PROCESO DIRECCIÓN DE FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL

GUIA DE APRENDIZAJE N. 3:

REGISTRAR INFORMACIÓN DE ACUERDO CON NORMATIVA Y PROCEDIMIENTO TÉCNICO

 Denominación del Programa de Formación: Técnico en Asistencia Administrativa.

 Código del Programa de Formación: 134101
 Nombre del Proyecto: Aplicacion de herramientas administrativas innovadoras en 13 pymes de Ibagué y
municipios del Tolima.
 Fase del Proyecto: Fase 1. Análisis de los procesos administrativos.

 Actividad de Proyecto:
 Analizar las variables que influyen en el desarrollo de los procesos a nivel interno y externo en la organización

 Identificar los principios y valores entorno a la estructura organizacional y su rol como agente transformador
de la sociedad

 Competencia:
210601027 REGISTRAR INFORMACIÓN DE ACUERDO CON NORMATIVA Y PROCEDIMIENTO TÉCNICO -
(PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS) - WORD y EXCEL.

 Resultados de Aprendizaje Alcanzar:

 210601027 - 01 Reconocer los sistemas de información de acuerdo a la disponibilidad y las necesidades de la
organización.

 210601027 - 02 Utilizar recursos tecnológicos de la unidad administrativa de acuerdo a las tecnologías

disponibles.

 210601027 - 03 Procesar datos utilizando herramientas informáticas de acuerdo a las necesidades de las
unidades administrativas.

 210601027 - 04 Consolidar información de manera física o electrónica haciendo uso de la tecnología disponible.

 210601027 - 05 Elaborar reportes de acuerdo con los requerimientos de información.

 Duración de la Guía: 192 HORAS

2. PRESENTACIÓN

La utilización de la información en la actualidad

ha dejado de ser un lujo o privilegio en todo el
mundo, su uso se ha convertido en un elemento
fundamental en el ámbito personal y
empresarial. En un mundo tan activo y
globalizado, las empresas deben ser rápidas y
eficientes con todos sus recursos, a través de
de los sistemas innovadores se mejoran los
procesos de cualquier organización y se
convierte la información en un elemento
diferencial, como un activo productivo y
rentable.
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Las empresas en vías de crecimiento deben luchar cada día por ir de la mano de los avances tecnológicos y adaptarse a ellos,
con el fin de acelerar sus procesos y por supuesto, mantener competitividad en el mercado.

Para ello es necesario un conjunto de herramientas y metodologías que tienen Las siguientes características:

 Procesos óptimos

Es una herramienta con la que puede mejorar los procesos de producción, organización, despacho, ventas, cobranza, y
posicionarse en el mercado.

 Mayor productividad

Reduce el trabajo manual y las horas hombre, disminuyendo los errores y aumentando la productividad de cada uno de los
colaboradores.

 Comunicación

Las barreras de comunicación pasan a segundo plano, es posible contar con otros métodos de comunicación como correo
electrónico, redes sociales empresariales, video llamadas y boletines de noticias con los cuales es posible mantener contacto
con todos los miembros de tu empresa, proveedores, clientes y/o aliados comerciales.

 Competitividad

La tecnología permite a los ejecutivos aprovechar y estar al tanto de las oportunidades en el mercado nacional e internacional
quienes cada vez resultan más desafiantes y conlleva, a las posibilidades de expansión y apertura de nuevas oportunidades de
negocio.

 Toma de decisiones

El tiempo es un recurso muy valioso, actualmente las herramientas tecnológicas pueden proveer de información operativa
integrada en tiempo real, de manera que siempre está disponible para ser visualizada por los directores de la organización.

3. FORMULACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

ACTIVIDAD No. 1

Consulte dé responda las siguientes preguntas:

a. ¿Qué significa la palabra ciencia?

b. ¿Qué significa la palabra tecnología?
c. ¿Qué es una técnica?
d. ¿Qué avances tecnológicos realizó el hombre durante la edad antigua?
e. ¿Qué inventos tecnológicos hay actualmente en la era de la información?
f. ¿Cuál es la importancia de las tecnologías en las empresas?
g. ¿Cuáles son las ventajas y desventajas de las TIC en las empresa?
h. ¿Cómo define la era digital?
i. ¿ Cómo influye la tecnología en las PYMES?
j. ¿Qué diferencias encuentra entre la nanotecnología, inteligencia artificial y robótica?

ACTIVIDAD 2

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Resuelva la siguiente sopa de letras y busque el significado de cada palabra:

ACTIVIDAD 3

Teniendo en cuenta las siguieste definiciones elabore un mapa mental con dicha información.

Con el pasar del tiempo la formación ha cambiado y busca adaptarse a los intereses del mundo actual, un ejemplo de ello es
la concepción de la relación entre las TIC y su uso educativo que podría explicarse con la formación virtual, Todo esto
responde al uso de la tecnología en la educación en donde se ha ido incorporando las TIC (Tecnologías de la Información y la
Comunicación) con las TAC (Tecnologías del Aprendizaje y del Conocimiento) y a las TEP (Tecnologías del Empoderamiento y
la Participación).

Con el fin de evidenciar el nivel de apropiación y entendimiento sobre las TIC-TAC-TEP en la Formación en Ambientes
Virtuales de Aprendizaje.
Herramientas de comunicación más utilizadas

• Correo electrónico: es una herramienta de comunicación

asincrónica que permite enviar mensajes individuales o grupales.
Algunos LMS los incorporan y facilitan la comunicación entre
participantes, pero si este no es el caso, siempre se puede
recurrir a servicios gratuitos como Gmail, Hotmail, entre otros.

• Chat: permite a los participantes del curso comunicarse en

tiempo real, todos los participantes pueden ver los mensajes y dar
respuesta a los mismos. Teniendo en cuenta que existen
diferentes herramientas que ofrecen servicio de Chat.

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• Videoconferencia: esta herramienta de comunicación, muy utilizada en cursos permite llevar a cabo el encuentro entre
los participantes del curso, ubicados en distintos lugares, a través de video. Algunas aplicaciones que permiten realizar
video conferencias podemos mencionar: Skype, WebEx, Google HangOuts, entre otras.

• Foros: con esta herramienta de comunicación asincrónica el tutor puede orientar tareas, organizar debates, resolver
dudas, convocar un chat, etc. Los mismos estudiantes puede apoyar resolviendo dudas de sus compañeros,
contribuyendo a una mayor interacción entre ellos. Los foros se han convertido en un elemento esencial de la educación
virtual. Además de contribuir al conocimiento también fomenta el trabajo colaborativo y reduce la sensación de “soledad
virtual”.

• Wiki: es un sitio web cuyas páginas pueden ser editadas por los participantes del curso. Estas herramientas de
comunicación también facilitan el trabajo colaborativo. Los estudiantes van creando de forma progresiva un texto con
aportes de todos. Algunos LMS, incluyen esta opción. En las wikis, queda registrado el aporte de cada participante,
facilitando la evaluación y seguimiento individual y grupal.

• Tablón de anuncios: sirven para exponer o enviar notas, anuncios, recordatorios, etc. relacionadas con las actividades del
curso. Algunas plataformas integran esta herramienta.
• Blogs: permiten al estudiante expresar sus reflexiones sobre un tema. Además, otros estudiantes pueden participar dando
aportaciones. Pueden crearse grupos de trabajo para que cada uno construya un blog diferente, que eventualmente
puede ser un e-portafolio.

• Redes sociales: son sitios de internet que permiten a las personas conectarse con otros usuarios, en este caso con sus
compañeros de curso, el envío y recepción de mensajes a través de las redes sociales facilita compartir contenidos,
resolver dudas y aumentar la participar. Estas herramientas de comunicación son muy aceptadas por los usuarios.
Puedes incluir en tu curso grupos cerrados de Facebook, Twitter entre muchas más redes sociales.

