FICHA TÉCNICA INDICADORES DE GESTIÓN

Código: E.GC.FTI.01 Versión: 3

A. INFORMACIÓN DE IDENTIFICACIÓN

NOMBRE DEL INDICADOR: Satisfacción de los clientes frente a los servicios de gestión documental

F ECHA DE 6/22/2011
CREACIÓN:
NOMBRE DEL MACROPROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL

NOMBRE DEL PROCESO:

Administrar, custodiar, salvagurdar, clasificar y ordenar la producción documental generada y recibida po
OBJETIVO DEL MACROPROCESO Quindío, con el fin de garantizar de manera eficaz y eficiente el manejo confiable de la información, cu
políticas institucionales.

B. RESPONSABLES DE INFORMACIÓN

ÁREAS O PROCESOS QUE SUMINISTRAN INFORMACIÓN Y GESTIÓN DE CALIDAD

DATOS AL INDICADOR:

RESPONSABLE CALCULAR: GESTIÓN DE CALIDAD

RESPONSABLE DE ANALIZAR Y TOMAR DECISIONES: Lider Macroproceso Gestión Documental y equipo de trabajo.

USUARIOS : UNIVERSIDAD DEL QUINDIO, ICONTEC, ENTES DE CONTROL

C. CARACTERIZACIÓN

OBJETIVO/DESCRIPCIÓN: Medir el grado de satisfacción de los clientes frente a los servicios ofrecidos por el Macroproceso de Gestión

TIPO DE INDICADOR: Efectividad

COMPORTAMIENTO: Directo

D. MEDICIÓN
NUMERADOR:
Número de encuestados que califican como satisfe
FORMULA PARA CALCULAR EL INDICADOR
DENOMINADOR: Total de encuestados que calificaron los s

FRECUENCIA RECOLECCIÓN: ANUAL FRECUENCIA REVISIÓN:

Encuesta de satisfacción
FUENTE DE DATOS Y MÉTODO PARA LA MEDICIÓN Se tabulan los datos con base en los criterios de calificación definidos por Gestión de Calidad

E. GRAFICO

FICHA TÉCNICA DEL INDICADOR Página 1 de 8

 Fecha: 3/4/2013

estión documental CÓDIGO: IN.01.GD

VERSIÓN: 1

NIVEL: DE PROCESO
a producción documental generada y recibida por las unidades de gestión de la universidad del
ente el manejo confiable de la información, cumpliendo con la normatividad legal vigente y las

ajo.

ervicios ofrecidos por el Macroproceso de Gestión Documental

Número de encuestados que califican como satisfecho y muy satisfecho los servicios

Total de encuestados que calificaron los servicios del Macroproceso

EVISIÓN: ANUAL

definidos por Gestión de Calidad ESCALA: PORCENTAJE

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Código: E.GC.FTI.01 Versión: 3

A. INFORMACIÓN DE IDENTIFICACIÓN

NOMBRE DEL INDICADOR: Implementación de las TRD en la Universidad del Quindío

F ECHA DE 6/22/2011
CREACIÓN:
NOMBRE DEL MACROPROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL

NOMBRE DEL PROCESO:

Administrar, custodiar, salvagurdar, clasificar y ordenar la producción documental generada y recibida por l
OBJETIVO DEL MACROPROCESO con el fin de garantizar de manera eficaz y eficiente el manejo confiable de la información, cumplien
institucionales.

B. RESPONSABLES DE INFORMACIÓN

ÁREAS O PROCESOS QUE SUMINISTRAN INFORMACIÓN Y GESTIÓN DOCUMENTAL

DATOS AL INDICADOR:

RESPONSABLE CALCULAR: GESTIÓN DOCUMENTAL

RESPONSABLE DE ANALIZAR Y TOMAR DECISIONES: Lider Macroproceso Gestión Documental y equipo de trabajo.

USUARIOS : UNIVERSIDAD DEL QUINDIO, ICONTEC, ENTES DE CONTROL

C. CARACTERIZACIÓN

OBJETIVO/DESCRIPCIÓN: Medir el grado de cumplimiento en la implementación de las tablas de retención en los archivos de gestión

TIPO DE INDICADOR: Eficacia

COMPORTAMIENTO: Directo

D. MEDICIÓN
NUMERADOR:
Unidades de gestión con TRD imp
FORMULA PARA CALCULAR EL INDICADOR
DENOMINADOR: Total de unidades de

FRECUENCIA RECOLECCIÓN: ANUAL FRECUENCIA REVISIÓN:

La informacion es suministrada por el area de Gestión Documental con el apoyo del Jefe de Plane
FUENTE DE DATOS Y MÉTODO PARA LA MEDICIÓN estratégica con relacion al total de unidades de gestión

E. GRAFICO

FICHA TÉCNICA DEL INDICADOR Página 3 de 8

 Fecha: 3/4/2013

ÓN

indío CÓDIGO: IN.02.GD

VERSIÓN: 1

NIVEL: DE PROCESO
producción documental generada y recibida por las unidades de gestión de la universidad del Quindío,
manejo confiable de la información, cumpliendo con la normatividad legal vigente y las políticas

ÓN

ajo.

as tablas de retención en los archivos de gestión

Unidades de gestión con TRD implementadas * 100%

Total de unidades de Gestión

EVISIÓN: ANUAL

Documental con el apoyo del Jefe de Planeación

ESCALA: PORCENTAJE

FICHA TÉCNICA DEL INDICADOR Página 4 de 8

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Código: E.GC.FTI.01 Versión: 3

A. INFORMACIÓN DE IDENTIFICACIÓN

NOMBRE DEL INDICADOR: Oportunidad en la entrega de información

F ECHA DE 6/22/2011
CREACIÓN:
NOMBRE DEL MACROPROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL

NOMBRE DEL PROCESO:

Administrar, custodiar, salvagurdar, clasificar y ordenar la producción documental generada y recibida por l
OBJETIVO DEL MACROPROCESO Quindío, con el fin de garantizar de manera eficaz y eficiente el manejo confiable de la información, cumpl
políticas institucionales.

