TODO QUE USTED DEBE SABER AL MOMENTO DE CREAR UNA EMPRESA

Hoy en día se puede observar como a lo largo de los años la economía ha ido
cambiando, el campo laboral cada día es mas exigente y como también el costo
de vida aumenta cada vez más, por esta y muchas otras razones es que las
personas ven la creación de empresas como una opción de vida y así mismo
como una forma de generar empleo, todo esto con el fin de contribuir a la
economía y con ello también al desarrollo del país .
Tomar la decisión de crear una empresa no es tarea fácil y requiere de una buena
orientación para su proceso de creación ya que tiene muchas implicaciones y
muchos tramites que se deben adelantar antes de poner la empresa en marcha,
cabe resaltar que es de vital importancia tener en cuenta que toda empresa debe
cumplir con unos requisitos comerciales, de funcionamientos y otros tributarios y
así mismo una vez esté en funcionamiento deberá cumplir con unas obligaciones
de carácter laboral y otras en materia contable.
Principalmente como todo nuevo proyecto tiene que nacer de una idea y un
objetivo, que una vez esté definido se procede a elegir el modelo societario que
más se ajuste a sus necesidades y su actividad ya que con esto se podrá definir
los siguientes pasos a seguir para su constitución. Es importante antes de realizar
el registro de la organización dejar consignado de la forma más clara posible
mediante un documento todos los requisitos básicos para la constitución de la
sociedad, los cuales están establecidos en artículo 110 del Código de Comercio.
Una vez realizado el documento de constitución se puede proceder a la respectiva
inscripción en el registro mercantil; según el decreto 410 de 1971, el registro
mercantil tiene como objeto llevar la matrícula de los comerciantes y
establecimientos de comercio, y es administrado por las diferentes Cámaras de
comercio del país según su jurisdicción, los registros mercantiles son
considerados como difusión de información, lo que resulta algo positivo en el
sistema porque de esta manera ayuda a reducir la información errónea en la
economía y así mismo brinda mayores oportunidades de negocio y acceso al
sistema financiero.
Cabe resaltar que otro requisito fundamental para el funcionamiento de toda
iniciativa empresarial es la matricula mercantil la cual certifica la existencia y la
constitución legal de toda empresa o establecimiento de comercio, pero este solo
aplica en algunos casos que son los establecidos en el artículo 20 del Código de
Comercio, las sociedades comerciales, establecimientos de comercio, agencias,
sucursales de sociedades nacionales y extranjeras.
En cuanto a todo lo que refiere al registro de la empresa se encuentra por último el
formulario de registro con otras entidades el cual debe ser diligenciado para
suministrar la información que no se encuentra en el documento de matrícula
mercantil, y que es requerida para la asignación del número de identificación
tributaria (NIT) y la inscripción en el registro único tributario (RUT), que es
administrado por Dian (Dirección de Impuestos y Aduanas Nacional ).
Una vez se haya realizado el respectivo registro de la nueva empresa es
primordial tramitar ciertos permisos y certificados para que esta pueda entrar en
funcionamiento y por los cuales las autoridades competentes podrán verificar que
la empresa cumple con las condiciones de seguridad interna y externa necesarias,
estos certificados pueden ser:
Certificado de uso de suelo el cual se obtiene a través del departamento
administrativo de planeación municipal.
Certificado de seguridad, se adquiere mediante el cuerpo de bomberos
voluntario de la localidad.
Concepto sanitario dado por medio de la secretaría de salud municipal.
Concepto ambiental expedido mediante la entidad competente designada
por el Dagma o la CAR.
Certificado de Sayco & Acinpro
Una vez la empresa se encuentre en funcionamiento tendrá que empezar a
cumplir ciertas obligaciones, entre las cuales encontramos principalmente las
obligaciones laborales las cuales se pueden definir como un convenio mediante el
cual una persona natural se obliga a prestar un servicio a otra persona que puede
ser natural o jurídica bajo su continua subordinación y esperando una
remuneración.
Toda empresa al momento de contratar personal debe cumplir con las siguientes
obligaciones, principalmente celebrar el contrato de trabajo y entregar una copia al
trabajador, seguido de esto se debe afiliar a los trabajadores al sistema de
seguridad social (Salud, Pensión, ARL), y por último realizar la afiliación a los
fondos de cesantías y cajas de compensación. También con el fin de mejorar la
convivencia, seguridad y salud en el trabajo es indispensable proveer la dotación a
los trabajadores, además diseñar un programa de salud ocupacional, un
reglamento de higiene y un reglamento interno de trabajo.