ACTIVIDAD 4

Según la norma ISO 27000 del Sistema de Gestión de Seguridad en la Información – SGSI. Investigue:
¿Para qué sirve?
¿Cómo se implementa?
¿Qué beneficios tiene un sistema integrado de gestión?

• Plan (planificar): establecer el SGSI.

• Do (hacer): implementar y utilizar el SGSI.
• Check (verificar): monitorizar y revisar el SGSI.
• Act (actuar): mantener y mejorar el SGSI.

ACTIVIDAD 5

Excel es una herramienta electrónica donde puede crear

facturas, para mantener la relación de los objetos o
artículos comprendidos en una venta.

Utilizando las TIC mediante el computador. Elaborar una

factura de venta en Microsoft Excel según el siguiente
modelo:

Antes de realizar una factura con Excel, debe tener en

cuenta y saber cuál es el contenido que debe haber
dentro de dicha factura: Los datos del emisor de la
factura, número correlativo de la serie de la factura,
datos del remitente de la factura, el concepto, la base
imponible, IVA, y total del valor de la factura.

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ACTIVIDAD 6

La empresa ha organizado un evento para la apertura de una nuevo producto y requiere hacer extensiva la invitación a sus
clientes:
a. Elabore una carta en Word de invitación al lanzamiento del nuevo producto contemplando lo siguiente:

- La carta debe tener un membrete con los datos de la empresa

- Destinatario
- Motivo de la invitación
- Fecha del evento
- Puntos a contemplar en el evento (deben de ir acompañados de viñetas o numeración)
- La carta debe ir firmada por el gerente (colocar su nombre completo)
- Recuerde la presentación de la carta, con los márgenes y los espacios requeridos.

b. Elabore la combinación de correspondencia para hacer la invitación a cada uno de los clientes para ello requiere
una base de datos de los clientes.
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Descripción de las actividades:
Las actividades de aprendizaje se complementarán con el desarrollo de los siguientes talleres:

1. Taller # 1 Los sistemas de información necesarios en las empresas.

2. Taller # 2 Los recursos tecnológicos y la unidad administrativa
3. Taller # 3 Herramientas informáticas para procesamiento de datos
4. Taller # 4 La tecnologia disponible para la consolidación de la información.
5. Taller # 5 Reportes de la información.

3.1 Ambiente Requerido: Un salón amplio, suficientemente iluminado, dotado con sillas y medios audiovisuales.
3.2 Recursos educativos: Video Beam, computador.

4. ACTIVIDADES DE EVALUACIÓN

Evidencias de Aprendizaje Criterios de Evaluación Técnicas e Instrumentos de Evaluación

Evidencias de Conocimiento : Analiza y comprende los Técnica: Observación

conceptos propuestos Instrumento: Lista de chequeo

Evidencias de Desempeño Entrega de talleres desarrollados Técnica: Observación

Instrumento: Lista de chequeo, plan de
mejoramiento

Evidencias de Producto: Presentación del portafolio con Técnica: Observación

el desarrollo de las actividades Instrumento: Lista de chequeo
propuestas

5. GLOSARIO DE TÉRMINOS

Análisis: Fase del ciclo de vida de desarrollo software que consiste en la identificación de los elementos, estructura,
funcionalidades, relaciones, etc. de los elementos que se quieren esarrollar.

Base de Datos: Registro organizado y sistemático de unidades de información, que se encuentran almacenadas e indexadas
en diversos dispositivos físicos o electrónicos para que puedan ser fácilmente consultadas y analizadas cuando así se requiera.

Clasificador de diapositivas: La vista Clasificador de diapositivas es una vista de las diaposi-tivas en forma de miniaturas.

Columnas: Las columnas son espacios horizontales dentro de la página del documento para acomodar texto de arriba hacia
abajo y continua en la siguiente columna. Las columnas se usan más que todo cuando hacemos folletos o periódicos.

