Ejecución y Presentación del Informe de la Auditoria Administrativa

Eje No 4

Judy Andrea Rodríguez Camargo

Auditoria Administrativa

Fundación Universitaria Areandina

Administración de Empresas
Bogotá
 2019

Índice

Introducción 4
Planear la Investigación 5
Definir el objetivo 5
Indicar el tiempo del trabajo 5
Planear las fases y las condiciones del trabajo 6
Indicar los medios de búsqueda de información y las condiciones para obtenerla 6
Analizar el tema 6
Indicar las condiciones de la empresa a auditar y su negocio 7
Determinar las condiciones de operación 7
Indicar los factores que intervienen en el proceso y las funciones 7
Indicar cuál sería la información mínima requerida 8
Recopilación de la información 8
Verificación de la información 8
Examinar cada factor 8
Examen de cada Factor 9
¿Hasta qué grado es coherente el desempeño de los factores con las funciones asignadas? 9
¿Cuál es la tendencia de cada factor? 9
¿Cuáles elementos del factor están apoyando la operación de la empresa? 10
¿Qué objetivos se pretendían lograr en cada tema del factor? 10
¿Cuáles son los recursos con los que cuenta para lograr los objetivos trazados? 10
Combinar los hallazgos y diagnosticar 10
¿Cuáles la capacidad óptima para el logro de los objetivos? 10
¿Cómo se está ejecutando realmente el proceso de acuerdo con lo planeado? 11
¿Qué factores no permiten que se logre los objetivos con claridad? 11
¿A qué factores debemos poner más atención? 11
¿Cuáles objetivos pueden alcanzarse con estas condiciones y cuáles no? 11
 Los objetivos como empresa al final del semestre se han cumplido en un porcentaje mayor
al esperado, pero si vemos de manera individual por departamento no existe un registro
efectivo de las operaciones que se realizan a lo largo del cumplimiento de los estos. 11
Presentación del Diagnóstico 12
Se debe preparar los documentos para hacer la preparación del diagnostico 12
Indicar con claridad la problemática y los factores que la generan 12
Exponer a las personas involucradas 12
Sugerir las decisiones para mejorar e impulsar que se hagan. 12
Definir un proceso claro de: 12
- Salida de elementos de tecnología 12
- Ingreso de elementos de tecnología 12
Conclusiones y Recomendaciones 13
Bibliografía 14
Introducción

El presente trabajo se presenta bajo los parámetros del análisis factorial propuesta en el eje No 3
de la clase de Auditoría en Administración de Empresas.

El trabajo describe los puntos a desarrollar en una auditoría bajo el modelo de análisis factorial
esta información corresponde a la empresa real evaluada en el eje No 2. El objetivo principal
culminar los procesos de análisis factorial de una empresa real.

Se obtuvo información de la Empresa Andirent SAS la cual se encuentra catalogada como una de
las mejores en sus 11 años que brinda los servicios con rapidez e innovación. La meta y el
propósito de analizar es brindar un proceso que pueda ser completamente aplicable brindándoles
un beneficio a sus procesos.
Planear la Investigación

Definir el objetivo

- Evaluar las actividades de los procesos y normatividad concordante, con el fin de

diagnosticar y establecer las recomendaciones pertinentes.

Indicar el tiempo del trabajo

El tiempo estimado para realizar esta actividad es el establecido en el cronograma

 CRONOGRAMA ACTIVIDADES DE AUDITORIA
ACTIVIDAD 04-mar 05-mar 06-mar 07-mar 08-mar 11-mar 12-mar 13-mar 14-mar 15-mar
Conocer y analizar la asignación de
trabajo
Conocer la compañía a evaluar
Identificar el persona clave del proceso
auditar
evaluar controles
identificar los factores de riesgo en el
proceso y las funciones
Indicar la informacion minima requerida
Recopilacion de informacion
verificacion de la informacion
Examinar cada Factor
Combinar hallazgos y diagnosticar
Presentar Diagnostico
Conclusiones y recomendaciones

