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MPdCV1: Eventi Budelli

-LEZIONE 2-
TERMINOLOGIA

EVENTO: è qualcosa che accade e lascia un ricordo.

Dal latino “eventus”, derivato del verbo “evenire”, che significa letteralmente accadere,
etimologicamente “ex venire”, ossia “venire fuori”. L’etimologia aiuta a mettere in luce un aspetto
che costituisce un aspetto centrale del termine evento quando usato nell’ambito della
comunicazione: non solo accadere ma distinguersi, emergendo dal flusso ordinario delle cose. In
comunicazione un evento può avere gli obiettivi più diversi, ma sempre si pone come un touch
point nella strategia di comunicazione del brand rispetto a determinati stakeholder. Un roadshow
commerciale parla al pubblico, una convention parla alla forza vendita o ai dipendenti.
Provocatoriamente si potrebbe dire che un evento è qualcosa che si potrebbe risolvere con una
email o una relazione e per cui, invece, si sceglie di agire. È un momento di “Live Communication”

DRIVE TO STORE: molto richiesto, attività piccole e che costano poco. Spingono i clienti in uno
store. Il drive to store è l’obiettivo di molte campagne advertising nonché di eventi che vengono
organizzati. Il drive to store è un obiettivo tanto più importante e rivalutato da quando i punti
vendita retail soffrono la concorrenza dei canali di vendita online.

LANCIO DI PRODOTTO: tipologia più famose. Presentare al mercato i nuovi prodotti.

Diverse tipologie di evento (dai roadshow alle convention) possono essere utilizzati per un lancio
di prodotto. Il lancio di prodotto coincide con l’immissione nel mercato di un prodotto, appunto,
nuovo o con caratteristiche diverse o evolute rispetto alla storia del brand. Vi sono marchi che
hanno fatto dei propri lanci di prodotto degli appuntamenti enormemente rilevanti anche nella vita
del pubblico e non solo in caso di prodotti dalla disponibilità limitata. È il caso dei famosi “keynote
speech” dedicati ai prodotti Apple inventati da Steve Jobs. Caratteristica fondamentale è che il
lancio di prodotto è un momento talmente rilevante nella vita del brand da richiedere l’attivazione
coordinata di una moltitudine di altre funzioni: dalla pianificazione pubblicitaria alle pubbliche
relazioni.

CONFERENZA/CONVENTION: non si limitano mai a una semplice platea. Momento pubblico di


speach. Una conferenza è un momento pubblico di speech o di formazione. Tutte le tipologie di
conferenze (conferenze stampa, convention interne alle aziende o conferenze pubbliche) mirano a
superare la formula “cattedratica” e ad aumentare il tasso di partecipazione attiva e di interazione
del pubblico.

ROADSHOW: è in un determinato luogo per un motivo e si ripete. Il roadshow è un tipo di evento


che ha principalmente due caratteri distintivi: il legame con il territorio e la sequenzialità. Il
roadshow è dunque un appuntamento continuativo con il pubblico, in cui si propone
un’esperienza che ha l’obiettivo di avvicinare le persone al brand. Si tratti di sampling di prodotto,
flash mob o forme di intrattenimento. È una tournée del brand.

EVENTI AZIENDALI: cene e eventi all’interno dell’azienda.

BIG EVENTS: come le fiere.

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-LEZIONE 3-
FIGURE PROFESSIONALI
ACCOUNT

Responsabilità più ampia del PM, non ci devono essere intoppi. Segue diversi PM, è una figura
devota al cliente. Vive in stretto contatto con il cliente, gestisce le relazioni con essi che devono
essere duraturi ed efficaci.

MANSIONI:
Problem Solving

Gestione rapporti con clienti acquisiti: far durare a lungo il rapporto Time Management

con clienti già acquisiti


Project Management

Leadership

Scouting e acquisizione di clienti prospect: andare a stuzzicare Etica/Immagine

nuovi clienti con offerte, fondamentale per la sopravvivenza, per il Team Work

ricircolo dei clienti


Procedure/Strumenti aziendali

Coordinamento di tutta la filiera dell’evento: dalla progettazione Inglese

Budgeting

all’esecuzione

Office

Gestione di un team di lavoro dedicato: relazioni interne sono Comunicazione

anche più importanti, è difficile


Gestione Stress

Controllo e gestione del budget


Proattività

Sales
Comunicazione e coordinamento con gli stakeholder interni della
società

COMPETENZE RICHIESTE:

Ottime capacità e tecniche di comunicazione:


