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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL

MANEJO Y CONTROL ADMINISTRATIVO DE P‡gina 1 de 1
LOS BIENES DE PROPIEDAD DE FONPRECON
Elaborado por Aprobado por 15HVROXFLyQ Fecha
Divisi—n Adm inistrativa y

Direcci—n General
0576 21 de m arzo de 2007
Financiera
MANUAL DE PROCEDIMIENTO PARA EL

MANEJO Y CONTROL ADMINISTRATIVO DE
LOS BIENES DE PROPIEDAD DE
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CONTENIDO
0 35(6(17$&,Ï1............................................................................................. 4
1 1250$7,9,'$'62%5($'0,1,675$&,Ï1'(%,(1(61$&,21$/(6 .... 4
2 &/$6,),&$&,Ï1'(/26%,(1(6 ................................................................. 5
2.1 Ë1',&(81,9(56$/'(,19(17$5,26 ................................................. 6
2.2 ELEMENTOS DE CONSUMO .................................................................. 7
2.3 ELEMENTOS DEVOLUTIVOS ................................................................. 7
2.3.1 Elementos devolutivos en dep—sito ....................................................... 7
2.3.2 Elementos devolutivos en servicio......................................................... 7
3 32/Ë7,&$6,167,78&,21$/(65(63(&72'(/26,19(17$5,26.......... 8
4 MOVIMIENTOS DE ALMACƒN ....................................................................... 9
4.1 ENTRADAS AL ALMACƒN....................................................................... 9
4.1.1 Compra de elementos ........................................................................... 9
4.1.2 Adquisiciones por caja menor ............................................................. 10
4.1.3 Reintegros ........................................................................................... 10
4.1.4 Sobrantes ............................................................................................ 10
4.1.5 Recuperaci—n ...................................................................................... 11
4.1.6 Reposici—n........................................................................................... 11
4.1.7 Renovaci—n de equipos por cambio tecnol—gico ................................. 11
4.1.8 Indemnizaci—n por Siniestro ................................................................ 12
4.1.9 Transferencias recibidas de otras entidades ....................................... 12
4.2 SALIDA DE ELEMENTOS ...................................................................... 13
4.2.1 Suministros.......................................................................................... 13
4.2.2 Baja de elementos............................................................................... 13
4.2.2.1 Baja de bienes servibles...................................................................... 14
4.2.2.2 Baja de bienes inservibles................................................................... 14
4.2.2.3 Procedimientos generales para dar de baja ........................................ 14
4.2.2.4 ComitŽ de Baja de Bienes ................................................................... 14
4.2.2.5 Venta de bienes................................................................................... 16
4.2.2.6 Transferencia a otras Entidades.......................................................... 17
4.2.2.7 Desmantelamiento............................................................................... 18
4.2.2.8 Desagregaci—n de bienes.................................................................... 18
4.2.2.9 Permuta............................................................................................... 18
4.2.2.10 Baja por exoneraci—n de responsabilidad fiscal ............................... 19
4.2.2.11 Destrucci—n de bienes ..................................................................... 19
4.2.3 Aseguramiento de bienes.................................................................... 19
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4.2.4 Reclamaci—n por siniestros ................................................................. 19

4.2.4.1 Siniestro por hurto ............................................................................... 20
4.2.4.2 Siniestro por pŽrdida total por da–os................................................... 20
5 INSTRUMENTOS PARA EL MANEJO DEL ALMACƒN ................................ 20
5.1 FORMATOS............................................................................................ 20
5.1.1 Entradas al almacŽn............................................................................ 20
5.1.2 Salidas de almacŽn ............................................................................. 21
5.1.3 Traslado de elementos devolutivos ..................................................... 22
5.2 SOFTWARE............................................................................................ 22
6 9$/25,=$&,Ï1'(,19(17$5,26 ............................................................. 22
7 5(1',&,Ï1'(&8(17$6$(17,'$'(6'(9,*,/$1&,$<&21752/ . 23
8 ENTREGA Y RECIBO DEL ALMACƒN.......................................................... 23
9 ASPECTOS CONTABLES DE LOS INVENTARIOS...................................... 24
9.1 PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO .................................................... 24
9.1.1 Edificios e Instalaciones ...................................................................... 24
9.1.2 Equipo de procesamiento de datos ..................................................... 24
9.1.3 Maquinaria y Equipo............................................................................ 24
9.1.4 Equipo de transporte ........................................................................... 25
9.1.5 Muebles y equipos de oficina .............................................................. 25
9.1.6 Terrenos .............................................................................................. 25
9.2 BIENES INTANGIBLES .......................................................................... 25
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0 35(6(17$&,Ï1
Los manuales, en especial los de procedimientos, constituyen instrumentos

b‡sicos para el desarrollo de las actividades institucionales, puesto que son
herramientas tanto de orientaci—n y permanente consulta sobre determinada
materia, como de control interno.
La expedici—n y actualizaci—n de los manuales en las entidades de car‡cter

pœblico, es una funci—n de la Alta Direcci—n, derivada de diferentes normas, en
especial las Leyes 42 y 87 de 1993 sobre Control de Gesti—n y Control Interno; la
Ley 489 de 1998, que regula el ejercicio de la funci—n administrativa y define los
principios y reglas b‡sicas de la organizaci—n y funcionamiento de la
Administraci—n Pœblica; la Ley 872 de 2003 y su Decreto reglamentario 4110 de
2004, referido al Sistema de Calidad en las entidades del Estado y el Decreto
1599 de 2005, mediante el cual se adopta del Modelo Est‡ndar de Control Interno
para el Estado Colombiano.
La administraci—n y control de los bienes constituye una de las funciones claves

para cualquier Entidad, en tanto que el apoyo log’stico es fundamental para
cumplir cabalmente con las responsabilidades institucionales.
Por otra parte, los bienes que las entidades de derecho pœblico manejen en
desarrollo de sus funciones, tienen el car‡cter de patrimonio pœblico y por lo tanto
la responsabilidad sobre su administraci—n debe estar plenamente definida.
En esta perspectiva, es pertinente contar con un manual que establezca los

procedimientos para la administraci—n de los bienes de propiedad del Fondo, que
se enmarque dentro de estas directrices, pero que a su vez pueda aplicarse a las
condiciones estructurales de FONPRECON como establecimiento pœblico del
Orden Nacional adscrito al Ministerio de la Protecci—n Social.
Este Manual constituye un instrumento orientador de las actividades relacionadas

con la administraci—n de bienes, particularmente los referidos a los elementos de
consumo y devolutivos y por lo tanto, los principios, normas y procedimientos aqu’
establecidos ser‡n conocidos y aplicados obligatoriamente por los funcionarios del
ÈUHD$GPLQLVWUDWLYDUHVSRQVDEOHVGHGLFKDVDFWLYLGDGHV\GHPiVWDUHDVTXHOHVRQ
inherentes. Cada vez que sea necesario ser‡ evaluado y actualizado formalmente
por parte de la administraci—n de la Entidad.
1 1250$7,9,'$'62%5($'0,1,675$&,Ï1'(%,(1(61$&,21$/(6
Entre las principales normas legales y reglamentarias que deben tenerse en

cuenta, relacionadas con la administraci—n de bienes, se enuncian las siguientes:
Ley 80 de 1993: Ley de Contrataci—n.
Decreto 855 de 1994.

