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Universidad Galileo

CEI-IDEA IMB-PC San Juan


Aplicación de Procesos Administrativos Casos Empresariales
Lic. Sergio Leonel Salay Barillas

ENTREGABLE 1
(Duplicidad en ordenes de Producción)

Keysha Gabriela Abigail Gonzalez Morales


19004081
Guatemala, mayo de 2020
Universidad Galileo.
Automatización de Procesos Administrativos Casos Empresariales.
Sexto Trimestre.
Coordinación Automatización de Procesos Administrativos.

FORMATO DE CALIFICACIÓN DE CASO APACE ENTREGABLE 1


( TAREAS 1,2,3 )

Nombres: Keysha Gabriela Abigail Gonzalez Morales No. Carné: 19004081

Centro: CEI, IMB-PC San Juan Día: Jueves Hora: 8:00pm – 9:00pm

Nombre Tutor:
Nota Obtenida por el
No. DESCRIPCIÓN PUNTEO estudiante

TAREA 1
DETERMINACION Y SELECCIÓN DEL
PROBLEMA

1 Identificar el problema. 1

2 Formato: pasos para identificar el problema. 1


TOTAL, PUNTEOS DE LA TAREA 1. 2,00
TAREA 2
ANÁLISIS FODA Y ESTRUCTURA
ORGANIZACIONAL.

1 Elaboración del análisis FODA. 1

2 Matriz FODA. 1

3 Diseño de nueva estructura organizacional. 1

4 Clasificación de tipo de organigramas. 1

5 Explicación de cambios efectuados. 1


TOTAL, DE PUNTEOS DE LA TAREA 2. 5,00

TAREA 3
ESTRUCTURACIÓN DE PROCESOS
(DIAGRAMA DE CASO DE USO)

Análisis de solución ( proceso sistematizado)


1 1
2 Elaboración del diagrama de caso de uso. 2
TOTAL, DE PUNTEOS DE LA TAREA 3. 3,00
TOTAL GENERAL ENTREGABLE 1
10,00
Índice
• Introducción………………………………………………………………………….…….1.
• Tarea 1…………………………………………………………………………………….2.
o Determinación y Selección del problema Administrativo……………..……………3.
• Tarea 2………………………………………………………………………………..4.
• Análisis Situacional FODA Y Estructura Organizacional………………..5.
• Factores Internos y Externos……………………………………………….5.
• Matriz FODA…………………………………………………………………………6.
• Estructura Organizacional………………………………………………………….7.
• Organigrama por su Presentación, Contenido y Alcance………………………8.
• Cambios realizados en la estructura organizacional propuesta……………….9.
• Tarea 3………………………………………………………………………………10.
o Estructuración de procesos………………………………………………..11.
o Análisis de solución del problema………………………………………..11.
o Diagrama de caso de USO………………………………………………..11.
o Identificar los actores………………………………………………………11.
o Identificar los casos de Uso……………………………………………….11.
o Identificar las reacciones…………………………………………………..12.
o Completar la tabla de identificación de casos de uso………………….13.
o
Introducción

La corporación de TEXTILES “H&A”, es una organización que se dedica a la


elaboración de textiles, su principal objetivo es expandirse a nivel nacional e
internacional actualizando procesos con el objetivo de hacer crecer su negocio,
también satisfacción y las necesidades del cliente y así obtener eficiencia y
rentabilidad del negocio.
Para poder desenvolverse de manera eficiente ante el público y tener
actualizaciones de tendencia en telas la empresa se ha encargado de actualizar
sus sistemas
Es por ello que la organización desea implementar un sistema de control de
pedidos automatizado que deberá ser administrada por un área encargada, en la
que puedan manejar sus procesos de recepción de pedidos, hasta el despacho
de los mismos al cliente.
La organización ha tenido en los últimos meses problemas de duplicidad en
ordenes de producción debido a que la dirección de pedidos viene de diferentes
áreas, lo que se propone es que exista ese departamento de Pedidos quien
controle y sea la única y exclusiva vía de las solicitudes.
Asímismo eficientizar el proceso de requerimientos por medio de varias vías;
entre las que se menciona 1) Departamento de Ventas, 2) Telefónicamente y 3)
Vía página web que será administrada por el Departamento de pedidos y así no
exista duplicidad de pedidos.
Textiles H&A deberá de reclutar personal altamente calificado en atención al
cliente, así como también brindar asesoría al cliente y puedan seleccionar sus
pedidos de una forma rápida y sencilla.
Entre los objetivos actuales de Textiles H&N está: la integración y ordenamientos
de pedidos para no crear merma en el área de producción y duplicar costos
innecesarios por la duplicidad de los pedidos.
Tarea 1

DETERMINACIÓN Y SELECCIÓN DEL


PROBLEMA ADMINISTRATIVO
DETERMINACIÓN Y SELECCIÓN DEL PROBLEMA ADMINISTRATIVO
(Duplicidad de órdenes de producción).
Pasos para seguir para
seleccionar un problema. Descripción
Síntomas del problema
Actualmente el área de manufactura con el departamento de venta. se
encuentra en un estado de descontrol ya que no cuentan con sistemas de
automatización para actualizar un sistema de órdenes de producción. También
se puede de ver la falta de equipo y sistemas como lo son los Manuales de
Procedimientos y Contingencia, además esto genera un costo adicional sobre
los recursos de la empresa.

