Documento

Manual
SECRETARIA
Código
MF-SC-01

Índice

1 Objetivo del Puesto de Trabajo

2 Dependencias
3 Funciones del Puesto de Trabajo
4 Competencias para Ocupar el Puesto de Trabajo
5 Condiciones de Trabajo a Desarrollar
6 Posición dentro de la Organización

16 07 2014
Revisión: 01 Fecha: Página: 1 de 4
DD MM AA
 Documento
Manual
SECRETARIA
Código
MF-SC-01

1. Objetivo del Puesto de Trabajo

Brindar apoyo secretarial a las labores administrativas y financieras en los distintos

departamentos.

2. Dependencias

Dependencia: Gerente General, Gerente Administrativo, Contabilidad, Gerencia de

Operaciones.
Dependiente: Ninguna

3. Funciones del Puesto.

Este cargo implica las siguientes funciones y responsabilidades:

 Atender y efectuar llamadas telefónicas, así como mantener actualizada la agenda,

programando las reuniones y citas respectivas.
 Atención a clientes
 Recibir, enviar y clasificar correspondencia.
 Control del fax y correspondencia
 Llevar control de los materiales de oficina, cafetería y prever necesidades y hacer
la solicitud correspondiente.
 Coordinación de los viajes de las diferentes personas. (Gerentes, Supervisores y
Contabilidad)
 Manejar agenda y la asistencia directa de Gerencias o del jefe inmediato.
 Coordinar y organizar reuniones y eventos que sean requeridos por gerencia
general.
 Elaborar informes de control de asistencia del personal.
 Archivar consumo de diesel de las camionetas que le pasa contabilidad.
 Coordinación de las compras que solicita Gerencia.
 Mantener actualizado y organizado el archivo y expediente.
 Llevar control de los archivos bajo su responsabilidad.
 Abrir expedientes y proporcionar los expedientes que le sean requeridos.
 Mantener actualizados y proporcionar mantenimiento al sistema de control de
archivos, físicos o magnéticos.
 Llenar formatos administrativos (a máquina o computadora): formas únicas,
recibos, requisiciones, órdenes de compra, etc.

16 07 2014
Revisión: 01 Fecha: Página: 2 de 4
DD MM AA
 Documento
Manual
SECRETARIA
Código
MF-SC-01

Actividades manejo de caja chica

 Entrega de fondos a las personas autorizadas que los requieren.

 Archivo de las facturas de respaldo para la reposición de la caja chica.
 Elaboración de reporte diario de egresos donde se incluye la fecha, el número de
factura, retención y el tipo de pago. Este reporte debe ser entregado al Gerente
Financiero.

Actividades de Asistencia en viajes

 Coordinación de viajes y con la asistente de operaciones lo que se refiere a

viáticos y transportación de las personas que van a viajar.

Nota. Las Facultades y funciones enunciativas y de ninguna manera limitativas y que

priven la creatividad y mayor exigencia del cargo por lo cual no se imputará como
funciones incongruentes ni inconsecuentes y menos carentes de claridad.

4. Competencias para Ocupar el Puesto de Trabajo

4.1 Educación y/o formación Secretariado Ejecutivo o auxiliar de Oficina, con

sólidos conocimientos verificables en el área.
Redacción comercial.
Con conocimientos de computación:
•Ms Word.
•Ms Excel
4.2 Experiencia requerida Un año en cargos similares.
4.3 Actitudes Sensatez
4.4 Aptitudes Organización
4.5 Habilidades Trabajo en equipo.
Uso de fax
Uso de fotocopiadora
Habilidad en la atención al público
Discreción
4.6 Comportamiento Control de procesos y tareas, Responsabilidad
Horario y puntualidad.
4.7 Conocimientos Conocimientos básicos del área de trabajo.
Manejo de Archivo
Redacción

5. Condiciones de Trabajo a Desarrollar

16 07 2014
Revisión: 01 Fecha: Página: 3 de 4
DD MM AA
 Documento
Manual
SECRETARIA
Código
MF-SC-01

5.1 Esfuerzo Mental del Puesto Bajo.

5.2 Esfuerzo Visual Bajo.
5.3 Esfuerzo Físico Bajo.
5.4 Riesgo del Puesto Ninguno Aparente.

6. Posicionamiento dentro del Organigrama

GERENTE
GENERAL

SECRETARIA

GERENTE GERENTE DE
ADMINISTRATIVA OPERACIONES

SUPERVISOR
QHSE

SUPERVISOR DE SUPERVISOR DE JEFE DE

CONTABILIDAD LOGISTICA OPERACIONES CAMPO MANTENIMIENTO

RECURSOS COMPRAS / TECNICOS CHOFERES OPERADORES SOLDADORES

HUMANOS / ALMACEN ELECTRICOS
AUXILIAR CONTABLE

PERSONAL DE
APOYO

wr.

16 07 2014
Revisión: 01 Fecha: Página: 4 de 4
DD MM AA