CASO DIPLOMADO

EMPRESARIAL ADMINISTRACIÓN DE NEGOCIOS

SESION N° 3
CASO N° 1

CURSO : GESTIÓN DE ALMACENAMIENTO E INVENTARIOS (VIRTUAL)

SESIONES : 6

I. EL CASO EMPRESARIAL
Documento que contiene información relacionada a una empresa en particular que atraviesa
circunstancias que responden a su trayectoria, el entorno sobre el cual se desarrolla, su
funcionamiento y las empresas con las que compite. La combinación de factores tanto internos
como externos configuran el caso y ante tal hecho se hace necesario diagnosticar el problema
y/o reto empresarial y proponer una solución. Por tanto, la descripción del caso empresarial
contempla los siguientes elementos:
 Antecedentes de la empresa
 Situación actual de la empresa
 La Competencia o entorno de mercado

II. PROCEDIMIENTO PARA SOLUCIONAR EL CASO

El participante luego de efectuar la lectura de la descripción del caso, procederá a darle
solución debiendo:
1. Identificar las oportunidades de mejora.
2. Discutir las posibles alternativas de solución y llegar a un consenso grupal sobre cuáles de
ellas propondrían poner en práctica.
3. Exposición grupal si así lo decide el docente.

III. MÉTODO PARA DESARROLLAR EL CASO

La solución debe ser proporcionada por los alumnos trabajando en grupos (si el profesor cree
conveniente, también puede ser individual), por lo tanto la misión del alumno involucra
colaborar en la solución, poniendo en práctica las siguientes habilidades:
 Trabajo en equipo
 Comunicación eficaz
 Administración del tiempo
 Negociación interna en cada grupo, para emitir una solución en consenso
 CASO DIPLOMADO
EMPRESARIAL ADMINISTRACIÓN DE NEGOCIOS

IV.CONTENIDO DEL CASO EMPRESARIAL

CASO EMPRESARIAL
EL FERRETERO PREOCUPADO

- Adelante
- ¿La señorita Nancy Zaide? – preguntó el joven portapliegos que traía un sobre cerrado.
- Sí, soy yo – dijo la administradora de la compañía Gedesa, al verse interrumpida por el bisoño
empleado, ¿es para mí? … Gracias

Se trataba del informe que los consultores externos habían elaborado a pedido del directorio, en
razón de los altos costos que se habían generado por el manejo ineficiente de los almacenes.
Gedesa surgió diez años atrás como un empresa comercializadora de abarrotes, artículos de
ferretería, farmacia, artefactos y repuestos. La gran variedad de los productos que ofrecía quizá
complicaba el buen manejo del área de los almacenes, particularmente de los materiales que
permanecían guardados por un tiempo excesivo.

Nancy esperaba con ansias el informe, pues había tenido a su cargo las actividades de
abastecimiento como asistente de la Gerencia Administrativa cuando se creó la empresa y,
justamente, ella concluía sus estudios de Administración. En la actualidad, ocupa esa gerencia y es
uno de los ejecutivos de confianza de la Gerencia General y del Directorio. Deseaba leer
rápidamente el informe para constatar qué errores o diferencias existían con lo que ella dejó al
ascender al puesto que desempeña. El documento le fue revelando una serie de sorpresas pues no
se imaginó que la situación fuera tan caótica.

Señor
Juan Pedro Colmani Rodríguez
Presidente del Directorio
Compañía Gedesa
Ciudad.-
Muy señores nuestros:

La presente tiene por finalidad hacerles llegar el informe que contiene los resultados de
nuestra intervención en los almacenes de su empresa, así como las recomendaciones de
acción inmediata, que constituyen guías de trabajo para orientar a aquellos a quienes se
les haga responsable de llevarlas a cabo.

Sin otro particular, quedamos a la disposición de ustedes para ampliar o aclarar

cualquier detalle sobre el particular.

Atentamente,

Maximiliano Greites
Gerente de Consultoría

Extraído del libro: CASOS DE ADMINISTRACIÓN LOGÍSTICA – Universidad ESAN 2011

Autores: VALDES PALACIO, Armando y TATEICHI SAITO, Víctor
 CASO DIPLOMADO
EMPRESARIAL ADMINISTRACIÓN DE NEGOCIOS

INFORME DE LA INTERVENCIÓN DE LOS ASESORES EXTERNOS

INTRODUCCIÓN

En relación con el trabajo que se debe desarrollar basado en el contenido del presente informe, se
deben destacar los siguientes aspectos:

A. Finalidad
Las recomendaciones que se detallan deben:
 Uniformar y corregir situaciones críticas en el área de almacenamiento y llevar a cabo
las soluciones que deben ser implantadas.
 Involucrar al máximo al personal del área de almacenes de su empresa para que
aporten sus conocimientos, experiencia y colaboren en la solución de los problemas
detectados.
 Motivar a todo el personal para que, dentro del nuevo enfoque de los almacenes y de
las responsabilidades que les serán asignadas, ayuden en la eliminación de fallas
debidas a ellos como usuarios del almacén.