Leadership e ottime capacità di Problem Solving:
Attitudine al lavoro di squadra:
Ottima conoscenza dei principali strumenti informatici (Office) e attitudine all’utilizzo di
sistemi gestionali:
Capacità di gestione di più progetti in contemporanea:
Ottima capacità di gestione dello stress:

GIUDICATO DAI SEGUENTI FATTORI:

Leadership: è leader del team che gestisce ma anche rispetto alla gestione del cliente e dei
fornitori

People Management: sa gestire molto bene il team, dividendo i carichi di lavoro in modo ottimale
e motivando costantemente le persone
Client Orientation: è totalmente orientato verso le volontà del cliente in termini operativi, lo
consiglia e lo mette al centro delle sue attenzioni
Business Strategy: comprende e attua alla perfezione la strategia aziendale
Inglese: sa mandare email in inglese e tenere una conversazione, soprattutto con il cliente, sa
fare una presentazione in inglese
Public Speaking: sa parlare davanti ad una platea, piccola o grande, veicolando il discorso in
modo chiaro e specifico
Comunicazione: è capace di utilizzare tutti i canali di comunicazione (verbali, non verbali,
paraverbali) adattandoli all’interlocutore
Project Management: gestisce in autonomia le varie fasi dei progetti assumendosi la
responsabilità dello stesso

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LE FASI DELLA RELAZIONE:

Primo contatto: l’approccio con un nuovo cliente è un momento determinante per un buon inizio
di relazione;

Innamoramento: la freschezza e la novità di un nuovo rapporto fa presagire un futuro radioso


nelle prospettiva di una collaborazione professionale;

Mantenimento: standard qualitativi eccellenti e massima attenzione alle esigenze del cliente, per
mantenere lontana la minaccia di agenti esterni o la tentazione del cliente di farsi affascinare da
nuovi pretendenti;

Fase calante: è il momento di «stanca» della relazione, le minacce esterne hanno buone
possibilità di successo.

Distacco: la relazione è ad un punto morto, occorrono grande impegno ed energie per ristabilire il
rapporto di fiducia, sperando in una riapertura del dialogo.

GLI STRUMENTI DELLA RELAZIONE:


Un buon account è in grado di capire quando ed in quale occasione utilizzare gli strumenti che ha
a sua disposizione.

E-mail
Telefono
Programmi di messaggistica
Meeting e visite di persone

LA GRAMMATICA:
La corretta costruzione delle frasi;

La perfetta conoscenza della grammatica;

L’utilizzo di un lessico ampio ed appropriato al tono della conversazione;

La perfetta conoscenza delle regole di utilizzo dei diversi strumenti di comunicazione.

LA GRAMMATICA DELLE MAILS:


1. Includere sempre l’argomento del messaggio in modo chiaro e specifico nel campo OGGETTO

2. Rispondere sempre alle mail, se non altro per dare la conferma al mittente di presa visione.

3. Cercare di rispondere alle mail mantenendo lo stesso argomento per conservare una struttura
storica ordinata dei messaggi inviati e ricevuti, evitando possibilmente di spedire un nuovo
messaggio per un argomento già in corso di discussione.

4. Mantenere la privacy dei mittenti/destinatari, utilizzando la casella Ccn se si deve inviare lo


stesso messaggio a più destinatari che non si conoscono tra loro.

5. Fare molta attenzione all’ortografia e alla grammatica del proprio messaggio.

6. Non fare uso indiscriminato di parole scritte in maiuscolo (esse, infatti, corrispondono al tono di
voce alto del parlato, dunque denotano nervosismo o cattiveria).

7. La dimensione del messaggio da inviare non deve essere troppo grande: in questo senso
potete utilizzare un servizio gratuito come WeTransfer per inviare contenuti di grosse dimensioni.

8. Non impostare indiscriminatamente, per qualsiasi messaggio, il flag di «priorità alta»

9. Scrivere in modo semplice e diretto, con periodi brevi ed andare spesso a capo in modo da
aiutare la lettura. Fare una lista per punti se ci sono molte cose da dire: il testo così si leggerà
facilmente anche su uno smartphone.

10. Salvare il proprio messaggio in bozza quando quest’ultimo viene scritto di getto. Rileggilo
puntualmente prima dell’invio.

PROJECT MANAGER

Colui che gestisce il progetto, dall’inizio alla fine. Organizza tutto quello che c’è prima dell’evento,
una volta che l’evento inizia c’è il Producer (nelle maggior parti delle agenzie). Capire a chi affidare
cosa e chiamare i repartI. La figura del project manager, letteralmente colui che “gestisce il
progetto”, è utilizzata in molteplici ambiti. Costante è la caratteristica di essere un “collettore” di
saperi e di abilità, una figura in grado da fare da pivot in un progetto (di qualunque natura esso
sia), per consentire agli specialisti di dare il meglio nell’economia dell’obiettivo finale. Il project
manager è colui che sa parlare la lingua di tutte le professionalità coinvolte in un progetto per
giungere ad una sintesi soddisfacente per la committenza.

