Guía 2 Microfilmación

JEIMMY PAOLA MARTIN BELTRAN

Administrar tecnologías de información como apoyo al sistema integrado de

conservación de los documentos de archivo de acuerdo con la normatividad
vigente y la tecnología disponible.

Instructor: Rubén Darío Yaima

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

TECNOLOGÍA EN GESTIÓN DOCUMENTAL, BOGOTA
CENTRO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA
BOGOTÁ- COLOMBIA
2014
1. Para ejecutar loa procesos técnicos de la microfilmación y/o la
digitalización, la automatización de los documentos en una entidad sea
pública y/o privada se hace necesario conocer y manipular los equipos los
cuales se subdividen en tres, de entrada de proceso y de salida investigue
que es:

 Equipos de entrada

Las unidades de entrada son el equipo (diferentes tipos de cámaras

microfilmadoras) que nos va a permitir plasmar la imagen de los documentos
en la película de microfilm. 

a. Microfilmadoras planetarias: Con una microfilmadora planetaria el

documento a registrar se sitúa en la mesa de la cámara, frente a la lente.
Este tipo de microfilmadora puede utilizarse para fotografiar las páginas de
un libro sin necesidad de desencuadernarlo. La microfilmadora se activa
generalmente de forma manual para cada documento a fotografiar. Este
tipo de microfilmadora produce imágenes de la mejor calidad ya que tanto
la cámara como el documento están inmóviles.

b. Microfilmadoras Rotativas: con la microfilmadora rotativa se consigue

microfilmar con el método más rápido y automatizado. Con este método
pueden fotografiarse miles de documentos por hora. La microfilmadora
rotativa acepta, por lo general, hojas sueltas. Los documentos a fotografiar
deben ser colocados en el alimentador. Una vez introducidos en el área de
alimentación, los documentos pasan a través de la microfilmadora, son
filmados y depositados en una bandeja receptora.

En una microfilmadora rotativa, tanto el documento como la película están

en movimiento. Al moverse en el interior de la microfilmadora, los
documentos activan un dispositivo el cual hace que el obturador se abra y
el microfilm empieza a moverse. Al pasar los documentos por el área de
fotografía, la imagen del documento se proyecta por medio de espejos y a
través de las lentes de la cámara, sobre la película, cuya velocidad de
movimiento está sincronizada con la velocidad del documento. Esta
sincronización entre el movimiento de la película y del documento hacen
que parezcan estacionarios uno con respecto al otro. Son en la mayoría de
los casos aparatos compactos que funcionan con electricidad.  
 c. Cámaras repetidora: Microfilmadora repetidora o de Paso a Paso: La
microfilmadora paso a paso es un tipo de microfilmadora planetaria que
utiliza película de microfilm de 105 mm en forma de rollo u hoja. Se utiliza
para producir microfichas. (La microficha es una hoja de microfilm que
contiene varias imágenes posicionadas en una cuadrícula). La
microfilmadora expone un fotograma (pequeña parte) del microfilm de 105
mm por cada imagen. Esta cámara puede registrar imágenes aisladas e
inmóviles sobre una superficie plana. La película se inmoviliza durante el
tiempo de exposición. Las imágenes son alineadas de manera automática,
horizontal y verticalmente formando un tablero . 

d. Cámaras COM: (Computer Out Put Microfilm). En 1969 la Eastman Kodak

Company lanza al mercado este equipo, el cual transforma a alta velocidad
la información contenida en registros magnéticos a un micro formato,
(sustituye la impresión en papel). Emplea rollos de l6 o 35 mm o paquetes
de microfichas Microfilmadora de salida de Computadora: Estas
microfilmadoras pasan directamente a microfilm datos contenidos en una
cinta magnética de computadora, de esta forma no es necesario imprimir
estos datos; el papel no se utiliza para nada.(el microfilm es generalmente
un rollo de 16 mm. o 105 mm. puede ser cortado para convertirlo en
microficha). Las microfilmadoras de salida de computadoras COM
solucionan muchos problemas causados por la gran cantidad de datos
producidos por una computadora al eliminar la etapa intermedia de
impresión filmación.

