SSO-PGO-003

PROCEDIMIENTO PARA LA MANTENCION DE UN SISTEMA DE REGISTROS

DOCUMENTO DIGITAL CONTROLADO

Código: SSO-PGO-003 Versión: 22 Nº de Páginas: 7 Ejemplar Nº: -

REVISADO POR: APROBADO POR: DESTINATARIO:
USC
Jaime Tapia Pérez Ignacio León Valenzuela
UNIDAD SISTEMAS Auditor Interno Jefe Unidad Sistemas de
DE CALIDAD Calidad
FECHA: FECHA: FECHA:

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PROCEDIMIENTO PARA LA MANTENCION DE UN SISTEMA DE REGISTROS

1 ALCANCE Y CAMPO DE APLICACION

1.1 Este procedimiento establece forma en que se mantienen los registros que se generan en IDIEM. En
este documento se definen las instrucciones para la identificación, codificación, recopilación,
conservación, almacenamiento, archivo, acceso, protección, mantención y disposición final de los
registros técnicos y de gestión generados durante el desarrollo de actividades de IDIEM.

2 REFERENCIAS
SSO-MANUAL 1 : Manual de la calidad para la certificación de productos
SSO-MANUAL 2 : Manual de la calidad de los laboratorios de ensayo y calibración
SSO-MANUAL 3 : Manual de la calidad para las inspecciones
DA-D07 : Criterios generales para la acreditación de laboratorios de ensayo
y calibración, según NCh-ISO 17025.Of2005.
Decreto Supremo Nº 10 de 2002 (MINVU), actualizado el año 2005.

Ordenanza General de Urbanismo y Construcciones, del Ministerio de Vivienda y Urbanismo

NOTA 1: Para las referencias sin fecha, se aplica la última versión del documento en cuestión.

3 RESPONSABILIDADES
3.1 El Jefe de la Unidad Sistemas de Calidad, los Gerentes, los Jefes de División, los Jefes Proyectos, los
Jefes de Secciones y los Jefes de Laboratorios son los responsables del cumplimiento de este
procedimiento al nivel organizacional que les corresponde.

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4 DEFINICIONES
4.1 Registro: documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades
desempeñadas.

NOTA 2: Los registros pueden utilizarse, por ejemplo, para documentar la trazabilidad y para proporcionar evidencia de verificaciones,
acciones preventivas, acciones correctivas, investigaciones de incidentes, entre otros.
NOTA 3: Los registros pueden ser técnicos o de gestión, como pueden ser informes, certificados, solicitudes, planillas, registros de
identificación de peligros, registros de incidentes, registros de simulacros de emergencias, etc.
NOTA 4: Un registro puede estar escrito o almacenado en algún medio electrónico, digital y/o magnético.

4.2 Formulario: documento utilizado para registrar los datos requeridos por el sistema de gestión.
NOTA 5: Un formulario se transforma en registro cuando se le incorporan datos.

5 SIGLAS
5.1 SSO: Siglas de transición de la Unidad Sistemas de Calidad USC.

6 PROCEDIMIENTO
6.1 Identificación y codificación de los registros
6.1.1 Los formularios destinados al registro de información se identifican de la forma siguiente:

 SSO – FOR – , para la identificación de los formularios (FOR) emitidos por la Unidad Sistemas de
Calidad de IDIEM.
 SSO – PAI – , para la identificación de los planes de auditoría interna, los cuales son revisados,
aprobados y emitidos por un auditor jefe asignado.
 SSO – AI – , para la identificación de los informes de auditoría interna emitidos por un auditor
jefe.
 XYZ – FOR – , para la identificación de los formularios (FOR) emitidos por emitidos por la
Gerencia, División, Sección, Proyecto o Laboratorio
 XYZ/ABC - FOR– , para la identificación de los formularios (FOR), emitidos por dos o más
Secciones de una misma División o Gerencia que tienen registros transversales en común.
NOTA 5: XYZ corresponde al código de la Gerencia, División, Secciones, Proyecto o Laboratorio y “” al correlativo, cuya formulación es
libre, según cada Gerencia, División, Sección, Proyecto, Laboratorio o Unidad Sistemas de Calidad

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 NOTA 6: En la parte inferior del formulario se debe indicar el código y su número de versión (en ese orden), como así también el número
de página (Página X de Y). En el caso de los formularios de una página se podrá omitir “Página X de Y”, excepto si corresponden a informes
de ensayo, informes de inspección, certificados de calibración, certificados de conformidad o certificados de inspección.
NOTA 7: XYZ/ABC corresponde al código de las Secciones asociadas y “” al correlativo, cuya formulación es libre.

6.1.2 La Unidad Sistemas de Calidad, las Gerencias, Divisiones, Secciones, Proyectos y Laboratorios,
elaboran y mantienen sus listas maestras de registros según corresponda, de acuerdo al modelo
indicado en SSO-FOR-003.
NOTA 8: La Unidad Sistemas de Calidad incorpora en su lista maestra de registros formularios de uso transversal (como por ejemplo,
prototipos de certificados de conformidad o formularios de evaluación de eventuales laboratorios a subcontratar), que en la práctica son
utilizados solamente por las Divisiones, Secciones y Proyectos, no por esta Sección.

