Fase Ejecución

Actividad de aprendizaje 10:

Simular la operación de importación o exportación del producto o servicio seleccionado a

comercializar, según normatividad.

Evidencia 1 Bitácora “Documentación de la operación de comercio”

Islandy Lorena Duque

Andrés Cano Arango

Ficha 1565373

Servicio Nacional de Aprendizaje SENA

FORMACIÓN TITULADA MODALIDAD VIRTUAL

Centro de Servicios y Gestión Empresarial

Colombia

2018
 2

Contenido Pág.

Introducción 3

1. Evidencia 1: Bitácora “Documentación de la operación de comercio” 4

2. ¿Qué es exportar? 7
3. Documentación y trámites requeridos en el proceso de exportación 7
A. RUT 7
B. Registro forestal 7
C. Radicación del registro de productores nacionales 8
D. Autorización número de facturación 8
E. Factura comercial 8
F. Certificado de origen 8
G. Remisión de la factura proforma 9
H. Presentación del documento de exportación 9
I. Visto bueno 9
J. Lista de empaque y contratación de transporte 10
K. Procedimientos aduaneros para despacho ante la DIAN 10
L. Medios de pago 11
M. Certificado fitosanitario para la exportación 11
N. Pago de la exportación y solicitud del certificado de reembolso 11
O. Solicitud de reserva 11
4. Presentación de documentos ante las entidades 12
5. Dificultades presentadas en la presentación y diligenciamiento de los
documentos para la exportación 12
6. Conclusiones 13
7. Bibliografía 14
 Introducción

Si bien estamos en tiempos modernos donde la información está al alcance de un solo clic,
también es cierto que los tiempos en la búsqueda de datos puede llegar a tardar y retrasar
las operaciones que tengamos en lista, por lo que es importante tener siempre a la mano un
manual, guía o en este caso una bitácora para llevar registro paso a paso de cada operación
de comercio internacional que nuestra empresa registre con el fin de tener al tanto toda la
documentación que es requerida para esta actividad, así como el de tener un historial
detallado de cada operación efectuada en determinado periodo.

En tiempos de globalización es indispensable que se brinde la suficiente información,

detallada y precisa sobre todo lo necesario para realizar las actividades de exportación por
lo que una bitácora se convierte en una herramienta fundamental para hacer un seguimiento
y control que permita adelantar y gestionar de una forma eficiente y con menores costos
toda la operación exportadora.

Esta evidencia recopila los pasos y documentos más importantes para realizar una
operación de exportación exitosa, en este caso al país de Perú.
 1) Evidencia 1: Bitácora “Documentación de la operación de comercio”

El proceso de exportación de cualquier producto, necesita de la formalidad y regularidad

en el diligenciamiento de los documentos, lo que conlleva a un beneficio mutuo para las
partes intervinientes, ya sea como exportador, ya que puede gestionar rápidamente el cobro
de la operación comercial, o como importador para hacer efectivo en forma ágil y eficiente
el despacho aduanero.

Teniendo en cuenta esta información, desarrolle esta evidencia por medio de una bitácora,
donde registre los procedimientos de identificación, análisis y diligenciamiento de los
documentos requeridos en una negociación internacional, los requisitos comerciales y
normas legales establecidas a nivel nacional e internacional. Para hacerlo, es importante
que lea y analice previamente el material de formación denominado Régimen aduanero en
las operaciones de comercio exterior, además del siguiente material complementario:

 Bitácora.
 Inscripción en el RUT para Personas Naturales y/o Jurídicas Naturales del
Régimen Simplificado y Cámara de Comercio V 1.0.
 Decreto 2788 de 2004.
 Normas de origen, preferencias arancelarias y registro de productores nacionales.
 Normas de Origen Obligaciones de importadores o Exportadores.
 Declaración de Cambio por Exportación de Bienes.
 Declaración de Exportación.
 VUCE Ventanilla Única de Comercio Exterior.
 Manual de Usuarios para la radicación de autorizaciones previas a una
exportación, ante las diferentes entidades gubernamentales de control.

También es importante que consulte las páginas web de las siguientes entidades oficiales:

 Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).

 Ministerio de Comercio Industria y Turismo.
 Otros sitios web relacionados con el comercio exterior.
Posterior a estas consultas, tome como referencia el producto previamente seleccionado en
la actividad de aprendizaje 1, en a Evidencia 10: Informe “Método de selección de ideas” y
el país destino de la exportación establecido en la actividad de aprendizaje 2, en la
Evidencia 3: Ejercicio práctico “Evaluar mercados potenciales”, y con el grupo de trabajo
con el que viene desarrollando algunas evidencias, elaboren una bitácora que registre de
manera cronológica todas las acciones que se deben llevar a cabo para lograr la
presentación correcta de los trámites, con el fin de obtener los documentos requeridos para
la operación de exportación del producto seleccionado, esto es:

1. Desarrollen cada uno de los trámites requeridos para el proceso de exportación que
se mencionan en el material de formación consultado.

