A Arquivística

O objecto intelectual da Arquivística é a informação, mais precisamente, os

dados que possibilitam a informação.
Mas temos que ter em conta alguns objectos físicos:

 O Arquivo – os conjuntos documentais produzidos/recebidos/acumulados pelas

entidades (privadas ou públicas) sobre os quais a Arquivística vai aplicar a sua
teoria, metodologia e praxis de forma a chegar aos seus objectivos.

 O Documento – em si, ainda que possa parecer paradoxal visto que a

Arquivística funciona e trabalha com conjuntos orgânicos de documentos.A
verdade é que, sem que se conheçam, em sua natureza e elementos, os
integrantes dos conjuntos, isto é, os documentos-indivíduos , não se poderá
compreender a totalidade. O objectivo da Arquivística por meio das suas
metodologias, teorias e aplicações práticas é dar a conhecer a informação.

A Arquivística vai funcionar como testemunho do direito dos cidadãos quando

utilizada pelos historiadores para a crítica e explicação das sociedades passadas e
que, inclusive independentemente destes usos, permanece como componente de um
corpus informacional que permite a transmissão cultural de geração a geração.
A especificidade da arquivística relativamente às outras “ciências” da
informação, tais como a biblioteconomia, a museologia e a própria documentação,
reside justamente, na peculiaridade da origem e formação de seus objetos: o arquivo e
os documentos de arquivo.

Arquivos
 São a evidência das actividades e direitos legais das instituições e dos
indivíduos;
 Um arquivo deve ser conservado integralmente e nunca separado, dividido ou
organizado segundo critérios que não os da sua organização original.
 Constituem uma fonte de informação insubstituível relativamente à história dos
países, e à sua evolução demográfica, política, económica e social.
 Do Grego “Archeion” – edifício governamental
 Originalmente, o termo aplicava-se aos documentos das instituições
administrativas (governos)
 Acaba por se estender aos restantes domínios da vida pública e privada
História dos Arquivos
Surgem na antiga Mesopotâmia: tal como a escrita veio responder às
necessidades dos primeiros administradores e contabilistas, antes de responder a
necessidades intelectuais e artísticas, a conservação de documentos veio responder
às necessidades das crescentemente complexas sociedades urbanas dos vales do
Tigre e do Eufrates.
As primeiras placas de argila conservam os textos de proclamações e decretos,
listas de inventários e transacções comerciais entre privados e instituições, ou
decisões judiciais – estes documentos, por sua vez, constituem os primeiros arquivos.
Grécia e Roma: desenvolve-se a prática da conservação dos Arquivos, que
atingem um alto nível de perfeição sob a administração burocrática dos Impérios
Romano e Bizantino.
• Alta Idade Média: decadência
• Renascimento: ressurge a prática da conservação dos arquivos a partir do
reinado de Hohenstaufen-Anjou, no sul de Itália e nas cidades-estado no norte
italiano: os arquivos revelam-se uma parte fundamental na afirmação do Estado
moderno.
Tendência para a concentração dos arquivos, antecipando os Arquivos
Nacionais:
– Arquivos Gerais de Simancas, España (1543);
– Arquivos da Dinastia, Estado e Corte em Viena (1749)
Revolução Francesa: criação do Archive National de France, como depósito dos
documentos do governo central, passado e presente; posteriormente, estabelecimento
de arquivos regionais nas províncias e departamentos (archives départementales). É
também a Revolução Francesa que reconhece aos cidadãos o direito a consultarem os
arquivos do Estado,frisando que estes “são propriedade do povo cujos direitos legais e
história preservam”.

Princípios Arquivísticos
Os princípios arquivísticos constituem o marco principal da diferença entre a
arquivística e as outras “ciências” documentais. São eles:

 Princípio da Proveniência
Fixa a identidade do documento, relativamente ao seu produtor. Segundo este
princípio, os arquivos devem ser organizados obedecendo à competência e às
atividades da instituição ou pessoa legitimamente responsável pela produção,
acumulação ou guarda dos documentos.
Arquivos originários de uma instituição ou de uma pessoa devem manter a respectiva
individualidade, dentro de seu contexto orgânico de produção, não devendo ser
mesclados a outros de origem distinta.
  Princípio da Organicidade
As relações administrativas orgânicas refletem-se nos conjuntos documentais. A
organicidade é a qualidade segundo a qual os arquivos espelham a estrutura, funções e
atividades da entidade produtora/acumuladora nas suas relações internas e externas.

