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PLANIFICANDO LA GESTIÓN
DE LAS COMUNICACIONES
DEL PROYECTO

Juan Pablo Llinás

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Planificar y gestionar las comunicaciones del proyecto tiene que ver con las actividades necesarias
para garantizar que las necesidades de información de cada una de las partes interesadas del proyecto
sean satisfechas. Para poder desarrollar de forma eficiente este proceso, es fundamental contar con
una información detallada y precisa sobre los diferentes tipos de interesados con los que cuenta el
proyecto abordado, y no sólo a nivel de interés con las tareas a desarrollar, sino también con respecto a
la personalidad de estas personas que rodean al proyecto y que en la mayoría de los casos representan
a otras corporaciones, entidades gubernamentales, medios de comunicación, grupos sociales e incluso
al equipo mismo del proyecto.

El objetivo principal de la planificación de la comunicación es lograr crear los medios documentales

tales como los formatos y modelos de informes, junto con las metodologías, tecnologías y estrategias de
información que brinden la información de forma oportuna y permitan de este modo tomar decisiones
con respecto al futuro del proyecto. Por esta razón, es importante recordar, que al igual que todos
los demás procesos de planificación, la planificación, ejecución y monitoreo de las comunicaciones
del proyecto se deben evaluar, plantear modificaciones y re planificar periódicamente dentro del
ciclo de vida del proyecto. Por lo expuesto anteriormente, está claro que el plan de gestión de las
comunicaciones tiene una relación sumamente directa con el plan de gestión del involucramiento de
los interesados del proyecto y su correcta identificación.

Del mismo modo, es importante resaltar, que, si bien todos los proyectos requieren de procesos
de comunicación para poder llevar los datos y la información de un lugar a otro, los métodos, las
estrategias y las tecnologías de las comunicaciones utilizadas para dicho fin pueden resultar tan
diversos y cambiantes como los trabajos a completar dentro de los diferentes proyectos desarrollados
por el hombre. Es por esto que es fundamental plantear procesos adaptativos y revisiones constantes
al plan de comunicaciones, de manera que se adapte constantemente a la realidad de los interesados
involucrados, del tipo de tarea a realizar y de la cultura de las organizaciones inmersas dentro del
proceso.

Para poder desarrollar un plan eficiente de comunicación a nivel interno, es indispensable utilizar la EDT
que por sí sola es una herramienta de comunicación y brinda una idea de los recursos necesarios para
desarrollar los diversos paquetes de trabajo a través de la EDR o Estructura de Desglose de Recursos.
Con esta información junto a la matriz de trazabilidad de requisitos, es mucho más sencillo entender la
interrelación de información que existe dentro del equipo del proyecto en pro del cumplimiento de los
elementos asociados a la aceptación de los entregables del proyecto también conocidos en algunos
casos como Hitos.

Del mismo modo, el plan de gestión del involucramiento de los interesados y la RBS o Estructura
de Desglose de Riesgos, pueden ser utilizados junto a los diferentes activos de los procesos de la
organización para determinar necesidades de comunicación de interesados externos y asociaciones
o entidades territoriales que se presentan como factores ambientales que pueden afectar positiva o
negativamente al trabajo por completar.

Una vez se tiene claridad sobre el número de canales de información y los tipos de interesados con los
que cuenta el proyecto, se debe proceder a desarrollar un estudio de las tecnologías de información
a utilizar de acuerdo a las capacidades con las que se cuente en el entorno, a la realidad del proyecto
y a la cultura de los diferentes interesados que componen el equipo y los organismos externos al
propósito; es aquí donde toman relevancia las herramientas como el juicio de expertos y la recolección
de información de poblaciones residentes en la zona o en la realidad del trabajo por completar.

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De acuerdo a lo encontrado en el numeral anterior, se procede a determinar las tecnologías de
comunicación a utilizar de acuerdo a elementos descritos dentro del modelo de prominencia del
proceso de identificación de interesados, donde conocemos el poder y la urgencia de información
de los principales involucrados dentro del proyecto, de igual forma cuando hablamos de información
sensible o confidencial, debemos tener en cuenta las tecnologías con las que se cuenta de acuerdo a
la realidad del proyecto que permitan una transmisión confiable, segura y disponible a todo momento
durante la ejecución de las tareas. Cabe recordar que todos estos procesos deben permitir que su
gestión sea monitoreada para permitir la adaptación del plan de acuerdo a las novedades nacientes
en los procesos de ejecución del proyecto.

Del mismo modo, es importante siempre contar con herramientas de comunicación intuitivas que
faciliten el proceso de comunicar por parte de los diferentes miembros del equipo del proyecto y
que no se conviertan en generadores de ruido que afecten la transmisión del mensaje en sí y del
entendimiento por parte del receptor de la información. Esta realidad se ve reflejada de forma explícita
en proyectos donde existen diferencias culturales marcadas o que pertenecen a regiones separadas
por grandes distancias y congruencias históricas, como ocurre en proyectos de carácter internacional
donde deben trabajar de la mano naciones que no comparten ningún tipo de lazo cultural ni histórico
dentro de su formación como sociedades.

Por último, es importante resaltar que el uso de información expuesta a través de imágenes o
representaciones de datos que faciliten la lectura de la información (siempre y cuando el personal o la
comunidad encargada de recepcionar dicha información cuente con la formación o capacitación para
la lectura de dichos elementos de resumen), y reuniones que permitan expresar de forma verbal los
avances e interrelaciones que se presentan dentro del ciclo de vida del proyecto.

Una vez completado el plan de las comunicaciones, se deberán obtener salidas tales como la matriz
de comunicaciones del proyecto; una herramienta que permite visualizar de forma rápida y eficiente
los mecanismos, métodos, motivos y responsables de realizar las diferentes comunicaciones dentro
del proyecto. Sus mecanismos de recepción y confirmación del entendimiento de la información y la
periodicidad de la transmisión de este tipo de mensajes.

De esta forma, gracias a herramientas como las descritas anteriormente, una metodología de
solución de conflictos estructurada a partir de diagramas de flujo, un entendimiento completo de las
restricciones existentes dentro de la transmisión de la información del proyecto y unos glosarios de
términos adquiridos de forma comunal por todos los grupos de interés del proyecto, se podrá contar
con un plan lo suficientemente robusto que permita brindar comunicaciones eficientes con la menor
cantidad de solicitudes de modificación a lo largo del desarrollo del proyecto.

Referencias

Project Management Institute Inc. (2017). La guía de los fundamentos para la dirección de proyectos.
Pennsylvania: Independent Publishers Group.