2. Consulten en las páginas oficiales de cada entidad autorizada, los documentos, formatos
y/o formularios requeridos en cada trámite o procedimiento, tengan en cuenta los requisitos
comerciales y técnicos, así como las normas legales vigentes aplicables a su producto o
servicio.

3. Realicen una breve descripción de la entidad ante la cual deben presentar cada
documento e inclúyanlo en la bitácora debidamente diligenciada.

4. Completen la bitácora con los comentarios sobre las dificultades que encontraron en el
diligenciamiento o presentación de los documentos durante el desarrollo de cada paso y
el tiempo aproximado de cada procedimiento.

5. La bitácora debe contener las siguientes características:

 Portada.
 Tabla de contenido.
 Procedimientos (desarrollo de los puntos).
 Bibliografía.

Por el carácter colaborativo de este ejercicio, tengan en cuenta las indicaciones para
desarrollar evidencias en grupo, las cuales fueron presentadas en la actividad de aprendizaje
1, desarrolle esta evidencia con sus compañeros a través de las opciones que ofrece la
herramienta Grupo de trabajo en la plataforma y publique la bitácora en el Blog del grupo.
Uno de los integrantes debe enviar el trabajo por medio del enlace dispuesto en plataforma,
tenga en cuenta que este debe contener una portada con los nombres de quienes conforman
el grupo.
 2) Primero definamos qué es exportar:
La actividad de exportación es una operación que supone la salida legal y normativa de
todas aquellas mercancías de un país hacia una zona aduanera en otro, y que genera como
producto de esta acción un ingreso monetario.
La exportación requiere inicialmente de una selección de mercados, donde se determinen
las características específicas del país o región a donde se quiere exportar: identificación de
canales de distribución, precio de la exportación, hábitos y preferencias de los
consumidores el país o región, requisitos de ingreso, vistos buenos, impuestos, preferencias
arancelarias y otros factores que están involucrados en el proceso de venta en el exterior.

3) Documentación y trámites requeridos en el proceso de exportación:

A. RUT utilizado por la DIAN, este contiene:

-Identificación: Nombre, razón social y NIT
-Ubicación: Lugar donde la DIAN podrá contactar oficialmente para todas las diligencias.
-Clasificación: Naturaleza, actividades, funciones, características y atributos.
Se debe verificar que el nombre de la empresa ya no esté registrado.
Especificar la actividad en el RUT como exportador o como comercializadora Internacional
según sea el caso.
Diligenciar completamente el formulario que suministra la DIAN anexando los siguientes
datos:
-Copia de la escritura pública
-Acta de la asamblea donde se nombre al representante legal.
-Copia de la cédula de ciudadanía del representante legal.

B. Registro forestal de la empresa

- Se solicita el certificado de existencia ante la cámara de comercio que acredita como
empresa legalmente constituida, en este documento da constancia de la representación legal
de la empresa forestal.
-El objeto social del negocio debe contener las palabras exportar, importar, exportación,
importación.
-Solicitar el Certificado de existencia que acredita como empresa legalmente constituida.
-Es el documento donde da constancia sobre la existencia y la representación legal de la
empresa forestal.

C. Radicación del registro de productores nacionales

-Este formulario lo expide el Ministerio de comercio de forma gratuita y debe radicar una
copia y el original junto al certificado de constitución o el registro mercantil.

D. Autorización del número de facturación:

Las entidades o personas que sean responsables de recaudar el IVA deben tramitar un
documento y siempre conservar la copia de cada una de las operaciones que se causen por
la actividad de venta y exportación. El trámite se hace ante la DIAN.

E. Factura comercial:
Es una cuenta de cobro por los productos que se envían al comprador en el extranjero y
frecuentemente es utilizado por las autoridades aduaneras del país del importador, como el
documento básico para determinar el valor en aduana de las mercancías, sobre el cual se
aplicarán los derechos de importación.

F. Certificado de origen:
Este documento permite conocer la procedencia de los productos que fueron adquiridos o
elaborados en Colombia con el fin de poder saber los costos y preferencias arancelarias
según los acuerdos comerciales vigentes en el país. En este documento se acredita el origen
de las mercancías según las leyes y requisitos establecidos en el territorio nacional.
El trámite de este certificado se ante el Ministerio de Comercio y es necesario presentar la
siguiente información:
-Factura comercial
-Certificado donde se especifique la cantidad, valor y peso neto de las mercancías
-Acuerdo comercial al cual está suscrito el país con el país de destino
-Codificación según el país de destino.
Es necesario tener firma digital y estar inscrito en el MIUSCA, este trámite se ante el
Ministerio de Comercio.
Conforme al país hacia el que se efectúe la exportación se requerirá de un certificado de
origen. Estos formularios los expende la DIAN (por intermedio del Banco del Estado).
- Código 255 Comunidad Andina y ALADI (Países de Latinoamérica).