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Decreto 4117 de 2006, modificatorio de los art’culos 14, 15 y 17 del Decreto 855
de 1994, sobre venta de bienes y avalœo y enajenaci—n de inmuebles.
Resoluciones org‡nicas y reglamentarias sobre inventario, registro,
responsabilidad y control de los bienes de la Naci—n, expedidas por la Contralor’a
General de la Repœblica.
Normas expedidas por la Contadur’a General de la Naci—n respecto de la

contabilizaci—n de activos y rendici—n de cuentas.
2 &/$6,),&$&,Ï1'(/26%,(1(6
Para efectos de elaboraci—n de inventarios y rendici—n de cuentas, los bienes que

pertenecen al patrimonio pœblico, se clasifican por su clase, naturaleza, uso,
destino o aplicaci—n en los siguientes Grupos Mayores:
¾ Grupo 1 ± Elementos de consumo

¾ Grupo 2 ± Elementos devolutivos
¾ Grupo 3 ± Inmuebles.
A su vez, cada uno de los Grupos Mayores se dividen en AGRUPACIONES

(63(&Ë),&$6ODVFXDOHVWDPELpQDGPLWHQ68%$*583$&,21(6SDUDILQHVGH
un mejor orden en los inventarios. Tanto las agrupaciones como las
subagrupaciones, est‡n conformadas por los correspondientes elementos o
bienes, agrupados en estricto orden alfabŽtico.
Los elementos de consumo y los devolutivos al momento de incorporarse a los

inventarios de una entidad, tŽcnicamente entran al ALMACƒN, registr‡ndose por
su correspondiente valor. As’ pues, el concepto de ALMACƒN significa el costo de
los elementos devolutivos o de consumo en dep—sito que se adquieren para el
suministro a las diferentes dependencias para el desarrollo normal de sus
actividades. Dichos elementos est‡n bajo la responsabilidad del servidor pœblico
con funciones de Almacenista, al igual que aquellos elementos susceptibles de dar
de baja que se encuentren en dep—sito.
Desde el punto de vista del uso, los elementos devolutivos pueden estar en
dep—sito (AlmacŽn) o en servicio. Los que est‡n en servicio, corresponden a
aquellos que han sido entregados a los funcionarios para su utilizaci—n en labores
propias de la Entidad y por lo tanto quedan bajo su responsabilidad desde el
momento en que los reciben.
Otra clasificaci—n que debe tenerse en cuenta es aquella relacionada con el grado
de utilizaci—n que sea posible hacer de ellos. En esta perspectiva, los bienes se
consideran servibles o inservibles, dependiendo del estado de conservaci—n u
obsolescencia. Esta clasificaci—n es importante para la administraci—n, en tanto
que constituye un soporte para las decisiones en lo que respecta al mantenimiento
y depuraci—n de los inventarios.
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2.1 Ë1',&(81,9(56$/'(,19(17$5,26
El inventario es la relaci—n ordenada, completa y detallada de toda clase de bienes

que integran el patrimonio de una Entidad, en este caso el Fondo de Previsi—n
Social del Congreso de la Repœblica.
Este inventario permite verificar, clasificar, analizar, valorar y controlar los bienes
de la Entidad, lo cual posibilita efectuar un control razonable de las existencias
reales para evitar errores, pŽrdidas, inmovilizaci—n, deterioro, merma o desperdicio
de elementos.
(O LQYHQWDULR GH )2135(&21 EDVDGR HQ HO ËQGLFH 8QLYHUVDO GH ,QYHQWDULRV VH
enmarca en la siguiente estructura, cuya codificaci—n se compone de tres d’gitos,
donde el primero de ellos corresponde al Grupo Mayor y los dos œltimos a la
Agrupaci—n. Por eso se separan por un gui—n:
GRUPO 1 ± ELEMENTOS DE CONSUMO
$*583$&,Ï1 CONCEPTOS
1 ± 01 Aceites, Grasas y Lubricantes

1 ± 02 Combustibles
1 ± 03 Drogas, elementos Odontol—gicos y Laboratorio
1 ± 04 Elementos para Construcci—n e Instalaci—n
1 ± 07 Insecticidas, Funguicidas y Herbicidas
1 ± 08 Elementos y Materias Primas para Construcci—n
1 ± 10 ÒWLOHVGH(VFULWRULR'LEXMRHWF
1 - 11 V’veres, Rancho y Licores
1 ± 12 Repuestos para Maquinaria y Equipo
1 ± 13 Utensilios de Uso DomŽstico
1 ± 15 Otros Elementos de Consumo
GRUPO 2 ± ELEMENTOS DEVOLUTIVOS
$*583$&,Ï1 CONCEPTOS
2 ± 02 Elementos Intangibles
2 ± 03 Elementos de Culto
2 ± 06 Equipos y M‡quinas para Comedor
2 ± 07 Equipos y M‡quinas de Comunicaciones
2 ± 08 Equipos y M‡quinas de Construcci—n
2 ± 09 Equipos y M‡quinas para Deporte
2 ± 11 Equipos y M‡quinas para Medicina
2 ± 12 Equipos y M‡quinas para Oficina
2 ± 13 Equipos y M‡quinas para Transporte
2 ± 14 Herramientas y Accesorios
2 ± 16 Libros de Biblioteca, Mapotecas y Planotecas
2 ± 17 Llantas y Neum‡ticos
2 ± 18 Mobiliario y Enseres
2 ± 20 Vestuario, Ropa y Equipo
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2.2 ELEMENTOS DE CONSUMO

Son los que se consumen con el primer uso que se hace de ellos, o porque al
agregarlos o aplicarlos a otros, se extinguen o desaparecen como unidad o
materia independiente y entran a formar parte integrante o constitutiva de otros.
Antes de ser entregados como suministro a las dependencias para ser utilizados,
generalmente esta clase de elementos permanece en dep—sito, es decir, reposan
en los almacenes o bodegas de la Entidad, una vez adquiridos. No obstante, por
razones de costos, disponibilidad de espacio, estabilidad de precios en tŽrminos
contractuales y control de riesgos, la modalidad de provisi—n de elementos de
consumo a travŽs de outsourcing ofrece ventajas que es conveniente aprovechar.
2.3 ELEMENTOS DEVOLUTIVOS
Son los que no se consumen con el primer uso que se hace de ellos, aunque con
el tiempo y por raz—n de su naturaleza se deterioren.
Desde el punto de vista de su uso, los elementos devolutivos pueden estar en

dep—sito o en servicio.
2.3.1 Elementos devolutivos en dep—sito

Los elementos en dep—sito son el conjunto de bienes devolutivos utilizables tanto
nuevos como usados, que se encuentran en almacenes y bodegas de la entidad.
El servidor pœblico responsable del AlmacŽn responde administrativa y fiscalmente

por el registro de los bienes en dep—sito, el cual debe llevarse a travŽs del
programa sistematizado de inventarios con que cuenta la Entidad.
2.3.2 Elementos devolutivos en servicio
Bienes en servicio es el conjunto de elementos devolutivos en uso por parte de los

servidores pœblicos en las diferentes dependencias de la entidad.
El servidor pœblico responsable del AlmacŽn debe llevar a travŽs de listados, que
se generan a partir del programa sistematizado utilizado para controlar el k‡rdex,
el registro individual y por dependencia de los bienes devolutivos en servicio, para
facilitar el oportuno y eficaz control de ellos y determinar las responsabilidades a
que haya lugar.
El registro de bienes devolutivos debe hacerse œnicamente a travŽs de los

respectivos comprobantes de salida de almacŽn.
Cuando un servidor pœblico de la entidad se retire, debe hacer entrega de los

elementos devolutivos en servicio a su cargo al responsable del AlmacŽn, quien
practicar‡ el conteo de los bienes y cruzar‡ contra el inventario de los elementos
registrados. Si encuentra faltantes, elementos inservibles o de caracter’sticas
diferentes, descargar‡ dichos bienes de los registros y solicitar‡ al Contador su
UHJLVWURDODFXHQWDGH³5HVSRQVDELOLGDGHV3HQGLHQWHV´WRPDQGRFRPRVRSRUWHHO
acta de la diligencia y el respectivo comprobante de salida de almacŽn.
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En la administraci—n de los bienes del Fondo de Previsi—n Social del Congreso de

la Repœblica, se deben tener en cuenta las siguientes pol’ticas y las dem‡s que
sean expuestas por las entidades de vigilancia y control y la Direcci—n General .
Los bienes que se adquieran, deben estar contemplados en el Plan General de
Compras aprobado para la respectiva vigencia.
Respecto de los elementos de consumo, la Entidad procurar‡ su adquisici—n a

travŽs de la modalidad de outsourcing, teniendo en cuenta los costos y riesgos
que representa el mantener inventarios en dep—sito. En todo caso, el control de
entrega de elementos se har‡ por parte del funcionario con responsabilidades
sobre el almacŽn y la persona que los reciba.
Todos los elementos devolutivos estar‡n identificados con un nœmero, para lo cual
se utilizar‡ una plaqueta adhesiva, empleando adem‡s el sistema de C—digo de
Barras.
FONPRECON solamente acepta transferencias de bienes, cuando provengan de

entidades de car‡cter pœblico del orden nacional o territorial, siempre y cuando
dichos bienes sean necesarios para el funcionamiento del Fondo y la operaci—n
no signifique erogaciones onerosas para la Entidad.
En aplicaci—n del principio de coordinaci—n y colaboraci—n proclamado en el

