Nomina, Prestaciones Sociales Y Aportes Parafiscales

Samanda Carolina Arias Paris

Diego Fernando Salomón Aldana

Luisa Fernanda Hernandez Saavedra

Sandra Milena Quintana Peña

Corporación Universitaria Minuto de Dios- Uniminuto

Regional Ibagué

Programa de Contaduría Pública

Contabilidad Financiera III

 Introducción

La nómina es un documento interno de la empresa el cual nos muestra un

registro compuesto por el salario, él cargo, el tiempo de trabajo, las deducciones y el

resto de los datos relacionados con el personal durante un periodo de tiempo. En la

nómina se incluye el deber que tiene el empleador de liquidar los aportes parafiscales

(aportes a salud, aportes para pensiones, aportes a riesgos profesionales) y las

prestaciones sociales (cesantías, intereses sobre cesantías, vacaciones y prima de

servicio).

La nómina se determina como el instrumento administrativo que posibilita

realizar el pago de sueldos o salarios a los trabajadores de una manera ordenada y

precisa, del mismo modo proporciona la información contable y la estadística, tanto

para la empresa como al sujeto de regular las relaciones laborales. Por lo tanto,

la administración de nómina,  es el sistema de mayor impacto sobre los empleados,

clientes y el mercado laboral; puesto que todos esperan recibir el sueldo de manera

oportuna y precisa todos los meses. Esta generación de nómina, ya sea semanal,

quincenal o mensual, comprende una serie de pormenores, procedimientos y

subprocesos que van más allá de realizar un depósito o consignación en la cuenta del

trabajador.

De esta manera, a partir de la práctica se llevará a cabo la contabilización de la

nómina, prestaciones sociales y aportes parafiscales, se determinarán sus partes y

componentes.
 Objetivos

Llevar el control de pagos y liquidación de salarios.

Cumplir con las obligaciones de pagos a terceros contraídas por la empresa y el

personal.

Proporcionar información administrativa y contable para la empresa y al ente

regulador si así lo requiere.

Verificar los movimientos de los clientes y resguardar la información de acuerdo

con el principio de confidencialidad.

Identificar las diferentes partes de la nómina

Realizar las liquidaciones de valores devengados, deducciones y descuentos

Aplicar régimen de prestaciones sociales

Liquidar prestaciones sociales por pagar

Efectuar contabilización de la Nómina

 Nomina, Prestaciones Sociales Y Aportes Parafiscales

Nomina, es la suma de todos los registros financieros de los sueldos de un

empleado, los salarios, las bonificaciones y deducciones. En la contabilidad, la nómina

se refiere a la cantidad pagada a los empleados por los servicios que prestó durante un

cierto período de tiempo. Nómina juega un papel importante en una sociedad por varias

razones. Desde un punto de vista contable, nómina es crucial porque

los impuestos sobre la nómina y la nómina afectan considerablemente el ingreso neto de

la mayoría de las empresas y están sujetos a las leyes y reglamentos.

Partes De La Nomina
1. Encabezamiento
Nombre o razón social de la empresa
Nombre del documento
Periodo de pago

2. Esquema General De La Nomina

1- Información General Nombre y cargo del empleado

Sueldo básico
Días trabajados
2- Devengando
Basico devengado
Horas extras y recargos
Comisiones
Subsidio de transporte
 Otros

3- Deducciones Aportes para salud 4%

Aportes para pensión 4%
Fondo de solidaridad 1% S>4SMMLV
Retención en la fuente

Embargos judiciales

Cuota para sindicato, Cooperativas y fondos e.

Prestamos de la empresa

Otros

4- Neto a pagar = Total devengado – Total deducido

5- Firmas y documento de identidad

3) Apropiaciones Y Aportes Fiscales

Aportes parafiscales Salud 8.5%

Pensión 12%

Riesgos profesionales 0.522%

Sena 2%

ICBF 3%

Caja de compensación 4%

Provisiones para prestaciones sociales

Cesantías 8.33%

Intereses sobre cesantías 1%

Prima de servicios 8.33%

 Vacaciones 4.17%

4) FIRMAS DE LOS RESPONSABLES DE LA NOMINA

Apropiaciones

1. Aportes parafiscales

Todo empleador deberá liquidar sobre su nómina mensual los siguientes aportes

parafiscales:

1.1 Aportes a Salud

Fueron reglamentados por la Ley 100/93 para regular el servicio público

esencial en salud y crear condiciones de acceso a toda la población vinculada

laboralmente a una empresa.

