Documenti di Didattica
Documenti di Professioni
Documenti di Cultura
Contenido
Introducción ........................................................................................................................................ 5
Usuario de Sistema........................................................................................................................ 18
Bitácora ......................................................................................................................................... 27
Módulo de Almacenamiento............................................................................................................. 29
Crear Gabinetes............................................................................................................................. 37
Módulo de Plantillas.......................................................................................................................... 56
Crear Zonas................................................................................................................................ 73
Editar Imágenes......................................................................................................................... 88
Búsqueda Estándar........................................................................................................................ 97
Configuraciones............................................................................................................................... 116
Introducción
BitFile cuenta con los siguientes módulos para soportar el almacenamiento escalable de
documentos:
Módulo de seguridad: Este módulo es el encargado de gestionar todos los permisos de usuarios y
grupos a documentos y menús. Además es el encargado de controlar la bitácora de actividades
que se realicen en el sistema.
Módulo de Almacenamiento: Este módulo administra la forma que los documentos son
almacenados e indexados. También provee funcionalidades para la creación de plantillas y
búsqueda de documentos.
Módulo de Plantillas: Módulo usado para la creación de plantillas o tipos de documentos para
aplicarlas a imágenes que han sido escaneadas o almacenadas en la computadora.
Este manual explica el funcionamiento de todos los módulos de BitFile al mismo tiempo que
provee simples ejemplos de cómo configurar los módulos para realizar ciertas actividades.
Acceder a BitFile
1. Una vez instalado BitFile se podrá acceder yendo a Inicio->Todos los Programas-
>Canella->BitFile. Click en BitFile tal y como se muestra en la pantalla siguiente:
x
Botón BitFile. Contiene
menús para funciones
administrativas como
módulo de seguridad.
Opciones de menus
Explorador de
almacenamiento de
documentos
Manejo de Expedientes
Listado de documentos
contenidos en la carpeta
seleccionada del
Explorador
Módulo de Seguridad
Agregar Usuarios
Luego, la siguiente pantalla aparecerá, en la cual deberá proporcionar el Usuario y contraseña del
mismo, luego debe presionar “Aceptar.”
Una vez haya creado el usuario, el mismo aparecerá abajo en la lista de usuarios como se muestra
en la figura siguiente. Necesitará asignar grupos al usuario como se explica en la sección “Asignar
grupos a usuarios”, de otra manera el usuario no podrá utilizar el sistema correctamente.
Crear Grupos
Grupos son la forma que BitFile utiliza para manejar permisos a documentos y opciones de
menús dentro del sistema. Los usuarios que pertenezcan a un grupo serán restringidos a las
opciones de ese grupo. Sin embargo, si un usuario pertenece a otros grupos, BitFile permitirá
acceso a todas las opciones conjuntas de todos los grupos. Por ejemplo, si el grupo de Marketing
NO tiene acceso a las opciones de seguridad de BitFile, y el grupo de Contaduría sí tiene; entonces,
un usuario que pertenezca a ambos grupos sí tendrá acceso a las opciones de seguridad de BitFile.
Para crear un grupo debe seguir las siguientes instrucciones:
Usuarios de BitFile pueden ser asignados a uno o más grupos dependiendo de las
necesidades del tipo de usuario. Por ejemplo, un usuario que necesite acceso a documentos del
departamento de marketing y también a los del departamento de Contaduría los podrá acceder si
se le asignan permisos a ambos grupos.
3. Luego, seleccione el grupo o grupos que desea asignarle en la derecha. Asegúrese de que
el chequecito aparezca a la izquierda del nombre del grupo.
4. Presione “<<Asignar”.
BitFile permite restringir los menús a los cuales los grupos tienen acceso. Es así como se
puede controlar de una mejor manera los usuarios que puedan realizar ciertas actividades dentro
del sistema. Por ejemplo, si el grupo de marketing no debe de tener acceso al módulo de
seguridad, entonces hay que asignarle todos los demás menús a excepción de los de seguridad.
