INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGÌA

“JUAN PABLO PÈREZ ALFONZO”

ESTRATEGIAS DE GESTIÓN INSTITUCIONAL PARA EL

FORTALECIMIENTO DE LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS Y
CONTABLES DE LA EMPRESA R. Y. KILOGRAMO, C.A.

Autor: Wilmarys León

Tutor Académico:

Valencia, Julio 2016

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 CAPITULO I
EL PROBLEMA

Planteamiento del Problema

El ambiente que rodea a una empresa es muy amplio y se encuentra en constante

cambio. Para que una empresa pueda subsistir en el tiempo, ser competitiva y
rentable, debe mantenerse atenta a los cambios que están a su alrededor Debido al
dinamismo que rodea el ambiente administrativo y las exigencias de un mundo
cambiante, las organizaciones deben incorporar nuevas herramientas que le permitan
hacer uso efectivo de los recursos propios o asignados. Todo esto en virtud de hacer
más eficaz el proceso administrativo en cualquiera de sus fases.

Muchas organizaciones, considerando la importancia que tiene el buen

funcionamiento de los procesos administrativos, han buscado evaluar sus procesos
internos para el desarrollo óptimo de cada uno de ellos. En este sentido, Gómez
(2009) indica lo siguiente:

Las empresas para crecer, generar utilidades y permanecer en el mercado,

deben tener muy claro hacia dónde van, es decir, definir direccionamiento
estratégico. Para ello es indispensable, obtener y procesar información
sobre el entorno con el fin de identificar allí oportunidades y amenazas en
sintonía con las fortalezas y amenazas de la empresa. (p. 23).

De ahí que las grandes empresas pongan tanto énfasis en la planeación para
conseguir los objetivos organizacionales. Es fundamental estudiar el entorno para
poder entenderlo, ya que a simple vista hay muchas variables que podrían pasarse por
alto, las que son más evidentes suelen ser las más drásticas, sin embargo, las menos

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impactantes pasan desapercibidas por un tiempo hasta que llegan a tener tal
relevancia que es inevitable tomar medidas para asumir los cambios.

Aunado a esto, las grandes compañías del mundo están en manos de grupos
familiares, estas representan casi 90% del universo empresarial. Ahora bien, según
Dante (2004), Precisó;

Que el 85%, de las empresas venezolanas son familiares, basado en un

estudio hecho por la empresa que él representa, en nuestro país, de cada
100 empresas que instalan grupos familiares, el 60 por ciento desaparece
en la primera generación los primeros 6 años de funcionamiento, 70 por
ciento al pasar a la segunda generación, para totalizar un 90 por ciento
que dejan de funcionar al ser recibidos por la tercera generación.

En Latinoamérica representan más de 85% de todas las estructuras físicas y

comerciales. Usualmente cuando se habla de empresas familiares se tiene la
percepción de que son pequeñas entidades económicas, con tecnología obsoleta,
recursos financieros escasos y sistemas administrativos incipientes. Pero no es así.
Resulta que grandes e importantes empresas internacionales son organizaciones de
corte familiar, que de pequeñas y obsoletas no tienen nada.

En Venezuela, grupos económicos de destacada trayectoria y crecimiento como

Alfonzo Rivas y Cía., Central Madeirense, Clínica La Floresta, C.A., Ron Santa
Teresa y Don Perro son en realidad empresas familiares. Y también lo son otros
grandes grupos como Empresas Polar y Grupo Cisneros, que no tienen nada que
envidiarle a conglomerados económicos de otros países como Cargill, Ford, Wall
Mart, Televisa y TV Azteca, que también son compañías dominadas por apellidos.

En los últimos tiempos se ha puesto de relieve un mayor interés en el estudio y

análisis de estas corporaciones, precisamente por la importancia económica que han
adquirido esos grandes grupos económicos, y porque, en su mayoría, con su

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desenvolvimiento, han echado por tierra diversos mitos que existen alrededor de las
empresas cuyo origen ha sido el entorno familiar.

Tarde o temprano, estas empresas familiares se preguntan así mismas, si necesitan

sistemas de planificación formal, que forma deberán tener esos sistemas de
planificación, y que podría hacerse para hacerlos más eficientes y eficaces. La toma
de decisiones continuas y diversas, no es lo mismo que la planificación. La
planificación es una actividad prioritaria de la empresa, que a menudo conducen a un
aumento de las utilidades y del rendimiento de las ventas. Los problemas de gestión
que se presentan en una empresa familiar son algo diferente de los mismos problemas
en una empresa no familiar. Cuando familiares cercanos trabajan juntos, a menudo las
emociones interfieren con las decisiones de negocios.