B. Coordinación
 La coordinación de la ejecución de las recomendaciones de acción inmediata debe
estar en manos del administrador de la empres. De esta manera, se permitirá a esta
persona dirigir la solución de los problemas y tomar el control de los diferentes
elementos y dependencias del almacén que ha tenido bajo sus órdenes.

SITUACIÓN ENCONTRADA

I. Espacio
El local de la empresa cuenta con tres pisos; en ellos se almacenan los diferentes artículos de la
siguiente manera:
Primer piso: consta de dos ambientes, denominados A y B; en el primero están las oficinas y los
servicios, la zona de recepción, carga y descarga y la zona de embalaje, en un área de 1,341 m2. En el
ambiente B se encuentra una bodega de 1,000 m2, de los que, descontando los pasillos, quedan
586.59m2 para zona de almacenamiento.
Segundo piso: consta de dos ambientes, como en el primer piso, y con un total de 1,438.95 m2. Los
ambientes, denominados C y D, son similares a los del primer piso; así, en el C hay oficinas para el
personal, servicios, zona enrejada para resguardo de los artículos “posibles de perderse”. Descontando
los pasillos y las áreas de acceso y tránsito, el área es de 795.04 m2. En el ambiente D se tiene un área
de almacenamiento de 643.91 m2, descontando pasillos.
Sótano: es un área de 1,112.94 m2 y 2.05 metros de altura. Tiene poca iluminación y en ella está la
oficina del encargado de la bodega, la zona del tanque de agua y el área de acceso y tránsito. El espacio
real para almacenar llega a 659 m2.

II. Problemas encontrados

En la zona de almacenamiento, los problemas relacionados con el espacio son los siguientes:

 Las bodegas tienen buenas estructuras, pero no existe una buena disposición de la mercadería dentro
de sus áreas de almacenamiento, por lo que las actividades de este tipo resultan lentas y riesgosas, se
causa daños a los artículos que se guardan y el personal se ve obligado a hacer grandes esfuerzos físicos.

Extraído del libro: CASOS DE ADMINISTRACIÓN LOGÍSTICA – Universidad ESAN 2011

Autores: VALDES PALACIO, Armando y TATEICHI SAITO, Víctor
 CASO DIPLOMADO
EMPRESARIAL ADMINISTRACIÓN DE NEGOCIOS

 En el primer piso, los artículos se almacenan por orden de llegada y donde se encuentren lugares libres,
sin considerar sus características. La finalidad es aprovechar el espacio al máximo y por ello hay artículos
hasta los pasillos de cada lugar, donde hay andamios, propiciando que el manejo de los materiales no se
haga por los pasillos o que al hacerlos se produzcan maltratos y deteriores.
 Otro problema consiste en que, al no contar sus estanterías, se almacenan los artículos en el suelo, en
parihuelas de madera muy deterioradas por la carga y la humedad, embalados en cajas de cartón o de
madera, lo que disminuye el espacio disponible en un 48% y aumenta la posibilidad de deterioro de los
materiales.
 En lo que se refiere al embalaje par a despachar los pedidos a los clientes, este se realiza en el primer
piso, pero en un área limitada que dificulta la preparación y el desarrollo del trabajo. Son frecuentes, por
eso, las quejas de los clientes al recibir sus pedidos.
 En el segundo piso, en el ambiente C, la mercadería se almacena en cualquier lugar; por ejemplo, en la
zona enrejada los artículos están dispersos por el suelo, almacenados horizontalmente y agrupados de
cualquier manera. El personal indica que lo hacen por tratarse de material frágil. Esta forma de emplear
el espacio en C da lugar a que en D se tengan problemas por falta de espacio.
 El almacenamiento en el ambiente D se efectúa de tres diferentes maneras: en el suelo, en estanterías
de madera y en estanterías de ángulos ranurados, lo que permite mayor cuidado y mantenimiento de
los artículos. Sin embargo, se desperdicia espacio en las estanterías porque se hacen estantes regulares,
con casilleros idénticos, aunque no todos los artículos son iguales, o porque, por falta de espacio, se
amontonan las diferentes variedades de materiales. Se genera así desorden y se retarda la atención y el
despacho.
 Todo lo indicado y la mala señalización de las áreas o los espacios hacen muy lentas las recepciones y
despachos en este ambiente y en todo el piso.
 En el sótano existe yyyyyyyyyyyyyyyyyyyyy; allí se guardan alimentos, insecticidas, perfumería y se
producen muchas mermas. El espacio se aprovecha al máximo, pues el techo es bajo y casi todo está al
ras del mismo. Hay exceso de materiales, lo que hace que se ocupen los pasillos al saturarse las áreas de
almacenamiento.
 Como en el segundo piso, en el sótano se almacena también en el suelo, en estantes de madera y de
metal. Lo que está en los estantes produce desperdicio de espacio o amontonamiento; pero en el
sótano el problema es más grave, pues almacenar en el suelo hace que el deterioro sea mayor porque la
humedad, al dañar las cajas de cartón o madera, afecta el apilamiento o estiba de ellas; son frecuentes,
por eso, las caídas.
 Salvo un montacargas tipo elevador, en la empresa no se cuenta con otros equipos de manejo de
materiales ni con aparatos auxiliares. La manipulación de los artículos, en todos los pisos, se efectúa
manualmente (carga al hombro) o por aparatos guiados por el personal (carretillas), lo que obliga al
emplear a los trabajadores del almacén en todos los movimientos de la mercadería. Así, se fatiga al
personal, la incidencia de daños en los artículos es mayor y no se aprovecha bien la zona de
almacenamiento.