Los servicios de salud los puede administrar el ISS o las EPS. Particulares. Todo

trabajador debe estar afiliado a una sola entidad promotora de salud. EPS.

El ingreso base de cotización de aportes (IBC) está constituido por el sueldo

básico, trabajo extra, comisiones y demás elementos del salario, sin incluir el subsidio

de transporte. El valor a pagar a partir del 1° de enero/07 es el 12,5% de la nómina

mensual. La empresa paga el 8,5% y el empleado paga el 4%.

1.2 Aportes para pensiones

El sistema general de pensiones tiene por objetivo garantizar a la población el

amparo contra las contingencias derivadas de la vejez, invalidez y muerte, mediante el

reconocimiento de las pensiones y prestaciones determinadas por la ley (Artículo 10 ley

100/93), y ampliar la cobertura de protección a una población que carece de un sistema

de pensiones.

El sistema general de pensiones se caracteriza por:

 La afiliación es obligatoria para cada trabajador

 La afiliación implica pagar lo aportes establecidos por la ley

 Los afiliados podrán escoger el régimen de pensiones que prefieran.

El ingreso base de cotización de aportes es el mismo de la salud. El valor a

pagar para el año 2.008 es el 16%. La empresa paga el 75% (12 %) y el trabajador el

25% (4 %).

1.3 Aportes a riesgos profesionales

Son aportes a cargo del empleador para cubrir los eventuales accidentes de

trabajo y enfermedades profesionales de los trabajadores. Se aporta con base en una

tabla creada para tal fin, teniendo en cuenta el grado de riesgo a que están sometidos los

trabajadores. Para el mínimo rango el aporte mensual es del 0.522% de la nómina

mensual sin incluir el subsidio de transporte.

Tabla De Riesgos Profesionales

CATEGORIA PORCENTAJE
1 0.522
2 1.044
3 2.436
4 4.350
5 6.960

1.4 Instituto Colombiano De Bienestar Familiar- ICBF

 Es una entidad creada con el fin primordial de proteger a las familias

colombianas y brindar un cuidado integral al menor, el valor a aportar es del 3% de la

nómina mensual deduciendo el subsidio de transporte.

1.5 Servicio Nacional De Aprendizaje –SENA

Esta Institución fue creada con el objeto fundamental de capacitar al trabajador

colombiano (Decretos 118/57 y 3123/68). El aporte es del 2% del total devengado

deduciendo el subsidio de transporte.

1.6 Caja De Compensación Familiar

Las cajas recaudan, distribuyen y pagan los aportes destinados al subsidio

familiar en dinero y en especie, por medio de programas que ofrecen salud, educación y

recreación a sus afiliados. El aporte es el 4% del total devengado deduciendo el auxilio

de transporte.

2. Provisión Para Prestaciones Sociales

Con el fin de cumplir con el pago de las prestaciones sociales establecidas en

Colombia, las empresas deben calcular mensualmente el valor proporcional de las

mismas para pagarlas a los trabajadores en las fechas fijadas por la ley. Estas

prestaciones son:

2.1 Cesantías

Las cesantías son una prestación social a cargo del empleador y a favor del

trabajador que corresponde en un mes de salario por cada año de servicios prestados o

proporcionalmente al tiempo de servicio. Tiene como objetivo principal dar un auxilio

monetario cuando la persona termine su relación laboral. La provisión se calcula

aplicando el 8.33% al total devengado de cada mes.

2.2 Intereses Sobre Cesantías

Es el interés que el patrono reconoce al trabajador sobre las cesantías

acumuladas durante el año, equivalente al 12% anual. Se paga al vencimiento del

contrato o en el mes de enero del próximo año. La provisión se hace aplicando el 1% al

total devengado.

2.3 Vacaciones

Es el derecho que la ley concede al trabajador de disfrutar 15 días hábiles de

descanso remunerado por cada año de servicio, para que comparta con su familia. Se

puede acumular hasta tres años o disfrutar cada año. La provisión se calcula con el

4.16% de la nómina mensual.

2.4 Prima De Servicio

Es una prestación que consiste en treinta días de salario por año de servicio y

proporcional a periodos menores. Se debe pagar semestralmente en las siguientes

fechas: quince días de salario a más tardar el 30 de junio y los quince días de salario

restantes a más tardar el 20 de diciembre. La provisión se calcula aplicando el 8.33% al

total devengado.