DUWtFXOR GH OD /H\ de 1998, con el fin de lograr los fines y cometidos
estatales, cuando dentro de los inventarios se tengan bienes que con base en una
valoraci—n no se requieran para el desarrollo de las actividades propias del Fondo,
se considerar‡ la posibilidad de transferirlos a otras entidades de derecho pœblico,
bien sea nacionales o territoriales que justifiquen su necesidad, sin perjuicio de
aplicar la alternativas de baja, atendiendo los procedimientos establecidos en el
presente manual.
Los elementos de uso comunitario, ser‡n cargados al inventario del jefe de la

dependencia y no al inventario individual de los subalternos. Por lo tanto, a ningœn
servidor pœblico se le podr‡ exigir firmar el recibo de los elementos que no vaya a
utilizar en forma exclusiva para el cumplimiento de sus labores.
Toda persona que reciba bienes de propiedad del Fondo de Previsi—n Social del
Congreso de la Repœblica, ser‡ responsable por su buen uso, custodia y
conservaci—n.
Las responsabilidades por la perdida, da–o, deterioro, disminuci—n o mal uso de

bienes, se determinar‡ mediante la investigaci—n administrativa o disciplinaria que
se adelante conforme a la normatividad vigente. Si hay lugar a investigaciones de
car‡cter penal, estas le corresponden a la Fiscal’a General de la Naci—n, previa
denuncia.
La responsabilidad de los servidores pœblicos respecto de la tenencia de

elementos devolutivos cesar‡ œnicamente:
¾ Cuando se haga entrega formal de los bienes puestos a su custodia y cuidado.

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¾ Cuando se efectuŽ la reposici—n o pago de los bienes por parte del

responsable o por la compa–’a de vigilancia o de seguros en las condiciones y
caracter’sticas de los faltantes, cuya aceptaci—n sea autorizada por la entidad.
¾ Cuando se produzca fallo ejecutoriado de exoneraci—n de responsabilidades

administrativas y penales.
La entrega de elementos devolutivos a personas vinculadas mediante contrato de

prestaci—n de servicios, se har‡ con los mismos procedimientos aplicados a los
funcionarios de planta y por lo tanto las responsabilidades ser‡n idŽnticas.
Est‡ prohibido guardar bienes de propiedad particular en el AlmacŽn, cualquiera

que sean sus caracter’sticas.
Todos los bienes del Fondo, deben estar asegurados por todos los riesgos. En los
eventos de bajas definitivas, se proceder‡ a solicitar su exclusi—n de las p—lizas
correspondientes.
El control de los bienes inmuebles se har‡ a partir de los registros contables, sin
que se requiera efectuar entradas al AlmacŽn. El control de la documentaci—n que
soporta la propiedad de tales bienes, se har‡ por parte de la Oficina Asesora
Jur’dica.
4 MOVIMIENTOS DE ALMACƒN
4.1 ENTRADAS AL ALMACƒN
La entrada de bienes al AlmacŽn segœn su origen, puede producirse por alguno de

los siguientes conceptos: adquisici—n, compra por caja menor, reintegros,
traslados, sobrantes, transferencias, recuperaci—n o reposici—n.
4.1.1 Compra de elementos
Son las operaciones mercantiles a travŽs de las cuales la entidad adquiere los
bienes mediante la erogaci—n de fondos de conformidad con las disposiciones
vigentes.
La recepci—n de los bienes debe realizarse en el AlmacŽn, segœn lo pactado en el

contrato o pedido correspondiente. No obstante puede recibirse directamente en
los lugares de utilizaci—n y en todo caso el funcionario responsable del AlmacŽn
verificar‡ la operaci—n.
La entrada se perfecciona cuando el servidor pœblico con funciones de

almacenista recibe los elementos y firma la factura o comprobante de recibo. Para
que dicha persona reciba los bienes debe previamente confrontar las
caracter’sticas f’sicas de los bienes objeto de la entrada referente a cantidad,
clase, marca, estado, etc., contra los documentos que sustenten la operaci—n.
A la llegada de los bienes al AlmacŽn, el servidor pœblico con funciones de

Almacenista, elabora el respectivo comprobante de entrada con base en la factura
comercial y la orden de compra o contrato si fuere el caso.
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En los contratos o pedidos donde se estipulen las especificaciones tŽcnicas de

determinados materiales o equipos y cuyo funcionamiento deba verificarse
mediante pruebas, la recepci—n en el almacŽn se hace a titulo de dep—sito y en
forma condicional, mientras se produce el concepto sobre el resultado de dichas
pruebas requeridas para su recibo a satisfacci—n.
A los bienes que se encuentren en el almacŽn sin registros en inventarios, se les

har‡ el ingreso de la siguiente manera: se identificar‡n conforme a las
agrupaciones segœn su gŽnero y especie, con precios y caracter’sticas y se
elaborar‡ el comprobante de ingreso con sus respectivas observaciones. Cuando
se trate de elementos devolutivos, se proceder‡ a su plaquetizaci—n.
4.1.2 Adquisiciones por caja menor
Son adquisiciones de bienes a travŽs del sistema de fondos fijos reembolsables.
En toda compra de elementos por este sistema, el funcionario responsable de la

adquisici—n debe entregar la factura en original y copia debidamente tramitada al
AlmacŽn para que se produzca el respectivo comprobante de entrada y a su vez el
respectivo comprobante de salida a nombre del funcionario que recibi— el bien.
El servidor pœblico con funciones de Almacenista, enviar‡ las copias de los

comprobantes de entrada y salida al responsable de la caja menor para su
legalizaci—n y tr‡mites pertinentes.
4.1.3 Reintegros
Es la devoluci—n al almacŽn de bienes que no se requieren en una dependencia,
para el cumplimiento del objetivo para el cual fueron destinados, pudiendo la
administraci—n optar por la habilitaci—n, redistribuci—n o baja de los mismos.
El servidor pœblico con funciones de almacenista al recibir los bienes debe verificar
su estado, clase, calidad, marca, modelo y dem‡s caracter’sticas que se
encuentren en el comprobante de inventario. Al encontrar conforme el bien, har‡ la
correspondiente entrada al almacŽn. En el evento en que los elementos no
concuerden o hayan sido sustituidos o tengan diferentes especificaciones, el
servidor pœblico con funciones de Almacenista se abstendr‡ de recibir el bien e
informar‡ por escrito al superior inmediato para que se investiguen los hechos y se
establezcan las responsabilidades.
Por ninguna raz—n el servidor pœblico con funciones de Almacenista debe aceptar
la sustituci—n o reemplazo de bienes entregados inicialmente, por otros diferentes,
o aceptar bienes da–ados, deteriorados, con roturas o aver’as sin haber
determinado la causa del deterioro.
4.1.4 Sobrantes
Se entiende que hay sobrantes cuando al practicarse el inventario, se determine

que el nœmero de bienes es superior a los que se reflejan en los registros; esta
mayor cantidad se relaciona en el acta de la diligencia, determinando la situaci—n
que los gener—, para lo cual el servidor pœblico con funciones de Almacenista
elabora el respectivo comprobante de entrada por sobrante y el comprobante de
salida de almacŽn a nombre del funcionario que posee el bien; de ello se informa a
la Secci—n de Contabilidad para lo de su competencia.
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El valor de los bienes sobrantes se determina por el valor de los bienes de iguales
caracter’sticas.
4.1.5 Recuperaci—n
Es la restituci—n f’sica de bienes que han salido del patrimonio de la entidad y que
han sido descargados del inventario y de la contabilidad.
En el evento de la recuperaci—n de bienes, estos deben ingresar inmediatamente

al AlmacŽn por medio del comprobante de entrada detallando las caracter’sticas y
especificaciones de los elementos.
Si hubiere proceso de responsabilidad fiscal en curso, deber‡ informarse a la