Fuente: Propia

Planear las fases y las condiciones del trabajo

- Asignación del equipo auditor

- Ejecución de la auditoria
- Socialización y Distribución del informe
- Seguimiento de las acciones

Indicar los medios de búsqueda de información y las condiciones para obtenerla

- Observación: Determinando condiciones laborales y organizacionales

- Entrevistas: Diálogos con directivos o funcionarios del cargo o área.
- Cuestionarios: Preguntas concretas para evidenciar procesos
- Fuentes documentales: Que soportan las transacciones económicas.
Analizar el tema

Indicar las condiciones de la empresa a auditar y su negocio

Como explicamos en la actividad del eje No 2, Andirent es una compañía que tiene 11 años en el
mercado, brindando soluciones integrales en renta en el menor tiempo del mercado, con una
experiencia y un servicio único brindando espacios totalmente adecuados para que nuestros
clientes se dediquen a su operación despreocupándose de los proveedores y diferentes cargas que
representan el mantener una operación funcional.

Determinar las condiciones de operación

En el momento de realizar en análisis de sus procesos internos, evidenciamos que una de las
grandes falencias es su departamento de Inventarios, en el cual no hay procesos definidos. Y no
existen controles claros que evidencien el ingreso y la salida de los elementos hacia los clientes.

Los procesos se van crean a necesidad, permitiendo que sus colaboradores decidan
espontáneamente de acuerdo a la situación y a la información del momento.

Indicar los factores que intervienen en el proceso y las funciones

Los factores que inciden en el proceso elegido son los funcionarios directamente implicados

- Coordinador de inventarios:
- Coordinar y garantizar el control de los inventarios
- Verificar y coordinar el proceso de devoluciones y traslados de los elementos a su
cargo, entre otras
- Manejo de bases para evidenciar salidas, entradas e inventarios en sedes
 - Existen auxiliares que realizan la labor de apoyo en estas labores y las funciones
operativos de registros físicos
- Manejo de la bodega y almacén

Indicar cuál sería la información mínima requerida

La información mínima requerida seria la que nos permita conocer los procesos, registro de
información, encargados del proceso

Recopilación de la información

La recopilación de la información se puede manejar en una matriz de auditoria, que nos permita
obtener un análisis de la compañía en todas sus áreas.

Verificación de la información

La verificación de la información se realiza por medio de la la ratificación por medio de los

documentos soportes y es una responsabilidad de la auditoria determinar que lo que se está
haciendo realmente en los niveles directivos, administrativos y operativos se realice de la manera
correcta buscando estar dentro de la norma y cumpliendo los objetivos de la compañía.

La información

La información va presentada, con formatos de auditoria y esta será socializada por medio de los
correspondientes informes para que sean aplicados los procesos sugeridos. Los informes estarán
acompañados de observaciones, conclusiones y recomendaciones.
Examinar cada factor

Es importante conocer de la compañía, y nos basamos en la información suministrada en el eje

No 2

Planes y objetivos de la compañía

Organización

Estructura de la organización

Políticas y prácticas

Reglamentos

Sistemas y procedimientos

Controles

Operaciones

Personal

Equipo físico

Examen de cada Factor

¿Hasta qué grado es coherente el desempeño de los factores con las funciones asignadas?

Se analiza que las funciones compartidas de dos coordinadores de un mismo departamento, son
difíciles de manejar para que se asignen las responsabilidades ya que ambos tienes las mismas
responsabilidades y esto no permite que exista un avance en las tareas porque no hay un
empoderamiento en sus actividades.
¿Cuál es la tendencia de cada factor?

Cuando analizamos los factores de la compañía Vs sus colaboradores, notamos que existen
empleados que no tienen claridad de realizar sus funciones con base a los valores de la compañía
y estimando la propuesta de valor de la misma

¿Cuáles elementos del factor están apoyando la operación de la empresa?