3. Formulas Para Calcular Las Apropiaciones

Ejemplo:

Suponiendo una nómina mensual de $ 5.500.620 incluyendo un subsidio de

transporte de $ 152.640

3.1. APORTES PARAFISCALES

ENTIDAD FORMULA LIQUIDACION VALOR

SALUD: EPS (5.500.620 – 152.640) x 8,5% 454.578
RIESGOS (5.500.620 – 152.640) x 0.522 27.916
PROFESIONALES
FONDO DE PENSIONES (5.500.620 – 152.640) x 12 % 660.074
ICBF (5.500.620 – 152.640) x 3 % 160.439
SENA (5.500.620 – 152.640) x 2 % 107.000
CAJA DE (5.500.620 – 152.640) x 4% 213.102
COMPENSACION
TOTAL APORTES 1.623.199
PARAFISCALES
3.2 PROVISION PARA PRESTACIONES SOCIALES
CLASE DE FORMULA VALOR
PRESTACION LIQUIDACION
CESANTIA 5.500.620 X 8.33% 458.202
INTERESES/CESANTIA 5.500.620 X 1% 55.006
S
VACACIONES (5.500.620 – 152.640) X 222.476
4.16%
PRIMA DE SERVICIO 5.500.620 X 8.33% 458.202
TOTAL PROVISION 1.193.886
PRESTAC. SOCIALES

4. FORMULAS PARA LIQUIDACIONES LABORALES

Hora extra diurna ordinaria
VR HEDO = SM X 1.25 X No HT
240

Hora extra nocturna ordinaria

VR HENO = SM X 1.75 X No HT Hora extra Nocturna ordinaria
240

Hora extra diurna Festivos y Dominicales

VR HEDFD = SM X 2.00 X No HT *0.75 RDM =1.0 + 1.0 =
2.0
240 *0.25 RHED

Hora extra nocturna Festivos y Dominicales

VR HENFD = SM X 2.00 X No HT *0.75 RDM = 1.5 + 1.0 = 2.5
240 *0.75 RHED

Recargo Nocturno
VR RN = SM X 0.35 X No HT
240
Recargo Nocturno
Dominicales y Festivos
VR RNDF = SM X 1.10 X No HT * 0.75 DM = 0.75 + 0.35 = 1.10
240 * 0.35 RN

Recargo diurno festivos

VR RDF = SM X 1.75 X DT 30

Otros Datos

1. SALARIO MÍNIMO LEGAL VIGENTE PARA 2.013 = $ 589.500

2. SUBSIDIO DE TRANSPORTE PARA 2.013 = $ 70.500

TALLER

La Cia Comercial Andina presenta la siguiente información para liquidar la

nómina de sus empleados para el mes de Mayo de 2.015

1. Salario mínimo legal: $ 644.350 auxilio de transporte: $74.000

2. La información para la nómina es:

2.1. Pedro Tovar: gerente, sueldo mensual $ 5.000.000, descuento para cooperativa $

400.000. días trabajados 30

2.2. Juan Díaz: contador, sueldo mensual $ 2.000.000, tiene un embargo por $ 100.000,

cooperativa $ 60.0000 y fondo de empleados 2.5% del sueldo básico. d t = 30

2.3. Gina Ruiz. secretaria, sueldo mensual $ 700.000. trabajo 8 horas extras diurnas

ordinarias, 5 horas extras nocturnas ordinarias y 1 dominical. sindicato $ 25.000,

cooperativa $ 50.000 y fondo de empleados 2.5% del sueldo básico. días trabajados =

27

2.4. Eurípides Barragán: celador. sueldo mínimo. 25 horas extras nocturnas ordinarias.

10 días con recargo nocturno. 12 horas extras dominicales diurnas. 4 horas extras

dominicales nocturnas. 8 horas extras diurnas ordinarias. embargo $ 50.000, sindicato $

15.000. cooperativa $ 65.000 y cuota por préstamo de la empresa $ 50.000. días

trabajados = 25

Nota: la empresa paga auxilio de transporte según la ley.

Todos los empleados están afilados a Coomeva en salud y a porvenir en pensión. la

ARL es colmena. la caja de compensación familiar es Comfenalco. La nómina se paga

mensualmente a través del banco colmena, mediante traslado de fondos de la cuenta de

ahorros de la empresa a la de cada empleado. La PILA (Planilla integrada de

Liquidación de Aportes) se paga por PSE del Banco Colmena en Junio 05/15.