Secretar’a General o a la dependencia que tenga la competencia sobre el control
disciplinario interno y a la Unidad de Investigaciones Fiscales de la Contralor’a
General de la Repœblica para que cese o variŽ su valor.
4.1.6 Reposici—n
Es el proceso administrativo por el cual se reemplazan los bienes faltantes o los

que han sufrido da–os, por causas derivadas del mal uso o indebida custodia, por
otros elementos iguales o de similares caracter’sticas. De igual manera se
produce reposici—n cuando el proveedor reemplaza el elemento inicial por otro en
cumplimiento de la garant’a otorgada en la venta.
La entrada de bienes por reposici—n, debe soportarse con los siguientes

documentos:
¾ Acta de baja del elemento faltante.
¾ Solicitud escrita del responsable de los bienes faltantes o la compa–’a

aseguradora, ofreciendo los bienes que va a reponer y detalle de estos.
¾ Aceptaci—n por parte del responsable de AlmacŽn e inventarios, de la viabilidad

de la reposici—n del bien.
¾ Acta o Concepto tŽcnico de reposici—n, que certifique que los bienes ofrecidos
reœnen las mismas caracter’sticas de los bienes faltantes.
¾ Informe de la Oficina Asesora de Planeaci—n y Sistemas donde se indican las

causas que originan la reposici—n del elemento por garant’a de venta, cuando
se trate de equipos de c—mputo y de sistemas; en caso de elementos
diferentes, el informe debe proceder del responsable de su custodia y uso.
4.1.7 Renovaci—n de equipos por cambio tecnol—gico
Cuando los elementos devolutivos sean reemplazados por otros que ofrezcan
mejores ventajas tecnol—gicas, pueden darse las siguientes situaciones:
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· Que los equipos en uso los conserve el Fondo. En tal caso se reintegrar‡n
al AlmacŽn para determinar posteriormente su destino final.
· Que el proveedor reciba en parte de pago los equipos en uso. El ComitŽ de

Bajas intervendr‡ para recomendar la correspondiente operaci—n, por
efectos de entrega de los elementos al proveedor. Los nuevos elementos
ingresar‡n por el valor el establecido en los respectivos documentos
soporte o en su defecto, por el valor comercial.
Cualquiera que sea la situaci—n de reemplazo, se elaborar‡n los documentos y

efectuar‡n los registros correspondientes a reintegros, bajas, ingreso al AlmacŽn y
entrega de elementos.
4.1.8 Indemnizaci—n por Siniestro
Es el proceso administrativo por el cual se ingresan bienes a la entidad como

consecuencia de la indemnizaci—n que en cumplimiento de contratos de seguros,
cancele la compa–’a aseguradora con la cual el Fondo de Previsi—n Social del
Congreso de la Repœblica tenga suscrito p—liza de seguro para amparar sus
bienes, o la de un tercero que haya afectado un bien de la entidad.
Una vez el Fondo de Previsi—n Social del Congreso de la Repœblica acepte que el
bien a ingresar cubre el valor del bien siniestrado, el ‡rea Administrativa y
Financiera aprobar‡ la indemnizaci—n en especie, mediante comunicaci—n en tal
sentido a la compa–’a aseguradora. El ingreso de los bienes fruto de la
indemnizaci—n, se contabilizar‡ en la cuenta ´,QGHPQL]DFLRQHV
FRPSDxtDV GH VHJXURV´ R HQ OD FXHQWD TXH SDUD WDO HIHFWR HVWDEOH]FD OD
Contadur’a General de la Repœblica.
La compa–’a aseguradora, una vez realice la indemnizaci—n, expedir‡ un

documento en el que certifique que los bienes entregados, quedan de propiedad
del Fondo de Previsi—n Social del Congreso de la Repœblica.
Cuando apliquen erogaciones del Fondo por efecto del deducible establecido en
las p—lizas, se efectuar‡ el ingreso al AlmacŽn por el valor indemnizado m‡s el
incluido en el documento que establezca la diferencia a pagar por parte del Fondo,
el cual corresponder‡ al valor del bien.
4.1.9 Transferencias recibidas de otras entidades
Hay transferencia cuando por voluntad de una persona jur’dica se transfiere

gratuita o irrevocablemente, la propiedad de un bien que le pertenece, a favor de
una entidad estatal, previa aceptaci—n del funcionario administrativo competente,
la cual se regula por las normas vigentes sobre la materia.
Cuando FONPRECON reciba bienes a titulo de transferencia de una entidad

estatal del orden nacional o territorial, el funcionario responsable del almacŽn
elaborar‡ el comprobante de entrada por transferencia e informar‡ a la Secci—n de
Contabilidad para los registros contables a que haya lugar.
El comprobante de entrada se har‡ con base en la resoluci—n de baja de la

entidad que hace la transferencia debidamente diligenciada y la cual debe
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contener la relaci—n de los elementos por agrupaci—n de inventario, cantidad, valor

unitario y valor total.
4.2 SALIDA DE ELEMENTOS
La salida de elementos del AlmacŽn, se produce por solicitud de los jefes de

dependencia, con la debida justificaci—n. Cuando se trata de salida de elementos
de consumo, implica su contabilizaci—n como gasto, porque dichos elementos no
son susceptibles de regresar al AlmacŽn como s’ lo son los devolutivos. Lo que
caracteriza a estos œltimos es precisamente que su salida del AlmacŽn
generalmente es transitoria aunque su permanencia en el servicio sea prolongada.
4.2.1 Suministros
El jefe de la dependencia que requiera un bien, debe elaborar por escrito el

pedido, en donde se especifique clara y detalladamente la clase de elementos y el
nœmero de unidades, se–alando la persona que los recibir‡, quien se har‡
responsable administrativa y fiscalmente de su tenencia.
La solicitud se env’a al jefe de la Secci—n de Servicios Generales o quien haga sus

veces, para que este expida la orden de suministro. En los casos relacionados con
elementos de consumo, dicha orden se har‡ por el nœmero de unidades que se
consideren posibles y necesarias, de acuerdo con los controles sobre consumo y
existencias.
4.2.2 Baja de elementos
Baja de bienes es el procedimiento mediante el cual se retira definitivamente un

elemento del patrimonio de la entidad, por alguna de las siguientes situaciones:
por ser inservible, reposici—n, renovaci—n, obsolescencia, destrucci—n,
desmantelamiento, hurto o cuando el bien no se encuentre en condiciones de
prestar el servicio para el cual fue adquirido, decisi—n soportada a travŽs de acto
administrativo motivado, que adem‡s indica el destino final del bien.
Los procedimientos para dar de baja un bien, difieren de acuerdo con las
caracter’sticas de este. Por eso hay que tener en cuenta si se trata de bienes
servibles o inservibles, como criterio b‡sico para determinar su destino, teniendo
como alternativas la venta directa o en pœblica subasta, la transferencia a otras
entidades de derecho pœblico o la destrucci—n
La baja se perfecciona con el retiro f’sico, la firma del acta de conformidad con el
hecho que la origin— y el descargo de los registros contables de inventario.
El acta de baja constituye el documento soporte principal para dar salida a los
bienes de AlmacŽn, por motivos de destrucci—n, entrega, desmantelamiento,
venta, hurto, destrucci—n u otra modalidad de retiro de elementos de inventario.
El acta de baja definitiva ser‡ suscrita por el Delegado de la Direcci—n General en

el ComitŽ de Bajas, por el Presidente y el Secretario del ComitŽ de Bajas; por el
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funcionario responsable del AlmacŽn y por la persona autorizada de la instituci—n

pœblica que reciba el bien.
4.2.2.1 Baja de bienes servibles
Es la salida definitiva de bienes que se encuentran en buenas condiciones, pero

que no son requeridos por la Entidad para el normal desarrollo de sus actividades,
o de aquellos bienes que estando en servicio activo o dep—sito han desaparecido,
respecto de los cuales, mediante tr‡mite administrativo de investigaci—n, se
determine que en el servidor pœblico a cuyo cargo se hallaban, no recae
responsabilidad alguna o que habiŽndose establecido responsabilidad, se efectuŽ
su pago o reposici—n.
La salida definitiva del AlmacŽn de bienes servibles, debe estar soportada por la
correspondiente resoluci—n de Ordenaci—n de Baja, la cual constituye soporte del
Acta de Baja. Dicha resoluci—n deber‡ contener la relaci—n detallada y
pormenorizada de los bienes muebles objeto de la operaci—n, los grupos de
inventario, los costos unitarios y totales y el destino que se dar‡ a los mismos.
El documento de salida definitiva del AlmacŽn, ser‡ firmado por el Jefe de la