 Equipos de proceso o revelado

Las unidades de proceso son aquellos equipos que procesan o revelan la

película expuesta, para hacer visible la información microfilmada. 

a. procesadora horizontal o de aspersión: Cuenta con área por donde

ingresa la película con la imagen latente, y otra por donde sale con los
documentos ya visibles. Emplea rodillos para mover la película en línea a
través de los químicos reveladores. Procesa películas reversibles
(positivos) conservando su polaridad. Ambos procesos cuentan con una
serie de controles y mecanismos que permiten su operación adecuada.
Dependiendo del modelo, pueden procesar simultáneamente de 1 a 6 rollos
de l6 mm, de 1 a 3 de 35 mm o 1 a 2 de 105 mm. Con los mismos químicos
se pueden revelar hasta 12 rollos. Puede procesar películas negativas o
 reversibles, pero únicamente de emulsión de sales de plata. Una de sus
características es que conservan la polaridad de la película. 

b. procesadora vertical o de inmersión: Consiste en un equipo con varios

recipientes que van a contener los líquidos que tanto hemos citado:
revelador, fijador, agua y un área de secado. La película entra por un
extremo del equipo, aun con la imagen latente, pasando por una serie de
rodillos que la guían por cada uno de los líquidos mencionados
anteriormente, de tal modo que al salir por el otro extremo del procesador,
estará revelada y seca, es decir, con la imagen de los documentos
microfilmados ya visibles. Procesa películas negativas conservando su
polaridad. 

 Equipos de salida

Las unidades de salida son aquellos equipos que nos van a permitir consultar
la información microfilmada.

a. Lectores (todos): Los lectores o visores de microfilmación son unidades

de proyección óptica fija, las cuales permiten proyectar en forma ampliada
las imágenes de microfilme en pantalla; esta debe estar dispuesta en tal
forma que el operador pueda leer la información requerida de acuerdo a las
dimensiones reales de los documentos. Los cuales pueden ser mecánicos
o motorizados.

En los mecánicos: Se debe acomodar manualmente la imagen que se quiere

consultar, en el caso de microfichas o se recorre de igual modo la película si se
trata de rollo.

Existen numerosos tipos de unidades de lectura y se encuentra gran variedad de

modelos, de acuerdo a características específicas de las Micro formas. Además se
encuentran en el mercado unidades que permiten sacar fotocopia de las imágenes
proyectadas en la pantalla ya sea a tamaño original, ampliado o reducido de
acuerdo a la lente que se emplee.

Por último, debemos mencionar un grupo especial de lectores que permite

verificar o insertar porciones de películas a las Micro formas unitarias, tales como
los jackets y las tarjetas de apertura o ventanilla. La selección de un determinado
equipo lector dependerá del sistema aplicable en cada caso.

Lectores motorizados: La película se recorre automáticamente por medios

motorizados.
También existen los lectores insertadores, los cuales nos van a permitir colocar
tiras de película de 16 o 35 mm en el jackets o tarjeta de apertura. 

Lector impresor: Unidad de lector de microfilme en rollos de 16 mm, 35 mm, y

microfichas, dotado de un dispositivo de impresión que permite mediante un
proceso de fotocopiado interno transferir la imagen del documento localizado en
pantalla a una hoja de papel, garantizando una imagen estable y de excelente
calidad.

Lectores Inteligentes: Constituyen la gama más sofisticada de las unidades de

lectura para microfilme, por medio de las cuales se hace posible la localización
exacta de documentos ubicados en cualquier lugar dentro de un rollo de película,
basados en los códigos ópticos y los datos computarizados que cruzan la
información relativa a la localización dentro del rollo de un documento especifico,
con lo cual se hace una recuperación inmediata.

Lectores Digitales: Son unidades de avanzada tecnología que efectúan un

barrido de la imagen en pantalla, la cual puede ser transmitida a una impresora
láser, incluida en una red de computo, o transmitida vía fax.

