Manual de Calidad SAIVersion3

Versión: 3
MANUAL DE CALIDAD
Fecha Aprobación: 03/08/2017
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MANUAL DE CALIDAD
ISO 9001:2015
Asamblea Departamental de San Andrés

Providencia y Santa Catalina
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ACTUALIZACIÓN
FECHA
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Tabla De Contenido
1. Presentación del Manual de la Calidad 5
1.1 Objeto del Manual 5
2. Presentación de la Entidad 5
2.1 Información General 5
2.2 Estructura Organizacional 5
2.3 Direccionamiento Estratégico 5
2.3.1 Misión 6
2.3.2 Visión 6
3. Generalidades del Sistema de Gestión de la Calidad… 6
3.1 Alcance del Sistema de Gestión de la Calidad 6
3.2 Exclusiones 6
4. Contexto de la Organización 7
4.1 Comprensión de la organización 7
4.2 Clientes y Partes interesadas 7
4.3 Alcance del Sistema de Gestión de Calidad 8
4.3.1 Aplicación 8
4.3.2 No aplicabilidad 8
4.4 Sistema de Gestión de la Calidad y sus procesos 8
5. Liderazgo 9
5.1 Liderazgo y compromiso 9
5.1.1 Generalidades 9
5.1.2 Enfoque al Usuario 10
5.2 Política de Calidad 10
5.2.1 Establecimiento de la política de calidad 10
5.2.2 Comunicación de la política de calidad 10
5.3 Roles, responsabilidades y autoridades en la organización 11
5.3.1 Responsabilidad y Autoridad 11
5.3.2 Representante de la Dirección 11
6. Planificación 11
6.1 Acciones para Abordar Riesgos y Oportunidades 11
6.2 Objetivos de Calidad 12
6.3 Planificación de los cambios 13
7. Apoyo 14
7.1 Recursos 14
7.1.2 Personas 14
7.1.3 Infraestructura 14
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7.1.4 Ambiente para la operación de los procesos 14

7.1.5 Recursos de seguimiento y medición 15
7.1.6 Conocimientos de la organización 15
7.2 Competencia 15
7.3 Toma de conciencia 15
7.4 Comunicación 16
7.5 Información documentada 16
7.5.2 Creación, actualización y control de la información documentada 17
8. Operación 17
8.1 Planificación y control operacional 17
8.2 Requisitos para los servicios 18
8.2.1 Comunicación con el usuario 18
8.2.2 Determinación de los requisitos relacionados con el servicio 18
8.2.3 Revisión de los requisitos relacionados con el servicio 18
8.3 Diseño y desarrollo de los servicios 19
8.4 Control de los procesos, productos y servicios suministrados externamente 19
8.4.2 Tipo y alcance del control 19
8.5 Provisión del Servicio 19
8.5.1 Control de la Provisión del Servicio 19
8.5.2 Identificación y trazabilidad 20
8.5.3 Propiedad perteneciente a los usuarios o proveedores externos 20
8.5.4 Preservación 20
8.5.5 Actividades posteriores a la entrega 20
8.6 Liberación de los servicios 20
8.7 Control de las salidas no conformes 20
9. Evaluación del desempeño 21
9.1 Seguimiento, medición, análisis y evaluación 21
9.1.2 Satisfacción del usuario 21
9.1.3 Análisis y evaluación 21
9.2 Auditoria Interna 22
9.3 Revisión por la dirección 22
10. Mejora 22
10.1 No conformidad y acción correctiva 22
10.2 Mejora continua 23
11. Anexos 22
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Anexo 1 Estructura Orgánica 23

Anexo 2 Mapa de Procesos 24
Listado de Ilustraciones
Ilustración 1. Matriz de Partes Interesadas 7

Ilustración 2 Grafico Determinación de Alcance 8
Ilustración 3 Matriz Despliegue Objetivos de Calidad 12
Ilustración 4 Matriz de Correlación de Objetivos de Calidad 13
Ilustración 5 Matriz de Comunicación 16
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1. PRESENTACIÓN DEL MANUAL DE CALIDAD
La Asamblea del Departamento Archipiélago de San Andrés, Providencia y Santa Catalina,

consciente de la importancia de ejercer el control político en el Departamento del
Archipiélago de San Andrés, Providencia y Santa Catalina con calidad, ha desarrollado y
documentado un Sistema de Gestión de la Calidad, el cual aplica a todos los procesos que
hacen parte de la gestión de la calidad y cumple con los requisitos de la norma internacional
ISO 9001:2015.
1.1 Objeto del Manual

Establecer y describir el Sistema de Gestión de Calidad (SGC) de la Asamblea del
Departamento Archipiélago de San Andrés, Providencia y Santa Catalina basado en la
Norma ISO 9001:2015 y servir como plataforma de mejoramiento continuo a través de la
política de calidad, misión y visión institucionales, así como los objetivos de calidad para
proporcionar nuestros servicios cumpliendo con los requisitos, necesidades y expectativas
de los usuarios y partes interesadas.
Este manual describe el Sistema de Gestión de Calidad, el alcance y la justificación de las

exclusiones junto con la descripción y relación entre los procesos.
2. PRESENTACIÓN DE LA ENTIDAD
2.1. Información General
Entidad: Asamblea del Departamento Archipiélago de San Andrés, Providencia y Santa

