Cartilla de Formación

N°4

ELEMENTOS DE PLANIFICACION

Santiago, 2003
La Bandada, Cartilla de Formación N°4 Elementos de Planificación

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La Bandada, Cartilla de Formación N°4 Elementos de Planificación

ELEMENTOS DE
PLANIFICACION

El trabajo social no es ni puede ser un trabajo improvisado. Al

pretender objetivos concretos debe llevarse a cabo una
planificación de las actividades a realizar, con el fin de conseguir
esos mismos objetivos. Sin planificación el trabajo realizado puede
quedarse en esfuerzos sin sentido, en ejemplos de buena voluntad
muy loables, pero sin un impacto real en el ambiente en el que se
realizan.

En la presente cartilla, abordaremos algunos elementos básicos

de planificación, para así hacer de nuestro trabajo algo más
coordinado, eficaz y transformador.

¿Qué es planificar?

Planificar es el acto de diseñar un proceso organizado de

actividades, encargados y recursos en un tiempo determinado, con
el fin de alcanzar objetivos específicos en servicio de objetivos
mayores. En resumen, es diseñar un trabajo organizado, distribuir
funciones y responsabilidades de una manera inteligente, para así
aprovechar al máximo los recursos disponibles, tanto de personas,
tiempo y materiales, para realizar una actividad, un curso, o el
trabajo de una organización a gran escala.

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La planificación podemos dividirla en cuatro momentos

principales, que marcan el curso del trabajo. Ellos son: elaboración,
preparación, realización y evaluación y los analizaremos a
continuación.

Elaboración.

Es el primer momento de la planificación. Consiste en darle

forma a la idea que se ha tenido, ya sea grupal o individualmente.
Para lograr elaborar bien esta idea incial, es bueno tener claro los
siguientes elementos:

1. Qué se quiere hacer. Definir de la forma más clara posible

qué es lo que se está proponiendo hacer, en la forma más
sencilla posible, señalando la o las actividades que se propone
realizar.
2. Para qué hacerlo. Lograr claridad sobre los motivos que
impulsan el realizar esta actividad, sus objetivos, a quién
prenteden enfocarse, qué se busca lograr, etc. Estos
elementos resultan importantes a la hora de evaluar el éxito o
fracaso de una actividad.
3. Qué relación tiene con la organización. Es un elemento
crucial. Se trata de preguntarse de qué forma se relaciona
este proyecto puntual con los objetivos y criterios de la
Organización y del grupo al que se está enfocando el trabajo.
Teniendo presente esto se evita las actividades
descoordinadas o sin sentido.

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Preparación.

Una vez definido claramente lo que se quiere hacer, lo que se

pretende lograr con ello y la relación de esta actividad con el
proyecto de la organización, es necesario preparar los elementos
necesarios para su realización. Esta es la etapa de planificación
propiamente tal, y en ella se pueden distinguir los siguientes
elementos.

1. Qué recursos son necesarios para la actividad. Esto

incluye no sólo los materiales físicos, como pueden ser
volantes, apuntes, amplificación, etc; sino que también los
recursos humanos (cuántas personas serán necesarias y en
qué funciones), así como también los recursos económicos
para financiar la activdad.
2. Qué actividades previas son necesarias. Antes de la
actividad misma, son necesarias muchas actividades previas,
necesarias para lograr que en el día fijado estén todos los
recursos que se necesitan. Será necesario enumerar
claramente las actividades previas a realizar, quienes serán
los encargados y en qué plazos se realizarán.
3. Organigrama y planificación. Todos los elementos deben
esquematizarse a través de una planificación escrita y que
sea de conocimiento de todos los implicados. Esta
información debe contener, principalmente, los encargados y
las áreas de trabajo (organigrama), así como las actividades a
realizar y los plazos convenidos para ello (planificación).
Estos elementos serán más o menos complejos según sean
más o menos complicadas las actividades a realizar.

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Realización.

La actividad misma también debe contar con algunos datos

preestablecidos con claridad, a fin de lograr que las cosas resulten
lo mejor posible y evitar un sobredesgaste de energías a veces
innecesario. Para ello, es necesario establecer lo más claramente
algunos elementos:

1. Horario. Por muy simple que sea una actividad a realizar (una
reunión, por ejemplo) requiere de un horario mínimo que sea
de conocimiento de todos los integrantes. En una
planificación deben definirse, por ejemplo:
• Hora de llegada de los responsables de la actividad.
• Hora de llegada de los integrantes.
• Hora de inicio de la actividad.
• Los distintos momentos que tendrá la actividad y su
duración.
• Hora de finalización.
2. Areas de trabajo y encargados. Al igual que en la
preparación es necesario dejar en claro qué áreas de trabajo
se organizarán y quienes estarán a cargo de ellas. Por
ejemplo, en el caso de una jornada, podríamos señalar las
siguientes:
• Recepción de los participantes.
• Coordinación general.
• Moderador momento de reflexión plenaria.
• Monitores por grupos.
• Encargados de materiales.
• Encargados de cocina (almuerzo y café)
• Encargados de aseo.
• Secretario y comisión redactora de conclusiones.

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3. Detalle de materiales. Aunque parezca obvio, es necesario

velar porque todos los elementos necesarios para la actividad
se encuentren en el lugar y en disposición de ocuparse, de
preferencia antes de la actividad se inicie. Para ello es
prudente contar con una lista que permita ir chequeando que
las cosas estén. También es importante a la hora de ordenar,
para así velar que no se pierda nada y devolver a cada
persona las cosas que haya facilitado para la actividad.

Evaluación.

El último elemento del proceso de planificación es la

evaluación de las actividades realizadas. Este momento evaluativo
debe incluir los siguientes elementos y no sólo la actividad en sí o
los resultados económicos. En resumen, podemos señalar los
siguientes puntos a evaluar:

• ¿Cómo estuvo la elaboración de la actividad?

• ¿ La preparación ayudó a realizar mejor las cosas?
• ¿Se cumplieron los tiempos diseñados en la planificación?
• ¿Se cumplieron las responsabilidades asumidas por los
encargados?
• ¿Cómo estuvo la participación de los integrantes?
• ¿Cómo estuvo la asistencia y la participación de los invitados?
• ¿Se cumplieron los horarios y funciones el día de la actividad?
• ¿Se lograron los objetivos perseguidos con la actividad?
• ¿Estuvieron los materiales y recursos a tiempo o faltaron?
• ¿Economicamente, fue un aporte o un gasto para la
organización?
• ¿Qué acuerdos podemos tomar para mejorar en el futuro?

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La idea de estas preguntas no es hacer de ellas una cárcel, sino

una guía para ir comprendiendo mejor lo necesario y útil que puede
ser planificar bien y evaluar bien lo que se ha realizado, a fin de que
cada actividad sume un elemento más a la búsqueda de realización
de los objetivos de la organización.