IDENTIFICACIÓN DEL SISTEMA

YIMMI ORLANDO GUZMAN

EDWIN GERARDO RAMIREZ
JHON EDIER URIBE
WILLIAM ANDRES GOMEZ QUIROZ
JACINTO DE JESUS TORRES GONZALEZ

GRUPO COLABORATIVO 21

TUTOR
ANYELO GERLEY QUINTERO

UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA (UNAD).

ESCUELA DE CIENCIAS BÁSICAS TECNOLOGÍA E INGENIERA
TECNOLOGÍA DE SISTEMAS
CIUDAD: VILLA RICA CAUCA
2017.
 Tabla de contenido

Lista de tablas ...................................................................................................................... 3

Introducción ........................................................................................................................ 4

Objetivos ............................................................................................................................. 5

Objetivo general .............................................................................................................. 5

Objetivos específicos ....................................................................................................... 5

1. Tabla de roles y responsabilidades ........................................................................ 6

2. Descripción del sistema asignado ......................................................................... 6

2.1 Objetivos del sistema ......................................................................................... 6

3. Subsistemas que lo componen............................................................................... 7

2.2 Jefe de Talento Humano .................................................................................... 7

2.3 Jefe Financiero ................................................................................................... 8

2.4 Jefe de Producción ............................................................................................. 9

2.5 Jefe de Laboratorio .......................................................................................... 10

2.6 Jefe de Marketing y Ventas ............................................................................. 10

4. Aspectos que se consideran afecta el sistema ..................................................... 12

5. Formato de Autoevaluación y Coevaluación ...................................................... 13

5.1 Autoevaluación ................................................................................................ 13

5.2 Coevaluación ................................................................................................... 14

Bibliografía ....................................................................................................................... 16
 Lista de tablas

TABLA 1: ROLES Y RESPONSABILIDADES ........................................................................................................................6

TABLA 2: RESUMEN DE SUBSISTEMAS .......................................................................................................................12
TABLA 3: AUTOEVALUACIÓN .....................................................................................................................................14
TABLA 4: COEVALUACIÓN ..........................................................................................................................................14
 Introducción

En la construcción del trabajo colaborativo correspondiente a la fase 2 de la Unidad 1:

Origen y conceptualización del origen sistémico, se plantea revisar, conocer y analizar
ampliamente el sistema organizacional mediante la propuesta de la identificación de un sistema
(Empresa Colombiana dedicada a la producción de productos alimenticios a base de arroz Roa
Florhuila SA).
Se tienen en cuenta para el desarrollo de la actividad el objetivo general (a que se dedica el
sistema organizacional, cuál es su plus, a donde quiere llegar), subsistemas y procesos que lo
componen (descripción de cada subsistema y proceso) y la identificación de los aspectos que
consideran, afectan el funcionamiento del sistema en cuestión.
 Objetivos

Objetivo general
Analizar los aspectos relevantes de una empresa real – Organización Roa Florhuila S.A.
como insumos para alimentar el desarrollo de los ejercicios propuestos en cada una de las
actividades del curso.

Objetivos específicos
 Describir el sistema organizacional, mencionando cuáles son sus metas, su misión,
visión, su plus, a donde quiere llegar.
 Describir uno a uno los subsistemas que componen el sistema identificando los
procesos que se desarrollan en cada uno.
 Identificar los aspectos que puedan estar afectando al sistema en el logro de sus
objetivos
 1. Tabla de roles y responsabilidades

Nombre y apellido del Rol

Tareas o funciones realizadas
participante asumido
Reúne los aportes de sus compañeros y
Yimmi Orlando Guzmán Caicedo Compilador
consolida el documento final.
Asegura que el escrito cumpla con las normas
Jacinto De Jesús Torres González Revisor
de presentación
Revisa que el documento presente los
William Andrés Gómez Quiroz Evaluador
criterios de la rúbrica
Da las alertas sobre los tiempos de entrega de
Jhon Edier Uribe Entregas
los productos de acuerdo a la agenda
Da aviso a los integrantes del grupo de las
Edwin Gerardo Ramírez Alertas novedades del trabajo y comunica al Docente
acerca del envío del producto final
Tabla 1: Roles y responsabilidades