Catalina Sector: Publico Actividad: Control Político
2.2 Estructura Organizacional
La Asamblea del Departamento Archipiélago de San Andrés, Providencia y Santa Catalina

General del Departamento Archipiélago de San Andrés, Providencia y Santa Catalina
cuenta con una serie de dependencias adecuadas al sistema de gestión de la calidad por
la Resolución N° 055 de 2014, para el cumplimiento de su misión constitucional tal y como
se aprecia en el Anexo A de este manual, donde se presenta el organigrama de la Entidad.
2.3 Direccionamiento Estratégico

ha establecido los criterios bajo los cuales se rige e identifica la Entidad; creando una cultura
de calidad basada en la satisfacción del cliente, el cumplimiento de los requisitos y el
crecimiento de la Entidad, que incluye la misión y la visión que promueven el sentido de
pertenencia, como se expresa en los siguientes subnumerales.
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2.3.1. Misión
LA ASAMBLEA DEPARTAMENTAL DEL ARCHIPIÉLAGO DE SAN ANDRÉS,
PROVIDENCIA Y SANTA CATALINA, es una corporación pública elegida por voto popular,
que promueve mediante Ordenanzas, el desarrollo integral y sostenible de la comunidad
raizal, residente y visitante; ejerciendo los procesos de control político con el fin de
garantizar la transparencia, equidad, celeridad, eficiencia y economía en la administración
de los recursos públicos y el ambiente.
2.3.2. Visión
LA ASAMBLEA DEPARTAMENTAL DEL ARCHIPIÉLAGO DE SAN ANDRÉS,
PROVIDENCIA Y SANTA CATALINA, en el año 2028 será una Corporación pública
moderna destacada en el país, por su proyección en la responsabilidad social, económica,
legislativa y administrativa; transparente y equitativa a través de ordenanzas y estrategias
para un desarrollo sostenible, sirviendo de modelo para otros territorios a nivel Nacional e
Internacional.
3. GENERALIDADES DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
La estructura del sistema de gestión de la calidad de la Asamblea del Departamento

Archipiélago de San Andrés, Providencia y Santa Catalina está definida e implementada de
acuerdo con la norma internacional ISO 9001:2015.
3.1. Alcance del Sistema de Gestión de la Calidad
El alcance del sistema de gestión de calidad es el ejercicio del Control Político a las
entidades y/o particulares que manejen recursos y/o bienes del Departamento Archipiélago
de San Andrés, Providencia y Santa Catalina a través de los procesos misionales de:
Control Político – Administrativo y Tramite de Iniciativas Legislativas y Proposiciones.
3.2. Exclusiones

no contempla dentro de su Sistema de Gestión de la Calidad, los siguientes numerales de
la norma ISO 9001:2015.
7.3. Diseño y Desarrollo: Los productos (servicios) de la Asamblea han sido establecidos
por la Legislación Colombiana y, en consecuencia, no es potestativo de la entidad diseñar
o desarrollar nuevos productos o servicios, cualquier modificación genera un
incumplimiento de la ley.
7.6. Control de los Equipos de Seguimiento y Medición: En nuestra entidad no se

ejecutan procesos que involucre la utilización de equipos de seguimiento y medición.
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Las anteriores exclusiones no afectan la capacidad de la entidad para prestar el servicio

que cumpla con los requisitos legales y de nuestros clientes.
4. CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN.
4.1 Comprensión de la Organización
La Dirección del Sistema de Bibliotecas asegura la adecuada comprensión de la entidad a
los usuarios y partes interesadas, además del cumplimento de sus requisitos de acuerdo
con lo establecido en los puntos 2.1, 2.2, 2.3.1, 2.3.2 de este manual.
4.2 Clientes y Partes Interesadas
La Asamblea Departamental Del Archipiélago De San Andrés, Providencia Y Santa Catalina

debido a su efecto o efecto potencial en la capacidad de proporcionar regularmente
productos y servicios que satisfagan los requisitos legales, reglamentarios y del cliente ha
determinado sus partes interesadas pertinentes al Sistema de gestión de la calidad , los
requisites pertinentes de estas partes interesadas y realiza el seguimiento y la informaciòn
de éstas partes interesadas y sus requisitos pertinentes. Las partes interesadas han sido
priorizadas de la siguiente manera:
IDENTIFICACIÓN DE PARTES INTERESADAS ASAMBLEA SAI
Grupo Subgrupo Requisitos Expectativas

