ACTA No.

50
NOMBRE DEL COMITÉ O DE LA REUNIÓN: INFORME DE SUPERVISIÓN

CIUDAD Y FECHA: Armenia, abril 23 de 2020. HORA INICIO: 2:00 P.M. HORA FIN: 5:00 P.M

LUGAR: Se realizó de manera virtual por el aplicativo Teams DIRECCIÓN GENERAL / REGIONAL / CENTRO: Regional
Quindío - Grupo de Formación Profesional Integral y
SNFT
TEMA (S):
1. INFORME ADMINISTRATIVO – LEGAL.

OBJETIVO(S) DE LA REUNIÓN: Informe De Avance Del Convenio Derivado Número 005 Del 2019 Del Convenio Marco
069 Del 2015 – mes de marzo de 2020.
DESARROLLO DE LA REUNIÓN
ACTA ADMINISTRATIVO - LEGAL
INFORMACIÓN GENERAL DEL ACTA DE
VISITA

Convenio Derivado No. Fecha de Visita Año de Visita Mes de Visita Número de Acta
CD 005-19 2020-04-15 2020 abril 49
Nombre Conviniente Dirección Lugar de Visita Hora Inicio Visita
Instituto Técnico American Business Carrera 18 No. Se realizó de manera virtual por el 8:30am
School-Armenia 6-24 aplicativo Teams
Teléfono Email
7357818 luisa@american.edu.co
Nombre de la Ciudad Nombre Representante Legal Nombre del Apoderado
ARMENIA JOSE NELSON ORREGO AGUDELO Libia Gutierrez Valencia
Contacto / Persona quien Teléfono de Contacto Hora Final Visita
atiende la visita
Luisa Fernanda García 3156161860 3:30 pm
Valor del Convenio Inicial Póliza No. Póliza No. Asegurador Fechas de Cobertura
Modificada a
$289.698.156.00 3021988 Anexo 01 Liberty Cumplimiento: 2020-07-21
Seguros S.A. Salarios: 2023-02-21
Anticipo: 2020-07-21
Fecha Inicio Convenio Fecha Finalización Convenio Fecha Finalización Prórrogas Fechas de Cobertura
Prórrogas
2019-03-04 2020-03-21 2020-04-17 Cumplimiento: 2020-08-30
Salarios: 2023-04-30
Anticipo: 2020-08-30
No. Cuenta Inscrita Convenio Tipo de Cuenta Entidad Bancaria
312844363 Ahorros BANCO Av VILLAS
Valor Aporte SENA Inicial Valor Aporte SENA Modificación GD-F-007 V.02
Valor Aporte SENA Incluyendo Modificación
$222.821.126.00 N/A $222.821.126.00
Valor Aporte Conviniente Valor Aporte Conviniente Valor Aporte Conviniente Incluyendo
Inicial Modificación Modificación
Página 1 de 16
$66.877.030 N/A $66.877.030
DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL DEL CONVENIO
CDP No. Fecha Valor
1319 2019-01-17 $607.693.980
CRP No. Fecha Valor
8719 2019-02-22 $222.821.126.00
Vigencias Futuras
N/A

PRÓRROGAS, ADICIONES O MODIFICACIONES AL CONVENIO

Fecha Inicio Modificación o Prórroga Fecha Final Valor Tipo
05-Noviembre de 2019 17-04-2020 N/A Prórroga
N/A N/A N/A N/A

APORTES DISCRIMINADOS POR

RUBRO
Rubros SENA Valor Valor Rubros Conviniente Valor Valor
Asignado según Asignado Asignado
Inicialment Modificaci Inicialment Inicialment
e ón e e
CONTRATACIÓN DE $167.755.412. 0 Infraestructura y $26.738.734.0 0
INSTRUCTORES Y/O GESTIÓN 00 Dotación 0
ACADÉMICA
MATERIALES DE FORMACIÓN $16.775.541.0 0 Equipos y Recursos $20,053,440.0 0
0 0
BIENESTAR AL APRENDIZ $9.226.548.00 0 Apoyo $20.084,856.0 0
Administrativo a 0
la Gestión del
Convenio
GESTIÓN ADMINISTRATIVA $29.063.625.0 0 Total Aportes $66.877.030.0 0
0 0
Total Aportes $222,821.126. 0 Total Convenio $289.698.156. 0
00 00

REINTEGRO DE APORTES SENA

No. Consignación Entidad Bancaria Fecha Reintegro Valor Reintegro
62607381 BANCOLOMBIA 5 de Mayo de 2019 $50.00
00055950 Banco Popular 12 de Junio de 2019 $ 500.00
00055949 Banco Popular 12 de Junio de 2019 $ 800.00
00054522 Banco Popular 11 de Julio de 2019 $ 600.00
02496724 Banco Popular 12 de Agosto de 2019 $ 500.00
GD-F-007 V.02
0886793 Banco Popular 10 de septiembre de 2019 $ 200.00
0886803 Banco Popular 10 de octubre de 2019 $ 50.00

Página 2 de 16
 0886506 Banco Popular 15 de noviembre de 2019 $100.00
0886933 Banco Popular 05 de Diciembre de 2019 $500,00
0886939 Banco Popular 14 de enero de 2020 $ 200,00
0882866 Banco Popular 14 de febrero de 2020 $ 100.00
0886818 Banco Popular 12 de marzo de 2020 $ 100.00
940437 Banco Popular 14 de abril de 2020 $100.00