2. Descripción del sistema asignado

2.1 Objetivos del sistema

La organización Florhuila S.A. es una empresa colombiana dedicada a la producción de

productos alimenticios relacionados con el arroz, cuenta con 6 molinos en Colombia. Acacías,
Espinal, Chicoral, Campoalegre, Neiva, Agua Azul. El molino objeto de estudio será el que está
ubicado en el municipio de Chicoral – Tolima.

Según lo investigado en la página web de la La organización Florhuila S.A. encontramos

que como misión se encuentra el compromiso de:
… Satisfacer las necesidades y expectativas de proveedores, clientes y consumidores,
mediante la producción y comercialización de productos alimenticios de alta calidad relacionados con
el arroz. Para ello, contamos con talento humano eficiente, calificado y comprometido, sumado a la
más avanzada tecnología y excelencia en el servicio, buscando crecimiento y rentabilidad de los
accionistas, preservando el medio ambiente y generando bienestar a colaboradores, productores y
comunidad en general. (Florhuila, 2017)
 Hemos encontramos también que La organización Florhuila S.A. tiene como visión
convertirse en.
…La organización líder en el sector agroindustrial del arroz a nivel nacional e internacional,
mediante el desarrollo de productos tradicionales e innovadores con los más altos estándares de
calidad; así como el uso de tecnologías limpias que contribuyan al mejoramiento ambiental logrando
un desarrollo sostenible que nos permita brindar bienestar a los grupos de interés social siendo nuestra
mayor responsabilidad. (Florhuila, 2017)

3. Subsistemas que lo componen

El molino que tiene la organización en el municipio de Chicoral – Tolima, tiene una
estructura interna representada por un equipo de trabajo para cada área. Este equipo es
coordinado por un jefe. A continuación se describe cada jefatura y los procesos que se dan en
cada una.

2.2 Jefe de Talento Humano

La jefatura de talento humano es un área de suma importancia para la empresa ya que

como lo menciona Oscar Pérez:
El jefe de talento humano mide y administra el desempeño de los colaboradores a través de la
capacitación, la retroalimentación y el apoyo, que les permita tener una visión clara de las
competencias que necesitan para alcanzar el éxito personal y organizacional. (Pérez, 2016)

En esta área se dan varios procesos específicos los cuales se describen a continuación:
Proceso de selección y reclutamiento: el Administrador de Empresas Idalberto Chiavenato en su
libro “Administración de Recursos Humanos” describe la selección de la siguiente manera:
El proceso de selección no es un fin en sí mismo, es un medio para que la organización logre sus
objetivos. El proceso de selección consiste en una serie de fases iniciales que deben ser
claramente definidas y debe realizarse de la siguiente forma específica:
 Detección y análisis de necesidades de selección.
 Requerimiento
 Descripción y análisis de la posición a cubrir.
 Definición del perfil
 Definición del método de reclutamiento
 Concertación de entrevistas
  Entrevistas + técnicas de selección
 Elaboración de informes
 Entrevista final. (Chiavenato, 2009).

Para hacer el reclutamiento de personal, continuamente la organización reúne solicitudes

de empleo para posteriormente seleccionar a las personas que serán contratadas, esto se hace
previo a la de selección y de una manera oportuna, económica y con suficiente cantidad y
calidad.
 Contratación y Nómina: Aquí encontramos una serie de actividades todas ellas
encaminadas a reducir y controlar costos operacionales, optimizar el foco
estratégico de la compañía y evitar riesgos jurídicos o sanciones, elaboración de
contratos de trabajo en las diferentes modalidades, afiliación al Sistema de
Seguridad Social para el empleado y sus beneficiarios, tramite de cobro
incapacidades, elaboración de la planilla de prestaciones sociales, elaboración de la
Pre nómina, manejo del archivo de nómina para pago en bancos, emisión y envío de
comprobantes de nómina, liquidaciones de contrato de trabajo.