Extraído del libro: CASOS DE ADMINISTRACIÓN LOGÍSTICA – Universidad ESAN 2011

Autores: VALDES PALACIO, Armando y TATEICHI SAITO, Víctor
 CASO DIPLOMADO
EMPRESARIAL ADMINISTRACIÓN DE NEGOCIOS

III. Embalaje de los artículos

 Este es uno de los puntos principales para el reordenamiento de los almacenes, en razón de que las
dimensiones y la clase de embalaje con que llegan los artículos son diferentes a las que se emplean para
despacharlos a los clientes. Además, ese aspecto determina el uso del espacio de almacenamiento y las
características de los equipos que se necesitarán para mover la mercadería al recibirla, guardarla y
despacharla.
 Las características físicas de la mercadería procedente de los proveedores están dadas por las
dimensiones y peso del embalaje en que vienen los artículos; en cambio, la mercadería que se despacha
tiene características físicas y de embalaje muy diferentes y variables, según el cliente, quien indica qué
es lo que quiere y cómo, lo cual exige mucho trabajo para preparar el despacho. Por ejemplo, los
artículos de ferretería, en su mayoría, se despachan por unidad en la venta minorista, aunque también
se suelen emplear unidades establecidas por la empresa como cientos, docenas, kilos, etc., en cambio,
los abarrotes se despachan como bultos originales, tal como llegan, salvo en los casos de artículos de
baja rotación, alto precio unitario, unidad muy grande de embalaje o cuando se trata de clientes
especiales.
 Todo lo indicado obliga a disponer de un área especial para la preparación del despacho, según las
necesidades de los clientes, que es muy reducida para el movimiento que se ha observado.

IV. Almacenamiento propiamente dicho

En este aspecto es importante tener en cuenta las siguientes situaciones:
 Hay gran cantidad de artículos en cada variedad existente en almacén.
 La posibilidad de controlar las dimensiones y el material de los embalajes es casi una nula, debido a la
procedencia de los artículos, su variedad y las múltiples posibilidades de preparación de los pedidos.
 El mal ordenamiento de la mercadería en las bodegas, aparte de no permitir un buen aprovechamiento
del espacio, ocasiona un manipuleo excesivo, lo que origina cuellos de botella tanto en la recepción
como en el despacho y da lugar al deterioro de la mercadería por ubicarla en lugares no aptos. Así, lo
que se almacena en cada piso es lo siguiente:

Primer piso: en bultos originales, los abarrotes. Ejemplo: conservas, licores; insumos industriales
como parafina refinada y semirrefinada; ferretería de alta rotación, como fluorescentes, cables;
además, insecticidas.

Segundo piso: similar al primero, con artículos de ferretería como sanitarios, cables, piedras de
esmerilar, etc., que no tienen sitio ni en el primer ni en el segundo piso.
Los registros de muchas de las existencias no están al día o no se lleva control de los movimientos,
de modo que no se sabe lo que se tiene.

Extraído del libro: CASOS DE ADMINISTRACIÓN LOGÍSTICA – Universidad ESAN 2011

Autores: VALDES PALACIO, Armando y TATEICHI SAITO, Víctor
 CASO DIPLOMADO
EMPRESARIAL ADMINISTRACIÓN DE NEGOCIOS

Solución:
1.- Qué herramientas y técnicas utilizarían para generar eficiencias en este
negocio?
En primer lugar, tendríamos que dividir las técnicas y herramientas en cada
uno de los niveles:
En el primer piso:
En la bodega se tiene que aplicar las herramientas de la 5 “S” de almacenaje.
Como la bodega esta compuesta por abarrotes y artículos de ferretería se
tendría que aplicar 2 técnicas según el tipo de bien: en lo que es abarrotes el
sistema FIFO debido a que son bienes predecibles y lo que es artículos de
ferretería el sistema LIFO.
En el caso del segundo piso solo implementaríamos solo el sistema LIFO por
que solo e

2.-Qué colocarían en el sótano, primer nivel y segundo nivel? (Layouts)

Extraído del libro: CASOS DE ADMINISTRACIÓN LOGÍSTICA – Universidad ESAN 2011

Autores: VALDES PALACIO, Armando y TATEICHI SAITO, Víctor