BitFile contiene tres categorías de menús las cuales son:
1. Generales. Esta categoría incluye menús relacionados con la seguridad del sistema y
pueden ser encontrados en el botón de BitFile->Seguridad:
a. Usuarios
b. Grupos
d. Bitácora
e. Manual de Usuario
a. Cambiar contraseña
3. Operativos
a. Tipos de documento
b. Tipos de Expediente
e. Agregar Archivos
f. Agregar Gabinetes
g. Agregar Carpetas
h. Agregar Expedientes
i. Imprimir y Exportar
1. Ir al botón de BitFile->Seguridad->Grupos.
Usuario de Sistema
Una de las principales ventajas de BitFile es que se puede asignar un usuario de Windows,
ya sea de un dominio o de la computadora, para acceder a las carpetas y documentos
almacenados y así mapear todos los usuarios de BitFile al usuario de Windows.
De esta manera se puede evitar que los usuarios de BitFile puedan acceder a los
documentos a través del explorador Windows y editar/modificar/borrar carpetas y documentos
gestionados a través de BitFile. Por eso la única manera de acceder a esos documentos es a través
de BitFile. Si un usuario de Windows no ha sido asignado, BitFile utilizará el usuario de Windows
con el que se ha entrado a la computadora.
Por ejemplo, si BitFile no tiene un Usuario de Sistema asignado y se crea una carpeta
llamada “Finanzas” desde BitFile en el directorio C:\, el usuario que está utilizando la computadora
actualmente(Usuario de Windows) puede ir a ese directorio y borrar la carpeta “Finanzas”. Esto
ocasionaría que BitFile ya no pueda almacenar ni leer lo que se encuentra en la carpeta
“Finanzas”. Además si otros usuarios almacenaron documentos desde BitFile a esa carpeta, esa
información se perdió debido a que la misma fue borrada por un usuario de Windows.
La solución a este problema es crear un usuario de Windows, asignarle permisos sólo a ese
usuario sobre la carpeta “Finanzas”, y luego asignarle ese usuario de Windows como el usuario del
sistema en BitFile.
Bitácora
La bitácora es una herramienta de BitFile para generar reportes del historial de actividades
que los usuarios hayan realizado en el sistema. Las acciones que se auditan son: Agregar, Agregar
Grupo, Agregar Imagen, Agregar Usuario, Asignar Grupos a Usuario, Asignar Permisos a Grupo,
Asignar Permisos a Usuario, Borrar Bitácora, Cambiar configuración de SMTP, Cambio de
contraseña, Configurar Monitor, Configurar usuario de sistema, copiar, Eliminar, Eliminar Grupo,
Eliminar Imagen, Eliminar Usuario, Enviar correo, Escanear Imágenes, Exportar, Importar
Imágenes, Imprimir, Ingreso a BitFile, Modificar, Modificar Grupo, Modificar Imagen, Modificar
Usuario, Mover, Salida de BitFile, Ver Bitácora, Ver Manual de Usuario.
Para generar un reporte de actividades que un usuario ha realizado en BitFile para una
fecha específica debe de realizar lo siguiente:
2. En la pantalla siguiente seleccione el rango de fechas a auditar, los usuarios que desee
auditar, las actividades y por último las unidades de almacenamiento que desea auditar y
presione “Generar”
Rango de Fechas
Unidades de
Almacenamiento
Usuarios
Acciones
3. La siguiente pantalla aparecerá con los detalles sobre las actividades. Puede presionar
“Exportar a Excel”, para generar el archivo en Excel del reporte.
Módulo de Almacenamiento
El módulo de almacenamiento es utilizado por BitFile para crear una estructura de lógica y
física de la manera en la cual los documentos serán guardados. Este módulo permite gestionar
documentos de una manera eficiente y ordenada para localizar y buscar documentos fácilmente.
El módulo de almacenamiento cuenta con cuatro niveles para crear una estructura de
almacenamiento de documentos los cuales son:
Archivo:
Agrupa ubicaciones de almacenamiento. Un archivo sólo puede tener uno o más gabinetes
como hijos.
Gabinete
Carpeta
Lugar posible de destino para almacenar imágenes. Sin embargo una carpeta puede
contener múltiples carpetas hijas además de documentos. Una carpeta puede ser copiada/cortada
y luego pegada hacia otra carpeta o gabinete.