FICHAS

Fichas de la Sede: Instituto Técnico American Business School-Armenia

No. Nombre del Nivel de No. Aprendice Aprendi Desercion % de
Fich Programa Formaci Aprendic s ces en es cumplimiento
a ón es Meta Matricula Formaci
dos ón
18797 Asesoría TÉCNICO 30 30 21 9 70%
70 Comercial
Y
Operacio
nes De
Entidades
Financier
as
18797 Asesoría TÉCNICO 30 32 24 8 75%
82 Comercial
Y
Operacio
nes De
Entidades
Financier
as
18797 NOMINA Y TÉCNICO 30 34 26 8 76,47%
78 PRESTACIONES
SOCIALES
18797 NOMINA Y TÉCNICO 30 30 17 10 56,67%
84 PRESTACIONES
SOCIALES

VERIFICACIÓN DE AVANCE DE EJECUCIÓN DEL CONVENIO

Obligaciones del conviniente
Compromiso Calificaci Observaciones
ón
1. Suscribir la respectiva acta de inicio de la CUMPLE El acta de inicio se suscribió el 4 de marzo de 2019
ejecución del convenio
2. Realizar el aporte en dinero y/o especie, de CUMPLE El aporte en dinero realizado por el SENA se llevó GD-F-007
a cabo V.02
conformidad con lo establecido en el plan con 2 desembolsos, por valor de $200.539.013. a la fecha
operativo del presente convenio el aporte en especie por parte de la entidad es del 100%,
para un valor en especie $66.877.044. Está pendiente un

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3. Desarrollar el objeto del convenio en
condiciones de calidad y eficiencia, de
conformidad con los parámetros establecidos
en el SENA para la formación profesional
integral.
4. Impartir formación profesional garantizando
que los aprendices adquieran las
competencias requeridas en el diseño
curricular de los programas de formación,
cumpliendo con los siguientes objetivos:
a. Planear el desarrollo curricular y determinar los
recursos, medios y ambientes de aprendizaje para la
ejecución de programas de formación profesional,
de acuerdo con los lineamientos institucionales
vigentes: planeación metodológica interdisciplinaria
por programa, programación de ambientes, grupos
e instructores, elaboración de guías de aprendizaje,
cronograma e instrumentos de evaluación. Una vez
se tenga esta planeación definitiva, se debe
registrar en el sistema de gestión académica
vigente.
b. Formular un programa de bienestar, orientado al
desarrollo humano, la integralidad de la formación y
favorecer las condiciones de vida de los aprendices
y su entorno, para lo cual deben aplicar la
resolución que para el efecto se encuentra vigente
en el SENA.
c. Expedir una vez cumplido el proceso de matrícula
para cada aprendiz, el carné estudiantil con los
logos de ambas entidades, de acuerdo con el
manual de imagen corporativa de conformidad con
las normas vigentes del SENA.
d. Realizar el proceso de inducción al aprendiz, de
acuerdo con los lineamientos institucionales, con el
apoyo del centro de formación asignado por la
dirección regional del SENA.
último desembolso, el cual quedó en reserva
presupuestal, toda vez que era necesario llevarse a cabo
al 90% de la formación. A la fecha, está por llevarse a
cabo el desembolso final, sin embargo, es importante
resaltar que el mismo se efectuará descontando los
valores que no se ejecutaron, es decir, descontando los
valores de materiales de formación y de actividades de
bienestar que no se entregaron, avalaron o realizaron. Así
mismo, el rubro de gestión administrativa y de gestión
académica que no se ejecutaron en su totalidad.
La entidad ya pasó la cuenta de cobro, para lo cual la
supervisión se encuentra en revisión y en los próximos
días la pasará a el área contable.
CUMPLE Se está dando cumplimiento al objeto del convenio
derivado 005 del convenio marco 0069 de 2015
CUMPLE Esta actividad se llevó de manera correcta en la etapa
lectiva, con acciones de mejora que se fueron realizando y
subsanando, y que a la fecha se encuentran al día. En este
momento, ya se encuentran en etapa productiva, donde
los instructores evidencian el cumplimiento de las
actividades para dicha etapa.
En el informe cualitativo y financiero relacionan el
pantallazo de las bitácoras, sin embargo, en la visita de
supervisión se evidenció que si se cumple con dicha
actividad.
CUMPLE La entidad cuenta con el Plan de Fomento del Bienestar y
Liderazgo del aprendiz, aprobado por el comité
coordinador, dentro de dicho anexo no se estableció
actividades de bienestar para la etapa productiva.
CUMPLE La entidad entregó a los aprendices carné y porta carné.
CUMPLE Se realiza el proceso de inducción al aprendiz, de acuerdo
con los lineamientos institucionales, con el apoyo del
GD-F-007 V.02
centro de formación asignado por la dirección regional
del SENA; para lo cual anexaron listas de asistencia en el
informe cualitativo.
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e. Garantizar que los aprendices firmen de forma CUMPLE
individual el acta de compromiso en el formato
institucional.
f. Ejecutar y dar formación en las modalidades de CUMPLE
los programas acordados en el plan operativo que
hace parte integral del convenio.
g. Desarrollar la gestión de los proyectos formativos CUMPLE
planteados en el desarrollo curricular: desarrollo de
actividades de aprendizaje, registro de eventos de
resultado aprendizaje, seguimiento técnico
pedagógico, registro de novedades académicas,
evaluación de resultados de aprendizaje, gestión
oportuna de novedades en concordancia con los
procedimientos definidos en el reglamento del
aprendiz, gestión oportuna de juicios de evaluación
de los resultados de aprendizaje articulados con el
coordinador de formación o coordinador académico
del respectivo Centro de Formación al cual está
adscrita la ficha.
h. Garantizar que los aprendices diligencien la CUMPLE
encuesta establecida por el SENA, sobre la calidad
del proceso de formación y la percepción del
aprendiz frente a los aspectos relevantes que
intervienen en su formación.
i. Garantizar el registro de los aprendices en la CUMPLE
Agencia Pública de Empleo antes de finalizar la
etapa lectiva.
j. Gestionar el desarrollo de la etapa práctica, de CUMPLE
acuerdo con las alternativas contempladas en el
reglamento del aprendiz y programar las actividades
de seguimiento. La etapa práctica se debe ejecutar
dentro del término establecido y debe estar
contemplada en el plan operativo.
Presentan actas de compromiso de los aprendices, los
cuales reposa en los centros de formación y en las
carpetas institucionales, con el fin de tramitar el proceso
de matrícula.
La entidad llevó a cabo la ejecución de cuatro
formaciones en dos programas técnicos, a saber: Nomina
y Prestaciones Sociales, y Asesoría Comercial y
Operaciones en Entidades Financieras. Cabe resaltar que
la formación en etapa productiva finalizó el pasado 17 de
abril, con la terminación del plazo de ejecución del
convenio.
Al finalizar la etapa lectiva, la entidad cumplió con las
recomendaciones realizadas en las visitas técnico-
pedagógicas, en lo que tiene que ver con: desarrollo de
actividades de aprendizaje, registro de eventos de
resultado aprendizaje, seguimiento técnico pedagógico,
registro de novedades académicas, evaluación de
resultados de aprendizaje, gestión oportuna de novedades
en concordancia con los procedimientos definidos en el
reglamento del aprendiz, gestión oportuna de juicios de
evaluación de los resultados de aprendizaje articulados
con el coordinador de formación o coordinador académico
del respectivo Centro de Formación al cual está adscrita la
ficha.
La entidad realizó la actividad, la cual se llevó a cabo el
día 19 de junio de 2019. Se encuentran las evidencias
fotográficas y listados de asistencias en el expediente del
convenio.
La entidad ya realizó la gestión para el registro de los
aprendices en el APE. Se tiene certificado de ello.
Por medio de correo electrónico de fecha 27 de
septiembre de 2019, se relaciona la opción de
certificación elegida por los aprendices del convenio. Sin
embargo, se ha presentado deserción, por lo tanto, se ha
modificado la información así:
FICHA 1879778 NOMINA AM
Aprendic Aprendic total
es en cto Aprendic es Aprendic Aprendic
de Aprendic es Proyecto es en es en
aprendiz es en Vínculo Producti Deserció formació
aje Pasantía Laboral vo n n
3 6 0 17 0 26