Los elementos que acompañan los resultados de la compañía son su capital humano, ya que son
cuadrillas de trabajo que permiten que la compañía cumpla con su promesa de valor en tiempos
records, teniendo en cuenta que al final siempre se terminan cumpliendo los compromisos con
los clientes.

¿Qué objetivos se pretendían lograr en cada tema del factor?

Los objetivos son identificar, administrar y mitigar los riesgos en la compañía

¿Cuáles son los recursos con los que cuenta para lograr los objetivos trazados?

- Recursos Internos: Capital Humano que se encuentra organizado por departamento como
mantenimiento, eléctricos, aires, directivos, inventarios, administrativos y operaciones.

- Recursos externos: Apoyo de contratistas, proveedores

Combinar los hallazgos y diagnosticar

¿Cuáles la capacidad óptima para el logro de los objetivos?

La capacidad optima en cantidades la empresa se encuentra con lo necesario y adicional tiene un

personal calificado para cumplir de manera óptima sus objetivos en cada proyecto.

¿Cómo se está ejecutando realmente el proceso de acuerdo con lo planeado?

El proceso se encuentra ejecutándose con observaciones y ajustes en su aplicación

¿Qué factores no permiten que se logre los objetivos con claridad?

Los factores que no permiten el logro de los objetivos son el diario operar sin orden, sin procesos
claros que distorsionan el rumbo objetivo de la misma

¿A qué factores debemos poner más atención?

Los factores internos. Intervienen de manera directa y sustancialmente en los procesos de la

compañía

¿Cuáles objetivos pueden alcanzarse con estas condiciones y cuáles no?

Los objetivos como empresa al final del semestre se han cumplido en un porcentaje mayor al
esperado, pero si vemos de manera individual por departamento no existe un registro efectivo de
las operaciones que se realizan a lo largo del cumplimiento de los estos.
El diario de operación de esta compañía se maneja a un ritmo realmente diferente al general y
como garantiza la funcionalidad óptima de más de 11 mil puestos de trabajo todo es urgente todo
es importante y todos sus clientes siempre encuentran una solución de su parte,
Presentación del Diagnóstico

Se debe preparar los documentos para hacer la preparación del diagnostico

Los documentos que se anexan al presente informe son la matriz de la auditoria en Excel este
permite apreciar toda la operación de la compañía de una manera objetiva

Indicar con claridad la problemática y los factores que la generan

La problemática está basada en la falta de asignación a un proceso a sus rutinas, de salidas e

ingresos de elementos al inventario, y el movimiento continuo de los mismos.

Exponer a las personas involucradas

Líder de Inventarios

Coordinador de inventarios

Auxiliar de Bodega

Prácticamente del Sena

Estas son la persona involucradas en el departamento de inventarios

Sugerir las decisiones para mejorar e impulsar que se hagan.

Definir un proceso claro de:

- Salida de elementos de tecnología
- Ingreso de elementos de tecnología
- Ingreso de devoluciones a la bodega
- Generar base de manera correcta informe mensual de las anteriores
- Inventario de existencias
- Procesos claro de reportes y solicitudes

Conclusiones y Recomendaciones

La auditoría de gestión es una herramienta que se aplica con el fin de generar las mejoras
necesarias en la compañía, evaluando los procesos y subprocesos obteniendo resultados que
promueven una reducción de costos

Generar indicadores utilizándolos como instrumentos reflejados en el cumplimiento de metas y

objetivos, los indicadores de calidad y productividad permiten mejorar tiempo evaluar el servicio
y nos permiten desarrollar planes y programas para mejorar los mismos indicadores, redundado
en resultados positivos para la compañía.
Como recomendaciones, es necesario planificar y socializar la información, implementar los
indicadores, desarrollar planes, mejorar el servicio, y desarrollar un plan de auditorías que
permitan que cada departamento participe activamente en la mejora continua

Bibliografía

https://www.dinero.com/edicion-impresa/management/articulo/auditoria-cuestion-riesgos/11375

https://areandina.instructure.com/courses/1855