G. Remisión de la factura proforma:

Es un documento donde se muestra una cotización de un comprador o importador externo,
el exportador deberá suministrar una factura con el objeto de facilitar al importador la
solicitud previa de licencias o permisos de importación.

H. Presentación del documento de exportación y aforo de la mercancía:

- El presentar este documento permite a la aduana cobrar cualquier impuesto o tasa.
Se debe presentar con la siguiente información:
-Detalles de la mercancía
-País de destino y entidad quien recibe la mercancía
-Detalles del exportador
-Declaración firmada por el exportador
-La aduana aceptará este documento bien diligenciado con sus respectivos anexos y cuando
reúne los requisitos acepta la solicitud de autorización para su embarque.
-Anexos:
-Documento de la entidad del exportador o la autorización de la sociedad de intermediación
aduanera.
-Documento de transporte
-Factura comercial
-Registros sanitarios vigentes, autorizaciones expresas y demás documentos que se
requieran para la exportación del producto

I. Vistos buenos:
La exportación de ciertos productos exige que el exportador se encuentre inscrito en la
entidad encargada de su control y/o del otorgamiento del visto bueno o de las licencias para
estas. Este requisito debe cumplirse en forma previa a la exportación de los siguientes
productos: Para productos maderables y no maderables el órgano de control que vigila
nuestro producto de estibas ecológicas es el ICA, el cual expide un registro Fitosanitario.
El exportador diligencia y radica la Forma 03 en la VUCE (Ventanilla única de comercio
exterior) de acuerdo con el criterio que aplica su producto, luego puede adquirir el
certificado de origen a través de esta misma ventanilla en el portal virtual
http://www.vuce.gov.co/
-Certificado de comercialización de plantas
-Permiso de aprovechamiento forestal
-Se debe dirigir a una seccional del ICA para la radicación de la documentación según la
norma lo exija y programar la visita técnica de verificación.
-Cuando la documentación haya sido aprobada el ICA emite una resolución para
inscripción al SISPAP, lo cual se hace desde la página web del ICA.

J. Lista de empaque y contratación de transporte

-La lista de empaque por lo general va acompañada de la factura comercial, esta suministra
toda la información sobre la mercancía y su embarque, cantidades, peso, volumen y los
requerimientos para su transporte, tipo de contenedor y pies de longitud del mismo.
-El transporte se selecciona según lo más adecuado para el tipo de mercancía que se desea
exportar.

K. Procedimientos aduaneros para despacho ante la DIAN:

-Una vez tenga lista la mercancía verifique los términos de negociación (Incoterms) para
solicitar clave de acceso al sistema informático de la DIAN para que diligencie la Solicitud
de Autorización de Embarque. Este trámite debe hacerse ante la Administración de
Aduanas por donde se va a despachar la mercancía, anexando entre otros, los siguientes
documentos:
1. Factura Comercial
2. Lista de Empaque (si se requiere)
3. Registros Sanitarios o Vistos Buenos (sí lo requiere el producto)
4. Documento de Transporte
5. Otros documentos exigidos para el producto a exportar

L. Medios de pago
-Se debe tener en cuenta la forma en que el importador la exportación. Para esto existen
diferentes instrumentos de pago internacional, como cartas de crédito, letras avaladas,
garantías que le brindan seguridad en la transacción. Se debe tener al tanto la forma de pago
para evitar malentendidos posteriores, así como el tener un documento válido para una
reclamación posterior si así es el caso.

M. Certificado fitosanitario para la exportación

-Este requisito se debe solicitar ante el ICA en el portal
www.ica.gov.co/servicios_linea/sispap_principal.aspx.
-El certificado fitosanitario para la exportación se expide para dar fe de que las plantas
vivas, los productos vegetales sin procesar u otros artículos reglamentados cumplen los
requisitos fitosanitarios de importación de los países importadores y son conformes a la
declaración de certificación (Res. 1558 de 2010 del ICA)

N. Pago de la exportación y solicitud de certificado de reembolso tributario

-Este documento corresponde al pago o recibos de dinero por una importación exportación
a través de los bancos, esto incluye: Apertura Carta de Crédito, Declaración de Cambio,
Depósito y Registro de la operación en Banco de la República, si la financiación es mayor
a 6 meses.
-Solicitud de Certificado de reembolso tributario (CERT).
-Si el producto exportado se encuentra beneficiado con el CERT, el exportador autorizará al
intermediario financiero su trámite ante el MINCIT (www.mincit.gov.co)
-El Certificado se liquida a la tasa de cambio vigente