FICHA 1879784 NOMINA pM

Aprendic Aprendic total
es en cto Aprendic es Aprendic Aprendic
de Aprendic es Proyecto es en es en
aprendiza es en Vínculo Productiv Deserció formació
je Pasantía Laboral o n n
GD-F-007 V.02
3 1 0 13 0 17

FICHA 1879782 ASESORIA AM

Aprendic Aprendic Aprendic Aprendic Aprendic total

Página 5 de 16
 es en cto es Aprendic
de es Proyecto es en es en
aprendiz es en Vinculo Producti Deserció formació
aje Pasantía Laboral vo n n
15 0 0 8 0 23

Hay un aprendiz que tiene aplazada la etapa productiva por licencia de

maternidad, situación que fue aprobada por el SENA, para un total de 25
aprendices.

FICHA 1879770 ASESORIA PM

total
Aprendices Aprendices Aprendices Aprendices Aprendices Aprendices
en cto de en Vinculo Proyecto en en
aprendizaje Pasantía Laboral Productivo Deserción formación
8 0 0 13 0 21

Es importante dejar en evidencia, que de los aprendices

que se encontraban en etapa productiva, en proyectos
productivos, 4 aprendices no sustentaros en las fechas
indicadas, y donde la entidad dio todas las alternativas
para la sustentación.

N NÚMERO
NOMBRE CÉDULA
o TELEFÓNICO
3016229718 -
1 Geidy Viviana Mejia Osorio 41,959,481
3226578907
3147049982 -
1 Tatiana Duque Murillo 1,094,976,477
3106868783
3117951364 -
2 Cristhian Camilo Vega Otaya 1,005,089,473
3122123128
3043859868 -
3 Leidy Johanna Alzate Rios 1,061,699,022
3137341505

k. Propender por que los aprendices mantengan
actualizada su información en el aplicativo Sofía
Plus: datos básicos, estudios y otros.
l. Emitir los juicios evaluativos dentro de los
términos establecidos en el reglamento del
aprendiz.
CUMPLE La entidad con el fin de garantizar que el aprendiz actualice
sus datos personales en el aplicativo SOFIA PLUS, durante
el proceso de formación por parte de la coordinación y los
instructores, se les reitera constantemente la importancia
de mantener actualizados sus datos, como requisito del
proceso y poder localizar al aprendiz ante alguna
eventualidad que se presente; adicionalmente, se solicita
al instructor de la competencia TIC´S registrar en la
plataforma, en el botón anuncios, avisos que le recuerden
al aprendiz actualizar sus datos en caso de ser necesario.-
CUMPLE En el informe presentado por la entidad, se describe que
a la fecha hay aprobados 40 juicios de evaluación en
SofiaPlus, para Nomina y 44 juicios de evaluación en
SofiaPlus para Asesoría.

