GGA, GSA, RMC e GSV • a 57600 bps.
Tre led per indicare stato del Bluetooth,
del GPS e della Batteria
Funzionamento continuo fino a 22 ore
grazie alla batteria ricaricabile
a Ioni di Litio da 1700 Mah sostituibile
Peso 85 grammi.

Terminale e ricevitore GPS, costantemente collegati mediante


tecnologia Bluetooth, sono alloggiati in una speciale imbracatura
ideata appositamente per eliminare qualsiasi impedimento
ai movimenti del personale. Il postino non dovrà far altro che
premere il tasto laterale del terminale per avviare il lettore laser e
permettere la registrazione del codice Data Matrix.
TERMINAL
SERVER
N° 1 server ASEM ProServer XN2 GT DUO T/RID XEON E5405 2.0Ghz Unità di backup Quantum LTO-3 Internal Drive, Ultra 160 SCSI
quadcore 64bit FC-LGA6 BUS 1333Mhz, doppio alimentatore Ultrium che scrive su data cartridge Ultrium da 800GB (400GB non
650W, motherboard intel S50000VSA i5000V memoria ram 4 GB compressi)
DDR2 PC5300 ECC (128Mx72),
N° 1 Firewall VPN Zyxel USG 200 presso sede principale
DVD+/-RW 20x16x48x16x SH-S202 SAMSUNG con nr.3 hard disk
ESJ8160S SATA II 7200rpm ExcelStor da 160gb in configurazione N° 1 Firewall VPN Zyxel USG 100 in ogni filiale collegata.
raid1+ hot spare.
N° 1 Gruppo di continuità Riello DVD300 UPS 2.1 kW 3000 VA
Memoria ram 12 GB con Display LCD con tecnologia sinusoidale digitale installato su
armadio rack (2U rack) protezione contro le sovratensioni,
Nr.5 hard disk SAS da 300GB protezione overload, protezione di sottotensione, funzione di
in configurazione raid1+ Global Hot Spare. avvio a freddo.
· 1° Raid1: OS
· 2° Raid1: SQLServer Standard di conformità: Plug and Play, IEC 62040-2 class B, IEC
62040-1-1
Adattatore SCSI Ultra 160 LVD
PROCESSO PER IL RISPETTO
DELLA NORMATIVA SULLA PRIVACY
TRATTAMENTO INFORMATICO precisi privilegi a determinate Aree di lavoro.
L’autorizzazione all’attribuzione delle credenziali avviene nel
Per eliminare o limitare i rischi di distruzione, alterazione, diffusione/ momento in cui il dipendente è dichiarato “Incaricato” del
trattamento/comunicazione non autorizzata dei dati sono trattamento dei dati mediante la consegna dell’apposito
adottate le seguenti misure di sicurezza. modulo da parte del Titolare del Trattamento.
Per circoscrivere l’accesso ai dati personali/sensibili al personale Per limitare l’accesso ai dati personali/sensibili a soggetti
dipendente autorizzato è stato implementato su ogni Personal estranei che tentassero mediante mezzi informatici di violare la
Computer un Codice identificativo ed una parola chiave di rete aziendale è predisposto un Firewall che impedisce l’accesso
otto caratteri che è aggiornata ogni tre mesi sui Pc dell’Area ad operatori esterni.
Amministrativa, che gestisce dati sensibili, e ogni sei mesi su tut- E’ fatto divieto agli incaricati un uso/trattamento dei dati
ti gli atri Pc presenti. Le credenziali sono digitate all’accensione sensibili/personali diverso da quello individuato e non conforme
del Pc; l’errato o il mancato inserimento delle credenziali non alle finalità della raccolta da parte degli incaricati, così come la
permette l’accesso al terminale. La variazione della password divulgazione o comunicazione non autorizzata degli stessi.
avviene automaticamente poiché impostata dal sistema Tali regole sono specificatamente descritte nella lettera di
operativo Windows XP Professional. incarico sottoscritta da ogni dipendente o collaboratore.