En ciertas empresas familiares, el control de las operaciones diarias es un

problema. En otras, el problema está en la constante rotación de personal entre
quienes no pertenecen a la familia. Otras empresas sufren porque algunos de los
familiares no desean reinvertir las ganancias en la empresa, lo cual impide el
crecimiento del negocio.

Los familiares que son socios comanditarios, accionistas y directores sólo ven
gastos cuando deben considerar los gastos de capital, el crecimiento y otras
cuestiones fundamentales de la empresa. Los familiares que participan en las
operaciones diarias juzgan esas cuestiones fundamentales desde el punto de vista de
la producción, de las ventas y del personal necesario para el éxito de la empresa. Está
claro que, en muchos casos, esos puntos de vista divergentes podrán chocar entre sí.

Esa tendencia natural al conflicto puede verse agravada por familiares que no
tienen talento para las cuestiones de finanzas o de gestión. A veces son los
descendientes de los fundadores de la empresa – hijos e hijas que carecen de
capacidad para los negocios – y otras veces son suegros o cuñados a los que hay que

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dar un empleo independientemente de su habilidad o de las necesidades de la
empresa.

Básicamente, los problemas de gestión que enfrenta el gerente de una empresa no

familiar son los mismos que se le presentan al propietario que gestiona una
microempresa. Sin embargo, el trabajo del gerente de la familia se ve complicado
porque primero debe conciliar a los familiares con la realidad de la empresa. Muchas
veces cuando los miembros de una familia participan en la empresa, es difícil tomar
decisiones objetivas sobre las capacidades y habilidades de cada quien.

Otro aspecto de ese ambiente cargado de emociones es que a menudo los

empleados externos a la familia tienden a tomar sus decisiones en función de las
tensiones al interior de la familia. Saben cómo reaccionan sus jefes y ese
conocimiento repercute sobre ellos. El gerente puede verse frenado por razones
emocionales, el mismo, puede sentir que tiene que obtener la aprobación de los
principales miembros de la familia incluso para cuestiones rutinarias porque lidiar
con personalidades y reacciones emocionales, crea obstáculos que van contra la
operación eficiente de la empresa.

En ciertas empresas familiares, el obstáculo puede ser el gerente de operaciones.

El gerente puede convertirse en un obstáculo si no tiene habilidad para delegar trabajo
y autoridad. Es posible que sea el gerente por su edad o por la cantidad de capital que
ha invertido en la empresa, no por sus calificaciones para el puesto. En otros casos, es
posible que esté frenando el avance del negocio porque no escucha a otras personas
en la empresa.

Definir la jerarquía de autoridad es incluso más importante cuando un miembro de

la familia gestiona la empresa y otros familiares desempeñan varios cargos. Las
responsabilidades de los familiares deben estar claramente descritas. Los empleados
que son miembros de la familia deben tener la autodisciplina de trabajar respetando

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esa jerarquía de autoridad. Incluso entonces, es aconsejable tener un empleado
externo a la familia que ocupe un alto puesto en la organización para que pueda
participar en las operaciones diarias y contribuir a facilitar las decisiones emocionales
que deban tomar los miembros de la familia.

Muchas empresas familiares operara sin planes formales, debido a que la mayoría
de sus gerentes están tan ocupados buscando fondos, clientes, equipos y materiales
que no tienen tiempo para la planificación. La gerencia está inmersa en las
operaciones cotidianas necesaria para sobrevivir.

Por su parte, la empresa R.Y. Kilogramo C.A.; la cual, inicio sus operaciones en
el año 1996, las siglas R. Y. corresponden a los Apellidos Rubio y Yajure, en la
actualidad el señor Rubio posee la minoría de las acciones mientras que el señor
Yajure es el Accionista Mayoritario en un 90% y donde, los más altos cargos, los
ocupan su hija y dos hermanos.

Es por ello, que argumentando en que el mercado venezolano cambia demasiado

rápido por el contexto incierto, como por ejemplo la inestabilidad bancaria, control
cambiario, la inflación, las constantes regulaciones que exige el gobierno, la
incertidumbre de un país, que todos los días hay más dinero y cada vez los índices de
pobreza y la inseguridad se incrementan, el otorgamiento de CENCOEX en las
divisas a las empresas cada vez se hace con mayor dificultad, entre otros, empeora
cada vez más el ambiente externo donde se desenvuelve la empresa.

Las PyMEs Familiares deben adecuarse a las modernizaciones de la economía del

país, estás no se desarrollan porque algunas de ellas no cuentan con suficientes
recursos económicos para seguir creciendo y poder competir con una mayor ventaja
sobre las demás organizaciones. Además, deberían tener mayor control en sus
procesos y procedimientos administrativos, ya que de continuar con dicha

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problemática, las empresas pueden llegar a generar graves pérdidas económicas e
incumplimiento de los objetivos organizacionales.