Igualmente, en visita técnico pedagógica con el

acompañamiento del Centro de Formación, se verificó el
cumplimiento de dicha obligación, para lo cual se
relaciona en el acta N° 49.
m. El CONVINIENTE debe suministrar a la población N/A Esta actividad no se llevó a cabo este mes.
beneficiaria los materiales de formación y garantizar
las ayudas didácticas, equipos y herramientas
directamente relacionadas con el programa de
formación, en la calidad y cantidad requeridas en el
proceso y de los ambientes de formación. Los GD-F-007 V.02
materiales de formación son todos aquellos
elementos de consumo que utilizan los aprendices

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en su proceso de formación coadyuvando a la
adquisición de las competencias propuestas en la
planeación académica. La papelería y otros insumos
pueden ser materiales de formación siempre y
cuando sean utilizados de esta manera y sean
evidenciados en el proceso de formación. El
CONVINIENTE debe presentar para análisis y
aprobación del Comité Coordinador, el plan de
adquisiciones de materiales de formación en el
formato previsto en el SIGA, en el proceso de la
Formación Profesional Integral para tal fin.
n. Realizar un proceso de seguimiento y evaluación N/A Esta actividad no se llevó a cabo este mes
que dé cuenta de los resultados, dificultades,
falencias, atrasos, aciertos, casos exitosos,
oportunidades y particularidades de cada
componente del programa.
o. Informar al SENA los aprendices por certificar, CUMPLE Dicha actividad se está llevando a cabo, verificando que
una vez se hayan surtido todos los procesos de los aprendices cumplan con los requisitos necesarios para
evaluación y de los resultados de aprendizaje obtener la certificación. El centro de formación, en
esperados, los cuales deben estar cargados en el compañía de la profesional para el acompañamiento
aplicativo Sofía Plus. El Centro de Formación del técnico pedagógico, así como la supervisión, están
SENA conjuntamente con el CONVINIENTE revisará verificando el cumplimiento de todos los requisitos para
el cumplimiento de todos los requisitos para la la certificación.
certificación y gestionará el registro respectivo. La
certificación se regirá de acuerdo con la resolución
vigente del SENA.
p. Garantizar que los instructores lleven control N/A De acuerdo a la etapa en la cual se encuentra la
diario de la asistencia de los aprendices y registren formación, no se hace viable tomar asistencia, por cuanto
las inasistencias en el aplicativo Sofía Plus. no asisten a formación. Para realizar el seguimiento, se
tienen en cuenta las bitácoras publicadas y evaluadas por
los instructores y aprendices.
q. Realizar la evaluación y seguimiento a los N/A Esta actividad no se llevó a cabo este mes.
aprendices una vez o más veces dentro el mes
(cuando esto sea necesario) y tramitar ante el SENA
por medio de acta las novedades de los aprendices
dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la
terminación del debido proceso, regulado en el
reglamento del aprendiz.
r. Propender e implementar mecanismos que N/A La entidad manifiesta que no existe discriminación frente
garanticen un trato no discriminatorio entre la a los aprendices del SENA.
población estudiantil del conviviente y los
aprendices SENA.
s. Implementar estrategias de retención de N/A Esta actividad no se llevó a cabo este mes.
aprendices y efectuar actividades de control y
seguimiento que permitan minimizar la deserción
de aprendices; así como presentar informe mensual
al SENA del avance de la estrategia planteada de
retención de aprendices. PARAGRAFO PRIMERO. En
el plan operativo se especificaran las obligaciones
aplicables a cada nivel de formación. GD-F-007 V.02
5. Presentar a la supervisión o interventoría, CUMPLE Presentan por correo electrónico el informe cualitativo y
informes financieros mensuales dentro de los financiero el 13 de abril de 2020.

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 quince (15) primeros días del mes siguiente.
Estos informes deben ser presentados con sus
correspondientes soportes en medio físico y
digital, en los formatos establecidos por el
SENA y suscritos por el representante legal o
su delegado. El informe consolidado de
ejecución reflejará la ejecución mensual de
cada uno de los rubros asignados, su
participación porcentual, ejecución acumulada
respectiva y saldo por ejecutar. (Formato
“Informe Consolidado de Ejecución Financiera
Mensual”). El reporte de desembolsos y
rendimientos financieros registrará la
información detallada de los desembolsos que
el SENA realice al CONVINIENTE y los
rendimientos financieros mensuales que
generen los aportes del SENA (Formato
“Reporte de Desembolsos y Rendimientos
Financieros-mensual”). Conciliación bancaria:
Este formato debe ir acompañado del extracto
bancario emitido por la entidad financiera y
libro auxiliar de bancos (Formato “Conciliación
Bancaria mensual”). Informe de ejecución
mensual por rubro: En este informe se
registrarán todos los gastos efectuados en el
mes, que correspondan al rubro (Formato
“Informe de ejecución mensual por rubro”).
6. Llevar una contabilidad independiente o por CUMPLE La entidad lleva una contabilidad independiente con
centro de costos con todos los registros y todos los registros y movimientos realizados con los
movimientos realizados con los recursos recursos objeto del presente convenio, los cuales están
objeto del presente convenio, los cuales debidamente legalizados. Lo anterior, de acuerdo a la
deben estar debidamente legalizados. certificación suscrita por el representante legal.
7. Informar al comité coordinador y a la CUMPLE La entidad a través de la coordinadora académica, solicita
supervisión o interventoría del mismo, las al comité coordinador prórroga del convenio hasta el 17
situaciones que puedan afectar la correcta de abril de 2020, teniendo en cuenta que la formación no
ejecución de este convenio, dentro de los se inició cuando se suscribió el acta de inicio y algunos
cinco (5) días hábiles siguientes a su aprendices, optaron realizar su etapa productiva por
ocurrencia. contrato de aprendizaje, y esta termina la segunda
semana abril. Solicitud que fue avalada por el comité
coordinador el 1 de octubre de 2019, por medio del acta
N°12.