Impactar positivamente en todas las
Diputados Formación en control político y legislativo
partes interesadas
Servidores Publicos
Formación continua, pagos a tiempo, insumos
Servidores Públicos Recuperar estatus laboral
de trabajo.
Especializarse Laboralmente,
Profesionales de Apoyo Cumplimiento de Condiciones Contractuales Reconocimiento Profesional e impacto
Contratistas positivo
Proveedores de bienes y/o
Cumplimiento de Condiciones Contractuales Fidelización
servicios
Control politico y Legislacion a favor de la
Ciudadanos Habitantes de las Islas Estar bien representados
Comunidad y una Asamblea Accequible
Cumplimiento de la Normatividad en la
Organos de control Minimizar tiempos de respuesta
presentacion de Información.
Gobierno y Entidades Celeridad en las transferencias de
Reguladoras Alcaldia de providencia Aprobacion de transferencias de recursos
recursos
Apoyo a las politicas publicas contenidas en el Celeridad en la aprobación de iniciativas
Gobernación de SAI gubernamentales
Plan de Desarrollo
Reciprocidad en los proyectos educativos y
Universidades Ser Organo Consultivo
mutua colaboracion en el servicio público
Reciprocidad en los proyectos de competitividad

Aliados Estrategicos
Gremios Económicos Ser Organo Consultivo
y mutua colaboracion en el servicio público
Reciprocidad en los proyectos sociales y

ONGs ambientales y mutua colaboración en el servicio Ser Organo Consultivo
público
Interactuar en tiempo real a traves de
Medios de Comunicación Prensa Tener información veraz y oportuna redes sociales con medios de
comunicación y comunidad
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4.3 Alcance del Sistema de Gestión de Calidad

4.3.1 Aplicación
El Manual de Calidad traza las políticas, los procesos y requisitos del Sistema de Gestión
de Calidad. El sistema está estructurado de tal forma que cumpla con las condiciones
establecidas en la Norma Internacional ISO 9001:2015.
4.3.2 No Aplicabilidad

ha determinado que los siguientes requisitos no son aplicables a las operaciones de esta
instalación y son documentados como exclusiones. (Numeral 3.2 de este manual)
4.4 Sistema de Gestión de la Calidad y sus Procesos

ha establecido, documentado, implementado y mantiene su Sistema de Gestión de la
Calidad, mejorando continuamente su eficacia, eficiencia y efectividad de acuerdo con los
requisitos establecidos en las normas ISO 9001:2015. de la siguiente manera:
Para identificar los procesos estratégicos, misionales, de apoyo y de evaluación, además
de analizar el Sistema de Operación por Procesos actual también se analizó el contexto
externo e interno de la Entidad y el tipo de organización actual, la cual será la base para
establecer las cargas de trabajo.
Para conocer el contexto general de cada uno de los procesos, se cuenta con un documento
llamado Caracterizaciones de Proceso, en el cual se refleja de manera general el ciclo P-
H-V-A (Planear-Hacer-Verificar-Actuar), describiendo las interacciones entre los procesos,
los proveedores, las entradas, actividades y clientes del proceso; además se hace
referencia a los recursos, la documentación necesaria donde se describen los criterios y
métodos para la operación. ver anexo - caracterización de procesos.
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Criterios y métodos para el control de los procesos: La Asamblea del Departamento

Archipiélago de San Andrés, Providencia y Santa Catalina asegura la eficiencia, eficacia y
efectividad de los procesos a través de procedimientos documentados que describen las
diferentes actividades que los conforman; y a través de las caracterizaciones, en las que se
describen los mecanismos de seguimiento y control a estos.
Recursos, seguimiento y medición de los procesos: las caracterizaciones de los procesos
incluyen los mecanismos para el seguimiento y medición de estos y a su vez se determinan
los recursos necesarios para el desarrollo de cada uno de ellos.
Acciones para alcanzar los resultados planificados: a través del seguimiento de los
procesos se detecta la necesidad de aplicar acciones para alcanzar los resultados, estas
pueden ser acciones preventivas, acciones correctivas o acciones de mejora del sistema.
Es importante enfatizar que el gobierno distrital conserva la responsabilidad global de la
gestión general cuando algunos procesos son llevados a cabo por terceros.
Los servicios contratados se controlan a través de la evaluación y reevaluación de los
proveedores y el seguimiento del servicio
En el siguiente gráfico se detallan los procesos llevados a cabo en La Asamblea del
Departamento Archipiélago de San Andrés, Providencia y Santa Catalina y su interacción
en el ámbito del Sistema de Gestión de Calidad. Ver Anexo B
5. LIDERAZGO
5.1 LIDERAZGO Y COMPROMISO
5.1.1 Generalidades
La Presidencia del Sistema de La Asamblea del Departamento Archipiélago de San Andrés,

Providencia y Santa Catalina es la principal responsable en el desarrollo e implementación
del Sistema de Gestión de Calidad, así como de la mejora continua del mismo. Para
asegurar esto, la dirección comunica a todos los empleados, mediante los canales
establecidos, la necesidad de satisfacer, determinar y cumplir las necesidades de los
usuarios del sistema.
La Presidencia es responsable de asignar y gestionar los recursos necesarios para

implantar este Sistema de Gestión de Calidad y de revisarlo periódicamente para verificar
si se están alcanzando los objetivos y la política de calidad, además del buen
funcionamiento del sistema.
5.1.2 Enfoque al Usuario
La Presidencia del Sistema de La Asamblea del Departamento Archipiélago de San Andrés,

Providencia y Santa Catalina asegura la oportuna y adecuada atención a los usuarios y
partes interesadas, además del cumplimento de sus requisitos de acuerdo con lo
establecido en los puntos 8.2.1 y 9.1.2 de este manual.
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5.2 Política de Calidad