Explicar qué es el problema.


Se necesita que el proceso de control sea más organizado y efectivo
dentro las áreas afectadas.

Explicar por qué es un problema y


dar una razón de su importancia Es un problema porque al haber duplicidad de pedidos afecta el cobro al
cliente, el tiempo de entrega, pedidos incompletos y gastos innecesarios
sobre los recursos de la empresa.

Explique que se ha hecho por


resolver el problema. Investigar cual es la causa por la cual hay una duplicación de ordenes de
producción y analizar a que se debe la falta de comunicación entre los
departamentos. Y automatizar el proceso de toma de órdenes.

Cómo podrían atacarlo.


Automatizar el proceso de toma de ordenes por medio de un sistema
innovador, actualizar los manuales tanto de procedimientos como de usuarios
y a su vez capacitar al personal para que tenga un buen uso del equipo y de los
propios recursos.

Determinar la importancia del


problema. Si no se le da solución al problema, se tendría una baja en el área de
producción y ventas, afectando la demanda sobre los productos de la
empresa.

Consecuencias de resolver el
problema Se atienden de manera automatizada los pedidos, esto a su vez
incrementarían las ventas de la empresa y se obtendría un mayor rango de
clientes.

Determinar las consecuencias de


la no acción. Se produce una baja en la venta del producto y se corre el riesgo de perder
clientes.

Determinar de antemano las


dificultades que pueden Perder totalmente a nuestros clientes, incremento de insatisfacción por medio
presentarse y cómo sugiere que de quejas de clientes, la reacción de competidores con innovación de productos
se resuelvan. y la falta de acoplamiento de los empleados al nuevo sistema a implementar.
Tarea 2

Factores Internos y Externos


Matriz FODA
Estructura Organizacional Actualizada
Organigrama por su presentación contenido y
alcance
ANÁLISIS SITUACIONAL FODA Y ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
(Duplicidad de órdenes de producción).

1) Factores internos y Externos.

Fortalezas Debilidades
Internos

1.Solidez en el mercado 1.Conflictos entre áreas.


2. Alta capacidad de producción 2. Falta de organización dentro de la empresa
3. Materia prima de calidad 3, Mal manejo de productos
4. Personal con conocimiento del 4. Falta de capacitación de personal
producto 5. Tecnología Obsoleta
5. Alta capacidad de ventas

Oportunidades Amenazas
Externos

1. Innovación y modernización del


equipo de sistemas
1. Competencias con mayor conocimiento en el
2. Expansión a nivel nacional e
área de ventas
internacional
2. Elevación del precio en materias primas
3. introducción de nuevos productos
3. Empresas con mejor capacitación personal
4. Oportunidad de capacitar a su
4. Aumento de competidores en el ámbito textil
personal
5. Leyes Fiscales
5. Influencias extranjeras para las
materias primas a bajo precio
2) Matriz FODA

Fortalezas Debilidades

- Conflictos entre áreas


-Calidad de la materia - Mal manejo de productos
Matriz FODA prima y los Productos - Falta de capacitación de
(TEXTILES “H&A”) elaborados. personal
- Alta capacidad de
producción
- Alta capacidad de ventas

Oportunidades
Estrategia FO
- Innovación y Estrategia DO
modernización del equipo Solidez en el mercado para
de sistemas Actualizar equipo obsoleto,
que nuestros accionistas
-Oportunidad de capacitar para poder presentar un
estén dispuestos a invertir
a su personal mejor servicio a los clientes
su capital y así aumentar
- Expansión a nivel y así no perder nuestra
ventas en el interior del
nacional e internacional cartera de ventas.
país como en el exterior.

Amenazas
Estrategia FA Estrategia DA
- Elevación del precio en
materias primas Mantener la cartera de Actualizar nuestros
- Empresas con mejor clientes satisfechos con sistemas de información
capacitación personal nuestros servicios, así (Manuales de Contingencia
-Aumento de competidores como mantenerlos y Usuario) para la toma de
en el ámbito texti informados sobre nuestras decisiones y así tener una
actualizaciones de nuestros mejor atención a nuestra
productos cartera de clientes
3) Estructura Organizacional
A base de los cambios que se efectuaran dentro de la empresa, se requiere una
reestructuración del Sistema Organizacional. Los cambios que se emplean será
integrar un nuevo Departamento de Suministros; este mismo contara con áreas
como de Recepción de Pedidos y Empaque y Despacho.