Expediente
Crear Archivos
1. Al momento de entrar a BitFile, vaya a la tab “Ventanas” y asegúrese que este chequeada
la opción “Explorador de unidades de almacenamiento” como se muestra a continuación:
También puede lograr lo mismo si va al explorador y presiona click DERECHO como se muestra a
continuación y presione
3. Luego le aparecerá el nuevo archivo el árbol, el cual deberá renombrar como usted quiera.
Nuevo archivo
creado el cual debe
de renombrar
b. Recuerde lo siguiente
i. Lectura: Puede leer lo que está adentro del archivo, pero no puede
modificar nada.
iii. Modificación: Puede modificar los contenidos dentro del archivo pero no
los puede eliminar
Para cambiar nombre a un archivo debe seleccionarlo, luego darle click derecho como se muestra
a continuación y presionar “Cambiar Nombre”. También puede seleccionar el archivo y presionar
la tecla F2.
Luego el archivo será seleccionado y usted será capaz de cambiar el nombre del Archivo.
Eliminar Archivos
Para eliminar archivos debe seleccionarlo, luego click derecho y presionar “Eliminar” como se
muestra a continuación:
Crear Gabinetes
1. Para crear un gabinete primero debe de seleccionar el archivo en el cual desea crearlo.
Luego vaya a la tab “Inicio” y presione “”Gabinete” como se muestra a continuación:
También puede agregar un nuevo gabinete si da click derecho en el archivo y selecciona “Nuevo
Gabinete” como se muestra a continuación:
2. En la pantalla siguiente vaya a la tab de “Seguridad” y selecciones los grupos a los cuales
desea darles permisos
b. Recuerde lo siguiente
v. Lectura: Puede leer lo que está adentro del gabinete, pero no puede
modificar nada.
vii. Modificación: Puede modificar los contenidos dentro del gabinete pero no
los puede eliminar
1. Para cambiar de nombre al gabinete puede seleccionar el gabinete que desea cambiarle
nombre, luego presione click derecho y selecciones “Cambiar Nombre” como se muestra a
continuación:
Eliminar Gabinetes
1. Seleccione el gabinete que desea eliminar, luego presione click derecho y “Eliminar” como
se muestra a continuación:
Crear Carpetas
Carpetas son uno de los lugares donde las imágenes pueden residir además de los
expedientes. Las carpetas pueden estar dentro de gabinetes y otras carpetas; es decir, las
carpetas pueden contener a otras carpetas.
1. Para crear una carpeta primero debe de seleccionar el gabinete o carpeta en la cual desea
crearla. Luego vaya a la tab “Inicio” y presione “Carpeta” como se muestra a continuación:
También puede agregar una nueva carpeta si da click derecho en el gabinete o carpeta padre y
selecciona “Nuevo Carpeta” como se muestra a continuación:
1. Seleccionar la carpeta a la cual desea asignarle permisos, luego presione click derecho y
“Propiedades” como se muestra a continuación:
c. Recuerde lo siguiente
ix. Lectura: Puede leer lo que está adentro de la carpeta, pero no puede
modificar nada.
1. Seleccione la carpeta a la cual le desea cambiar nombre, luego presione click derecho y
“Cambiar Nombre” como se muestra a continuación:
Eliminar Carpetas
1. Seleccionar la carpeta a eliminar, luego click derecho y presionar “Eliminar”
Agregar plantillas
4. Luego debe dar click en el botón “+” para agregar las plantillas que el expediente debe de
contener. La siguiente ventana aparecerá en la cual debe de seleccionar la plantilla y luego
presionar aceptar:
Plantillas disponibles.
Seleccionar la deseada
Imagen de plantilla
seleccionada
Llaves de plantilla
seleccionada
6. Luego debe definir las llaves que el expediente contendrá. Las llaves son palabras clave que
el expediente debe contener para que pueda ser diferenciado de otros.
7. En la pantalla siguiente presione el botón “+” para agregar una llave. Provea el nombre de la
llave y el tipo de valor que se guardará: numérico, fecha o texto como se muestra a
continuación:
Si desea eliminar una llave, selecciónela y luego presione el botón “-” para eliminarla.