En el informe cualitativo se establecieron las fechas de

8. Disponer de las instalaciones necesarias para
el desarrollo de las actividades de formación.
9. Adelantar el proceso de selección y
contratación del personal requerido de
conformidad con el plan de contratación
terminación de cada uno de los aprendices. De acuerdo a
lo anterior, la etapa productiva finaliza totalmente el 9 de
abril de 2020.
CUMPLE De acuerdo al informe cualitativo presentado, la entidad
ha destinado para la formación de los aprendices 2
ambientes de formación, 2 salas de sistemas, biblioteca,
auditorio, cafetería, baterías sanitaria, y oficinas. GD-F-007 V.02
CUMPLE Se realizaron las contrataciones de los instructores que
fueron autorizados por el comité coordinador, los
instructores fueron autorizados por horas, es decir que

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 avalado en el comité coordinador, según el mensualmente no pueden ejecutar más de 100 horas
perfil del instructor establecido en el mensuales. No obstante, teniendo en cuenta el comité
programa y si hubiere lugar a convocatoria de coordinador realizado el pasado 18 de julio de 2019, se
instructores y/o coordinadores se deberá aprobó la modificación del rubro de gestión
hacer a través de la Agencia Pública de Empleo administrativa en lo siguiente:
del SENA, con cargo a los recursos del  Se solicita el incremento de las horas programadas
convenio y exigir que su hoja de vida se inicialmente para el instructor de Ingles, con el fin de
encuentre registrada y actualizada en la cubrir los 6 meses de formación, así: abril 82 horas,
Agencia Pública de Empleo. Los instructores mayo 99 horas, junio 88 horas, julio 122 horas,
deben ser contratados por periodo fijo, agosto 160 horas, septiembre 143 horas. Las horas
estimando que en el mes un instructor orienta que hacen falta para programar y cumplir con la
hasta 160 horas de formación. ejecución correspondiente, hacen que el instructor
sea programado tiempo completo.
Por lo tanto, el pago del instructor no se llevaría a cabo
por horas sino el valor que establece el SENA para
instructores tiempo completo, es decir, $3.812.618.
10. Para el pago de los honorarios se debe tomar CUMPLE Presentan recibos de pago y planillas del sistema general
la tarifa de honorarios mensuales o la tarifa de seguridad, por los valores exigidos.
por horas de formación (sin superar el monto
de la tarifa de honorarios mensuales)
establecida por la Dirección de Formación
Profesional del SENA, correspondiente a la
vigencia. El pago a los instructores y/o
coordinadores debe hacerse directamente en
la cuenta bancaria cuyo titular debe ser el
mismo instructor y/o coordinador. El
CONVINIENTE pagará de manera oportuna, es
decir mensualmente a los instructores y/o
coordinadores contratados para tal fin, EL
CONVINIENTE verificará el cumplimiento en el
pago de la seguridad social de los contratistas
vinculados para la ejecución de este convenio.
La presente obligación es independiente y no
estará sujeta de manera alguna a la
programación de desembolsos de los aportes
del SENA al presente convenio derivado.
11. Contratar, de conformidad con el derecho CUMPLE De acuerdo a los soportes presentados, la entidad ha
privado, civil o comercial colombiano, los adquirido bienes de conformidad con las leyes
bienes y servicios necesarios para el desarrollo comerciales y civiles.
del presente convenio, con cargo a los
recursos del mismo.
12. Informar al SENA, dentro de los tres (3) días N/A
hábiles siguientes en que tenga conocimiento,
la causal de incompatibilidad o inhabilidad
sobreviniente.
13. Exigir al personal contratado apertura de una CUMPLE En visita a la entidad conveniente, se pudo evidenciar con
cuenta bancaria para que el conveniente los contratos de prestación de servicios suscritos para
realice su respectivo pago de honorarios, y la realizar la ejecución del Convenio, cuentan con su
constitución de las garantías que amparen las respectiva póliza de cumplimiento. Igualmente, en el
GD-F-007 V.02
obligaciones contraídas. informe cualitativo se anexan las certificaciones
bancarias, de cada uno de las personas contratadas para
la ejecución del convenio.