 Seguridad y salud en el Trabajo: en el documento de “Gestión de Seguridad y Salud

en el Trabajo” de la UNAD nos menciona que este proceso está orientado a
“…lograr una adecuada administración de riesgos, de manera que permita mantener el
control permanente de los mismos en los diferentes oficios y que contribuya al bienestar
físico, mental y social del trabajador y al funcionamiento de los recursos e instalaciones”.
(UNAD, 2017)

2.3 Jefe Financiero

Desde esta área esta se desempeñan las actividades que tienen que ver con las finanzas
de la empresa de forma dual —inversión-financiación— entre estas actividades se destacan:
 Búsqueda de los fondos financieros más adecuados para la actividad de la empresa.
 Asignación de estos fondos en los proyectos de inversión más seguros y rentables.
 Determinación de la política de dividendos más conveniente.
 Planificación financiera a corto y a largo plazo.
 En esta dependencia se dan los siguientes procesos:
 Proveedores: su función es asegurar la adquisición de los mejores
productos/servicios que hay en el mercado con las mejores condiciones, las
entregas en tiempo oportuno.
 Compras: el responsable de esta área debe conocer la oferta del mercado, recoger
las necesidades y demandas de los clientes internos, liderar el abastecimiento, la
selección de los proveedores, negociar precios y condiciones de compra.
 Tesorería: se encarga de gestionar y dirigir los asuntos relacionados con los flujos
monetarios.

2.4 Jefe de Producción

Desde esta área se asegura la producción del producto terminado el cual inicia desde la
recolección de la materia prima hasta el empaque. En este departamento se dan varios procesos:
 Recolecta de la materia prima: se recibe directamente desde los cultivos el grano de
arroz sin descascarar, este puede venir en bulto o a granel.
 Prelimpieza: este proceso permite extraer tallos y otras impurezas tanto grandes
como pequeñas, que vienen con la materia prima desde la recolecta.
 Secamiento: a través de un flujo continuo de aire caliente se seca a materia prima.
 Almacenamiento: después del secamiento la materia prima se almacena en silos.
 Prelimpieza: con una Limpiadora de zaranda y un proceso de succión se eliminan
otras impurezas que hayan quedado.
 Descascarado: En esta operación se utilizan dos rodillos a los cuales se les debe
aplica la velocidad y presión adecuada extraer la cascara del grano evitando que se
parta.
 Pulimento: a través de la fricción y un esmeril abrasivo se remueven la capa de
aleurona (harina de arroz).
 Clasificación: se clasifica por tamaño a través de una zaranda y luego por color a
través de un ojo óptico.
  Empaque: finalmente se empacado automáticamente en diferentes presentaciones y
este sería el producto terminado.

2.5 Jefe de Laboratorio

Jefe de Laboratorio es el responsable de realizar y/o supervisar las actividades de control

del área con el fin de garantizar los niveles de calidad definidos; define y revisa los procesos y
procedimientos utilizados para asegurar la eficiencia y la calidad de los productos.
Entre las actividades o procesos podemos destacar dos:
 Toma de muestra: esta es una herramienta esencial para el diagnóstico nutricional
de cultivos. Consiste en medir el contenido total de los nutrientes presentes en las
hojas u otra parte de la planta, a través de procedimientos químicos específicos. La
toma de muestras debe realizarse de una manera apropiada, con el fin de asegurar
una muestra representativa para efectuar un buen análisis y diagnóstico.
 Laboratorista: el laboratorista realiza el análisis cuantitativo y cualitativo para la
recepción de materia prima (arroz paddy húmedo y seco), llena el formato con el
resultado de los análisis de laboratorio, garantizar el mantenimiento de los equipos
de laboratorio, mantiene actualizado los registros de mantenimiento de los equipos
y presta apoyo en el área de secado, almacenamiento y silos.