Canella S.A. | 53
Manual de Usuario de BitFile
1. Para agregar un expediente a una carpeta, primero debe de seleccionar la carpeta a la cual
desea agregar un expediente. Luego que seleccione la carpeta, debe de ir a la tab “Inicio” y
luego click en “Expediente” como se muestra a continuación:
Canella S.A. | 54
Manual de Usuario de BitFile
Nuevo expediente
agregado
b. Las llaves del expediente se les debe de asignar el valor apropiado para su
distinción
Canella S.A. | 55
Manual de Usuario de BitFile
Módulo de Plantillas
BitFile utiliza plantillas o tipos de documentos para aplicarlas a imágenes que han sido
escaneadas o almacenadas en la computadora. De esta forma, las imágenes se pueden indexar
apropiadamente. Por ejemplo, se puede crear una plantilla de una factura utilizando una imagen
de una factura como base e indicando los lugares de la imagen que se desea reconocer y luego
guardar. Luego se pueden escanear facturas y aplicarle a cada una de ellas la plantilla y así se
logrará indexar todas las facturas en BitFile. A continuación se muestra el proceso sobre cómo
utilizar las plantillas:
2. Zonas. Son áreas rectangulares dentro de la imagen base cuyo texto dentro de ellas será
reconocido por el OCR (optical character recognition). Si el texto dentro de estas zonas
debe de ser indexado, entonces las zonas deben de estar asociadas con llaves. (Ver
siguiente punto).
3. Llaves. Las llaves guardan los valores reconocidos por el OCR en la base de datos y lo
asocian a la instancia de la imagen. Esto es llamado indexación.
4. Propiedades del Escáner. Parte de la plantilla que guarda las preferencias para escanear
las imágenes a las cuales se les aplicará la plantilla. En otras palabras, si la imagen base fue
escaneada, entonces cuando se procesen documentos se les podrá aplicar las mismas
propiedades al escáner que fueron aplicadas a la imagen base.
Crear Categorías
Una categoría es similar a una carpeta en el explorador de BitFile; sin embargo, es usada para
almacenar plantillas para agruparlas apropiadamente
Click aquí
2. Luego en la pantalla a continuación deberá crear una nueva categoría o usar una existente.
Para crear una nueva categoría click en el botón que se muestra a continuación:
4. Luego vaya a la tab de “Seguridad” y asigne permisos a los grupos para esta categoría.
b. Recuerde lo siguiente
xiii. Lectura: Puede leer lo que está adentro de la categoría, pero no puede
modificar nada.
Borrar Categoría
1. Para borrar una categoría, debe de seleccionarla, y presionar el botón de a continuación:
Click aquí
Para cambiar de nombre a la categoría, debe de seleccionarse y luego presionar la tecla F2. Luego
de debe de escribirse el nuevo nombre
Crear Plantillas
Click aquí
Cargar imagen
base desde
archivo
Cargar imagen
base
escaneándola
5. Si selecciona cargar desde archivo, solo debe seleccionar la imagen que desea cargar como
se muestra a continuación:
7. Presione Guardar
Guardar Plantilla
8. Prosiga con la secciones de “Crear Llaves” y “Crear Zonas” para completar la plantilla.
Crear Llaves
Llaves guardarán los valores que se encuentren en las zonas definidas en la plantilla. Los
tipos de datos que se pueden guardar son Texto, Numérico y Fecha. Por ejemplo, si se desea
guardar el número de teléfono (Texto), No de Reporte (Numérico), y Nombre del cliente (Texto),
se debe de hacer lo siguiente:
1. Una vez haya cargado la imagen base, debe de dar click en “Llaves” como se muestra a
continuación:
Click aquí
2. En la siguiente pantalla, deberá de presionar el botón “+” para cada llave que necesite
crear como se muestra a continuación:
3. Escriba el nombre y el tipo de dato que desea almacenar. Además, BitFile permite asignar
un valor a la llave si no se encuentra nada en la zona, el cual lo puede asignar en la
columna “Valor Por Defecto”
4. Si desea eliminar una llave, solo debe de seleccionarla y luego presionar el botón “-” como
se muestra a continuación:
5. Presione Guardar
Guardar Plantilla
Crear Zonas
Las zonas del documento son áreas rectangulares de las cuales se leerá o extraerá su
contenido y será almacenado en una llave. Una vez haya se haya cargado la imagen y definido las
zonas de la plantilla, se podrá definir las zonas del documento a las cuales se quiera aplicar OCR y
luego indexar. Existen 4 tipos de zonas que BitFile soporta las cuales son:
1. Texto Impreso. Este tipo de zonas en la imagen son reconocidas como texto de
computadora.