5.2.1 Establecimiento de la Política De Calidad

ha establecido e implementado la anterior Política de la Calidad, la cual cumple con los
siguientes requisitos:
Es apropiada al propósito y contexto de la Entidad y apoya su dirección estratégica
Proporciona un marco de referencia para el establecimiento de los objetivos de calidad
Incluye un requisito de cumplir los requisitos aplicables
Incluye un compromiso de mejora continua del SGC
5.2.2 Comunicación de la Política de Calidad
Es conocida y comprendida por todo el personal de la Entidad. La política de calidad se

comunica a través del Manual de Calidad y por medio de afiches ubicados en diferentes
sitios de la Entidad, con el fin de hacer de la Calidad una filosofía de trabajo para todos los
miembros de la Asamblea del Departamento Archipiélago de San Andrés, Providencia y
Santa Catalina.
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5.3 Roles, Responsabilidades y Autoridades en la Organización

5.3.1 Responsabilidad y Autoridad

tiene definidas las responsabilidades del personal de la Entidad, las cuales se encuentran
descritas en el manual de funciones de la Entidad. También se tienen determinados los
niveles de autoridad que se manejan en la Entidad (ver Anexo A).
5.3.2 Representante de la Dirección
El Representante de la dirección será el Secretario(a) General de la Asamblea quien

desempeñará las siguientes funciones:
➢ Asegurarse de que se establecen, implementan y mantienen los procesos necesarios

para el sistema de gestión de la calidad.
➢ Informar a la alta dirección sobre el desempeño del sistema de gestión de la calidad y
de cualquier necesidad de mejora.
➢ Asegurarse de que se promueva la toma de conciencia de los requisitos del cliente en
todos los niveles de la organización.
➢ Apoyar al Coordinador de Calidad en el cumplimiento de las tareas asignadas para la
implantación del sistema de gestión de la calidad.
➢ Revisar, corregir y aprobar los adelantos del proyecto.
➢ Garantizar que se establezcan los objetivos de calidad.
➢ Apoyar al Presidente en el desarrollo, implementación, revisión y mejoramiento del
sistema de gestión de la calidad.
➢ Propiciar la toma de acciones para abordar riesgos y oportunidades.
➢ Asegurar la promoción de la toma de conciencia de los requisitos de los usuarios en
➢ todos los niveles de la organización.
6. PLANIFICACIÓN
6.1 Acciones para abordar Riesgos y Oportunidades
Al planificar el Sistema de gestión de la calidad, La Asamblea del Departamento

Archipiélago de San Andrés, Providencia y Santa Catalina, ha considerado las cuestiones
externas e internas que son pertinentes para cumplir con los fines esenciales del Estado y
su dirección estratégica, y que afectan a su capacidad para lograr los resultados previstos,
las necesidades y expectativas de sus clientes y partes interesadas, determinado los
riesgos y oportunidades que es necesario abordar con el fin de asegurar que el SGC, logre
sus resultados, aumentar los efectos deseables, prevenir o reducir efectos no deseados y
lograr la mejora; también planifica las acciones para abordar estos riesgos y oportunidades
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6.2 Objetivos de Calidad
El despliegue de los objetivos ha sido establecido en las funciones y niveles pertinentes de

la entidad, éstos pueden ser medidos y cuantificados a través de los indicadores y su
evaluación para proporcionar información y datos del grado de cumplimiento de los mismos.
Ver matriz de despliegue de los Objetivos de Calidad.
Los objetivos de la calidad son coherentes con la política de la calidad establecida por la
entidad.
Para la planificación del sistema integrado de gestión se elaboró una matriz de correlación
entre los objetivos de calidad y aquellos procesos requeridos para su cumplimiento,
cronogramas de trabajo a los que se hace seguimiento para asegurar el cumplimiento de
las actividades planeadas para implementar el sistema. Estas planificaciones se hacen a
través de las revisiones gerenciales y otras reuniones de trabajo.
Ver Matriz de Correlación de Objetivos de calidad.
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6.2 Planificación de los Cambios
Para lograr la integridad del sistema integrado de gestión, cuando se requieren cambios en
éste, la planificación e implementación de las modificaciones se hace bajo la vigilancia y
control de la alta dirección, y el Representante de la alta dirección, quienes los evalúa y los
presenta para la aprobación por parte del Comité Interinstitucional de Control Interno y de
Calidad y al directivo a quien les afecte según la naturaleza de la modificación
Mediante la revisión del Sistema de Gestión de Calidad y las herramientas de planificación,

la alta dirección asegura que se cumplen tanto los objetivos como los requisitos del sistema.
Las herramientas de planificación son:
➢ La gestión de los procesos identificados en el mapa de procesos.