B. RESPONSABLES DE INFORMACIÓN

ÁREAS O PROCESOS QUE SUMINISTRAN INFORMACIÓN Y Gestión Documental

DATOS AL INDICADOR:

RESPONSABLE CALCULAR: Gestión Documental (Lider Macroproceso)

RESPONSABLE DE ANALIZAR Y TOMAR DECISIONES: Líder Gestión documental

USUARIOS : UNIVERSIDAD DEL QUINDIO, ICONTEC, ENTES DE CONTROL

C. CARACTERIZACIÓN

OBJETIVO/DESCRIPCIÓN: Medir la oportunidad en la entrega de información solicitada en el archivo central e historico hasta su respue

TIPO DE INDICADOR: Eficiencia

COMPORTAMIENTO: Indirecto

D. MEDICIÓN
NUMERADOR: Promedio entre el número de días transcurridos desde una so
histórico hasta su respuesta
FORMULA PARA CALCULAR EL INDICADOR
DENOMINADOR: NA

FRECUENCIA RECOLECCIÓN: ANUAL FRECUENCIA REVISIÓN:

FUENTE DE DATOS Y MÉTODO PARA LA MEDICIÓN La informacion es suministrada por el area de Gestión Documental

E. GRAFICO

FICHA TÉCNICA DEL INDICADOR Página 5 de 8

 Fecha: 3/4/2013

CÓDIGO: IN.03.GD
VERSIÓN: 1

NIVEL: DE PROCESO
producción documental generada y recibida por las unidades de gestión de la universidad del
nte el manejo confiable de la información, cumpliendo con la normatividad legal vigente y las

da en el archivo central e historico hasta su respuesta efectiva

ntre el número de días transcurridos desde una solicitud de información en archivo central e
histórico hasta su respuesta efectiva

NA

EVISIÓN: ANUAL

umental ESCALA: VALOR

FICHA TÉCNICA DEL INDICADOR Página 6 de 8

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Código: E.GC.FTI.01 Versión: 3

A. INFORMACIÓN DE IDENTIFICACIÓN

NOMBRE DEL INDICADOR: Porcentaje de disminución de quejas y reclamos en el periodo

FECHA DE CREACIÓN: 3/18/2013

NOMBRE DEL MACROPROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL

NOMBRE DEL PROCESO:

Administrar, custodiar, salvagurdar, clasificar y ordenar la producción documental gene
OBJETIVO DEL MACROPROCESO Quindío, con el fin de garantizar de manera eficaz y eficiente el manejo confiable de la
políticas institucionales.

B. RESPONSABLES DE INFORMACIÓN

ÁREAS O PROCESOS QUE SUMINISTRAN INFORMACIÓN Y DATOS AL Gestión Documental

INDICADOR:

RESPONSABLE CALCULAR: Gestión Documental (Lider Macroproceso)

RESPONSABLE DE ANALIZAR Y TOMAR DECISIONES: Analizar: Líder Gestión documental / Tomar decisiones: Comité Coordinador d

USUARIOS : COMITÉ COORDINADOR DE CONTROL INTERNO, MACROPROCESOS DEL SIG, ICONTEC, E

C. CARACTERIZACIÓN

OBJETIVO/DESCRIPCIÓN: Mide el porcentaje de disminución de quejas y reclamos de un periodo con respecto al

TIPO DE INDICADOR: Efectividad

COMPORTAMIENTO: Indirecto

D. MEDICIÓN
NUMERADOR: No. de quejas y reclamos del periodo vigent
FORMULA PARA CALCULAR EL INDICADOR
DENOMINADOR: No. quejas y recla

FRECUENCIA RECOLECCIÓN: TRIMESTRAL FRECUENCIA REVISIÓN:

FUENTE DE DATOS Y MÉTODO PARA LA MEDICIÓN La informacion es suministrada por él macroproceso de Gestión Documental

E. GRAFICO

FICHA TÉCNICA DEL INDICADOR Página 7 de 8

 Fecha: 3/4/2013

el periodo CÓDIGO: IN.04.GD

VERSIÓN: 1

NIVEL: DE PROCESO
producción documental generada y recibida por las unidades de gestión de la universidad del
nte el manejo confiable de la información, cumpliendo con la normatividad legal vigente y las

es: Comité Coordinador de Control Interno

OCESOS DEL SIG, ICONTEC, ENTES DE CONTROL

un periodo con respecto al anterior.

reclamos del periodo vigente-No. de quejas y reclamos del mismo periodo del año anterior *
100%
No. quejas y reclamos del mismo periodo del año anterior

EVISIÓN: TRIMESTRAL

estión Documental ESCALA: PORCENTAJE

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