2. Texto Manuscrito. Este tipo de zonas en la imagen son reconocidas como texto escrito a
mano.
4. MICR. Este tipo de zonas contienen texto de tipo MIRC que es la línea debajo de los
cheques bancarios.
En el visor de BitFile, estos tipos de zonas se pueden usar seleccionando los botones apropiados
como se muestra a continuación.
Texto Impreso
Texto manuscrito
Código de barras
MICR
Por ejemplo, si usamos la imagen a continuación como base, y nos interesa indexar 3
datos de esta imagen que son “No Teléfono”, “No Reporte”, y “Cliente” como se muestra a
continuación se puede notar que el “No Teléfono” y “No Reporte” se deben de crear como zonas
de texto impreso, mientras que “Cliente” se debe de crear como zona de texto manuscrito.
No Teléfono No Reporte
Cliente
1. Una vez se haya cargado la imagen base, debe de seleccionar el tipo de zona que va a
agregar, en este caso se agregará una zona de “Texto Impreso”.
Seleccionar el
tipo de zona
2. Luego se necesita dibujar el área que desea reconocer en la imagen como se muestra a
continuación; es decir, la zona desde donde desea extraer contenido. Para ello, ponga
el cursor sobre la imagen el cual se convertirá en “+” y podrá empezar a dibujar el área
de la imagen cuyo borde será rojo. Debe repetir los pasos del 2-5 para cada zona que
desee indexar. Recuerde que si el área es manuscrito, debe de escoger el tipo de zona
manuscrito, de igual forma si es código de barras o MICR.
3. Para indexar el texto dentro de la zona reconocido por el OCR, se deberá asociar la
zona con una llave creada anteriormente (Referirse a la sección “Crear Zonas”).
Primero debe seleccionar la zona en la imagen base dándole click, luego debe
seleccionar la llave con la cual debe asociarla en el menú mostrado a continuación:
Seleccione la llave
donde desea
almacenar el contenido
de la zona
ii. Aceptar: BitFile guardará el valor que el OCR reconoció sin importar el
nivel de tolerancia. Luego continuará con la siguiente zona o imagen.
Longitud de caracteres
Tolerancia
En caso de falla:
1. Ignorar
2. Aceptar
3.Truncar
4. Preguntar
Tipo de caracteres
5. Presione Guardar
Guardar Plantilla
Las propiedades de una plantilla se refieren a la forma en la cual se guardarán los lotes de
documentos a los cuales se les aplique dicha plantilla. Además, BitFile permite manejar versiones
de plantillas para modificar la forma en que se guardarán los lotes de documentos a los cuales se
les aplicará dicha plantilla. Por ejemplo, si a un lote de documentos se desea aplicar una plantilla
para guardarlos en formato TIF, pero también se quiere usar la misma plantilla en otro lote de
documentos y guardarlos en formato PDF; entonces es necesario crear dos versiones de la misma
plantilla; una para cada formato. Para manejar versiones de la plantilla debe de ir a “Propiedades”
y en el panel derecho verá las propiedades de almacenamiento que se aplicarán a los lotes de
documentos:
Agregar versión
Eliminar versión
Propiedades
de una
plantilla
Tipo de Archivo: La extensión con la cual se guardarán los lotes de documentos que usen
esta versión. Las extensiones disponibles son: TIF, PDF, JPG, DOC, XLS, PPS, PPT.