Tal es el caso de la empresa R.Y. Kilogramo C.A.; empresa de pesaje, ubicada en

Prolongación Avenida Lisandro Alvarado, Centro Comercial Los Corrales, Local Nº
15, Sector La Florida, Valencia, Estado Carabobo, la cual tiene como misión “ser una
empresa de Ventas y Servicio de Sistema de Pesaje Digital y Electrónico,
satisfaciendo las necesidades de sus clientes y del mercado; buscando la rentabilidad,
honestidad, seguridad y calidad en el servicio ofrecido, modernizando constantemente
los equipos tecnológicos e innovadores que ofrece la empresa”. Por otro lado tiene
como visión “Ser la empresa operadora más confiable en el ramo del Sistema de
Pesaje y con la innovación productos Internacionales y de alta calidad”.

Dicha empresa en los últimos años ha presentado deficiencia en los procesos

administrativos, caracterizada por incumplimiento de los objetivos organizacionales,
deficientes habilidades gerenciales por parte de la directiva de la empresa, falta de
control presupuestario, desorden organizacional; no existe un liderazgo que guie a los
empleados al desarrollo eficiente de sus actividades, lo cual ha traído consecuencia,
descontento por parte de los accionistas. e insatisfacción de algunos empleados
.
Así mismo la empresa Inversiones y R.Y. Kilogramo C.A., a nivel de procesos
contables ha presentado fallas en el manejo de los inventarios, las operaciones del
flujo de efectivo, debilidad en el manejo de las cuentas por cobrar, esto sumado a la
falta de control de los procesos; además los empleados del departamento contable han
demostrado desapego a las normas establecidas en el manejo de los registros, lo que
ha traído como consecuencia muchas veces no se sabe dónde quedaron registrados
algunas transacciones, originando demora de la contabilidad y retrabajo para el resto
del personal.

Considerando lo anteriormente expuesto, cabe preguntarse:

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 ¿Cómo es la gestión de los procesos administrativos y contables de la empresa
R.Y. Kilogramo C.A.?

¿Qué estrategias se pueden definir para mejorar la gestión de los procesos

administrativos y contables de la empresa R.Y. Kilogramo C.A.?

Objetivos de la Investigación

Objetivo General

Definir estrategias de gestión institucional para el mejoramiento de los procesos

administrativos y contables de la empresa R.Y. Kilogramo C.A.

Objetivos Específicos

Diagnosticar la gestión institucional de los procesos administrativos y contables de

la empresa R.Y. Kilogramo C.A.

Analizar los factores internos y externos que intervienen en la gestión institucional

de los procesos administrativos y contables de la empresa R.Y. Kilogramo C.A.

Diseñar estrategias para mejorar la gestión institucional de los procesos

administrativos y contables de la empresa R.Y. Kilogramo C.A.

Justificación de la Investigación

En la actualidad el mercado nacional e internacional exige de quienes dirigen las

organizaciones los conocimientos y el uso de tecnología, pero sobre todo el manejo
eficiente de información que le permiten una correcta toma decisiones, para asegurar
la permanencia de las empresas a largo plazo. La contabilidad es uno de los

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principales sistemas de información que reflejan el fruto de la toma de decisiones de
los gerentes, así como un excelente banco de datos para producir el futuro de las
empresas. El uso óptimo de los procesos administrativos y contables permitirá a las
organizaciones mantenerse en el mercado.
A nivel Social, son muchas las empresas familiares que presentan dificultades en
materia de procesos administrativos y contables, dificultades que originan cierre de
empresas, y aumento del desempleo, considerando ello, la presente propuesta busca
minimizar dichas causas, desarrollando estrategias para optimizar dichos procesos.
Por otro lado, la misma proporcionará un aporte a la Universidad de Carabobo,
otorgando un valor agregado a la carrera Contaduría Pública. Dentro del área
investigativa el presente trabajo servirá a otros investigadores como soporte para
posibles investigaciones relacionadas con el área, permitiéndole aportar
conocimientos adicionales para un estudio determinado de una situación problemática
enmarcada en los procesos administrativos y contables.
Considerando la importancia económica de las PyMEs para Venezuela, y para el
sector empresarial, el presente estudio busca el fortalecimiento económico, no solo
del sector transporte, sino además de una economía venezolana que se sustenta de la
cantidad de PyMEs establecidas en el país. Las estrategias propuestas servirán de
modelo a otros sectores que buscan el fortalecimiento institucional a través de los
procesos administrativos y contables.