Proceso Gestión HSE

HSE-PR-03
IDENTIFICACION Y ACCESO A
Versión 02 REQUISITOS LEGALES Y OTROS EN
01-03-2018
HSEQ
SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL HSEQ

NORMA NTC-ISO 9001: 2015

NORMA NTC-ISO 14001:2015
NORMA NTC-OHSAS 18001:2007

SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL

REQUISITOS

DOCUMENTO CONTROLADO

Este documento no será reproducido, distribuido, modificado ni prestado en todo

o en parte sin previa autorización de la empresa

Reviso: Aprobó:
MAYRA ALEJANDRA HURTATIS EIDER REINALDO GARAVITO JIMENEZ
coordinador HSEQ Gerente.
Firma: Firma:

CONTROL DE CAMBIOS
FECHA DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO VERSIÓN
31-01-2015 CREACION DEL DOCUMENTO 01
01-03-2018 ACTUALIZACION DEL
02
DOCUMENTO

1. OBJETIVO

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IDENTIFICACION Y ACCESO A
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HSEQ

Identificar y tener acceso a los requisitos legales y de otra índole que en materia de HSEQ
aplican a las actividades y servicios desarrollados por SECONTSA S.A.S. Así mismo, fijar los
lineamientos para mantener actualizada la información y coordinar las comunicaciones
relacionadas, con el fin de asegurar el cumplimiento de los requisitos legales y de otra índole
y evaluar su cumplimiento.

2. ALCANCE

Este procedimiento aplica para todas las actividades y servicios desarrollados por
SECONTSA S.A.S

3. DEFINICIONES

 Requisito Legal: Condición(es) que establece la ley para el ejercicio del(los) derecho(s)
de la organización.
 Normatividad: Es el marco Regulatorio Nacional que existe en el ordenamiento jurídico y
que regula los distintos comportamientos y acciones de toda persona natural o jurídica.
 Ley: Norma expedida por el Congreso de la República y que tiene como característica
ser de contenido general, abstracto e impersonal.
 Decreto - Ley: Acto expedido por el Presidente de la República que tiene la misma
fuerza que una ley, pero que, por mandato de la Constitución en algunos casos
particulares, se asimilan a leyes expedidas por el Congreso.
 Decreto: Acto administrativo expedido por funcionarios en ejercicio de funciones
administrativas. Por lo general son expedidos por el Presidente, Gobernadores y
Alcaldes, entre otros.
 Resolución: Acto administrativo por el cual las diferentes entidades de la Administración
Pública adoptan decisiones en el ejercicio de sus funciones.
 Jurisprudencia: Decisiones de carácter general y definitivo tomadas por los órganos
jurisdiccionales del país.
 Circular: Escrito dirigido a varias personas para notificar algo.

4. RESPONSABILIDADES

El responsable de la implementación del procedimiento es el Coordinador HSEQ y estará

apoyado por todos los Directores, Coordinadores y supervisores de área en la medida que se
conozcan cambios o nueva legislación en HSEQ u otros requisitos.

5. PROCEDIMIENTO

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HSEQ
5.1 IDENTIFICACIÓN DE REQUISITOS LEGALES.

La identificación de requisitos legales y de otra índole aplicable en HSEQ la realiza la

Coordinación HSEQ y tiene como fuentes de información para identificación y consulta de
nuevos requisitos o proyectos de legislación, las siguientes páginas:

 Senado www.senado.gov.co
 Diario Oficial www.imprenta.gov.co
 Ministerio de Trabajo www.mintrabajo.gov.co
 Ministerio de Salud www.minsalud.gov.co
 Ministerio de Medio ambiente: www.minambiente.gov.co
 Ministerio de Transporte: www.mintrasnporte.gov.co
 ICONTEC www.icontec.org.com
 POSITIVA ARL www.positivaarl.com.co
 Autoridad Nacional de Licencias Ambientales www.anla.gov.co
 Contratos del Cliente
 Pliegos de condiciones o especificaciones entregadas por el cliente
 INVIAS
 Corporaciones autónomas regionales de acuerdo a la localización de los proyectos
 Belisario Ltda. BValdia www.belisario.com.co

La información se registra en la matriz HSE-MT-03 REQUISITOS LEGALES Y DE OTRA

INDOLE APLICABLES EN HSEQ. Este registro se llevará en medio magnético en lo posible,
facilitando su actualización y seguimiento.

5.2 IDENTIFICACIÓN DE REQUISITOS DE OTRA INDOLE.

En este ítem se tienen en cuenta requisitos contractuales, especificaciones, términos de
referencia, normas aplicables a las actividades de la empresa y otros requisitos en HSEQ.

Los requisitos contractuales se registrarán y controlan en el formato de HSE-MT-03

REQUISITOS LEGALES Y DE OTRA INDOLE APLICABLES EN HSEQ.

5.3 FRECUENCIA DE CONSULTA Y ACTUALIZACIÓN.

La Coordinación HSEQ, consulta máximo cada dos meses en las fuentes descritas
anteriormente la información actualizada sobre las normas jurídicas y de otra índole en
HSEQ, aplicables a las actividades de la organización y se incluye la legislación nueva en la
matriz de requisitos legales y de otra índole, los cambios que se presenten y se define como
se va a dar cumplimiento, si se deroga o cambia alguna legislación anterior se hace la
indicación en la anterior y en la nueva aclarando cual es la vigente.

La matriz de identificación de riesgos y la de aspectos e impactos ambientales, se toman

como referencia cuando se está elaborando la identificación de requisitos legales por primera
vez o cuando se hayan presentado actualizaciones en la identificación de peligros o impactos
que lleven al cumplimiento de nuevos requisitos legales.

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HSEQ
La Coordinación de HSEQ es la responsable de revisar y actualizar la Matriz de Requisitos
legales en HSEQ.

Para la ejecución de nuevos proyectos la organización deberá garantizar la identificación de

los requisitos legales aplicables al mismo, con base, en la información de peligros o impactos
que se genere en el proyecto y otros requisitos que se incluyen en la minuta del contrato, los
términos de referencia y especificaciones.

5.4 ARCHIVO DE LA DOCUMENTACIÓN LEGAL.

Los documentos recolectados en medio magnético o impreso deberán ser archivados y

mantenidos por la Coordinación de HSEQ.

5.5 COMUNICACIÓN DE INFORMACIÓN

La Coordinación de HSEQ informa a los interesados y personal responsable del cumplimiento

sobre las obligaciones y los responsables definen la forma como se va a cumplir dicha
legislación en HSEQ. Adicionalmente en los proyectos se tendrá una copia de la matriz de
requisitos legales para la consulta del personal del proyecto.

5.6 EVALUACIÓN DEL CUMPLIMIENTO DE LOS REQUISITOS

La empresa hará seguimiento y evaluación en forma anual para revisar y verificar que los
requisitos se cumplen; cuando es un caso parcial o no se cumple, se genera un plan de
acción para dar cumplimiento. Se dejará registro en la matriz a la cual tiene una casilla de
evaluación y el seguimiento a los planes de acción se hará en el formato HSE-F-52 Plan de
Acciones y Seguimiento HSE. Para los requisitos contractuales se hará una vez finalice el
proyecto, adicionalmente se puede incluir el seguimiento en las actas gerenciales.

6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA ASOCIADOS

Contratos
Pliegos de condiciones
Especificaciones
Normatividad Colombiana
Actas de reuniones gerenciales

7. ANEXOS

HSE-MT-03 Matriz requisitos legales y de otra índole aplicables en HSEQ

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