2.6 Jefe de Marketing y Ventas

El Jefe de Marketing y Ventas es el responsable de garantizar que se cumplan los

objetivos de ventas de una empresa. Con el fin de alcanzar más fácilmente los objetivos de
ventas, el gerente tiene que desarrollar una estrategia de marketing eficaz, y este proceso a
menudo implica trabajar con el departamento de publicidad de la empresa o empresas de afuera.
 Marketing: aquí se diseña la mezcla estrategias de mercadeo, se consiguen los
clientes reales, que compran.
 Ventas: las tareas de marketing son parte de sus responsabilidades del encargado de
las ventas; pues se toma la iniciativa en el establecimiento de estrategias y decide
qué comunicaciones de marketing son necesarias para apoyar sus esfuerzos.
 A continuación se presenta una tabla en la que se resume cada uno de los subsistemas con
sus procesos.

Subsistema Descripción Procesos y descripción

Mide y administra el desempeño de los Selección y
colaboradores a través de la capacitación, reclutamiento
Jefe de
la retroalimentación y el apoyo, que les permita Contratación y nómina
Talento
tener una visión clara de las competencias que Seguridad y Salud en el
Humano
necesitan para alcanzar el éxito personal y trabajo
organizacional.
Desde esta área esta se desempeñan las Contabilidad
actividades que tienen que ver con las finanzas de Proveedores
la empresa de forma dual —inversión- Compras
financiación— entre estas actividades se destacan:
Tesorería
 Búsqueda de los fondos financieros más
Jefe
adecuados para la actividad de la empresa.
Financiero
 Asignación de estos fondos en los proyectos de
inversión más seguros y rentables.
 Determinación de la política de dividendos más
conveniente.
 Planificación financiera a corto y a largo plazo.
Desde esta área se asegura la producción del Secado
producto terminado el cual inicia desde la Almacenamiento
recolección de la materia prima hasta el empaque. Descascarado
Jefe de
Pulimiento
Producción
Clasificación
Empaque
Recolecta
Es el responsable de realizar y/o supervisar las Laboratorista
actividades de control del área con el fin de Toma de muestra
Jefe de garantizar los niveles de calidad definidos. Define
Laboratorio y revisa los procesos y procedimientos utilizados
para asegurar la eficiencia y la calidad de los
productos.
Es responsable de garantizar que se cumplan los Mercadeo
Jefe de objetivos de ventas de una empresa. Con el fin de
Marketing y alcanzar más fácilmente los objetivos de ventas, el Ventas
Ventas gerente tiene que desarrollar una estrategia de
marketing eficaz, y este proceso a menudo implica
 trabajar con el departamento de publicidad de la
empresa o empresas de afuera.
Tabla 2: Resumen de subsistemas

4. Aspectos que se consideran afecta el sistema

De acuerdo a la problemática planteada, se mencionan los siguientes aspectos que se

consideran puedan estar afectando al sistema en el logro de sus objetivos.
 Ausentismo: puede pasar que dentro de los subsistemas se presente ausencia del
personal a causa de incapacidades.
 Maquinaria: Las fallas en la maquinaria podría llevar a retrasos en la producción y
afectar el subsistema, al final no se obtendría la cantidad de producto esperado.
 Herramientas: Los daños en las herramientas de trabajo desfavorecen en buen
funcionamiento de los procesos de producción.
 Reprocesos: La falla en uno de los procesos puede ocasionar que se deba repetir
hasta obtener un buen producto, lo que lleva a una pérdida de tiempo y al final se
verá reflejado en las unidades esperadas.
 5. Formato de Autoevaluación y Coevaluación