Secci—n de Servicios Generales y el funcionario responsable del AlmacŽn.
4.2.2.2 Baja de bienes inservibles
Es el retiro definitivo de bienes que por su desgaste, deterioro u obsolescencia

f’sica, no son de utilidad para el servicio de la entidad, o que estando en servicio
activo o en dep—sito, el bien haya sido hurtado o haya desaparecido
definitivamente del servicio.
4.2.2.3 Procedimientos generales para dar de baja
El funcionario responsable del almacŽn, solicitar‡ ante la direcci—n General del

Fondo de Previsi—n Social del Congreso de la Repœblica, una inspecci—n sobre los
bienes que considere sean susceptibles de baja, enviando un listado
pormenorizado, donde se indica su estado de conservaci—n y el costo o valor
registrado en inventarios.
El Director General trasladar‡ la solicitud al ComitŽ de bajas de Bienes, para que

evaluŽ los elementos de inventario y emita las recomendaciones del caso,
procediendo de conformidad con lo establecido en el presente Manual.
4.2.2.4 ComitŽ de Baja de Bienes
El ComitŽ de Baja de Bienes del Fondo de Previsi—n Social del Congreso de la

Repœblica, estar‡ integrado as’:
El Jefe de la Divisi—n Administrativa y Financiera, quien lo presidir‡

El delegado de la Direcci—n General;
El Jefe de la Oficina Asesora Jur’dica;
El Jefe de la Oficina Asesora de Planeaci—n y Sistemas y
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El Jefe de la Secci—n de Servicios Generales o quien haga sus veces, como

Secretario del ComitŽ.
El ComitŽ de Baja de Bienes, sesionar‡ por convocatoria de su Presidente y

podr‡n asistir como invitados con voz pero sin voto, los funcionarios y personas
que su Presidente considere conveniente.
Las funciones del ComitŽ de Baja de Bienes son las siguientes:
1. Inspeccionar semestralmente los informes del estado de conservaci—n de los

bienes del Fondo de Previsi—n Social del Congreso presentado por el
funcionario responsable del AlmacŽn.
2. Solicitar las aclaraciones y conceptos que considere convenientes para el

—ptimo cumplimiento de sus objetivos.
3. Evaluar las opciones en que los bienes sean susceptibles de reparaci—n,

recuperaci—n, remate, venta directa, destrucci—n por obsolescencia o aver’a
definitiva, renovaci—n y dem‡s situaciones en que se vean afectados los bienes
del Fondo y recomendar los aspectos necesarios para dar la adecuada
destinaci—n de los mismos.
4. Recomendar la contrataci—n de peritos evaluadores calificados cuando lo

considere conveniente.
5. Preparar los proyectos de actos administrativos a que haya lugar para los
casos en que se recomiende la baja de bienes por remate, venta directa o
destrucci—n y recomendar la designaci—n del funcionario responsable de
comercializar los bienes que sean susceptibles de venta o remate, as’ como los
procedimientos para la destrucci—n conforme a las formalidades de ley.
6. Recomendar la apertura de ofertas de bienes dados de baja y dise–ar un

procedimiento para este efecto.
7. Estudiar las solicitudes presentadas por posibles compradores y recomendar a

la Direcci—n General la m‡s conveniente.
8. Recomendar las adjudicaciones segœn la modalidad de comercializaci—n, a la

mejor propuesta, definida esta como la que supere en cuant’a a las dem‡s y al
valor base establecido por el ComitŽ, o la de mayor conveniencia para la
Entidad.
9. Recomendar la valoraci—n de los bienes cuando no se hubiere presentado

oferta para la venta de aquellos que se hayan destinado para la
comercializaci—n o cuando el valor ofrecido sea inferior al estipulado por el
ComitŽ; en este caso debe existir informe escrito del funcionario responsable
del AlmacŽn dirigido al ComitŽ.
10. Analizar los resultados econ—micos de los procesos de comercializaci—n y

rendir los informes correspondientes ante la Direcci—n General.
11. Atender las quejas que se presenten con ocasi—n del proceso de bajas,
comercializaci—n o destino dado a los bienes comprometidos en este proceso.
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12. Preparar las actas, aprobarlas y trasladar copias de las mismas a la Direcci—n
General, a la Oficina de Control Interno, para el ejercicio de la supervisi—n de
las actuaciones del ComitŽ, y a la Oficina de la Revisor’a Fiscal para que tenga
conocimiento de ellas. La custodia de estos originales ser‡ de responsabilidad
GHOD6HFUHWDUtDGHO&RPLWp´
4.2.2.5 Venta de bienes
Es la operaci—n mercantil consistente en la transferencia del domino de un bien

servible o inservible a cambio de un precio representado en dinero, ya sea a una
persona natural o jur’dica.
El valor que resulte del avalœo efectuado a los bienes a darse de baja, determinar‡
la modalidad del procedimiento para la venta, en los tŽrminos previstos en la ley
80 de 1993 y decreto 855 de 1994, o las normas que la modifiquen o adicionen.
Procedimiento para la Venta Directa
Una vez definido el valor de los bienes a dar de baja por venta, se fijar‡ un aviso
durante tres (3) d’as h‡biles en lugar visible al pœblico, en las carteleras de la
Sede Administrativa, indicando la descripci—n de los bienes, cantidad, fecha y
horas para su inspecci—n, valor, plazo para el recibo de propuestas y toda
informaci—n que sea necesaria para la recepci—n de ofertas en igualdad de
condiciones. Dicho aviso tambiŽn se publicar‡ en la p‡gina WEB de la Entidad.
En las operaciones de venta directa, se aplicar‡ el rŽgimen de contrataci—n

estatal, para lo cual la Oficina Asesora Jur’dica, apoyar‡ al ComitŽ de Baja de
Bienes en lo pertinente.
Las propuestas ser‡n evaluadas por el ComitŽ de Baja de Bienes, para

recomendar la m‡s favorable a la Entidad, de conformidad con los criterios de
selecci—n establecidos en la ley.
Cumplido el anterior proceso, la Direcci—n General trasladar‡ la totalidad de los

soportes a la Oficina Asesora de Jur’dica, para el an‡lisis, concepto y elaboraci—n
del contrato de compraventa. Surtido este paso, se suscribir‡ el contrato por las
partes.
Procedimiento para la venta en pœblica subasta
De conformidad con el art’culo 14 del Decreto 855 de 1994, modificado por el

Decreto 4117 del 22 de noviembre de 2006 (Diario Oficial 46.460), ³ODV HQWLGDGHV
HVWDWDOHVSUHYLVWDVHQHODUWtFXORGHOD/H\GHSRGUiQGDUHQYHQWDELHQHVGH
su propiedad que no requieran para su servicio por el procedimiento de remate o subasta,
a travŽs del sistema de martillo utilizado por las entidades financieras debidamente
autorizadas para el efecto y vigiladas por la Superintendencia Financiera de Colombia, en
los eventos en que la entidad respectiva as’ lo determine mediante acto administrativo, el
FXDOXQDYH]H[SHGLGRGHEHUiVXUWLUHOWUiPLWHGHSXEOLFLGDGHVWDEOHFLGRHQHODUWtFXOR
GHOD/H\GH´
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La Direcci—n General del Fondo de Previsi—n Social del Congreso de la Repœblica

solicitar‡ los servicios del Martillo, anexando una relaci—n detallada de los bienes a
vender con sus respectivos precios base del remate, como valores m’nimos de
venta aceptables para la entidad, indicando los sitios de almacenamiento de los
bienes para su respectiva exhibici—n. A esta solicitud se acompa–ar‡ copia de la
resoluci—n de ordenaci—n de baja.
La Direcci—n General del Fondo de Previsi—n Social del Congreso de la Repœblica

escoger‡ la entidad financiera encargada de realizar la pœblica subasta,
atendiendo el principio de selecci—n objetiva establecido en la ley.
La fecha de la visita para la inspecci—n de los elementos, determinaci—n de la