6.1.3 Las Gerencias, Divisiones, Secciones, Proyectos, Laboratorios y Unidad Sistemas de Calidad, revisan
periódicamente los formularios destinados al registro de información, dejando registro de dicha
actividad. En el caso de los formularios que son parte de algún documento, la revisión se realiza en
conjunto con éstos, una vez que se cumple el periodo de revisión establecido, quedando como
registro, el mismo que se utiliza para el documento en cuestión. Para el caso de los formularios que
no forman parte de algún documento, la revisión se realiza como máximo cada 12 meses, la cual
queda registrada en formulario SSO-FOR-009 - Formulario para el registro de la revisión de la
documentación.
6.1.4 Los registros deben ser y permanecer legibles, identificables y trazables.

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6.2 Conservación, almacenamiento, archivo, acceso y protección
6.2.1 Los registros se conservan en instalaciones seguras para protegerlos del acceso no autorizado,
pérdidas y asegurar su integridad física (daño o deterioro), por medio de carpetas y/o archivadores
debidamente identificados, los cuales son resguardados en muebles destinados para ésto. El acceso
a los registros queda definido en el formulario del SSO-FOR-001 y es establecido por la Unidad
Sistemas de Calidad, Gerencia, División, Sección, Proyecto o Laboratorio según corresponda. Sin
perjuicio de lo anterior, los registros son fácilmente recuperables por el personal autorizado.
6.2.2 La Unidad Sistemas de Calidad y las Gerencias, Divisiones, Secciones, Proyectos o Laboratorios que
mantienen registros electrónicos, digitales y/o magnéticos, definen procedimientos para conservar,
proteger y respaldar éstos.
6.2.3 La Unidad Sistemas de Calidad, las Gerencias, Divisiones, Secciones, Proyectos y Laboratorios
gestionan algunos de sus documentos y registros en la plataforma y servidores administrados y
controlados por la Unidad Tecnologías de la Información y Comunicaciones – TIC, la cual opera de
acuerdo a sus procedimientos conformes a lo indicado en el SSO-FOR-023.

6.3 Mantención (periodo de retención)

6.3.1 Se debe controlar que todos los registros sean guardados desde que se crean hasta que cumplan el
periodo de mantención. Este período es fijado por la Unidad Sistemas de Calidad, Gerencia, División,
Sección, Proyecto o Laboratorio, el que queda indicado en el formulario del SSO-FOR-001. En este
sentido se debe tener en cuenta lo especificado en las subcláusulas 6.3.2 y 6.3.3.
6.3.2 Los registros se deben mantener al menos 4 años, o tiempos mayores definidos por autoridades
competentes, cuando corresponda. Por ejemplo, en el caso de registros técnicos que estén asociados
a las actividades contempladas en la Ordenanza General de Urbanismo y Construcciones, éstos de
mantendrán accesibles al menos por 5 años.
6.3.3 Los registros de personal, equipos y otros se mantendrán accesibles mientras la persona o el equipo
esté en funciones en el Laboratorio, Organismo de Inspección o de Certificación. Después de este
periodo los registros se mantendrán por 4 años adicionales ante eventuales consultas y para
garantizar la trazabilidad de procesos críticos.

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6.4 Registros técnicos
6.4.1 Cuando se trate de registros técnicos, las observaciones, datos y cálculos se deben registrar al
momento de hacerlas y deben ser identificables con las tareas específicas.

6.5 Errores
6.5.1 Cuando ocurren errores en los registros, cada error debe ser tachado, no debe ser borrado, hecho
ilegible ni eliminado, y el valor correcto debe ser escrito al margen. Todas estas alteraciones a los
registros deben ser firmadas o visadas por la persona que hace la corrección. En el caso de registros
guardados electrónicamente, se deben tomar medidas similares para evitar pérdida o cambio de los
datos originales.

6.6 Disposición final

6.6.1 Una vez cumplido el periodo de mantención de los registros, éstos son retirados de circulación por la
Unidad Sistemas de Calidad, División, Sección, Proyecto o Laboratorio según corresponda. En este
caso el registro debe evidenciar su condición de obsoleto mediante una frase que contenga la palabra
“obsoleto” u “obsoleta” (ejemplos: registro obsoleto, planilla obsoleta, formulario obsoleto). La
disposición final de estos registros se indica en la lista maestra correspondiente

7 REGISTROS

 SSO-FOR-003 Lista maestra de registros

 SSO-FOR-009 Formulario para el registro de revisión de la documentación

8 ANEXOS
8.1 Sin anexos.

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9 CONTROL DE CAMBIOS
9.1 Se modifica a lo largo del documento tipo de letra.
9.2 Se eliminan los anexos y se identifican solo con sus codificaciones.
9.3 Se modifica el revisor de este documento.

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