Resolución: 100, 150, 200, 300, 400, 600 DPI (Puntos por pulgada cuadrada)
Generar Desde: Si tiene más de una versión, entonces esa versión aparecerá como opción
para generar ambas versiones al mismo tiempo. Por ejemplo si versión 1 es para guardar
en formato PDF y versión 2 para formato TIF, pero versión 2 tiene Generar Desde “versión
1”, entonces los lotes de documentos asignados a esta plantilla versión 2 serán guardados
dos veces: una con formato PDF (versión 1) y la otra con versión TIF (versión 2).
Para agregar una nueva plantilla click en el botón “+” y provea los valores adecuados. Para
eliminar una plantilla click en el botón “Eliminar” como se muestra en la figura anterior.
Guardar Plantilla
1. Si necesita crear una plantilla con múltiples imágenes base de diferentes archivos, debe
crear una plantilla (Refiérase a sección “Crear Plantillas”) como se ve a continuación.
Luego agregue otra imagen desde archivo o desde el escáner.
Agregar desde
archivo
Agregar desde
escáner
2. Una vez haya cargado la imagen ya sea desde un lugar en la computadora o desde el
escáner, la siguiente pantalla aparecerá en la cual debe de seleccionar la opción que
desee:
c. Insertar al Final del Documento: Esta opción insertará la imagen como la última
página del documento.
En este ejemplo se seleccionó la opción “Insertar Al Principio del Documento”, luego la nueva
imagen será cargada como se muestra a continuación y la plantilla tendrá ahora dos imágenes:
Nueva imagen
cargada al principio
del documento
Si la imagen se desea remover, debe dar click derecho en la imagen que desea remover y
seleccionar “Eliminar” como se muestra a continuación:
A continuación se muestran las diferentes funcionalidades del visor de imágenes del módulo de
plantillas
Exportar imagen
Imprimir imagen
Zoom
Rotación de imagen
Editar imagen
Definir zonas
Editar Imágenes
Para editar imágenes en el módulo de plantillas, debe seleccionar la imagen que desea modificar
en las vistas en miniatura, luego click derecho y presionar “Editar” como se muestra a
continuación:
La pantalla siguiente aparecerá con lo cual podrá realizar diferentes manipulaciones. Luego de
manipular la imagen debe presionar “Aceptar”
Zoom
2. En la siguiente pantalla deberá presionar el botón “+” para agregar una nueva carpeta
4. Una vez haya agregado la carpeta, la misma aparecerá listada en la siguiente ventana.
Luego presione “Aceptar”.
1. Una vez hayan arribado imágenes a las carpetas que están siendo monitoreadas, BitFile
mostrará un ventana en la esquina inferior derecha indicando la cantidad de archivos que
ha arribado como se muestra a continuación:
2. Para acceder a las imágenes que fueron capturados por BitFile, debe de ir a la tab
“Herramientas” y luego click en “Documentos” bajo Monitor de Carpetas como se muestra
a continuación.
3. En la pantalla a continuación se mostrarán los documentos que han sido capturados por
BitFile de las carpetas que están siendo monitoreadas.
4. Puede dar doble click en la imagen y verla como se muestra a continuación. Luego puedo
moverla a la carpeta que desee, eliminarlo o agregar comentarios como se muestra a
continuación:
Borra la imagen
Agrega comentarios a la
imagen
Módulo de Búsqueda
Búsqueda Estándar
1. Para realizar una búsqueda sólo definiendo el texto contenido en las imágenes, entonces
debe de ir a la tab de “Búsqueda” como se muestra a continuación:
Escriba el texto a
buscar aquí
Resultados de la búsqueda
Búsqueda Avanzada
Click aquí
Texto a buscar
Resultados de la búsqueda
Ventana de creación
de documentos
Esta ventana contiene dos formas de crear documentos al momento de ser cargados las cuales son
por plantillas y estándar.
2. Provea el nombre base que es el nombre con el cual empezarán los documentos del
lote a cargar.
3. Click en el botón “+” para agregar las plantillas que serán aplicadas al lote a escanear.
Si agrega múltiples plantillas, BitFile tratará de aplicar la plantilla que mejor se adapte
a cada uno de los documentos escaneados o cargados desde el archivo. Si BitFile es
incapaz de identificar la plantilla adecuada, entonces usará la que indicada “Por
Defecto”. En la siguiente pantalla escoja las plantillas a aplicar y luego click en
“Aceptar”:
Plantillas disponibles.