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-LEZIONE 5-
SOME TIPS
Idee chiare
Concentratevi su un solo messaggio principale. Pensate alla propria presentazione come se, alla
fine, dovesse risultare riassumibile in un solo paragrafo; anzi, addirittura in una frase!

Niente fretta: Quante volte, nell’approcciarci a un discorso pubblico, siamo stati travolti dalle idee,
dalle cose che avremmo voluto comunicare, risultando alla fine lunghi, dispersivi e addirittura…
noiosi?

Mappa mentale: Un solo concetto da comunicare, su tutti, impone ordine. Ci aiuta a strutturare il
nostro pensiero per step successivi. In questi casi, l’aiuto viene da carta e penna, grazie ai quali
prepararsi disegnando una mappa mentale dell’intervento che vorremmo fare. Partendo da un
concetto principale, muovendosi in tante direzioni diverse, rilevandone criticità e punti di forza.

Story Telling
Raccontatemi una storia

Emozionatevi: Le buone storie, così come gli speech venuti bene sono, in genere, quelli in cui si è
riusciti a mettere un pezzo di sé, a emozionare chi ci ascolta. Condividere con gli altri un episodio
della propria vita o un’esperienza personale, dà un valore aggiunto al proprio intervento.

Connettetevi: Aiutiamo chi ci ascolta a mettersi nei nostri panni, a vedere come concreta e
realistica la situazione di cui parliamo. Una connessione emotiva che attiva l’attenzione del nostro
pubblico. Un elemento fondamentale per portare chi ci ascolta a ricevere il nostro messaggio.Il
pubblico è un pò come un bambino che ha bisogno di essere coccolato e guidato nella narrazione
di una storia. Se una cosa non la racconti, semplicemente non esiste.

Energia positiva
Contrastate la negatività: di fronte a un pubblico siamo tutti, più o meno, tesi e presi dall’ansia.
C’è la paura di sbagliare e quella di esporsi pubblicamente davanti a tante persone. Tutto ciò non
è nulla di strano, siamo umani, ma questo non vuol dire che non possiamo attivarci per
contrastare la negatività.

Pensieri positivi: La paura di fallire si alimenta con pensieri che ci vedono proiettati verso il
fallimento e l’errore. Il nostro cervello non riesce a distinguere questi scenari che ci auto
somministriamo da qualcosa di reale. Per questo va in allarme, alimentando la tensione e
producendo ulteriori previsioni negative. A tutto questo, stop! con, al contrario, pensieri e
previsioni positive.

Niente paura: Il pubblico è un vostro alleato. E’ una parte fondamentale nella grande messa in
scena del vostro spettacolo. Senza pubblico, la vostra presentazione non esiste. Con il pubblico
al vostro fianco, non dovete temere nulla.

Abbasso la monotonia
Il nostro public speaking va interpretato utilizzando un tono diverso capace di adeguarsi ai diversi
momenti del discorso. Quando ci si prepara a parlare in pubblico, è bene sottolineare quei
concetti fondamentali che richiederanno di essere interpretati con più enfasi. Il nostro tono di voce
eviterà di risultare monotono e poco attraente. Ricordatevi di usare la voce per sottolineare i
passaggi chiave, quelli che la nostra audience dovrà seguire con maggiore attenzione.

Occorre un grande inizio


Mostrate a tutti subito chi siete. Fate capire che è fondamentale starvi ad ascoltare.

Partite con un tono deciso, sicuro e trasmettete da subito una grande empatia con il Vostro
pubblico. Solo così l’audience capirà di avere di fronte una persona preparata, padrona della
materia, che vale la pena di essere ascoltata.

Occorre un gran finale


I consigli sono due. Cercate di finire in modo simmetrico rispetto all’inizio, riprendendo le
premesse e tornando all’essenza della questione, sintetizzando tutti passaggi salienti affrontati. E
poi non dimenticare la call to action finale: nel gergo del marketing, la chiamata all’azione serve a
finalizzare qualsiasi attività promozionale in un ritorno utile all’emittente.

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-LEZIONE 5-
LA PRESENTAZIONE
Scegliete un titolo per ogni slide

Lasciate parlare le immagini

Evidenziatele parole chiave

Ogni slide, un concetto

Semplici e chiari, less is more!

Pause, sum-upe punto della situazione.

«18», sono i minuti a disposizione

«30», sono le slide sostenibili

«3», is the magicnumber!

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