Compañia Comercial Andina

Liquidacion De Nomina Periodo Del 1 Al 31 De Mayo De 2016
NOMBRE PEDRO JUAN GINA EURIPIDEZ TOTAL
TRABAJADOR TOVAR DIAZ RUIZ BARRAGAN
SUELDO
BASICO $5.000.000 $2.000.000 $700.000 $689.455 $8.389.455
MENSUAL
DIAS 30 30 27 25 112
LABORADOS
BASICO
DEVENGADO $5.000.000 $2.000.000 $630.000 $574.546 $8.204.546

EXTRAS Y
RECARGOS $0 $0 $61.979 $ 262.137 $324.116

TOTAL
DEVENGADO $ 5.000.000 $2.000.000 $691.979 $836.682 $8.528.662

AUXILIO DE $64.
TRANSPORTE $0 $0 $69.930 750 $134.680

DEVENGADO
CON AUXILIO $5.000.000 $2.000.000 $761.909 $901.432 $8.663.342
DE
TRANSPORTE
SALUD 4% $200.000 $80.000 $27.679 $33.467 $341.146

PENSION 4% $ 200.000 $80.000 $27.679 $33.467 $341.146

 FONDO DE
SOLIDARIDA $50.000 $0 $0 $0 $50.000
D
RETEFUENTE $32.958 $0 $0 $0 $32.958
SALARIOS
APORTE A $0 $0 $25.000 $15.000 $40.00
SINDICATO
PRESTAMOS $0 $0 $0 $50.000 $50.000
COOPERATIV $400.000 $60.000 $50.000 $65.000 $575.000
A
FONDO DE $0 $50.000 $17.500 $0 $67.500
EMPLEADOS
EMBARGOS $0 $100.000 $0 $50.000 $150.000
TOTAL $882.958 $370.000 $147.858 $246.935 $1.647.751
DEDUCIDO
NETO A $4.117.042 $1.630.000 $ 614.051 $654.498 $7.015.591
PAGAR
salario mínimo del año 2016 $689.455
Auxilio de transporte $77.700

PROVISIÓN PARA PRESTACIONES SOCIALES

BASE DE PROVISIÓN
%
  LIQUIDACION EMPRESAS
$ $
CESANTIAS 8.663.342 8,33% 721.656
INTERESES SOBRE $ $
CESANTIAS 721.656 1% 7.217
$ $
VACACIONES 8.528.662 4,17% 355.645
$ $
PRIMA DE SERVICIOS 8.663.342 8,33% 721.656
TOTA
L $1.806.174

PROVISION PARA LA SEGURIDAD SOCIAL

  BASE DE TRABAJADOR EMPRESA % TOTAL A
LIQUIDACIO PAGAR
N
SALUD 8,5%
$8.528.662 $341.146 $724.936 $1.066.083
PENSION 12,0%
$8.528.662 $341.146 $1.023.439 $1.364.586
ARL  
$8.528.662 $0 $44.520 0,522 $44.520
%
 TOTAL $2.475.188

PROVISIÓN PARAFISCALES
  BASE DE TRABAJADO EMPRES % TOTAL
LIQUIDACIO R A A
N PAGAR
CAJA DE
COMPENSACIO $8.528.662 $0 $341.146 $0 $341.146
N
SENA
$8.528.662 $0 $0 $0 $0
ICBF
$8.528.662 $0 $0 $0 $0
TOTAL $341.146

CONTABILIZACIÓN DE LA NOMINA

Movimiento Codigo Cuenta Debe Haber

1A 510506 Sueldos  
$8.204.546
  510515 Horas extras y  
recargos $324.116
  510527 Auxilio de transporte  
$134.680
  13653501 Cuentas por cobrar  
empleados-Euripides $50.000
B
  236505 Retención en la  
fuente- salarios $32.958
  23700501 Aportes a EPS  
-Coomeva $341.146
  237025 Embargos judiciales  
$150.000
  237040 cuotas para  
cooperativas $575.000
  237045 Fondo de solidaridad  
$50.000
  237035 Cuotas para sindicato  
$40.000
  237045 Cuotas para fondo de  
empleados $67.500
  238030 Fondos de cesantías  
 y/o pensiones $341.146
  11200501 Ctas de ahorro banco  
colmena $7.015.591
  SUMAS  
IGUALES $8.663.342 $8.663.342