Lectores de consulta: Permiten proyectar la imagen de la película a una pantalla;

es el tipo más sencillo de lector y se utiliza para la lectura de material microfilmado
únicamente.

b. Equipos auxiliares o accesorios: Fuera de las unidades básicas que pueden

conformar un sistema completo de microfilmación, existe una serie de accesorios
complementarios: los equipos para control de calidad: Son los equipos necesarios
para evaluar la calidad de los microfilmes.

 Densitómetro: Este aparato ha sido diseñado para medir el

ennegrecimiento de la película (densidad fotográfica). De estas unidades
existen dos tipos básicos a saber: Por transmisión, los cuales se usan
para medir densidades en la película por transmisión óptica. Por reflexión,
para medir la densidad sobre reflejos de luz sobre superficies no
transparentes, como papel fotográfico.
Además del Densitómetro se utilizan en el control de calidad los siguientes
equipos: inspectometro, microscopio, sensitómetro, lupa e instrumental
para mediciones hipo residuales.
 Duplicadores: Estas unidades están destinadas a duplicar rollos de
películas o microfichas, ya sea en película convencional a base de
 halógenos de plata, así como en películas diazo /vesicular. Los equipos
diseñados para duplicar película convencional usan una luz normal de
intensidad graduable. Además, puede ajustarse su velocidad de
duplicación.  Esto se hace para obtener una calidad óptima constante de
acuerdo a la calidad de los originales.

Los duplicadores de película diazo o vesicular trabajan mediante luz ultra-

violeta, la cual es el único tipo de luz que permite afectar las moléculas de
sales que componen parte de su emulsión. En estos equipos se duplican
películas en polaridad directa (diazo) o inversa (vesicular).

 Insertador: Es un equipo que nos permite introducir el microfilme dentro

del jackets respectivo y además cortarla. Se utiliza para actualizar la
información contenida en cada jackets. 

2. Para controlar la calidad de la microfilmación debemos conocer e

interpretar lo siguiente, investigue y conteste:

a. Cuales formatos se emplean para la microfilmación explique : el

formato del microfilm viene determinado por el ancho de la película, y su
elección está condicionada por el número de reducciones necesarias para
reproducir un documento, hecho que está en función del tamaño original.

En los formatos normales es posible que en cada rollo de microfilm de 16

mm pueda contener 2.800documentos tamaño oficio, 5.600 de tamaño
carta, y más de 11.000 del tamaño de un cheque, y este, lógicamente en
ambas caras. Básicamente existen tres anchos de cintas de microfilm, y
de ellos se derivan los múltiples formatos y aplicaciones.

 Película en rollo de 16 mm de ancho: Este tipo de formato se

aplica en los llamados “Sistema C.A.R.” que se refiere a “Búsqueda
apoyada por computador”. Es un sistema altamente eficiente en
buscar un documento entre millones, en el microfilm, yen escasos
segundos. Requiere solamente una excelente planificación previa al
microfilmado. Con algunas variantes, se puede aplicar a los
archivos digitalizados. Muy usado este método en microfilmación de
historias clínicas, expedientes, legajos de personal, etc.

 Microfilm 16 mm en dos canales: usado normalmente para

compactar grandes volúmenes de documentos, y cuando ellos son
series secuenciales no actualizables: Documentos históricos,
 expedientes o documentos de gobierno, facturas, etc. Los
documentos son fácilmente recuperados. Se utilizan lectores de
microfilm con rotación de la imagen de 360 película de 16 mm
Maquinas microfilmadoras “rotativas”, que microfilman los
documentos ambas caras simultáneamente. Su uso generalmente
está destinado a documentación bancaria: cheques, cupones,
boletas de depósito, etc.

 Película en rollos de 35 mm: La película de 35 mm brinda cuadros

de microfilm de gran superficie, por lo que da excelentes
prestaciones para, cuando se desean microfilmar ejemplares muy
grandes, o donde la calidad de imagen.

