1.1. Sesión 2.

Recepción Documental

1.1.1. Procedimiento De Recepción Documental

Constituida como la primera fase del proceso de Recepción de Documentos,
este proceso básicamente se encarga de recibir todas las comunicaciones que
llegan a la institución, independientemente del medio y las entidades que las
emiten. Así mismo, durante esta fase, el profesional a cargo debe revisar que los
documentos y demás correspondencias cumplan con los requisitos necesarios
para ser admitidas como recibidas por la entidad. Al respecto, los Planes de
Gestión Documental distinguirán entonces entre dos tipos de materiales:

 Físicos y directos: categoría constituida por todos los materiales que llegan
de forma física hasta la institución.
 Magnéticos e indirectos: grupo conformado por todas las comunicaciones
que son dirigidas a la institución por medios electrónicos.
En este sentido, los PDG consideran también distintas estrategias y verificaciones,
que deberán ser hechas por parte de los distintos profesionales que reciban los
materiales dirigidos a la empresa, compañía o institución. De esta forma, según la
categoría se chequearán las siguientes informaciones y requisitos.

1.1.1.1. Documentos Físicos Y Directos

Si el documento o correspondencia fue enviado, de forma física, directamente a
la institución, el personal encargado del Área de Recepción de Documentos
debe entonces dirigirse al sobre o paquete a fin de chequear que éste se
encuentre debidamente identificado, y que de forma visible presente los
siguientes datos:

 Que el destinatario anotado corresponda con el nombre de la empresa, o

por el contrario con el de algún funcionario o empleado de la entidad.
 Que se trate de una comunicación de tipo oficial, o por el contrario de un
documento personal.
 Que en el sobre, además del destinatario, se encuentran identificados
correctamente todos los datos inherentes al remitente.
1.1.1.2. Documentos Magnéticos E Indirectos
Si por el contrario, la comunicación ha sido recibida en los distintos medios
electrónicos de la institución, el funcionario a cargo deberá entonces comenzar
por revisar que el documento cumpla con los siguientes requerimientos:

 En primer lugar, el encargado de recibir este tipo de comunicaciones debe

verificar que el asunto del documento o la solicitud hecha realmente sea
asunto de pertinencia de la institución.
 A pesar de ser una comunicación electrónica, a fin de poder darle curso
dentro de la entidad, esta debe ir firmada por su remitente.
 De igual forma, en el documento debe encontrarse de forma legible la
fecha en la cual se realizó la emisión del material, a fin de saber qué tan
vigente se encuentra.
 Al igual que en el caso de los documentos físicos, las comunicaciones
electrónicas deben contener los datos del remitente: nombre, dirección,
código postal, correo electrónico y teléfonos de contacto.
Finalmente, de ser necesario, los anexos requeridos en la comunicación deben
estar completos, de otra forma deberá procesarse para revisión.

1.1.2. Procedimiento De Registro

Todo documento que entre o que salga de la Administración deberá ser
registrado para que quede constancia de su entrada o salida. El registro cumple
fundamentalmente la función de facilitar la localización de un determinado
escrito o documento además de: Dar testimonio de que un documento ha
pasado o no por la entidad en cuestión. Conocer el destino final de un
documento (sí ha sido destruido o archivado). Localizar el lugar concreto donde
se halla el documento o escrito. Conocer los datos más significativos de un
documento sin necesidad de consultarlo directamente ya que el registro queda
anotados éstos.

¿Cómo registrar correspondencias? Es necesario registrar las correspondencias

para poder archivar y llevar el control. Vamos a ver sus pasos mediante una
ejemplificación que ayudará a exponer el método de registro:
1. Establezca una codificación que se adapte a su organización.

2. Forme una codificación para los tipos de documentos. (Ver pasos 1 y 2 del
apartado: ¿Cómo registrar la documentación?)
3. Escriba una codificación para relacionar el medio o envió de la
correspondencia recibida o enviada. Puede ser la mostrada en la Tabla 4.
4. Escriba una codificación para relacionar el tipo de clientes internos y
externos que tiene su Organización. Podría ser la mostrada en la Tabla 5.
 5. Relacione en un formulario, el cual podría ser en Excel, los siguientes campos
señalados a continuación:

Veamos el formulario resultante.

 Del formulario ejemplo, podemos decir del
código: CRCAR03-001, que se Recibió una
Carta de un Cliente, (CAN=CANTV), la
Evaluación de Registro de Proveedores. Por
otro lado, podemos decir -siguiendo el
ejemplo- que en ese mes solo recibió una
cotización a través del Fax, registrado:
CRCOT03-001, para un despacho de productos. No se preocupe si al principio el
resultado del código es un poco complicado, de seguro al término de días ya se
habrá acostumbrado. Sería recomendable que el correlativo sea llevado por año.
Recuerde que cada Organización tiene su manera de llevar sus documentos,
cuando se trate de Circulares, Memos, Cartas, etc., el documento respuesta,
debe hacer mención y estar relacionado al respectivo documento emisor ya sea
interno o externo.