FORMATO DE AUTOEVALUACIÓN Y COEVALUACIÓN DEL TRABAJO

COLABORATIVO

5.1 Autoevaluación

Criterio 3 Criterio 4
Criterio 1 Criterio 2
(Desempeño (Aporte en la
Integrantes Del (Participación (Participación Total por
de su rol calidad del
Grupo significativa constante en el integrante
dentro del trabajo
en el Foro) Foro)
grupo) consolidado)
Yimmi Orlando
5 5 5 5 20
Guzmán
Edwin Gerardo
5 5 1 5 16
Ramírez
Jacinto De Jes Torres 3 3 1 3 10
Jhon Edier Uribe 1 3 1 1 6

Calificación
Autoevaluaci Valoración William Yimmi
Valoración Media Valoración Alta Andrés Orlando
ón Baja
Gómez Guzmán
Quiroz Caicedo
Sus aportes no Mis aportes fueron Mis aportes fueron
fueron significativos, pero significativos y
Participación significativos, falto mayor relevantes para el
significativa no realice una profundidad en mis desarrollo del trabajo. 3 5
en el Foro investigación participaciones. (3 Se caracterizaron por
apropiada de los puntos) ser profundos y bien
temas. (1 punto) elaborados (5 puntos)
No participe en Realice al menos 3 Realice al menos 5
el Foro o realice participaciones participaciones
menos de 3 significativas pero significativas y mi
Participación
participaciones estás no fueron muy interacción fue
constante en 3 5
significativas. constantes y constante durante todo
el Foro
(1 punto) relevantes. (3 puntos) el plazo del trabajo
colaborativo (5
puntos)
No tenía un rol Tenían un rol Tenía un rol asignado
Desempeño
asignado o no asignado, pero puedo que cumplí de forma
en mi rol
cumplí con mi cumplir de mejor apropiada, lo cual se 3 5
dentro del
rol manera con mis evidencia en la buena
grupo
funciones. (3 puntos)
 seleccionado. (1 calidad del trabajo
punto) presentado. (5 puntos)
No participe en Mi participación en la Mi participación en la
el trabajo o mi consolidación fue consolidación del
Aporte en la participación enaceptable, aunque trabajo fue activa y
calidad del la consolidaciónpude haber estuve dispuesto/a
3 3
trabajo fue mínimo. (1 retroalimentado a mis para retroalimentar a
consolidado punto) compañeros de forma mis compañeros o
más apropiada y hacer las correcciones
constante. (3 puntos) pertinentes. (5 puntos)
Total de la autoevaluación 12 18
Tabla 3: Autoevaluación

5.2 Coevaluación

Criterio 1 Criterio 3 Criterio 4

Criterio 2
(Participació (Desempeño (Aporte en la
(Participació Total por
Integrantes Del Grupo n de su rol calidad del
n constante integrante
significativa dentro del trabajo
en el Foro)
en el Foro) grupo) consolidado)
Yimmi Orlando
5 5 5 5 20
Guzmán
William Andrés Gómez
3 3 3 3 12
Quiroz
Tabla 4: Coevaluación
 Conclusiones

Con el desarrollo del trabajo colaborativo se aprende a conocer la importancia que tiene
el identificar los subsistemas en una empresa como parte fundamental en el funcionamiento
integral de la unidad involucrada y su relación entre partes.
 Bibliografía

Chiavenato, I. (2009). Administración de Recursos Humanos. En I. Chiavenato, Administración

de Recursos Humanos. Brasil.
Florhuila, O. (2017). Arroz Florhuila. Obtenido de Arroz Florhuila:
http://www.florhuila.com/vision-y-mision/
Pérez, O. (24 de 05 de 2016). Blog PeopleNext. Obtenido de Importancia de la Gestión de
Talento Humano en la Empresa: http://blog.peoplenext.com.mx/importancia-de-la-
gestion-de-talento-humano-en-la-empresa
UNAD, U. N. (04 de 07 de 2017). Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo. Obtenido de
Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo: https://sig.unad.edu.co/sig/seguridad-salud-
trabajo