Para el buen funcionamiento de una empresa es importante también cumplir con
una normativa establecida para la presentación de la información contable y
financiera. La contabilidad es una herramienta fundamental para la toma de
decisiones, ya que permite la identificación del avance de los objetivos y también
permite ejercer un control y de las operaciones y transacciones de la organización,
dando así muchos beneficios para la empresa como el fácil cumplimiento de las
obligaciones tributarias, brinda seguridad a las entidades financieras, permite
realizar proyecciones financieras, entre otras.; es por eso que al iniciar con una
empresa se debe identificar si esta obligado a llevar contabilidad y esto lo
podemos ver en los artículos 20 y 23 del código de comercio, los cuales
establecen que “ estará obligado a llevar contabilidad cuando la actividad por
desarrollar sea considerada mercantil”.
Seguido de esto también es importante clasificar la empresa en uno de los tres
grupos de convergencia establecidos en la DUR 2420 de 2015, estos grupos
pueden ser:
Grupo 1: los establecidos en el artículo 1.1.1.1. del DUR 2420 de 2015 como son
las empresas que cuenten con activos totales superiores a 30.000 SMMLV , mas
de 200 trabajadores, es decir las grandes empresas y las cuales según la
normativa se rigen por las NIIF Plenas.
Grupo 2: En el grupo 2 deben clasificarse las entidades que no cumplan los
requisitos para pertenecer a los grupos 1 o 3, como pueden ser las empresas con
activos totales menores o iguales a 30.000 SMMLV, menos de 200 trabajadores,
es decir las pequeñas y medianas empresas y las cuales se rigen por las NIIF
para Pymes.
Grupo 3: las establecidas en el capítulo I del marco técnico normativo de este
grupo, compilado en el anexo 3 del DUR 2420 de 2015, como son las empresas
que cuentan con activos totales por valor de 500 SMMLV, no mas de 10
trabajadores, es decir las microempresas y las cuales se rigen por la contabilidad
simplificada
Igualmente con el fin de reconocer las transacciones de cada empresa es
importante diseñar un manual de políticas contables al cual la entidad recurrirá
como primera medida para definir cómo reconocer, medir y revelar todas las
transacciones económicas que realice, el manual de políticas contables será
diferente para cada empresa ya que se debe tener en cuenta las normas o
secciones que aplican para su grupo y las operaciones que se va a realizar. Por
último en materia contable es importante que todas las empresas al momento de
ser creadas y con el fin de reflejar los aportes de los socios elaboren el Estado de
Situación Financiera (ESFA).
Como ultima instancia para la creación de una empresa encontramos que esta
debe cumplir con unos requisitos de carácter tributario como pueden ser:
Inscripción en el RUT que se realiza a través de la página de la DIAN
Habilitación de rangos de numeración en lo referente a las facturas de
venta
Presentación de la declaración de IVA el cual debe ser inicialmente de
forma bimestral en las fechas que el Gobierno señala y según el último
digito del NIT
Presentación de declaración de renta y complementario de forma anual en
las fechas que el Gobierno señala y según el último digito del NIT
Autorretención especial a título de renta sobre los ingresos brutos,
aplicando las tarifas del 1,60 %, 0,80 % o 0,40 %, teniendo en cuenta el tipo
de actividad económica principal
Presentación de declaración de ICA
 Presentación de declaración de retención en la fuente
Cabe resaltar que algunos de estos responden a obligaciones generales que
aplica para la mayoría de las empresas, sin embargo existen sucesos específicos
en los que estos requisitos tienen modificaciones.
En síntesis se puede afirmar que muchas veces las personas piensan que la
creación de una empresa no es algo sencillo ya que requiere del cumplimiento de
muchas normas y el proceso de registro puede llegar a ser complicado, pero en la
actualidad la tecnología nos brinda muchas facilidades para constituir una
empresa legalmente lo cual a su vez resulta ser mucho más beneficioso y
económico a un mediano o largo plazo ya que facilitara el crecimiento de la
empresa, aumentara la credibilidad y ofrecerá mayor visibilidad hacia el público.