CONTABILIZACION PRESTACIONES SOCIALES

Movimiento Codigo Cuenta Debe Haber

2A 510530 Cesantías  
$721.656
  510533 intereses sobre  
cesantías $7.217
  510536 prima de servicios  
$721.656
  510539 vacaciones  
$355.645
  261005 cesantías  
$721.656
  261010 intereses sobre  
cesantías $7.217
  261015 vacaciones  
$355.645
  261020 prima de servicios  
$721.656
    SUMAS
IGUALES $1.806.174 $1.806.174

CONTABILIZACIÓN APORTES PARAFISCALES

Movimiento Codigo Cuenta Debe Haber

3A 510568 Aportes a ARP  
$44.520
  510569 aportes a EPS  
$724.936
  510570 Aportes a fondos de  
pensiones $1.023.439
  510572 Aportes a caja comp.  
Familiar- Comfenalco $341.146
  510575 Aportes al ICBF $0  
  510578 Aportes al Sena $0  
  23700501 Aportes a EPS-  
Coomeva $724.936
  23700601 Aportes a ARP-  
 colmena $44.520
  237010 Aportes a Sena, ICBF y  
caja compensación $341.146
  238030 Aportes a fondos de  
pensiones $1.023.43
9
    SUMAS IGUALES
$2.134.042 $2.134.04
2

CONTABILIZACION PAGO DE PLANILLA PAGO APORTES (PILA)

Movimiento Codigo Cuenta Debe Haber

4A Aportes a EPS-
510569 Coomeva $724.936
Aportes a
fondos de
510570 pensiones $1.023.439
Aportes a
510568 ARP- colmena $44.520
Aportes a caja
comp.
Familiar-
510572 Comfenalco $341.146
Aportes al
510575 ICBF $0
510578 Aportes al sena $0
1110 Bancos $2.134.041
SUMAS
IGUALES $2.134.041 $2.134.041
 Conclusiones

Una vez liquidada la nómina, se debe contabilizar cada uno de los conceptos

determinados

La nómina nos permite llevar el control y manejo de la información, de los

gastos del personal de la empresa

Muestra los movimientos de los clientes relacionados con la empresa

Brindar una información contable y administrativa que se requiere para poder

mostrar a los entes reguladores

En el caso que haya lugar a practicarle retención por salarios a un empleado, el

valor de la retención se deduce del total devengado y se contabiliza con un crédito a la

cuenta 236505.

Igual se deduce del total devengado los embargos judiciales, libranzas, aportes

a Cooperativas y fondos y demás descuentos que deba hacer la empresa al empleado.

Estos conceptos se contabilizan en la respectiva subcuenta de la cuenta 2370.

No hay que olvida, que la empresa solo puede retener o deducir del sueldo del

empleado aquellos conceptos o valores autorizados expresamente por el mismo

empleado u ordenados por una autoridad judicial.

La parte que le corresponde al empleado por concepto de salud y pensión se

considera como una retención de nómina (deducciones de nómina), y como se puede ver

se contabiliza en la cuenta 2370 y 2380, junto con la parte que le corresponde pagar al

empleador.
 Al gasto solo se lleva la parte de la pensión y de salud que le corresponde al

empleador, puesto que el valor restante, es el trabajador quien lo aporta y se le carga

como deducción de nómina.

Las prestaciones sociales se contabilizan en la cuenta 2610, que corresponde a

una provisión. Se considera provisión porque es una estimación de lo que se pagara por

ello. Una vez se haya determinado el valor exacto que se debe pagar por Prestaciones

sociales se lleva a la cuenta 25.

Es importante aclarar que no se debe olvidar a final de año cancelar las

respectivas provisiones y llevarlas a la cuenta 25 como pasivos reales y efectivos, toda

vez que los pasivos estimados no proceden fiscalmente, y esto supondría un aumento

del patrimonio fiscal que es la base para el calculo de la renta presuntiva y el Impuesto

al patrimonio.

La nómina por pagar se ha causado inicialmente en la cuenta 2505, y luego  al

momento de pagarla, se debe debitar esta cuenta y acreditar la cuenta de caja o bancos,

según sea el caso.

Uno de los aspectos a tener en cuenta cuando se liquida y contabiliza

una nómina, son las provisiones de nómina que se deben hacer.

Cuando se liquida una nómina, la empresa tiene la obligación de pagar al

trabajador inmediatamente los valores liquidados a excepción de algunos que se debe

provisionar para pagarlos posteriormente.