➢ La información documentada de apoyo como: procedimientos, instructivos, entre otros.
➢ Los objetivos de calidad y los planes de actividades para cumplirlos.
➢ Las acciones derivadas de las revisiones del sistema.
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7. APOYO
7.1 RECURSOS
7.1.1 Generalidades

con el propósito de prestar un servicio con características de alta calidad, proporciona los
recursos necesarios para:
a. Implementar y mantener el Sistema de Gestión de la Calidad y mejorar continuamente

su eficacia. Para ello, los líderes de procesos identifican los recursos necesarios
comunicándolos al Presidente para su aprobación y dar inicio a la gestión de adquisición
de los mismos.
b. Aumentar la satisfacción del cliente mediante el cumplimiento de sus requisitos. Para

ello, se evalúa constantemente por parte de la oficina de control interno el desarrollo de
cada uno de los procesos de la Entidad.
7.1.2 Personas
Mediante la aplicación de los procesos y procedimientos que se describen en el numeral

7.2 de este manual, la Asamblea del Departamento Archipiélago de San Andrés,
Providencia y Santa Catalina garantiza que el personal que realiza los trabajos que afectan
la calidad del servicio, es competente con base en la educación, formación, habilidades y
experiencia apropiadas.
7.1.3 Infraestructura
Para ejercer adecuadamente el control político, la Asamblea del Departamento Archipiélago

de San Andrés, Providencia y Santa Catalina cuenta con las oficinas, muebles y equipos
de cómputo, necesarios para cumplir con su función constitucional y lograr la satisfacción
de los requisitos establecidos.
También se cuenta con medios de comunicación como teléfonos, fax, acceso a Internet,
etc. para atención de clientes.
7.1.4 Ambiente para la Operación de los Procesos
Las necesidades en cuanto a mejora y mantenimiento de las condiciones requeridas para

la ejecución de aquellas actividades que afectan a la calidad del servicio prestado a los
usuarios son determinadas por los responsables de cada proceso y analizadas durante la
revisión del sistema a fin de asegurar su adecuación en todo momento.
determina y gestiona el ambiente de trabajo a través del Plan de Bienestar Social y
capacitación y el Plan de Salud Ocupacional.
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7.1.5 Recursos de Seguimiento y Medición
Debido a la naturaleza del servicio, este numeral fue excluido del Sistema de Gestión de
Calidad.
7.1.6 Conocimientos de la Organización
El Sistema de Bibliotecas cuenta con el conocimiento plasmado en la información

documentada de su Sistema de Gestión de Calidad, tales como fichas técnicas, procesos
e instructivos. De igual forma se encuentra en el registro de los diferentes informes, políticas
y análisis de indicadores anuales elaborados por las diferentes áreas.
Adicionalmente, a través de los diferentes procesos de capacitación que reciben sus

funcionarios de acuerdo con el proceso de Gestión de Recursos Humanos.
7.2 Competencia

realiza las siguientes actividades para cumplir con este requisito de la norma ISO 9001:2015
➢ Determina la competencia necesaria para el personal que realiza los procesos que
afectan la calidad del servicio según se ha establecido en el Manual de Funciones de la
Entidad.
➢ Proporciona la formación que se ha detectado necesaria de acuerdo con las

indicaciones y al plan de bienestar social y capacitación.
La validación de las competencias del personal que hace parte de la Entidad se ajusta a los
lineamientos establecidos institucionalmente y que gestiona directamente el proceso de
Gestión Humana.
7.3 Toma de Conciencia

tiene actividades definidas para asegurar que el personal es consciente de la pertinencia e
importancia de las actividades que realiza y de cómo contribuye al logro de los objetivos del
mismo. Estas actividades son: capacitaciones, talleres de sensibilización, integración y
liderazgo, entre otras.
El proceso de concientización del rol que cumple cada funcionario con respecto al Sistema
de Gestión de Calidad se evidencia a través de la retroalimentación y el desarrollo individual
y de equipo que se evalúa anualmente con la Evaluación de Gestión del Desempeño.
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7.4 Comunicación

asegura la eficiente comunicación entre las distintas dependencias y procesos de la
organización para la difusión de la política de calidad, requerimientos de los usuarios y
partes interesadas, objetivos de calidad y demás documentación del Sistema de Gestión
de Calidad. Ver Matriz de Comunicación.
7.5 Información Documentada

7.5.1 Generalidades
Nuestro Sistema integral de Gestión incluye:
• La política de calidad y los objetivos de calidad, los cuales se encuentran en el Manual

de la Calidad.
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• Un manual de gestión de calidad
• Los procedimientos documentados requeridos por la norma ISO 9001:2015.
• Los documentos requeridos por la Entidad para asegurarse de la eficaz planificación,

operación y control de los procesos, los cuales se encuentran estructurados de acuerdo
con la normatividad legal vigente
• Los registros requeridos para demostrar la conformidad con el sistema y con los
requisitos de la norma de referencia.
• El manual junto con todos los documentos que conforman el Sistema Integral de Gestión
da respuesta a todos los requisitos de la norma ISO 9001:2015
7.5.2 Creación, Actualización y Control de la Información Documentada

controla los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad, según lo establecido en el
procedimiento Control de Documentos, en el cual se definen todos los controles exigidos
por la norma.
Este procedimiento define el proceso para:

➢ Aprobar los documentos en cuanto a su adecuación antes de su emisión.
➢ Revisar, actualizar y aprobar los documentos.
➢ Asegurar que se identifiquen los cambios y el estado de revisión de los documentos.
➢ Garantizar que las versiones pertinentes de los documentos aplicables se encuentren
disponibles en los puestos de trabajo.
➢ Asegurar de que los documentos permanecen legibles y fácilmente identificables.
➢ Asegurar de que los documentos de origen externo que la entidad determina que son
necesarios para la planificación y la operación del Sistema de Gestión de la Calidad, se
identifican y se controla su distribución.
➢ Prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos, y aplicarles una identificación
adecuada en el caso que se mantenga por cualquier razón.
Adicionalmente, el Sistema de Gestión de Calidad establece y mantiene los registros

necesarios para proporcionar la evidencia de la conformidad con los requisitos.
Estos registros son legibles, están identificados, se protegen y se controlan para su
recuperación.
El tratamiento de los registros de calidad queda definido en el proceso de Control de
Registros
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8. OPERACIÓN
8.1 Planificación y Control Operacional
planifica y desarrolla los procesos necesarios para la realización de sus productos.
Durante la planificación de la realización de los productos, la Entidad realiza las siguientes
actividades:
a) La planificación de cada proceso del Sistema de Gestión de Calidad del Sistema se

determina durante la revisión del sistema, teniendo en cuenta los objetivos,
la política de calidad y los requisitos de los demás procesos.
b) Determina la necesidad de establecer procesos, documentos y de proporcionar
recursos específicos para los productos.
c) Determina las actividades requeridas de verificación, seguimiento e inspección para

los productos, así como los criterios para la aceptación de los mismos.
d) Determina los registros necesarios para proporcionar evidencia de que los procesos
para realizar los productos cumplan con los requisitos definidos previamente.
El resultado de esta planificación se presenta en los registros de control en cada proceso.
8.2 Requisitos para los Servicios

8.2.1 Comunicación con el Usuario
La Entidad ha determinado y establecido unas comunicaciones eficaces con el cliente para

el tratamiento de temas relacionados con información de los productos, orientación,
consultas, asesorías legales y atención de quejas y denuncias
8.2.2 Determinación de los requisitos relacionados con el servicio

determina:
Todos los requisitos especificados por los usuarios y aquellos que no son establecidos,
pero que son necesarios para la prestación del servicio están determinados por la
Constitución Política y la normatividad que aplica para el control político.
Así mismo, se tienen en cuenta los requisitos normativos y reglamentarios que aplican.
8.2.3 Revisión de los requisitos relacionados con el servicio
Los líderes de procesos (cuando sea necesario), revisan los requisitos relacionados con los
productos antes de que la Entidad se comprometa a proporcionarlo al cliente.
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Esta revisión garantiza que:
Están definidos los requisitos de los productos.
• Están resueltas las diferencias existentes entre los requisitos de los productos y el tipo
de acción legal que se va a ejercer y los expresados previamente.
• Se tiene la capacidad para cumplir con los requisitos de los productos, estos están
definidos por la Constitución Política y la Ley.
De igual manera, de acuerdo con esta revisión se contempla y se asegura que los cambios
en los requisitos para los servicios sean controlados y planificados.
8.3 Diseño y Desarrollo de los servicios
Este numeral de la norma NTC-ISO 9001:2015 no aplica en la Asamblea del Departamento

Archipiélago de San Andrés, Providencia y Santa Catalina según se explica en el numeral
3.2 de este manual.
8.4 Control de los Procesos, Productos y Servicios Suministrados Externamente

8.4.1 Generalidades

se asegura que los bienes y/o servicios adquiridos cumplen con los requisitos de
contratación especificados y la Información de las adquisiciones de Bienes y/o Servicios.
Los pasos para realizar las adquisiciones de bienes y/o servicios, evaluar, seleccionar y
establecer los criterios para verificar el desempeño de los proveedores se encuentran
especificados en la ley de contratación y sus respectivos decretos reglamentarios
Al momento de recibir los Bienes y/o Servicios que son requeridos por la Entidad, se verifica
que estén acordes con los requisitos preestablecidos para su utilización. Esta verificación
se realiza comparando el bien y/o servicio adquirido contra la orden de requisición del
mismo o de acuerdo con lo establecido en el plan de compras de la Entidad.
8.4.2 Tipo y Alcance del Control
A través del Proceso de Gestión de Bienes, Servicios y Logística se definen los métodos
de control del material comprado.
8.5 Provisión del Servicio

8.5.1 Control de la Provisión del Servicio
La Entidad planifica y lleva a cabo la producción y la prestación del servicio de acuerdo con
la normatividad legal que le aplica y controla sus riesgos a través de un mapa de riesgos.
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Los resultados del ejercicio del control político generados por la Asamblea del
Departamento Archipiélago de San Andrés, Providencia y Santa Catalina pueden ser
validados a través de que se cuenta con el personal competente para realizar las funciones
encomendadas, se cuenta con los procedimientos y normatividad legal aplicable, los
mecanismos de control y supervisión y la infraestructura adecuada.
Estas condiciones contraladas incluyen:
La disponibilidad de información que describa las características de los servicios.