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14. Efectuar, en coordinación con el SENA, el
acompañamiento técnico pedagógico de los
programas de formación.
15. Designar la persona responsable para la
coordinación del presente convenio que hará
parte del comité coordinador.
16. Garantizar un equipo de personas
responsables de la gestión, ejecución y
administración del convenio en pro del
cumplimiento de las obligaciones, así como
para garantizar la calidad de la formación que
se orienta.
17. Garantizar el cumplimiento de los
lineamientos en materia de seguridad
industrial y salud ocupacional, plan de
emergencias, gestión ambiental y sistema
integrado de gestión y autocontrol-SIGA; en el
desarrollo de las acciones de formación.
18. Presentar informes mensuales de carácter
cualitativo al SENA y a la supervisión o
interventoría, dentro de los primeros quince
(15) días del mes, con el propósito de
documentar los avances de ejecución del
convenio en el marco de su plan operativo
19. Mantener la custodia de toda la información
generada del convenio (Financiera -
Académica) de acuerdo a la normatividad
vigente en materia de administración
documental.
20. Al finalizar el plazo de ejecución del convenio,
se deberá entregar un informe final, el cual
debe ser aprobado por el supervisor o la
interventoría del mismo.
21. Cumplir con sus obligaciones frente al sistema
de seguridad social integral, parafiscales y
contrato de aprendizaje (Cajas de
Compensación Familiar, SENA e ICBF), cuando
CUMPLE La entidad ha realizado con el SENA el acompañamiento
técnico pedagógico de los programas de formación, lo
cual se evidencia en actas de visitas que se han llevado a
cabo. De dicha actividad reposa en la carpeta del
convenio las visitas técnico pedagógica. Es claro
manifestar que en los acompañamientos técnico
pedagógicos realizados, se vislumbran oportunidades de
mejora, y se establecen compromisos que la Entidad
debe cumplir para la correcta ejecución del convenio.
No obstante lo anterior, en el último acompañamiento
técnico pedagógico realizado de manera virtual, todos los
compromisos y las oportunidades de mejora quedaron
solucionadas teniendo en cuenta que es la finalización y
cierre del convenio.
CUMPLE La entidad designó a Libia Gutiérrez Valencia como
Coordinadora del Convenio Ampliación de Cobertura
CUMPLE La Entidad cuenta con 2 personas las cuales conforman el
equipo de personas responsables en la gestión, ejecución y
administración del Convenio. Libia Gutiérrez Valencia y
Luisa Fernanda García.
CUMPLE La entidad presenta el plan maestro de emergencia
actualizado.
CUMPLE La entidad presentó el informe cualitativo del mes de
marzo, el 13 de abril de 2020.
CUMPLE La entidad Conveniente cuenta con adecuado archivo de
la información financiera y académica. No obstante lo
anterior, y atendiendo a la migración de la plataforma de
blackboard, se recomendó realizar copia de seguridad de
la información que tiene la misma, dicha actividad se
realizó y consta evidencia del mismo por medio de oficio
radicado en el SENA el 6 de diciembre de 2019.
CUMPLE La entidad realizó entrega via correo electrónico de un
acta de cierre por ficha, el cual en el momento está
siendo revisado por el centro de formación, para luego
ser aprobado por la supervisión. Dicho informe fue
enviado a través de correo electrónico el 16 de abril.
CUMPLE La entidad presenta el certifica de estar al día en el pago
de seguridad social y parafiscales, expedido por GD-F-007
el V.02
contador.
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 haya lugar a ello. Para el efecto, el
CONVINIENTE debe presentarle al supervisor o
a la interventoría del convenio, para cada
desembolso, informe mensual, la certificación
que acredite el cumplimiento del pago de
estas obligaciones o la indicación de no estar
obligado a ello.
22. Atender las visitas de la supervisión o CUMPLE Cuando se han realizado las visitas técnico pedagógica y
interventoría y suministrarle la de supervisión, siempre la entidad ha estado presta a
documentación que requiera para soportar la realizar el acompañamiento a la supervisión.
ejecución del convenio.
23. Reintegrar al SENA dentro del mes siguiente a CUMPLE En el informe cualitativo, se evidencia una consignación de
su causación los rendimientos financieros que los rendimientos financieros por $ 100, con la consignación
generen los recursos entregados en efectivo N. 940437, la cual fue realizada el14 de abril de 2020.
por el SENA haciendo uso del servicio “pagos
en línea” ofrecido por el portal
www.sena.edu.co, al cual se accede en el link
que lleva el mismo nombre cuando los
recursos son propios o consignación física en
el Banco Popular a nombre de la cuenta del
Tesoro Nacional cuando los recursos
correspondan a la Nación, entregando el
respectivo soporte al supervisor o la
interventoría del convenio designado por el
SENA.
24. Reintegrar a la cuenta del convenio, dentro de N/A Dicha obligación no se cumple, por cuanto, el SENA solo
los 5 días hábiles siguientes a la emisión del desembolsará en el último pago, lo avalado en la
concepto los recursos no avalados por la supervisión. Por lo tanto, dicha obligación no es de
supervisión o interventoría durante la ejecución
ejecución del convenio si hubiere lugar a ello.
25. Durante el mes siguiente a la finalización del N/A
plazo de ejecución del convenio reintegrar al
SENA, los recursos no ejecutados y/o no
avalados del aporte del SENA haciendo uso del
servicio “pagos en línea” ofrecido por el portal
www.sena.edu.co, al cual se accede en el link
que lleva el mismo nombre cuando los
recursos son propios o consignación física en
el Banco Popular a nombre de la cuenta del
Tesoro Nacional, entregando el respectivo
soporte al supervisor o interventoría del
convenio designado por el SENA.
26. Suscribir el acta de liquidación del convenio y N/A
devolverla al SENA dentro de los ocho (8) días
hábiles siguientes a la recepción de la minuta.
27. Atender los requerimientos del SENA que N/A
surjan en la etapa de liquidación del convenio,
incluyendo la ampliación de la garantía única.
28. Las demás obligaciones que se deriven del N/A
GD-F-007 V.02
objeto de este convenio.
VERIFICACIÓN DE AVANCE DE EJECUCIÓN DEL CONVENIO