 Película 105 mm: en microfichas.

b. Que son micro formas utilizadas: Se agrupan las micro formas que
almacenan pequeñas cantidades de documentos, ales con tarjetas de
apertura, jackets y microfichas. Son indizados u organizados después de
microfilmar, especialmente en forma de ficheros, aunque hay otras
posibilidades utilizando el computador.

 Tarjetas de Apertura: Algunas tarjetas pueden ser procesadas y

perforadas en equipo de procesamiento de datos.
Electrónico (EDP). En la mayoría de los casos las tarjetas son
perforadas antes de que la película sea montada a fin de evitar que
se dañe. Las tarjetas están disponibles en variedad de formatos para
acomodar películas de 15 mm y 35 mm
Deben preverse la orientación y espacio de los bordes de la imagen
en un rollo de microfilme.

 Microficha: Puede ser producida por varios métodos. Una

microfilmadora de repetición es económica para aplicaciones de alto
volumen que no requieren revisión y actualización. Estas
microfilmadoras usan rollos de 150 mm u hojas de película
recortadas.
El proceso de tiras se hace con una microfilmadora planetaria,
utilizada para aplicaciones de pequeño volumen. Después de
procesada la película se corta en tiras y dispuestas en filas y
columnas la película de 16 mm.
  Jackets: Pueden ser usados como masters para producir
microfichas estándar. Hay una gran variedad de tamaños de jackets,
para películas de 16 x 35 mm o para una combinación de ambas, el
tamaño normal es 105 x 148mm. Su utilidad radica en que pueden
ser actualizados agregando o cambiando imágenes.

b. Que tipos de película se emplean para el proceso de

microfilmación:

 Sales de plata (haluros) - para originales - Muy alta definición.

 Sales de Plata - para copias - muy buena calidad de copia.
 Diazoica (orgánica) -Copia de uso muy económica polaridad (-)
 Vesicular (orgánica) - Copia de uso muy económica polaridad (+)
16.

d. Microfilmación de documentos (formas): El sistema de lectura, a

excepción de los orientales, es de izquierda a derecha y de arriba hacia
abajo, lo que es importante tener en cuenta en el momento de realizar la
microfilmación. La microfilmación debe planearse de tal forma que los
documentos queden orientados en una misma posición (COMIC IB IIB; CINE
IA Y IIA), en orden de imagen y correcta secuencia; lo anterior se consigue
colocando la cabecera del documento hacia la derecha del operador comic o
hacia el frente en posición de lectura (cine); esto se da en la mayoría de los
equipos.

En algunas ocasiones y debido al tamaño del documento, el operador deberá

utilizar las dos posiciones en la forma descrita, con esto se podrá garantizar
que al usar el microfilm solo girara en el lector 90 grados.

En algunos documentos traslúcidos con información por ambas caras, se

necesitara oscurecer el documento colocando por detrás un papel oscuro, lo
que obliga a darle a la película una mayor exposición.
e. Densidad de los negativos: La densidad varía proporcionalmente a la
magnitud del depósito de plata metálica en la emulsión tras la exposición y el
revelado .En términos generales, es la opacidad o negrura de un negativo o
una copia después del revelado. Se denomina densidad el ennegrecimiento
que presentan las imágenes después de revelado. La densidad promedio
seleccionada para una película se toma de uno de los valores comprendidos
entre las densidades de 0.80 y 1.50, todo dependiendo del tipo de
documentos y la reducción empleada. La densidad deseada se logra
mediante el ajuste de exposición de las cámaras. Cuando los grados de
reducción aumentan por encima de Una normal de 20:0, es necesario reducir
la densidad con el fin de que las copias puedan dar caracteres legibles. Se
recomienda los siguientes cinco (5) grupos de densidad para que cada
institución fije su norma:

GRUPO 1: Libros impresos de alta calidad, alto contraste, periódicos y

mecanografía negra. La densidad no debe ser menor que 1.30 ni mayor que
1.50.

GRUPO 2: Originales de línea fina, escritos con lápiz opaco negro y

documentos con impresiones de contraste alto y caracteres pequeños. La
densidad no debe ser menor que 1.15 ni mayor que 1.40.