conformaci—n de los lotes, eventual modificaci—n del precio base del remate y
dem‡s aspectos necesarios para llevar a cabo el proceso, se establecer‡
conjuntamente entre la Direcci—n General del Fondo de Previsi—n Social del
Congreso de la Repœblica y la entidad financiera favorecida.
4.2.2.6 Transferencia a otras Entidades
ÒQLFDPHQWHSRGUiKDEHUEDMDGHELHQHVSRUODPodalidad de transferencia, en los

casos en que previa recomendaci—n del ComitŽ de Baja de bienes y a juicio del
representante legal del Fondo de Previsi—n Social del Congreso de la Repœblica o
su delegado, deban entregarse a otra entidad estatal. Dichos bienes dados de
baja mediante los procedimientos legales de rigor, ser‡n inventariados
separadamente o por lotes uniformes, segœn su naturaleza, obsolescencia, valores
registrados en libros o el mecanismo que estŽ utilizando la entidad para el manejo
de inventarios y servicio que puedan prestar realmente. Este inventario debe
anexarse al ofrecimiento formal que de tal transferencia haga FONPRECON a las
entidades pœblicas escogidas como posibles beneficiarias. En todo caso la
transferencia se sujeta a las disposiciones que regulan la materia.
O’da la recomendaci—n del ComitŽ de Baja de Bienes, mediante acto unilateral el

Director General del Fondo de Previsi—n Social del Congreso de la Repœblica
designar‡ la o las entidades de derecho pœblico del orden nacional o territorial que
recibir‡n la transferencia as’ aprobada. Estas personas manifestar‡n su interŽs
para actuar como beneficiarias de los bienes mediante respuesta suscrita por su
representante legal.
Escogida la persona o personas de derecho publico beneficiarias de la

WUDQVIHUHQFLD VH SURFHGHUi D OD HODERUDFLyQ GH OD UHVROXFLyQ R FRQYHQLR ËQWHU
administrativo, discriminando los bienes objeto de la misma y las condiciones en
que aquella transferencia se realizar‡, de conformidad con las disposiciones del
C—digo Civil y el Estatuto de Contrataci—n Pœblica.
Suscrito el acto administrativo, se firmar‡ el acta de entrega de los bienes en

donde figuren estos, con sus caracter’sticas, cantidad, valores registrados en
inventarios, unidad de medida y estado en que se encuentran, conjuntamente por
los Almacenistas o los funcionarios facultados por las entidades que realizan la
transacci—n y por la jefe de la Secci—n de Servicios Generales del Fondo de
Previsi—n Social del Congreso de la Repœblica o quien haga sus veces.
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4.2.2.7 Desmantelamiento
La operaci—n de desmantelamiento ocurre cuando las partes de un bien son

separadas, para aprovechar aquellas que pueden ser utilizadas, con lo cual se
pierde la caracter’stica inicial de dicho bien. El desmantelamiento puede darse
cuando los costos de mantenimiento sean onerosos o cuando se presente pŽrdida
parcial o da–o irreparable del bien.
Para las operaciones de desmantelamiento, debe mediar la intervenci—n del

ComitŽ de Baja de Bienes, debiendo levantarse el acta respectiva, en la cual se
discriminen las partes recuperadas y las desechadas por destrucci—n, lo mismo
que los correspondientes valores.
Cuando se trate de equipos de c—mputo, con base en el informe tŽcnico de la

Oficina Asesora de Planeaci—n y Sistemas, se podr‡ ordenar el desmantelamiento
de bienes inservibles con reintegro al almacŽn de las partes utilizables. En este
caso, se proceder‡ a dar de baja definitiva el respectivo bien y a su vez, dichas
partes entrar‡n al AlmacŽn por el valor que se haya determinado para el efecto,
de conformidad con lo expresado en la respectiva acta.
4.2.2.8 Desagregaci—n de bienes
Es la separaci—n de las partes de los bienes en servicio o en bodega, que se

encuentran registrados en los inventarios como una sola unidad.
La desagregaci—n de los bienes se realizar‡ siempre que se requiera efectuar

cambios en su configuraci—n y el valor del componente a cambiar no se encuentre
individualizado.
En el evento que se requiera un cambio en un equipo de c—mputo ya sea por

reemplazo, reposici—n, pŽrdida o da–o, sustituci—n por cambios o actualizaciones
tecnol—gicas y el valor de los componentes no se encuentre discriminado, los
porcentajes que se aplicar‡n en la desagregaci—n ser‡n los siguientes:
CPU 85%
MONITOR 10%
TECLADO 3%
MOUSE 2%
El almacŽn e inventarios conjuntamente con la Oficina Asesora de Planeaci—n y

Sistemas, desagregaran el costo hist—rico del elemento, para determinar el valor
porcentual de las partes que lo componen.
4.2.2.9 Permuta
Es la operaci—n mercantil consistente en la transferencia del dominio de un bien

servible a cambio de otro elemento, sin perjuicio de lo previsto en la legislaci—n
civil vigente. En tal circunstancia, se dar‡ de baja definitiva al elemento que se
entrega y entrada al AlmacŽn al bien que se recibe.
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4.2.2.10 Baja por exoneraci—n de responsabilidad fiscal
Cuando, como resultado del proceso de responsabilidad disciplinaria o fiscal, se

declare exonerado fiscalmente al investigado, se debe tramitar la baja por el valor
de la exoneraci—n, afectando la correspoQGLHQWH FXHQWD GH ³5HVSRQVDELOLGDGHV
3HQGLHQWHV´
Si dentro del proceso se efectœa el pago del bien, se producir‡ la baja

descargando el respectivo valor de la misma cuenta.
Si se efectœa la reposici—n de bien por otro de similares caracter’sticas, se

producir‡ la baja descargando el elemento de la cuenta Responsabilidades e
ingresando al AlmacŽn el elemento repuesto.
En el evento en que la Compa–’a Aseguradora cubra el valor del bien, se

producir‡ la baja descargando el valor de la cuenta Responsabilidades. Si el pago
fue parcial, se surtir‡ la baja en cuanto se cubra el valor total respectivo.
4.2.2.11 Destrucci—n de bienes
Cuando se establezca que los bienes objeto de la baja carecen de valor comercial
en raz—n de su obsolescencia , deterioro, aver’a, rotura o cualquier otro hecho que
impida su venta, se proceder‡ a su destrucci—n sin perjuicios a terceros.
Para llevar a cabo esta operaci—n, se elaborar‡ un acta suscrita por el servidor
pœblico con funciones de Almacenista, como responsable de los bienes a destruir,
el Jefe de la Secci—n de Servicios Generales y un delegado de la Direcci—n
General. La diligencia debe practicarse en horario y lugar previamente
establecidos por la jefatura de la Divisi—n Administrativa y Financiera del Fondo de
Previsi—n Social del Congreso de la Republica, y esto en el curso de d’as h‡biles
de trabajo.
Los escombros resultantes de dicha actividad, ser‡n retirados preferiblemente en

veh’culos de la empresa de aseo al servicio del Distrito Capital, previa solicitud de
informaci—n a la misma, de la naturaleza de los materiales.
4.2.3 Aseguramiento de bienes
Todos los bienes adquiridos por FONPRECON, deben estar cubiertos por una
p—liza que cubra todos los riesgos.
Cuando se produzcan ingresos y bajas definitivas de elementos, el Jefe de la

Secci—n de Servicios Generales o quien haga sus veces, deber‡ reportar a la
compa–’a aseguradora, la informaci—n correspondiente para que esta, efectœe el
ingreso y retiro de los bienes objeto del seguro.
4.2.4 Reclamaci—n por siniestros
Cuando se produzca la baja de un bien por siniestro, previa recomendaci—n del