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 Obligaciones del conviniente Administrativas
Compromiso
Adelantar el proceso de selección y contratación del
personal requerido de conformidad con el plan de
adquisición avalado en el plan operativo, según el
perfil del docente establecido en el programa y si
hubiere lugar a convocatoria de instructores y/o
Coordinadores se deberá hacer a través de la
Agencia Pública de Empleo del SENA, con cargo a
los recursos del convenio y exigir que su hoja de
vida se encuentre registrada y actualizada en la
Agencia Pública de Empleo.
Garantizar que los aprendices firmen de forma
individual el acta de compromiso en el formato
institucional.
Garantizar el cumplimiento de los lineamientos
en materia de seguridad industrial y salud
ocupacional en el desarrollo de las acciones de
formación.
Designar la persona responsable para la
coordinación del convenio que hará parte del
COMITE COORDINADOR.
Garantizar un equipo de personas responsables
de la gestión, ejecución y administración del
convenio en pro del cumplimiento de las
obligaciones, así como para garantizar la calidad
de la formación que se orienta.
USO DE IMAGEN INSTITUCIONAL: En las
publicaciones, eventos y en el carnet estudiantil que
se realicen en desarrollo de las actividades previstas
en este convenio, se hará referencia al SENA, al
CONVINIENTE y a este convenio. En todo caso, en
las publicaciones autorizadas se debe dar
cumplimiento a lo establecido en el Manual de
Identidad Corporativa del SENA.
Disponer de las instalaciones necesarias para el
desarrollo de las actividades de formación.
VERIFICACIÓN DE AVANCE DE EJECUCIÓN DEL CONVENIO
Obligaciones Legales
Compromiso
Suscribir la respectiva acta de inicio de la
ejecución del convenio
Constituir a favor del SENA con una compañía de
Calificaci Observaciones
ón
CUMPLE La entidad presenta plan de Adquisición aprobado por el
Sena de acuerdo a los requerimientos de perfiles
establecidos; el personal adscrito al convenio registra
sus hojas de vida a la agencia pública de empleo.
CUMPLE Presentan actas de compromiso de los aprendices, los
cuales reposa en los centros de formación y en las
carpetas institucionales, con el fin de tramitar el proceso
de matrícula.
CUMPLE La entidad presenta el plan maestro de emergencia
actualizado.
CUMPLE La entidad designó a Libia Gutiérrez Valencia como
Coordinadora del Convenio Ampliación de Cobertura
CUMPLE La Entidad cuenta con 2 personas las cuales conforman
el equipo de personas responsables en la gestión,
ejecución y administración del Convenio. Libia Gutiérrez
Valencia y Luisa Fernanda García.
CUMPLE La entidad garantiza el cumplimiento del manual de
Identidad Corporativa del Sena en el transcurso del
convenio. En este sentido, la entidad elabora el carné a
los aprendices con la imagen corporativa vigente para
ese momento.
CUMPLE La entidad cuenta con las instalaciones requeridas para
el proceso de formación de los aprendices, tales como 2
ambientes de formación, 2 salas de sistemas, biblioteca,
auditorio, cafetería, baterías sanitaria, y oficinas.
Calificación Observaciones
CUMPLE GD-F-007 V.02
El acta de inicio se suscribió el 4 de marzo de 2019
CUMPLE Presentan póliza de seguros número 3021988
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seguros legalmente establecida en Colombia y
aprobada por la superfinanciera una garantía
única e los términos estipulados en el convenio;
así como sus modificaciones y/o adiciones.
Disponer una cuenta bancaria rentable e
independiente exclusiva para el manejo de los
recursos del convenio, donde se registren los
movimientos que se realicen con ocasión de la
ejecución del mismo.
Presentar el plan de Operativo aprobado por el
Director Regional de manera previa a la
ejecución del convenio
Presentar el plan de adquisiciones de materiales
de formación de acuerdo a lo requerido en cada
programa de formación aprobado por el Comité
Coordinador del convenio.
Presentar el plan de Bienestar del aprendiz
aprobado por el Comité Coordinador del convenio.
Contratar, de conformidad con el derecho
privado, civil o comercial colombiano, los bienes y
servicios necesarios para el desarrollo del
presente convenio, con cargo a los recursos del
mismo.
Exigir al personal contratado apertura de una
legalmente establecida de Seguros Liberty S.A; para
el buen manejo y correcta inversión del anticipo
desde el 2019/02/21 hasta 2020/07/21, valor
asegurado
$111.410.563. Por el cumplimiento del contrato el
valor asegurado $28.969.815 desde 2019/02/21
hasta 2020/07/21y finalmente el valor asegurado
por pago de salarios, prestaciones sociales es por
$14.484.907 desde 2019/02/21 hasta 2023/03/21.
Sin embargo, se realizó prorroga al convenio hasta el
17 de abril de 2020, lo que ocasionó modificación de
las mismas en plazos así: Cumplimiento: 2020-08-30,
Salarios: 2023-04-30 y Anticipo: 2020-08-30
CUMPLE Presentan certificado de cuenta bancaria cuenta
inscrita al convenio número 312844363 de ahorros
de banco AV VILLAS.
CUMPLE Presentan plan operativo aprobado por el Director
Regional; sin embargo, dicho plan ha tenido varias
modificaciones, las cuales han sido avaladas por el
comité coordinador, las cuales permiten la correcta
ejecución del convenio.
CUMPLE Presentan plan compras con los lineamientos
requeridos, aprobado por el comité coordinador
Sena; el valor por adquisición de materiales es por
$16.775.541 esto por formación técnica. No
obstante, dichos valores no se ejecutaron en su
totalidad, por cuanto no se encuentran el total de
los aprendices dichos referenciados en el plan
operativo. Lo ejecutado para este rubro es la suma
de $12.611.975, presentándose un sobrante de
$4.163.566.
CUMPLE Presentan plan de bienestar del aprendiz, con acta de
aprobación comité coordinador; el valor para las
actividades de bienestar es por $9.226.548. No
obstante, dichos valores no se ejecutaron en su
totalidad, por cuanto no se encuentran el total de los
aprendices dichos referenciados en el plan operativo.
Lo ejecutado para este rubro es la suma de
$7.634.000, presentándose un sobrante de
$1.280.000.
CUMPLE Presentan plan de contratación con los perfiles
requeridos de acuerdo a la legislación laboral
colombiana; el pago para salarios de instructores es
por $157.658.160, en tanto para gestión GD-F-007 V.02
administrativa es por $29.063.625 esto para
formación técnica.
CUMPLE En visita a la entidad conveniente, se pudo evidenciar
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 cuenta bancaria para que el conviniente realice
su respectivo pago de honorarios, y la
constitución de las garantías que amparen las
obligaciones contraídas.
con los contratos de prestación de servicios suscritos
para realizar la ejecución del Convenio, cuentan con
su respectiva póliza de cumplimiento: Hector Alonso
Molina Huertas, Henry De Jesus Echeverry Marin,
Carlos Andres Villegas Perez, Luz Marina Soto
Cuadros, Elizabet Alexandra Diaz Gutierrez, Daniel
Felipe Loaiza Carvajal, cada contrato tiene la poliza
de de seguro de cumplimiento – aseguradora
Confianza póliza N° 28 CU000958 - 28 CU000950 - 28
CU000952 - 28 CU000951 - 28 CU000953 - 28
CU000956.