Seleccionar la deseada
Imagen de plantilla
seleccionada
Llaves de plantilla
seleccionada
6. Luego debe seleccionar la forma en la cual desea cargar los documentos: “Desde
Archivo” o “Desde Escáner”. Estas opciones se encuentra en la tab “Inicio” sección
“Crear Documentos” como se muestra a continuación:
7. En el ejemplo siguiente se uso cargar desde archivo puesto que las imágenes han sido
previamente escaneadas. Sin embargo, es el mismo proceso seleccionando desde
escáner. Seleccione las imágenes a cargar como se muestra a continuación:
8. Una vez se hayan cargado los imágenes, las mismas serán listadas como se muestra a
continuación:
Imágenes
procesadas con el
nombre base, tipo
de plantilla, y
fecha de creación
9. Puede dar doble click en cualquiera de los documentos y podrá ver la imagen y el texto
reconocido por el OCR como se muestra a continuación:
Si decide procesar lotes de documentos sin indicar qué plantilla usar entonces debe de
utilizar la opción de crear documentos estándar. Esta opción permite digitalizar lotes de
documentos y crear documentos cada específica cantidad de páginas sin asociarlos con una
plantilla. Además, también puede digitalizar documentos y determinar cuál es la plantilla que
mejor se acopla al documento, aunque es recomendable crear documentos con plantilla. Para
crear documentos estándar debe seguir los siguientes pasos:
2. Provea el nombre base que es el nombre con el cual empezarán los documentos del
lote a cargar.
La creación de documentos
b. Nuevo Documento: Crea un nuevo documento cada “No Pag” indicado. Por
ejemplo, si “No. Pag.” es 3, entonces BitFile creará un nuevo documento cada
tres páginas escaneadas lo que quiere decir que el lote contendrá documentos
de tres imágenes cada uno.
iii. SkipBlank: Escanea ambos lados de la hoja, pero se saltará las páginas
que estén en blanco.
e. Color: El color a realizar el escaneo, que puede ser Blanco y Negro, escala de
grises, y color de 24 bits.
5. Luego debe seleccionar cargar “Desde Escáner”. Estas opción se encuentra en la tab
“Inicio” sección “Crear Documentos” como se muestra a continuación:
6. Escanee las imágenes utilizando las opciones que BitFile le mostrará las cuales pueden
variar dependiendo del tipo de escáner que utilice
7. Una vez se hayan cargado los imágenes, las mismas serán listadas como se muestra a
continuación:
Imágenes
procesadas con el
nombre base, tipo
de plantilla, y
fecha de creación
8. Puede dar doble click en cualquiera de los documentos y podrá ver la imagen y el texto
reconocido por el OCR como se muestra a continuación:
Imágenes
procesadas con el
nombre base, tipo
de plantilla, y
fecha de creación
Agregar comentarios
Exportar imagen
Imprimir imagen
Zoom
Rotación de imagen
Editar imagen
Configuraciones
Configuración de Correo Electrónico
La configuración del correo es usada por BitFile para acceder al servidor de correo que se utilizará
al momento de enviar imágenes vía correo electrónico. Los siguientes pasos explican como
configurar el correo electrónico:
Configuración de Escáner
Luego debe seleccionar el escáner que desee utilizar en la pantalla siguiente y presionar “Aceptar”
También puede configurar las opciones del escáner que seleccionó si presiona “Opciones” como se
muestra a continuación las cuales varían dependiendo el escáner que utilice
Licencias
Licencia de BitFile
BitFile utiliza licencias para activar ciertas funcionalidades. Las funcionalidades disponibles
dependen en el tipo de licencia que haya comprado. Sin embargo, si necesita activar una nueva
licencia que haya adquirido, deberá ir a Inicio->Todos los Programas->Canella->BitFile-
>Licenciamiento de BitFile, luego escribir el código de activación y presionar “Activar” como se
muestra a continuación y las opciones habilitadas se mostrarán en la derecha.