 Princípio da Unicidade
Não obstante, forma, género, tipo ou suporte, os documentos de arquivo conservam o
seu caráter único, em função do contexto em que foram produzidos.
Princípio da Indivisibilidade ou integridade
Os fundos de arquivo devem ser preservados sem dispersão, mutilação, alienação,
destruição não autorizada ou adição indevida.
Princípio da Cumulatividade
O arquivo é uma formação progressiva, natural e orgânica.

Teoria das Três Idades

A teoria das três idades, sistematizada pelos norte americanos nos anos 70 do
século XX, é um ponto de chegada natural dos estudos arquivísticos que, desde o
século XIX, tentavam estabelecer uma ponte entre a documentação de gestão e a
documentação destinada a ser preservada para fins de pesquisa. Corresponde à
sistematização do ciclo vital dos documentos de arquivo. É uma denominação que
corresponde ao uso dos documentos.

 Arquivos Correntes ou Administrativos

Asseguram o funcionamento das instituições e a aplicação dos direitos legais e das
políticas institucionais e governamentais.
As funções ou tarefas arquivísticas desta fase são o apoio à produção e à destinação,
a classificação, o servir à consulta administrativa (que é frequente), a primeira
guarda, a conexão do documento com seus prazos de destinação, estabelecidos pelas
Tabelas de Temporalidade.

 Arquivos Intermédios
Contêm documentos que ainda podem ser úteis na vida dos cidadãos e das instituições,
e cujo destino final, dependendo do seu valor intrínseco, poderá ser a eliminação ou a
passagem para o arquivo histórico.
Devem ser simples e funcionais, permitindo a guarda de grandes volumes de
documentos, proporcionando:
- Economia de espaço, pessoal, equipamento e tempo;
- Maior e melhor colaboração entre arquivistas e administradores;
- Racionalização da guarda e preservação dos acervos documentais;
- Resposta imediata e precisa às questões impostas pela administração;
 - Garantia de recolhimento aos arquivos permanentes dos documentos que devem ser
conservados definitivamente.

 Arquivos Históricos ou Permanentes

Contêm a informação indispensável ao reconhecimento da história dos países,
possibilitando a compreensão da evolução e dos problemas contemporâneos
São o conjunto de documentos custodiados em caráter definitivo, em função do seu
valor secundário.
O documento passa a ser considerado fonte de pesquisa e informação para terceiros e
para a própria administração
A passagem de documentos do arquivo intermediário para o arquivo permanente
denomina-se recolhimento.

Tipos de arquivos (quanto às instituições

que produzem os documentos)
 Arquivos públicos (nacionais, distritais, municipais; notariais, de ministérios, de
escolas, de entidades administrativas variadas – são indispensáveis para a protecção
da propriedade e outros direitos legais dos cidadãos)
 Arquivos empresariais
 Arquivos de família ou privados
 Arquivos eclesiásticos

Tipos de Arquivos (quanto à

tipologia dos documentos)
 Arquivos audiovisuais
 Arquivos fotográficos
 Arquivos digitais

Arquivos importantes no mundo

 Arquivos do Vaticano (arquivos secretos abertos ao público erudito em 1881
pelo Papa Leão XIII)
 National Archives and Records Service (EUA)
 Arquivos do Museu do Palácio de Pequim
 Organização internacional: International Archives Council, fundada em 1948.
Descrição/A norma Isad(g)
Trata-se de normas de descrição estabelecidas pelo Conselho Internacional de
Arquivos, e divulgada em 2000 no XIV Congresso Internacional de Arquivos, realizado
em Sevilha.

 Área de identificação (nome e nível da unidade que está a ser descrita; datas
de produção ou datas-limite, de acordo com o caso; dimensão e codificação, se
houver);
 Área de contexto de produção (nome da entidade/pessoa física, história
administrativa/biografia, história custodial (ou arquivística) e origem do
recolhimento/aquisição);
 Área de conteúdo e estrutura (os assuntos tratados e as espécies
documentais componentes, de modo a demonstrar as potencialidades de
pesquisa; o arranjo interno e informações sobre alterações na dimensão do
conjunto);
 Área de acesso e uso (condições legais, estado físico do suporte, idiomas,
outras descrições já publicadas);
 Área de fontes relacionadas (documentos de interesse relacionados com os
descritos)
 Área de notas (outras informações importantes que não se acham nas outras
áreas).