Direccion
General

Área donde se Asesor Contable


encontró el Problema

Direccion de Drieccion de Direccion de Departamento


Produccion RR.HH Ventas de de Suministro

Departamento Departamento Área de


Departamentos Departamentos Departamento Departamentos Área Empaque y
de de Recepcion de
de Compras de Logistica de Manufactura de vendedores Despacho
Capacitaciones Reclutamiento Pedidos

Area de Seccion de Seccion de Area de Area de


Area de producto en
Compras Inventarios orientacion Seleccion Facturacion
proceso

Area de Seccion
Seccion de Perfeccionami
Almacen producto ento
terminado

Elaborado Keysha Gonzalez Revisado por: Dirección General


Por:
Autorizado Dirección General Ultima fecha de Mayo 2020
por: Revisión:
4) Organigrama por su Presentación, Contenido y Alcance

En la estructura organizacional
podemos observar que es en forma
Por su Alcance GENERAL, ya que nos muetra la
estructura completa de la
organizacion

El diagrama representa en forma


Estructura Organizacional FUNCIONAL la estructura de la
Por su Conternido organizacion; incluye por cada
(TEXTILES "H&A") DEpartamento o Area las principales
funciones que tienen asignadas.

La estructura organizacional la
representamos en forma
Por su Presentacion HORIZONTAL para que sea mejor la
comprencion de sus gerarquias.
5) Cambios realizados en la estructura organizacional propuesta:

Según diseño organizacional se ha tomado la decisión de elaborar un


Organigrama Horizontal, tomando en consideración las funciones de cada
departamento (funcional), respetando los niveles jerárquicos de la pirámide
organizacional de Pearson, la cual nos indica que los niveles superiores forman la
cima, y que a partir de ese nivel la organización se va expandiendo hacia abajo,
con el resto del personal.
El organigrama demuestra la división de funciones entre los niveles jerárquicos,
líneas de mando y responsabilidad, canales formales de comunicación y
relaciones entre los Deptos.
Asimismo, el organigrama propuesto, atiende la necesidad de dar a conocer en
forma periódica las promociones a los clientes frecuentes, así como nuevos
catálogos de telares y servicios, buscando el objetivo primordial de ofrecer
atención personalizada.
En el caso del jefe del Depto. de Suministros, deberá coordinar y supervisar que
la base de datos del área de Recepción de pedidos se encuentre actualizada de
cada requerimiento solicitada para la producción según los requerimientos del
cliente.
Así mismo se menciona que el área de Despacho y Empaque serán los
responsables de verificar que lo requerido llegue tal cual se ha solicitado.
Tarea 3

Análisis de solución del problema


Diagrama de Caso de USO
* Actores
* Los Casos de Usos
* Relaciones
* Tabla de identificación de casos de uso
ESTRUCTURACIÓN DE PROCESOS (DIAGRAMA DE CASO DE USO)
(Duplicidad de órdenes de producción).

1) Análisis de solución del problema


El encargado de la sección de producción diseño la solución por medio del
análisis de un subsistema en donde se desea llevar el control de registro de
compra de basado en los pedidos solicitados, para ello consulta existencias y
requerimientos de productos solicitados al área de producción, también se
deberá elaborar órdenes de compra, así poder actualizar registros y poder
evitar el inconveniente de duplicidad en ordenes en productos que pueden
estar disponibles, por lo que a continuación se elabora la modelización del
nuevo sistema de compras y registro de la producción.

2) Diagrama de caso de USO:


2.1) Actores:
• Área de Vendedor
• Área de Recepción de Pedidos
• Área de Inventarios.
• Área de Empaque y Despacho

2.2) Identificar los casos de usos:

• Vendedor traslada orden de pedido


• Consulta al área de Inventarios existencia
• Si hay en existencia Área de Almacén despacha.
• Área de despacho y empaque
• Si no hay existencia genera orden de pedido al Área de Producto
de proceso
• El Área de producto de proceso despacha orden.
3) Identifique Relaciones

Sistema de control para evitar la


duplicidad de ordenes de producción

Vendedor
traslada orden de
pedido

Área de Recepción
Vendedor de Pedidos

Consulta al área
de Inventarios
existencia

Si hay en existencia
Área de Almacén
despacha.

Si no hay existencia
Área de Inventarios genera orden de
pedido al Área de
Producto de proceso Área de Empaque y
despacho

Cuando termine el
proceso Genera
Orden de compra y
despacha

Área de Producto y
Proceso
4) Tabla de identificación de casos de uso

Usuarios Rol Formas de Interactuar en el Sistema

Entra al sistema de facturacion tiene


Vendedor Toma de pedidos acceso al catálogo de productos y puede
generar la factura.

• Esta vela por que se verifique que se


Área de Recepción de Responsables del centro de
cumpla lo solicitado por el cliente.
Pedidos Logistica, administrar las
• Confirmar la disponibilidad en el área
ventas y control de pedidos.
de inventarios

Control de pedidos en stock • Si hay en existencia Área de Almacén


Consulta y visibilidad de despacha.
Área de Inventarios inventario • Si no hay existencia genera orden de
Planificación de materia pedido al Área de Producto de proceso
prima para despacho y/o
fabricación de los textiles
Velan por ver si hay
existencia y que producción
Área de Empaque y • Se encarga del despacho y empaque
cumpla con los
despacho del producto ya terminado.
requerimientos del cliente y
así puedan despachar

• Cuando termine el proceso Genera


Área de Producto y Encargados de fabricación de
Orden de compra y despacha
Proceso los productos de la empresa