1.1.3. Manual Archivo y Correspondencia

1.1.3.1. Concepto De Manual
De Archivo y Correspondencia
Es un documento que recoge las
normas y procedimientos que se
deberán aplicar en el proceso de
flujo de las comunicaciones escritas
para lograr la agilidad y eficiencia en
la toma de las decisiones de la
entidad. Es una guía que recoge en
forma clara y sencilla los pasos a
seguir para el desarrollo de las
funciones relacionadas con
Correspondencia y Archivo.
1.1.3.2. Diferencias entre
Archivo y Correspondencia.
La principal diferencia es que el
Archivo son todos los documentos
que ya están guardados y
clasificados de acuerdo a sus
características, en cambio la
correspondencia es lo que llega
nuevo para ser entregado, tramitado
y posteriormente archivado.
1.1.3.3. Partes del manual de
archivo y correspondencia
Introducción: En el cual se indica al
lector en forma general las razones
del ser del documento que tiene
ante sí.
Objetivos: Se resumen los fines que
persigue el Manual (generales y/o
específicos)
Estructura Orgánica de la Entidad: En
lo posible debe ofrecer una
información global sobre la entidad,
su organigrama y funciones.
Conceptos y ejemplos de los
documentos que elabora la entidad,
comunicaciones externas: cartas,
télex; comunicaciones internas:
memorandos, circulares, notas de
tramitación, etc.
Definición de concepto
Correspondencia y sus
clasificaciones: institucional, personal,
confidencial.
Definición y unificación de
presentación de los documentos que
se elaboran en la entidad a partir de
las normas internacionales o
nacionales que existan en cada país.
Información sobre los niveles
jerárquicos con autorización para la
firma de los documentos.
Procedimientos para el recibo,
registro y distribución de la
correspondencia externa; controles
de respuesta y procesos de
despacho de las comunicaciones
que produce la entidad hacia el
medio interno y/o al externo.
Manejó, uso y control del fax
institucional, definición de legalidad
o no de los documentos recibidos por
este sistema.
Definiciones sobre procedimientos a
seguir con la correspondencia de
tipo “personal” de los funcionarios.
Definición de concepto de archivo y
sus componentes de acuerdo con la
estructura organizativa del mismo.
Ejemplo: Archivo central, de gestión,
Satélites Semi Activo, permanente,
etc.
Estructuración del sistema de
ordenamiento para la clasificación
de los documentos de archivo.
Ejemplo: numérico, alfabético,
cronológico, codificado por asuntos
o temas, etc. En todos los casos es
conveniente incluir la tabla completa
de los ítems o temas que conforman
el archivo, independientemente del
sistema elegido; la codificación de
las dependencias o el listado
alfabético de las mismas.
Definición del procedimiento y
papelería usada para la
conservación de documentos;
legajo, carpetas, rótulos, etc.
Definición de procedimientos para el toda la correspondencia que entra y
control y préstamo de documentos sale de la entidad, además del
de archivo y de los medios proceso para archivar los
reprográficos (como la perforadora). documentos.

Definición de los tiempos de

conservación de los documentos
enmarcados en la Tabla de
Retención Documental, previamente
elaborada y aprobada por el Comité
de Administración de Documentos.

Métodos y procedimientos
autorizados para la conservación
permanente de documentos de
acuerdo con las tecnologías
disponibles: Microfilmación, disco
óptico, almacenamiento en disco
compacto (CD-ROM) etc.

Métodos y procedimientos
autorizados para la destrucción de
los documentos de archivo.

Metodología y procedimientos para

la realización, revisión, publicación
del Manual de Correspondencia y
Archivo, y definición de los
integrantes del comité de
Administración de Documentos.

Anexos de formatos y papelería

utilizada en todos los procesos
contenidos en el manual.

El manual de archivo y
correspondencia es importante
dentro de una empresa ya que este
documento contiene las normas que
se deben aplicar dentro de la misma
en cuanto a la forma y proceso de
 1.1.4. Actividad De Aprendizaje
Debe llenar el cuadro de registro con base en
la siguiente información:

 La empresa Industrias Solans S.A recibe el

día 2 de abril como parte de su
correspondencia los siguientes documentos:
 Carta de presentación AGROJARDIN de
Salamanca en la que realiza un pedido.
 Catalogo de productos para la proxima
temporada de verano de LORIA S.A. de
tarrasa.
 Paquete de la empresa PUBLIMAK S.A de
Oviedo, que contiene un video con la
campaña de publicidad.
 Carta certificada de A. Perez de Madrid, que contiene chque por el pago
de la factura No. 345
Tabla de registro:

No. De Fecha Remitente Clase Anexos Extracto Dpto.

Registro de que lo
recibe

 Realizar cuadro comparativo con las diferencias y/o similitudes entre archivo
y correspondencia