La disponibilidad de información que permita el seguimiento y medición.
La implementación de actividades de liberación, entrega y posteriores a la entrega del
servicio.
8.5.2 Identificación y Trazabilidad
Durante el ejercicio del control político, la Asamblea del Departamento Archipiélago de San
Andrés, Providencia y Santa Catalina, identifica claramente todos los productos resultantes
de cada proceso. También tiene identificado el estado en que el producto se encuentra
respecto a los requisitos.
8.5.3 Propiedad Perteneciente a los Usuarios o Proveedores Externos
Los líderes de los Procesos tienen la responsabilidad de asegurar la adecuada

identificación, mantención, cuidado y uso de la información de los usuarios utilizados en la
prestación del servicio y que son propiedad del mismo.
8.5.4 Preservación
Durante las etapas de planeación, elaboración y entrega de los productos la Asamblea del
Departamento Archipiélago de San Andrés, Providencia y Santa Catalina, hace énfasis en
su conservación y mantenimiento de acuerdo con los requisitos establecidos por la Ley.
8.6 Liberación de los Servicios
La liberación de los servicios se establece a partir de los requisitos definidos para cada
uno de ellos.
8.7 Control de las Salidas No Conformes

asegura que los productos que no son conforme con los requisitos son identificados y
controlados para prevenir su uso o entrega no intencionada. La Entidad tiene establecidos
los controles, las responsabilidades y autoridades relacionadas con el tratamiento de los
productos no conforme.
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MANUAL DE CALIDAD
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ha establecido el procedimiento Control del Producto No Conforme, para el debido
tratamiento del producto No Conforme, el cual satisface todos los requisitos exigidos en el
numeral 8.7. de las normas ISO 9001:2015.
9. EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO

9.1 SEGUIMIENTO, MEDICIÓN, ANÁLISIS Y EVALUACIÓN
9.1.1 Generalidades

planifica e implementa procesos de seguimiento, medición, análisis y mejora para:
• Demostrar la conformidad del servicio prestado.
• Asegurarse de la conformidad del sistema de gestión de la calidad.
• Mejorar continuamente la eficacia del sistema de gestión de la calidad.
9.1.2 Satisfacción del Usuario

realiza el seguimiento de la información relativa a la satisfacción del cliente mediante
comunicación directa con la persona, organización o entidad a quien se le presto un servicio
mediante el diligenciamiento de la Encuesta de Satisfacción del cliente. Los resultados de
esta comunicación son tomados en consideración por el Comité de Control Interno y
Calidad de la Asamblea del Departamento Archipiélago de San Andrés, Providencia y Santa
Catalina para disponer las acciones que considera apropiadas
9.1.3 Análisis y Evaluación
Los responsables de los distintos procesos del sistema están encargados de recopilar y
analizar los datos para identificar oportunidades de mejora en el Sistema de Gestión de
Calidad, a través de los indicadores de gestión y los indicadores de cumplimiento de los
objetivos de calidad.

realiza la gestión de los datos apropiados para demostrar la idoneidad y eficacia del sistema
de gestión de la calidad y para evaluar donde se puede realizar mejora continua.
Los datos así obtenidos se analizan para obtener información sobre:
La satisfacción del cliente, tomados de la Encuesta Satisfacción del cliente.

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MANUAL DE CALIDAD
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La información relacionada con el desempeño de los procesos, producto del análisis de los
indicadores El seguimiento y medición de los procesos, cuando aplica, se realiza a través
de indicadores de gestión definidos por la alta dirección.
Durante las revisiones por la dirección y con la información de entrada para la misma,
también se evalúa el desempeño de los procesos del sistema de gestión de la calidad, para
verificar que éstos están en capacidad de alcanzar los resultados planificados.
9.2 Auditoria Interna

realiza auditorías internas a todas las áreas que afectan la calidad de los productos, con el
propósito de determinar que el sistema de gestión de la calidad:
• Presenta conformidad tanto con los requisitos internos, de los usuarios y de la

normativa ISO 9001:2015.
• Se ha implementado correctamente y se mantiene de manera eficaz, eficiente y

efectiva.

ha establecido el procedimiento Auditoría Interna, el cual satisface todos los requisitos
exigidos en el numeral 9.2. de la norma NTC-ISO 9001:2015.
9.3 Revisión por la Dirección
El Comité de Calidad de la Asamblea del Departamento Archipiélago de San Andrés,

Providencia y Santa Catalina revisa semestralmente el sistema de gestión de la calidad,
para asegurarse de su conveniencia, adecuación y eficacia continuas. Se incluyen en la
revisión la evaluación de oportunidades de mejora y la necesidad de efectuar cambios en
el sistema de gestión de la calidad, incluyendo la política y los objetivos de la calidad, con
el fin de mejorar los servicios y aumentar la satisfacción de los usuarios y partes interesadas
Se deja constancia de los resultados de la revisión en las actas de reunión del Comité de
Control Interno y Calidad en donde se incluye la información de entrada, además de las
decisiones y resultados de la revisión solicitados en el numeral 9.3 de la norma NTC-ISO
9001:2015.
El representante de la dirección prepara, resguarda y actualiza información para la revisión

directiva y se asegura de mantener los registros necesarios.
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MANUAL DE CALIDAD
Página: 23 de 25
10.1 No Conformidad y Acción Correctiva