ComitŽ de Bajas de bienes, el representante legal del Fondo de Previsi—n Social
del Congreso de la Repœblica o a travŽs de su delegado, realizar‡ los tramites
legales pertinentes ante la aseguradora, que conlleven a la indemnizaci—n del bien
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(s).Esto incluye en caso de veh’culos, el traspaso del mismo a nombre de la

compa–’a aseguradora.
4.2.4.1 Siniestro por hurto
En el momento que se tenga conocimiento de los hechos, se realizar‡ la baja

descargando el bien (s) del inventario y cargando el valor del mismo a la cuenta de
³5HVSRQVDELOLGDGHV 3HQGLHQWHV HQ 3URFHVR ³ D QRPEUH GHO IXQFLRQDULR D FX\R
cargo estuviese la custodia del bien en el momento del siniestro.
4.2.4.2 Siniestro por pŽrdida total por da–os
En este caso, la baja solamente podr‡ producirse cuando la compa–’a

aseguradora remita la comunicaci—n informando la perdida total. Para dar de baja,
se proceder‡ de la misma forma expresada en el numeral anterior.
La entidad cancelar‡ el deducible. Si se comprobare que el siniestro fue

responsabilidad del funcionario a cargo, el deducible ser‡ asumido por este. Solo
VH GHVFDUJDUi GH OD FXHQWD GH ³UHVSRQVDELOLGDGHV HQ SURFHVR ³ FXDQGR VHD
cancelado por el responsable.
5 INSTRUMENTOS PARA EL MANEJO DEL ALMACƒN
5.1 FORMATOS
5.1.1 Entradas al almacŽn
La entrada de bienes a AlmacŽn se efectœa con el comprobante de entrada,

documento que acredita el ingreso real del bien a la entidad, como œnico soporte
para el movimiento de los registros en el AlmacŽn y en contabilidad.
El comprobante de entrada se elabora en el AlmacŽn una vez recibidos los

elementos adquiridos por la entidad, de conformidad con la orden de compra o el
contrato; en original y tres copias, distribuidas as’:
-Original para anexarla a la cuenta con destino a la Contralor’a

-Una copia para Tesorer’a para realizar el pago
-Una copia para Contabilidad para los registros contables
-Una copia para el AlmacŽn e Inventarios
El comprobante de entrada, debe tener la siguiente informaci—n b‡sica:
-Nœmero de orden en forma ascendente y continua

-Ciudad y fecha
-Apellidos y nombre del proveedor
-Nœmero de la Factura
-Orden de Compra
-Clase de Elementos: Devolutivos o de Consumo
- Agrupaci—n
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-Cantidad de elementos adquiridos

-Descripci—n del elemento
-Unidad de Medida
-Valor Unitario
-Valor Total
,QWHUQDPHQWHHO³&RPSUREDQWHGH(QWUDGDDO$OPDFpQ´VHLGHQWLILFDUiFRQHO
c—digo 312-01, teniendo como apoyo documental el formato 312-04 denominado
³5HLQWHJURGHHOHPHQWRVDO$OPDFpQ´
5.1.2 Salidas de almacŽn
El comprobante de Salida de bienes de AlmacŽn, es el documento por medio del

cual se identifica clara y detalladamente la salida f’sica y real de un bien, cesando
de esa manera la responsabilidad por la custodia, administraci—n, conservaci—n
del bien, por parte del servidor pœblico con funciones de almacenista,
responsabilidad que se traslada a la persona destinataria del mismo.
(OFRPSUREDQWHGHQRPLQDGR³6DOLGDGH$OPDFpQ³GHEHHODERUDUVHHQHODOPDFpQ
en forma simultanea a la entrega real y material de los mismos con base en la
solicitud de pedido debidamente tramitada y autorizada por el jefe de la
dependencia solicitante, y por quien estŽ autorizado para ello.
El funcionario responsable del AlmacŽn, no puede variar el destinatario ni el lugar

GHGHVWLQRHQHO³&RPSUREDQWHGH6DOLGD´QLFDPELDUQLUHHPSOD]DUHOHPHQWRVSRU
otros, aunque sean similares o tengan el mismo valor.
(O ³&RPSUREDQWH GH 6DOLGD´ HV HO GRFXPHQWR VRSRUWH SDUD UHJLVWUDU PRYLPLHQWRV
de esta ’ndole en los listados del almacŽn que sirven de control de inventarios de
elementos devolutivos, elementos de consumo, elementos devolutivos en servicio,
elementos devolutivos inservibles y asientos contables.
El comprobante de salida debe contener la siguiente informaci—n b‡sica:
¾ Numero de orden en forma ascendente y continua

¾ Ciudad y Fecha
¾ Dependencia Solicitante
¾ Nombre del Jefe de la dependencia
¾ Clase de Elementos: devolutivos o de consumo
¾ Agrupaci—n
¾ Cantidad
¾ Descripci—n de los elementos
¾ Unidad de medida
¾ Valor Unitario
¾ Valor Total
¾ Firma del Almacenista o quien haga las veces
¾ Firma del empleado que recibe
,QWHUQDPHQWH HO ³&RPSUREDQWH GH 6DOLGD GH $OPDFpQ´ VH LGHQWLILFDUi FRQ HO
c—digo 312-02. Cuando se trate de elementos de consumo, se utilizar‡ como
documento de apoyo el formato F 312-GHQRPLQDGR³(QWrega de Elementos de
&RQVXPR´
)21'2'(35(9,6,Ï162&,$/'(/&21*5(62'(/$5(3Ò%/,&$
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Financiera
5.1.3 Traslado de elementos devolutivos
Los elementos devolutivos en servicio, a cargo de un funcionario o contratista,

pueden ser traspasados a otro, por razones de necesidades del servicio o por
traslado de las personas a otras dependencias. Esta operaci—n no implica que el
elemento ingrese y salga del almacŽn para determinar a quien corresponde la
responsabilidad sobre el.
Para estos casos, se utilizar‡ el formato 312- GHQRPLQDGR ³&RPSUREDQWH GH

(QWUDGD DO $OPDFpQ ´ 3DUD Vu diligenciamiento, las personas interesadas deben
reportar al AlmacŽn la decisi—n de efectuar el traslado, para realizar los registros y
legalizaci—n de los respectivos inventarios en el proceso del traslado. Cuando se
trate de equipos o muebles indispensables para el desarrollo de las actividades de
una dependencia, la novedad deber‡ contar con el visto bueno del respectivo jefe.
3DUD IDFLOLWDU OD RSHUDFLyQ VH XWLOL]DUi HO IRUPDWR GHQRPLQDGR ³7UDVODGR GH
HOHPHQWRVHQWUHFHQWURVGHFRVWR´IRUPDWR)2-03.
5.2 SOFTWARE
Fonprecon cuenta con un software denominado COSMOS el cual permite la

captura y registro de los diferentes movimientos que afectan los inventarios, de
conformidad con las entradas y salidas de los elementos Devolutivos, de
Consumo, Compras por Caja menor, Reintegros, Traslados y la cuantificaci—n y
calificaci—n de los inventarios de cada uno de los centros de costos existentes en
la Entidad.
El manejo del programa COSMOS referido a inventarios, est‡ restringido al

personal autorizado.
Este Software ser‡ actualizado de acuerdo con las necesidades que a futuro
requiera dicho programa para ser m‡s eficaz y eficiente el ‡rea del almacŽn.
6 9$/25,=$&,Ï1'(,19(17$5,26
La Secci—n de Contabilidad de la Entidad, debe llevar el registro permanente y

valorizado de los bienes que conforman el patrimonio de la entidad de acuerdo
con las normas de contabilidad prescritas para el manejo de inventarios. Para tal
efecto, dentro de los primeros diez (10) d’as de cada mes, el servidor pœblico con
funciones de Almacenista debe reportar a Contabilidad, la cuenta correspondiente
al mes inmediatamente anterior debidamente foliada, indicando la numeraci—n
consecutiva de los comprobantes de entrada y salida utilizados en dicho per’odo.
Para aplicar el procedimiento contable contenido en el numeral 2.2.4.3.10 del Plan

General de la Contabilidad ± PGCP relacionado con el registro de los activos
adquiridos por un valor inferior o igual (0.5) salario m’nimo legal vigente, se tendr‡
en cuenta las disposiciones emanadas por la Contadur’a General de la Naci—n,
respecto de los valores aplicables, actualizados para cada vigencia. Igualmente,
se consultar‡n las normas referidas a la depreciaci—n de bienes, establecidas por
la misma Entidad, en especial el procedimiento previsto en el numeral 2.2.4.3.9 del
Plan General de Contabilidad Pœblica.
)21'2'(35(9,6,Ï162&,$/'(/&21*5(62'(/$5(3Ò%/,&$
- FONPRECON