Nel caso in cui l’incaricato lasci, durante le ore lavorative, la
postazione i dati sono tutelati dalla presenza di una password salva TRATTAMENTO CARTACEO
schermo che si attiva dopo 3 minuti di inattività del computer.
Le diverse banche dati, elencate precedentemente, sono Gli uffici Amministrazione presso i quali sono situati gli archivi
residenti sul Server in identificate cartelle il cui accesso è limitato cartacei relativi ai dati sensibili (buste paga, cedolini), sono chiusi
alle Aree di competenza. Sarà quindi impossibile per l’Area a chiave durante le ore non lavorative. Le chiavi sono possedute
Gestione posta accedere alle cartelle competenti all’Area dagli incaricati dell’ufficio amministrazione.
Amministrazione e viceversa. La sala Posta è chiusa a chiave durante le ore non lavorative.
Questo è possibile poiché il Server è stato impostato per destinare Le chiavi sono possedute dagli incaricati della stessa Sala Posta.
La corrispondenza in lavorazione, non appena ultimata la stessa delle banche dati Aziendali, al trattamento dei dati personali,
o in caso di allontanamento del personale è riposta in appositi alla comunicazione e diffusione dei dati, alle misure di sicurezza,
contenitori all’interno della Sala chiusa a chiave. al corretto uso dei sistemi informatici ed alla corretta gestione
Eventuali scarti di imbustamento sono immediatamente distrutti delle banche dati cartacee. La lettera di incarico è firmata dal
in modalità controllata. dipendente e custodita presso l’area Amministrazione.
Medesima istruzione avviene nel caso in cui vi è l’ingresso in servizio
SISTEMI DI PROTEZIONE DELLE AREE/LOCALI LAVORATIVI di nuovi dipendenti o il cambiamento delle mansioni affidate.
E’ inoltre affisso in bacheca il regolamento aziendale inerente
Il server è situato presso gli uffici al piano terra. Durante le ore al corretto e lecito utilizzo del materiale hardware e software in
non lavorative l’ufficio è chiuso a chiave; le chiavi sono in dotazione. E’ stato effettuato a tutti gli incaricati idonea
possesso dei dipendenti dell’IT. Durante le ore lavorative è formazione circa il contenuto del D.Lgs 196/2003 riguardante
sempre presente almeno un dipendente; nel caso si assentasse principalmente la spiegazione dei seguenti punti:
temporaneamente il Server è protetto da una password salva Definizione di “Trattamento dei dati” e delle diverse tipologie di
schermo conosciuta dal Custode delle Password. Gli uffici sono dati presenti in Azienda distinguendo i dati personali, sensibili,
protetti da un sistema di allarme che difende sia l’ambiente giudiziari. Identificazione delle figure presenti in Azienda quali il
interno, sia l’ambiente esterno. L’impianto di allarme è disattivato/ Titolare del trattamento, il custode delle Password e gli incaricati.
attivato mediante un codice in possesso dei dipendenti. Modalità di utilizzo del materiale hardware e software in
dotazione a tutti i dipendenti con particolare attenzione alla
FORMAZIONE DEL PERSONALE tutela dei dati ed al loro utilizzo esclusivamente diretto alle finalità
per i quali sono stati raccolti. Istruzione relativa all’utilizzo dell
La formazione del personale circa le misure di sicurezza da password ed ai profili di autorizzazione. Istruzioni relative alle
impiegare nella loro attività lavorativa avviene in coincidenza modalità di custodia archiviazione e protezione dei dati.
alla loro nomina ad incaricato; è consegnata la lettera di
incarico contenente le regole e le norme che il singolo
dipendente dovrà rispettare in relazione all’accesso/creazione
CONTINUITÀ OPERATIVA
DEL SERVIZIO E BACKUP DEI DATI
Questa sezione descrive i principali eventi potenzialmente specializzata in Networking dal 1990 il cui intervento è previsto
dannosi per la continuità operativa, sia a livello informatico entro 2 ore dalla chiamata.
che cartaceo e valuta le possibili conseguenze e la gravità in E’ attivo un sistema di allarme che difende dall’intrusione di
relazione al contesto fisico–ambientale di riferimento e agli estranei sia l’esterno dello stabilimento sia l’interno.
strumenti elettronici utilizzati. L’intrusione telematica è limitata dalla presenza di un Firewalll.
