SISTEMA ALFABETICO POR ASUNTOS

Es un sistema muy utilizado en la pequeña y mediana empresa cuando se

necesita archivar por temas, pues los negocios no sólo tienen que ver con
personas sino también con productos, materiales y servicios. Estos datos le
dan el nombre de archivo por asuntos.
Es necesario recordar que no existe un sistema de archivo mejor que otro. Lo
importante es que el sistema responda a las necesidades de la empresa.
El objetivo de este sistema de archivo es que los usuarios puedan identificar
con rapidez la estructura del mismo ya que su practicidad así lo permite.

CLASIFICACIÓN
TIPO DICCIONARIO: Cada asunto se archiva por su respectiva letra.
Ejemplos: "Sistema de Publicidad " se ubica en "S" "Mercados Exteriores" se
ubica en "M" "Ventas Generales" se ubica en "V"

TIPO ENCICLOPEDIA:
Consiste en seleccionar asuntos principales, ordenarlos alfabéticamente y
organizar cada grupo conservando el orden alfabético, Es necesario escoger
nombres simples, significativos y técnicos para cada asunto.
En este sistema Alfabético por Asuntos, las guías principales las constituyen
los nombres de los grupos: ejemplo, Asientos, Mesas. (lo que se vende)
Seguido por los subgrupos: Hogar, Oficina. (para que lugares se vende)
Por ultimo las carpetas: Acrílico, Madera, Metálica, vidrio. (material en el que
se vende).
PROCESO PARA ARCHIVAR POR ASUNTOS
A. INSPECCIONAR: verificar que los documentos tengan las iniciales que
autorizan su archivo.
B. CLASIFICAR: Lea, estudie y analice cada documento y determine el asunto
bajo el cual lo va a archivar.
C. MARCAR: Si el asunto aparece escrito en la carta en forma idéntica al
rótulo de la carpeta donde ha de archivarse, subraye con lápiz de color. Si el
asunto no aparece en la carta, es necesario escribirlo en la parte superior de
la misma.
D. DISTRIBUIR: Marcadas las cartas y preparadas las referencias, si las hay,
clasifique primero de acuerdo con los asuntos principales, y luego por las
divisiones de los mismos.
E. ARCHIVAR: Después del paso anterior, proceda a colocar los documentos
en las carpetas.

CONTROL CRUZADO
Es un formato empleado para dejar constancia en una carpeta de que en otra
hay una comunicación que trata un tema relacionado con ese asunto, pero
que debido a su contenido múltiple el original ha sido archivado en otra.
EJEMPLO: LA COMPRA DE UNA IMPRESORA
Según las políticas de la empresa la factura original podría quedar en el folio
de compras de bienes.
Una copia podría quedar como documento soporte del pago de la impresora
(egreso).
 NORMAS PARA CONSULTAR UN ARCHIVO
ALFABETICO POR ASUNTOS
El procedimiento que se deberá seguir al buscar documentos solicitados en
un archivo alfabético por asuntos es:
a. Determinar bajo qué asunto se encuentra el documento solicitado.
b. Localizar la guía alfabética.
c. Localizar el asunto en la guía principal.
d. Localizar la carpeta
f. Localizar el documento.
g. Llenar la tarjeta o ficha de AFUERA, si va a prestar el documento.
h. Sacar el documento y en reemplazo colocar la ficha.
i. Colocar la guía de AFUERA dentro de la carpeta.

Estos pasos son los que el archivista debe aplicar en el momento en que le
sea solicitado un documento para su consulta, ¿si es el caso, de que el
documento deban sacarlo del lugar del archivo, el archivista deberá hacer
una guía informando quien la llevo?, ¿para qué?, y hasta cuándo? Esta ficha
debe quedar ubicada en la carpeta de donde se sacó el documento.
ACTIVIDAD
1- ¿Que es un sistema alfabético por asuntos?
2- ¿Cómo se clasifican?
3- Grafique (dibuje) según los ejemplos dados de cada
clasificación.
4- tome las siguientes referencias de la empresa de
turismo “yo si viajo” y realice con ellas el proceso para
archivar por asuntos. Para el último paso que es
archivar realice un gráfico.
AMAZONAS INTERNACIONALES
BRASIL NACIONALES
DON LOLO VIAJES
EUROPA BOGOTA DC
INTERNACIONALES CARTAGENA
MEXICO-HOTEL ESTADOS UNIDOS
NEW YORK RESORT HOTELES
ARGENTINA LAS AMERICAS - BOGOTA
BUENOS AIRES SUIT NACIONALES
EJE CAFETERO
GRAN COLOMBIA- Hotel

5- En una empresa de hotelería y turismo, ¿en qué

momento cree que se podría aplicar la elaboración
del documento de control cruzado?

6- ¿Quién debe aplicar las normas para la consulta de

un archivo alfabético por asuntos, el archivista? o el
usuario? ¿Y por qué?