Direcci—n General
0576 21 de m arzo de 2007
Financiera
7 5(1',&,Ï1'(&8(17$6$(17,'$'(6'(9,*,/$1&,$<&21752/
El almacŽn general de la Entidad elaborar‡ un expediente con los comprobantes

de entrada, salida de almacŽn, facturas, boletines diarios, resumen general del
mes, cuadro de elementos devolutivos en servicio, Inservibles y todos los
documentos anexos soporte de los movimientos realizados mensualmente,
debidamente foliado y en originales, para ser presentados a los entes Fiscales
cuando sean requeridos.
8 ENTREGA Y RECIBO DEL ALMACƒN
Para la entrega normal del almacŽn se debe tener en cuenta:
-El acto administrativo donde se designe al funcionario que recibe
-Que el funcionario que recibe, se haya posesionado del cargo y que se encuentre
constituida y vigente la fianza que ampara el manejo del almacŽn.
-Cumplido lo anteriormente enunciado se procede a realizar el conteo f’sico de los

elementos devolutivos y de consumo que se encuentren en existencia por grupos
de inventario, registrando con toda claridad las caracter’sticas de los bienes, la
cantidad, el valor unitario, y el total, el estado de conservaci—n; los bienes
inventariados deben corresponder en todos sus aspectos a los registrados en los
listados que el programa sistematizado arroja como producto de los movimientos
realizados en los movimientos de almacŽn propiamente dicho.
-El funcionario de manejo debe entregar mediante inventario, los elementos

devolutivos que tenga en servicio en su dependencia.
-El almacenista saliente, NO debe hacer inventario de entregas de los elementos

devolutivos que se encuentren en servicio, por cuanto estos se encuentran bajo la
responsabilidad del funcionario que firm— el comprobante de salida, y en su
defecto a la firma del respectivo inventario de bienes devolutivos en servicio.
-La entrega total del almacŽn se hace constar en acta firmada por todos los
actuantes, donde se indica las irregularidades, inconsistencias y diferencias
encontradas.
El funcionario encargado del almacŽn e inventarios debe hacer entrega de los

bienes al funcionario que recibe o almacenista, mediante acta, perfeccion‡ndose
la actuaci—n mediante su firma.
Cuando el funcionario responsable del AlmacŽn, ha abandonado el cargo o dilata

la entrega del almacŽn, el representante legal de la Entidad designar‡ el
funcionario administrativo que debe realizar el inventario f’sico y la entrega de las
existencias al nuevo empleado de manejo, al tiempo que solicita por escrito a la
compa–’a de seguros que expidi— la p—liza de manejo al almacenista renuente, la
designaci—n de un representante.
La diligencia de entrega del AlmacŽn, no puede exceder en ningœn caso de treinta

(30) d’as calendario, contados a partir de la fecha de iniciaci—n de la diligencia. Si
)21'2'(35(9,6,Ï162&,$/'(/&21*5(62'(/$5(3Ò%/,&$
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Financiera
el almacenista entrante inicia su ejercicio sin la entrega formal de los bienes,

asume la responsabilidad administrativa y fiscal por las diferencias tanto en
cantidad como en calidad que se puedan presentar.
9 ASPECTOS CONTABLES DE LOS INVENTARIOS
El AlmacŽn elaborar‡ mensualmente la cuenta correspondiente a los movimientos

de entradas y salidas de elementos devolutivos y de consumo con sus respectivos
anexos. Dicha cuenta se reportar‡ a la Secci—n de Contabilidad, dentro de los diez
d’as calendario siguientes a la terminaci—n del per’odo. Tal documento constituye
el soporte de los registros contables.
A continuaci—n se describen las principales cuentas referidas a los bienes de la

Entidad, utilizadas para efectos contables.
9.1 PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO
Agrupa los elementos de car‡cter permanente de propiedad del Fondo de

Previsi—n Social del Congreso de la Repœblica, utilizados para el cumplimiento de
sus objetivos y funciones.
Desde el punto de vista contable, las cuentas principales a travŽs de las cuales se
registran los movimientos de bienes son las siguientes:
¾ Edificaciones e instalaciones
¾ Equipos de procesamiento de datos
¾ Maquinaria y equipo
¾ Equipo de transporte
¾ Muebles y equipos de oficina
¾ Terrenos.
9.1.1 Edificios e Instalaciones
Representa el costo o el avalœo de los edificios, bodegas y otras construcciones

de propiedad del Fondo de Previsi—n Social del Congreso de la Repœblica,
excluido el valor sobre el cual se encuentran y los derechos sobre las l’neas
telef—nicas y telefon’a celular.
9.1.2 Equipo de procesamiento de datos
Lo conforman el valor de adquisici—n y montaje de los equipos y m‡quinas de

procesamiento de datos ( hardware ) y sus accesorios.
9.1.3 Maquinaria y Equipo
Es el costo de Adquisici—n o avalœo ( en caso de donaci—n ) de la maquinaria de

talleres, equipo de deportes, servicios y otros, distintos al equipo de oficina o de
transporte que se encuentren en uso en las dependencias del Fondo de Previsi—n
Social del Congreso de la Repœblica.
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Financiera
9.1.4 Equipo de transporte
Representa el costo del parque automotor o equipo de rodamiento de propiedad

del Fondo de Previsi—n Social del Congreso de la Repœblica.
9.1.5 Muebles y equipos de oficina
Conformado por los elementos mec‡nicos, elŽctricos, electr—nicos destinados al

trabajo especifico de oficinas, as’ como los muebles y elementos de decoraci—n.
9.1.6 Terrenos
Valor de los predios de propiedad del Fondo de Previsi—n Social del Congreso de
la Repœblica, adquiridos a cualquier t’tulo.
9.2 BIENES INTANGIBLES
Software y licencias
Son los bienes inmateriales adquiridos o desarrollados por la Entidad con el fin de
facilitar, mejorar o tecnificar sus operaciones. Estos son susceptibles de valorarse
en tŽrminos econ—micos.
La contabilizaci—n de los bienes se realizar‡ de acuerdo con lo establecido en el

Plan General de Contabilidad Pœblica; el software se registrar‡ dentro del grupo de
otros activos en la cuenta de intangibles.
Una vez registrado el software o licencia a nombre del Jefe de la Oficina Asesora
de Planeaci—n y Sistemas o quien haga sus veces, este ser‡ el responsable de la
custodia, administraci—n, instalaci—n y control de los soportes documentales y
magnŽticos del software con su correspondiente licencia; cuando estos sean
obsoletos deber‡ presentarlos al ComitŽ de Baja definitiva de Bienes para su
retiro, con lo cual contabilidad efectuar‡ los registros correspondientes.
Para el software y licencias que actualmente se encuentran registrados en

AlmacŽn e Inventarios, se trasladar‡n a la cuenta de intangibles.

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL

Elaborado por Aprobado por 15HVROXFLyQ Fecha

Divisi—n Adm inistrativa y

MANUAL DE PROCEDIMIENTO PARA EL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL

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Divisi—n Adm inistrativa y

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL

Elaborado por Aprobado por 15HVROXFLyQ Fecha

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4.2.4 Reclamaci—n por siniestros ................................................................. 19

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Elaborado por Aprobado por 15HVROXFLyQ Fecha

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Elaborado por Aprobado por 15HVROXFLyQ Fecha

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GRUPO 1 ± ELEMENTOS DE CONSUMO

1 ± 01 Aceites, Grasas y Lubricantes

GRUPO 2 ± ELEMENTOS DEVOLUTIVOS

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL

Elaborado por Aprobado por 15HVROXFLyQ Fecha

Divisi—n Adm inistrativa y

2.2 ELEMENTOS DE CONSUMO

2.3 ELEMENTOS DEVOLUTIVOS

Desde el punto de vista de su uso, los elementos devolutivos pueden estar en

2.3.1 Elementos devolutivos en dep—sito

El servidor pœblico responsable del AlmacŽn responde administrativa y fiscalmente

2.3.2 Elementos devolutivos en servicio

Bienes en servicio es el conjunto de elementos devolutivos en uso por parte de los

El registro de bienes devolutivos debe hacerse œnicamente a travŽs de los

Cuando un servidor pœblico de la entidad se retire, debe hacer entrega de los

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Elaborado por Aprobado por 15HVROXFLyQ Fecha

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Elaborado por Aprobado por 15HVROXFLyQ Fecha

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