GRUPO 3: Dibujos a lápiz o tinta, impresiones pálidas y muy pequeñas tales

como el pie de página, impresos en la parte inferior de la misma. La densidad
no debe ser menor que 1.00 ni mayor que 1.20.

GRUPO 4: Manuscritos y dibujos de contraste bajo, papel de grabación con

líneas pálidas líneas coloreadas finas, cartas mecanografiadas con una cinta
gastada y documentos tenues o pobremente impresos. La densidad no debe
ser menor que 0.80 ni mayor que 1.00.

GRUPO 5: Aunque no es una práctica general, algunos documentos de

contraste pobre pueden requerir una densidad no menor que 0.70 ni mayor
que 0.85.
Otro de los mecanismos para crear su norma de densidad es la de una
sumar y restar 0.10 con base en el promedio seleccionado. Los Extremos
encontrados y los recomendados en los cinco grupos mencionados se deben
interpretar como que los microfilmes no deben tener densidad superiores o
inferiores a estos.

La densidad de base más conocida como densidad mínima (parte

transparente de la película) no debe exceder la densidad de 0.10. El criterio
para seleccionar la densidad debe estar de acuerdo con la utilización de
microfilm.

f. Control de calidad (Procedimientos de inspección): Existen dos sistemas

de evaluación de la calidad: 

Inspección por variables: (valores números); densidades y resolución, lo

que requiere equipos de medida como el densitómetro y microscopio.

Inspección por atributos (elementos no medibles) son aquellos que solo

detectan una forma visual como los velos y documentos doblados; a esto
haremos referencia más adelante. Es aquella en virtud de la cual la unidad
de producto fijada (rollo, microficha o fotograma) se clasifican simplemente
como defectuosas o no defectuosas, o también en la que se suman el
número de defectos de dicha unidad en relación a una especificación dada.

El grado de disconformidad del producto se puede expresar en términos de

porcentajes de unidades defectuosas o por el número de defectos en cada
100 unidades:

% de defectos= No. De unidades defectuosas x 100 

No. De unidades inspeccionadas.
DEFECTOS = Número de defectos x 100 
Número de unidades inspeccionadas

La aceptabilidad de los microfilmes vendrá determinada por el empleo de

planes de inspección, siendo necesario crear una clasificación de méritos de
los distintos defectos posibles en la unidad de productos señalados por su
gravedad bajo los créditos siguientes.

Defecto mayor: Es aquel que tiene la posibilidad de ocasionar un fallo o

reducir sustancialmente la amplitud de uso del microfilm; en caso de que la
información vital quede borrosa o velada. En este caso la microfilmación se
debe corregir o repetir completamente.

Defecto menor: Es el que reduce parcialmente el uso del microfilm pero sin
afectar la información vital en esta clasificación no se repite o se recoge o se
repite el trabajo, pero si se debe vigilar para dejar llegar el problema a
defecto mayor. 

Para establecer los planes de inspección se debe tener presentes los

factores económicos involucrados no solo en la inspección misma sino
también con relación a las repeticiones del trabajo.

Dentro de este se pueden mencionar: 

Costos unitarios de aceptación (daños causados por la unidad defectuosa

que no se detecta en la inspección).

Costos unitarios del rechazo (costos de encontrar un producto defectuoso en

un lote rechazado, más los costos de corregir los defectos).

Costos de inspeccionar un solo producto.

Costos de reponer o reemplazar un solo producto defectuoso otros gastos

que se pueden considerar son aquellos que afectan las funciones propias del
control de calidad como son:

Gastos del proyecto

Gastos propios de la federación (microfilmación)
Gastos de proyección del producto (mercado/usuarios)
Inspección visual: Se hará en un lugar limpio y libre de polvo utilizando
guantes de algodón, inspector de película (caja de luz y avanzadores de
película), lupa de 12x a 20x y microscopio. El inspector examina el rollo de
película al menos cada 3mt (10 pies) utilizando la clasificación de méritos del
plan establecido