O. Solicitud de reserva:
-Se debe coordinar con el agente de la naviera o el capitán del barco de embarque el
cronograma y todas las fechas disponibles para el envío de la mercancía a su destino final.
-En este documento se detalla las características de la mercancía como el peso, las
dimensiones, tipo de estibas que se utiliza para su transporte, así como un estimado del
número de días en tránsito que tomará la carga en arribar a su puerto.

4) Presentación de los documentos ante las entidades correspondientes.

Estos se deben tramitar principalmente ante la cámara de comercio y ante la DIAN, otros
ante el ICA y el Ministerio de Industria y Comercio.
Los trámites y revisión de documentos en la cámara de comercio, dependiendo de la
Ciudad donde se encuentre pueden ser relativamente fáciles pero llevan tiempo, por lo que
a veces se le paga a un mensajero con un poder firmado, para que realice estos trámites y
en algunos casos pueden tomar más de 5 horas. Es de mucha ayuda cuando se dispone de la
firma digital ya que ahorra tiempo en idas hasta las oficinas físicas y en cambio puedes
adelantar los trámites que la exijan desde el portal web que la DIAN dispone para este tipo
de trámites.
Por el carácter burocrático que implica cada trámite, es necesario contar con mucho tiempo
para cada diligencia, así como el leer muy bien cada requerimiento y requisito de cada
certificado de cualquier documento que se vaya a radicar, ya que estas entidades son muy
estrictas en sus procesos y por un simple o minúsculo error podemos perder todo el avance
en la solicitud o proceso de radicación de los mismos.
5) Dificultades presentadas en la presentación y diligenciamiento de los documentos
para la exportación.
El principal inconveniente que suele presentarse al presentar documentos para ejercer la
actividad exportadora, es la gran cantidad de tiempo que esto lleva, los procesos son lentos
aunque se cuente con algunos procesos digitales y amplias bases de datos que ahorran
tiempo en búsquedas, pero la entrega de la documentación física al personal se hace
engorroso, demorado y frustrante ya que a veces por una simple suciedad o algo de tinta
que se corra, el documento puede ser rechazado y hay que volver a sacarlo, lo que implica
tiempo, dinero, esfuerzo y mucha paciencia. En tiempos donde gozamos de tanta
tecnología algunos procesos deberían ser más digitales, a distancia, sin necesidad de ir
hasta una oficina física o incluso a cierta seccional de alguna ciudad capital para poder
validar cierto trámite, ya que si bien la DIAN ha invertido en infraestructura y procesos
tecnológicos, aún falta avanzar mucho en esta dependencia como en otras como la Cámara
de Comercio o el ICA.
 Conclusiones:
La bitácora nos sirve de guía detallada para saber cuáles son todos aquellos documentos
que debemos presentar para un proceso de exportación de un producto a cualquier país de
destino.
Con la creación de una bitácora podemos estar al tanto y muy actualizados sobre leyes,
normas aduaneras así como costos y demás trámites a realizar en cualquier proceso de
exportación de mercancías.
La realización de una guía o diario de exportación potenciará a la empresa u organización
en un futuro a ser más ágiles en estos procesos.
 Bibliografía:

Los siguientes links corresponden a los portales donde investigamos y tomamos la

información para la realización y desarrollo de la esta evidencia.

https://encolombia.com/economia/economiacolombiana/tramitedeexpo/

https://exportaccess.intradebid.org/sitio/inicio/home.aspx

http://www.minambiente.gov.co/images/BosquesBiodiversidadyServiciosEcosistemicos/pd
f/gobernanza_forestal/Cartilla_Export._e_Importaci%C3%B3n_Productos_Maderables.pdf

https://www.ica.gov.co/getdoc/d3462fbb-782e-4016-99c2-
f5551b42b9ad/NIMF15_REV_2009.aspx

http://www.procolombia.co/herramientas/perfiles-logisticos-de-exportacion-por-pais/perfil-
logistico-de-exportacion-peru

http://www.colombiatrade.com.co/sites/default/files/perfil_logistico_de_peru_1.pdf

http://www.tlc.gov.co/publicaciones.php?id=2852

http://www.mincit.gov.co/mincomercioexterior/publicaciones.php?id=16268

http://www.mincit.gov.co/publicaciones.php?id=33972

http://www.angelfire.com/ga/gvargas/como_exportar_desde_colombia.html

http://www.procolombia.co/node/1148