ha establecido el proceso de Control del Producto No Conforme, mediante el cual se
asegura que todo incumplimiento en cuanto a los requisitos del Sistema de Gestión de
Calidad es registrado y corregido. Posteriormente y basándose en el procedimiento
Acciones Correctivas, mediante el cual toma las acciones necesarias para eliminar la
causa de las no conformidades con el propósito de prevenir que se vuelvan a presentar.
10.2 Mejora Continua

tiene como compromiso la mejora continua a partir de las herramientas del sistema: la
Política y los Objetivos de Calidad, los resultados de las auditorías internas y externas, las
acciones tomadas y todos los datos que se analizan en la revisión por la Dirección y el
Comité, en las que se determinan principalmente las propuestas de mejora.
11. Anexos.
Vicerrectoría
Académica
Auxiliares
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MANUAL DE CALIDAD
Página: 24 de 25
ANEXO A
Versión: 3
MANUAL DE CALIDAD
Página: 25 de 25
ANEXO B

Manual de Calidad SAIVersion3

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Asamblea Departamental de San Andrés

7.1.4 Ambiente para la operación de los procesos 14

Anexo 1 Estructura Orgánica 23

Ilustración 1. Matriz de Partes Interesadas 7

1. PRESENTACIÓN DEL MANUAL DE CALIDAD

La Asamblea del Departamento Archipiélago de San Andrés, Providencia y Santa Catalina,

1.1 Objeto del Manual

Este manual describe el Sistema de Gestión de Calidad, el alcance y la justificación de las

2.1. Información General

Entidad: Asamblea del Departamento Archipiélago de San Andrés, Providencia y Santa

2.2 Estructura Organizacional

La Asamblea del Departamento Archipiélago de San Andrés, Providencia y Santa Catalina

2.3 Direccionamiento Estratégico

La Asamblea del Departamento Archipiélago de San Andrés, Providencia y Santa Catalina

3. GENERALIDADES DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

La estructura del sistema de gestión de la calidad de la Asamblea del Departamento

3.1. Alcance del Sistema de Gestión de la Calidad

La Asamblea del Departamento Archipiélago de San Andrés, Providencia y Santa Catalina

7.6. Control de los Equipos de Seguimiento y Medición: En nuestra entidad no se

Las anteriores exclusiones no afectan la capacidad de la entidad para prestar el servicio

4.2 Clientes y Partes Interesadas

La Asamblea Departamental Del Archipiélago De San Andrés, Providencia Y Santa Catalina

IDENTIFICACIÓN DE PARTES INTERESADAS ASAMBLEA SAI

Grupo Subgrupo Requisitos Expectativas

Reciprocidad en los proyectos de competitividad

Reciprocidad en los proyectos sociales y

4.3 Alcance del Sistema de Gestión de Calidad

La Asamblea del Departamento Archipiélago de San Andrés, Providencia y Santa Catalina

4.4 Sistema de Gestión de la Calidad y sus Procesos

La Asamblea del Departamento Archipiélago de San Andrés, Providencia y Santa Catalina

Criterios y métodos para el control de los procesos: La Asamblea del Departamento

La Presidencia del Sistema de La Asamblea del Departamento Archipiélago de San Andrés,

La Presidencia es responsable de asignar y gestionar los recursos necesarios para

5.1.2 Enfoque al Usuario

La Presidencia del Sistema de La Asamblea del Departamento Archipiélago de San Andrés,

5.2 Política de Calidad

La Asamblea del Departamento Archipiélago de San Andrés, Providencia y Santa Catalina

Es apropiada al propósito y contexto de la Entidad y apoya su dirección estratégica

Proporciona un marco de referencia para el establecimiento de los objetivos de calidad

Incluye un requisito de cumplir los requisitos aplicables

Incluye un compromiso de mejora continua del SGC

5.2.2 Comunicación de la Política de Calidad

Es conocida y comprendida por todo el personal de la Entidad. La política de calidad se

5.3 Roles, Responsabilidades y Autoridades en la Organización

La Asamblea del Departamento Archipiélago de San Andrés, Providencia y Santa Catalina

5.3.2 Representante de la Dirección

El Representante de la dirección será el Secretario(a) General de la Asamblea quien

➢ Asegurarse de que se establecen, implementan y mantienen los procesos necesarios

Al planificar el Sistema de gestión de la calidad, La Asamblea del Departamento

6.2 Objetivos de Calidad

El despliegue de los objetivos ha sido establecido en las funciones y niveles pertinentes de

6.2 Planificación de los Cambios

Mediante la revisión del Sistema de Gestión de Calidad y las herramientas de planificación,

➢ La gestión de los procesos identificados en el mapa de procesos.

La Asamblea del Departamento Archipiélago de San Andrés, Providencia y Santa Catalina

a. Implementar y mantener el Sistema de Gestión de la Calidad y mejorar continuamente

b. Aumentar la satisfacción del cliente mediante el cumplimiento de sus requisitos. Para

Mediante la aplicación de los procesos y procedimientos que se describen en el numeral

Para ejercer adecuadamente el control político, la Asamblea del Departamento Archipiélago

7.1.4 Ambiente para la Operación de los Procesos

Las necesidades en cuanto a mejora y mantenimiento de las condiciones requeridas para

7.1.5 Recursos de Seguimiento y Medición