Comentario: Un comentario es una nota que puede adjuntar a una letra o palabra de una diapositiva o a una diapositiva
completa.

Combinar celdas: Permite la agrupación de varias celdas en una sola.

Descripción de las actividades: Las actividades de aprendizaje se complementarán con el desarrollo de los siguientes talleres:
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Diagrama Un diagrama es una representación gráfica de las relaciones que existen en determinada información.

Diapositiva: Las diapositivas de Power Point son cada uno de los elementos que constituyen la presentación y cada una de
ellas podría identificarse con una lámina o página.

Hipervínculo un hipervínculo es una conexión entre dos diapositivas de la misma presentación.

Hardware de almacenamiento. Opera como la “memoria” del computador, donde se almacena la información y los datos.
Puede ser de almacenamiento primario (interno, dentro del computador) o secundario (extraíble, portátil).

Hoja de Cálculo: Documento dentro de un libro de Excel en el que se pueden realizar cálculos con números, datos y texto,
aparece en pestañas debajo de la ventana principal.

Internet: Red informática global, que permite la comunicación inmediata entre computadoras distribuidas por todo el
mundo, a través de un protocolo especial.

Intranet: Red local, interna o privada que mantiene la comunicación entre las computadoras que pertenecen a la empresa o
institución que la maneja. La información y contenidos que alimentan dicha red son controlados por el administrador o
webmaster de la organización y permanecen resguardados en el servidor correspondiente.

Intervalo: Los intervalos son los tiempos asignados a cada diapositiva durante una presentación, es lo que dura en pantalla
cada una de ellas.

La Normas ISO 27000: es una norma que define de qué manera se debe implantar un Sistema de Gestión de la Seguridad de
la Información en una empresa u organización.Procesador de texto o palabras: Un procesador de palabras es un tipo
programa (software), que sirve para crear documentos de texto, y que permite introducir, además de diversos formatos al
texto, imágenes, gráficas, tablas, sonidos y hasta animaciones.

Sistema operativo: Se ocupan de regular el modo en que opera el sistema y garantizar su continuidad, sirviendo de base para
otros programas o aplicaciones, y permitiendo la interfaz con el usuario. Por lo general están incorporados al sistema de
fábrica.

Word: Es un programa procesador de palabras y administrador de documentos ofimático muy popular, que permite crear
documentos sencillos o profesionales. Microsoft Word es incluido en el paquete Microsoft Office de Microsoft.

6. REFERENTES BILBIOGRÁFICOS

https://www.telesurtv.net/news/Cinco-inventos-de-la-Revolucion-Industrial-que-cambiaron-el-mundo-20161108-0022.html

https://www.ejemplos.co/20-ejemplos-de-artefactos-tecnologicos/

https://www.lifeder.com/ventajas-desventajas-tics/

http://elearningmasters.galileo.edu/2017/02/09/herramientas-de-comunicacion-e-learning/

https://www.isotools.cl/12-beneficios-de-implantar-un-sgsi-de-acuerdo-a-iso-27001/

http://www.intedya.com/internacional/757/noticia-iso-27000-y-el-conjunto-de-estandares-de-seguridad-de-la-
informacion.html

https://www.eltiempo.com/archivo/documento/MAM-1532000
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7. CONTROL DEL DOCUMENTO

Nombres Cargo Dependencia Fecha

Autores Nubia Lombo Quiverio Instructores Asistencia Articulación con la media técnica 2019
Margarita Villanueva Administrativa
Yulieth Hernández
Paula Liliana Ariza
Catalina Gómez
Hayder Sanabria
Jesús Antonio Bernal
Edisson Otálora
Alejandra López
Javier Ramírez

8. CONTROL DE CAMBIOS (diligenciar únicamente si realiza ajustes a la guía)

Nombre Cargo Dependencia Fecha Razón del Cambio

Autor (es)

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