ENSAYO ACTIVIDAD 3

Elabore un ensayo corto que responda a la pregunta “¿Por qué es importante evaluar la
información documentada?”, en el cual exponga su posición frente a esta temática y
brinde recomendaciones para llevar a cabo la verificación de la conformidad de los
documentos.

ENSAYO

¿Por qué es importante evaluar la información documentada?

La documentación de una empresa constituye su capital intelectual, es decir el saber hace

que se ha adquirido con la experiencia, por cuanto de no preservarse debidamente ese
conocimiento logrado este sin lugar a dudas se podría perder, ya que hay varias razones
muy importantes que tiene la documentación para un sistema de gestión de calidad, entre
ellas podemos destacar la estandarización de los procesos ya que para que un
proceso sea debidamente estandarizado, debe estar documentado porque al hacerlo se
asegurando que las personas ejecuten los procesos de acuerdo a como están escritos,
por lo que se hace necesario que recordemos que estandarizar un proceso es establecer
un nivel de operación que se debe mantener para lograr los resultados esperados.

Por cuanto la planificación organizacional en cualquier nivel de la organización al

documentar los elementos importantes como lo son las acciones, los recursos y el
tiempos estamos direccionando o enfocando a las personas a cargo a lograr y alcanzar
los objetivos y metas propuestas, de igual manera la documentación ayuda a mantener el
enfoque y la disciplina hacia los objetivos del sistema.

Con el control de las actividades realizadas hablamos y nos enfocamos a los registros,
que son un tipo especial de documento, ya que básicamente es la información contenida
en formatos diligenciados durante los procesos y que nos va a suministrar evidencia o
soporte de la realización de determinadas actividades porque los registros nos permiten
conocer y evaluar la gestión realizada.

Igualmente se debe tener en cuenta que las auditorias de los sistemas de gestión de una
empresa se basan en los documentos que se tengan por cuanto estos representan los
criterios de auditoría y los registros representan las evidencias de auditoría, y de la
comparación de estos dos tipos de documentos se establecen los hallazgos de auditoría
que pueden ser fortalezas o debilidades del sistema.

Y con el mejoramiento de procesos nos permite mejorar los procesos consistentemente

ya que la documentación debe servir a los procesos y no los procesos servir a los
documentos, con esto llamo la atención a no generar documentación que pueda
entorpecer los procesos, porque un proceso bien diseñado debe tener un buen flujo
documental.

Por cuanto es de anotar que la necesidad de administrar los registros en las

organizaciones conlleva al ordenamiento constante de la forma de organizar este
importante recurso a hechos que los estudiosos del tema definieran muchos sistemas de
la forma correcta de la organización o administración documental.