CONCEPTO GENERAL DE LA VISITA

CONCEPTO GENERAL DE LA VISITA

1. Organizar las fichas de acuerdo al instructivo que remitirá el SENA y remitir pantallazos de evidencia
2.Descargar reporte de juicios evaluativos. Se recomienda que los aprendices que no estén evaluados, se especifique el
por qué la novedad. (Deserción, retiro voluntario y suspensión de contratos, etc.)
3. Acta de informe final de cierre. Así mismo; se recomienda que en el acta el instructor de fe, de que solicitaron a los
aprendices la base de datos actualizada y que no hay novedad para el proceso de certificación.
4. Acta donde justifiquen la novedad de los aprendices que fueron evaluados sin culminar el proceso de Etapa
Productiva.

5. Efectuar acta de recomendación de novedades de desarrollo curricular.

6. Realizar el envío de la consignación de los rendimientos financieros para el mes de marzo.
7. No se adjuntó en el informe cualitativo y financiero el anexo 13, informe de ejecución financiera

CONCEPTO GENERAL DE LA VISITA ANTERIOR

Se realizaron observaciones al informe cualitativo y de ejecución financiera del mes de febrero y las cuales fueron
subsanados.

¿La entidad está obligada al cumplimiento y pago con el sistema de seguridad social?
Si ____x____ No ________ FECHA
Si la respuesta es sí, CUMPLIÓ O NO CON ESTA OBLIGACIÓN:

Anexo los siguientes soportes para verificar el cumplimiento: planilla de autoliquidación de aportes, certificado de estar a paz y
salvo con los pagos de aportes al sistema de seguridad social y parafiscales, certificado de junta central de
contadores vigentes, fotocopia de cédula de ciudadanía y tarjeta profesional. GD-F-007 V.02
CONCLUSION
(cumplimiento del Plan Operativo y de la ejecución financiera, legal, técnica y administrativa)

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El conviniente subsanó las observaciones realizadas en la visita de seguimiento.

CONCEPTO DE LA VISITA AL CONVINIENTE

El conveniente subsanó todas las observaciones realizadas en la visita de seguimiento.

OBSERVACIONES

Relación de Anexos (si Existen)

Acta de Visita de Supervisión y seguimiento

Acta de Acompañamiento técnico pedagógico
CONCLUSIONES
La entidad dentro del término legal para ello, las respuestas a las observaciones realizadas, así como acatar las recomendaciones
realizadas para realizar la ejecución del convenio de una manera clara.

GD-F-007 V.02

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 REGISTRO DE ASISTENCIA DEL ACTA No- 50 DEL Día 23 DEL MES DE ABRIL DEL AÑO 2020

Informe De Avance Del Convenio Derivado Número 004 Del 2019 Del Convenio Marco 138 Del 2015 – mes de marzo de 2020
OBJETIV
O (S)
TIPO DE VINCULACIÓN
N
CÉD PLA CONTRATIS
o NOMBRES Y APELLIDOS EMPRESA/DEPENDENCIA CORREO ELECTRÓNICO CELULAR/EXT. SENA FIRMA
ULA NTA TA
.
Jhon Jairo Garcia Merchan 7557053 X SENA/FPI jjgarcia@sena.edu.co 62802

Maria Fernanda Sánchez Cifiuentes 41960428 x SENA/FPI mfsanchezc@sena.edu.co 62721

GD-F-007 V.02

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