L’evento incendio è un pericolo lieve ed è stato isolato mediante Se si escludono eventuali atti vandalici da parte di terzi, il pericolo
l’adozione delle procedure previste testo unico 81/08. di intrusione fisica è comunque considerato lieve per la tipologia
L’allagamento ed il terremoto sono rischi alquanto remoti in dei dati gestiti ritenuta di scarso interesse per la collettività.
quanto lo stabilimento è situato in aree non soggette. Su ogni Pc è presente un sistema Kaspersky di antivirus che scarica
A seguito dell’analisi effettuata relativamente ai rischi ed alle automaticamente gli aggiornamenti qualora fossero presenti
minacce avvertiti dai dati custoditi presso i luoghi della scrivente presso il sito e che avverte, con un messaggio sul video
società, il ripristino dei dati può avvenire tramite il recupero l’avvicinarsi della scadenza annuale della licenza.
degli stessi dalle unità nastro. Tutti gli incaricati sono stati informati della necessità di avvisare
Entrambi i server sono installati in ambiente protetto su armadio l’IT qualora l’antivirus non fosse attivo e sui pericoli derivanti
rack con controllo elettronico di dissipazione calore e munito di dall’apertura di mail particolarmente sospette (senza oggetto,
gruppo di continuità adeguatamente dimensionato. con oggetto scritto in inglese, da mittenti sconosciuti…ecc)
Oltre al sistema raid hot plug con hot spare che permette un rapido Il personale è stato istruito sul corretto utilizzo dell’apparecchiature
ripristino del sistema in caso di danneggiamento di un un hard informatiche; i data base sono presenti su server ed il loro utilizzo
disk, i nostri sistemi risultano installati su macchine virtuali in modo diretto è difficilmente utilizzabile dal personale.
da essere facilmente rimessi on line su macchine diverse in caso Eventuali errori di cancellazione dati o loro danneggiamento
di guasto grave della macchina ospitante nel giro di 6/9 ore. causato da imperizia o negligenza sono risolti mediante il ripristino
A supporto di quanto detto presso la nostra struttura di dei dati dall’unità di back-up.
Mestre il reparto IT ci consente di operare in tempi brevissimi
in quei casi che non rientrano in gravi guasti alle macchine,
nel qual caso siamo assistiti da Soluzioni Digitali Srl società Di seguito Layout rete VPN Hibripost.
A garanzia della continuità operativa e gestione delle eventuali Regione Provincia Indirizzo Unità operativa
criticità, Hibripost può attualmente contare sulle seguenti Veneto Venezia Via Paganello 27 Mestre
unità produttive, in grado di interscambiarsi personale operativo Veneto Treviso Via Alzaia del Sile 22/E Silea
per far fronte ad eventuali picchi di lavoro o particolari Veneto Padova Viale San Marco 8, Padova
criticità operative. Veneto Vicenza Via Volta 64, Arcugnano
I NOSTRI CLIENTI
ACQUE VERONESI CASSA RURALE DI TUENNO
ACQUE VICENTINE CASSA RURALE ALTO GARDA
AGSM CASSA RURALE DI TRENTO
AIM VICENZA CREDITO COOPERATIVO DI MARCON
AMA ROZZANO EGEA
AMNU ENERXENIA
ASM BRESSANONE EON
ASM MERANO GESTEL
AVIS GDF SUEZ
BANCA DI ROMANO E SANTA CATERINA GRUPPO VERITAS
CASSA RURALE DI TUENNO INTESA SAN PAOLO GROUP
COMUNE DI MIRA SEAB BOLZANO
COMUNE DI MARTELLAGO TELETU
COMUNE DI CADONEGHE
HIBRIPOST

Sede Legale
Via Paganello 27
30172 Mestre Venezia
T. 041 5040073
F. 041 959628
distribuzione@hibripost.it
www.hibripost.it

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