DIRECTIVA Nº -200 -MDCH/A

“DIRECTIVA PARA LA ADMINISTRACIÓN DEL FONDO FIJO PARA CAJA CHICA DE

LA MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE CHINCHEROS”

1. OBJETIVO
a) Racionalizar los gastos con cargo a los recursos del Fondo Fijo para Caja
Chica, promoviendo su uso eficiente y responsable por parte de las
dependencias de la Municipalidad.
b) Establecer los procedimientos para el uso y la rendición del Fondo Fijo para
Caja Chica, por parte de los responsables de su manejo.
c) Precisar las normas y limitaciones a que debe sujetarse la utilización de
dichos fondos.
d) Establecer mecanismos de control a las operaciones a cargo del Fondo Fijo
para Caja Chica por parte de los órganos encargados de los sistemas
administrativos instaurados en la Municipalidad.

2. FINALIDAD
e) Establecer las normas y procedimientos que permitan la adecuada
administración del Fondo Fijo de Caja Chica.
f) Fijar el monto del Fondo Fijo para Caja Chica y establecer las
responsabilidades de los encargados de su administración y custodia.
g) Asegurar la oportuna atención de gastos menudos, urgentes y de menor
cuantía.
h) Asegurar el cumplimiento de objetivos y metas, a través de la ejecución de
las acciones comprendidas en el Plan de Acción.

3. ALCANCE
Las normas contenidas en la presente Directiva, son de aplicación en todas las
Gerencias de la Municipalidad provincial de Chincheros, donde sea asignado un
Fondo Fijo para Caja Chica.

4. BASE LEGAL
- Ley N° 27972, Ley Orgánica de Municipalidades.
- Ley N° 28411, Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto.
- Ley Anual de Presupuesto del Sector Público correspondiente al ejercicio en
curso.
- Ley Nº 28693, Ley General del Sistema Nacional de Tesorería.
- Decreto Supremo N° 083- 2004-PCM, Texto Único Ordenado de la Ley de
Contrataciones y Adquisiciones del Estado
- Decreto Supremo N° 084-2004-PCM- Reglamento de la Ley de
Contrataciones y Adquisiciones del Estado.
- Decreto Ley N° 25632, sobre la obligación de emitir Comprobantes de Pago.
- Resolución de Superintendencia N° 007-99-SUNAT, que aprueba el Nuevo
Reglamento de Comprobantes de Pago.
- R.D. Nº 002-2007-EF/77.15 que aprueba la Directiva de Tesorería Nº 001-
2007-EF/77.15
- Resolución de Contraloría General Nº 320-2006-CG, que aprueba las Normas de
Control Interno.

1
5. VIGENCIA

La presente Directiva entrará en vigencia, al día siguiente de la fecha de expedición

de la Resolución de Gerencia de Administración y Finanzas, que la apruebe.

6. RESPONSABILIDAD

Son responsables de su cumplimiento:

- Todos los funcionarios y servidores que intervengan en los procesos
relacionados con la aplicación de la presente Directiva.
- Los funcionarios y/o servidores de las Gerencias, designadas para la
administración de un Fondo Fijo para Caja Chica.
- La Sub Gerencia de Contabilidad será la encargada del control previo del Fondo
Fijo para Caja Chica que han sido asignados, a través de los respectivos arqueos
sorpresivos, así como de las provisiones y registros contables pertinentes.

7. CONTENIDO

NORMAS GENERALES

Para efecto de la aplicación de la presente Directiva, debe entenderse por:

1.- FONDO FIJO DE CAJA CHICA

- El Fondo Fijo para Caja Chica es un fondo permanente y renovable

destinado para atender los gastos menudos y urgentes que demandan su
cancelación inmediata o que por su finalidad y características no pueden ser
debidamente programados; en atención a las necesidades de la
Municipalidad Provincial de Chincheros. Asignando a cada meta la
siguientes:

- El Fondo Fijo es aquel constituido por dinero en efectivo de monto fijo,

establecido de acuerdo a las necesidades de la Entidad, es aprobado
mediante Resolución de Alcaldía y cuyo monto se asigna en el Fondo Fijo
para Caja Chica-Tesorería.
- El Fondo Fijo tiene como finalidad atender con oportunidad los gastos
menudos que demanden su cancelación inmediata o que por finalidad y
características, no pueden ser debidamente programadas para efectos de su
pago mediante otra modalidad.
- El Fondo para Caja Chica es aquel constituido con dinero en efectivo del
Fondo Fijo, a cargo de un funcionario designado por la alta Dirección.
- La autorización del gasto con cargo al Fondo Fijo para Caja Chica
corresponde a los Titulares de las Gerencias, Sub gerencias o unidades
orgánicas que generaron el gasto.
- El manejo del Fondo Fijo es responsabilidad del encargado del Fondo Fijo
para Caja son autorizados por el titular de la dependencia a la que se le
asignó la misma en cumplimiento de sus actividades, la misma que contará
con el VºBº de la Gerencia de Administración y Finanzas.
- El Encargado del Fondo Fijo para Caja Chica son los responsables de
verificar que los gastos que se efectúen con cargo a dichos recursos, se
encuentren debidamente autorizados, justificados, y sustentados
(autorizados mediante la respectiva Resolución de apertura de los mismos,

2
 los dispuestos por la SUNAT y registro de firma de los titulares de las
unidades orgánicas).
- Los Gerentes, Secretarios o titulares de igual o mayor nivel que autorizan los
gastos con cargo al Fondo Fijo para Caja Chica, deben ejercer dicha facultad
con criterio de austeridad y racionalidad, siendo responsables del mal uso o
desembolsos indebidos o injustificados lo que autoricen.
- Los gastos que se efectúen con cargo al Fondo Fijo para Caja Chica deben
contar necesariamente con el presupuesto correspondiente, con
responsabilidad de los Encargados del manejo del Fondo Fijo.
- Sin constituir una descripción taxativa, el Fondo Fijo para Caja Chica
atenderá pagos en efectivo como: movilidad, refrigerios, fletes,
estacionamiento y peajes, adquisición de periódicos y revistas, gastos
judiciales, notariales y demás administrativas, útiles de escritorio, útiles de
aseo, servicio de mantenimiento inmobiliario y otros gastos menudos, así
como viáticos urgentes no programables, entre otros siempre y cuando
cuente con las autorizaciones debidas.
- El Fondo Fijo para Caja Chica no podrá ser utilizado para pago de
remuneraciones y retribuciones, adelantos o préstamos a cuenta de
remuneraciones o retribuciones y cambios de cheques de cualquier índole,
bajo responsabilidad

2.- UNIDAD IMPOSITIVA TRIBUTARIA (U. I .T.)

La Unidad Impositiva Tributaria (U .I. T.), es el valor referencial fijado por el

Ministerio de Economía y Finanzas aplicable a operaciones comerciales; para lo
cual se tendrá presente que la aplicación de esta denominación en la presente
Directiva, se referirá a la U.I.T. que se encuentre vigente al inicio de cada
ejercicio fiscal.

NORMAS ESPECÍFICAS

1.- DE LA APERTURA
a. La autorización para la apertura, variación o cierre del Fondo Fijo para Caja
Chica se efectuará mediante Resolución de Alcaldía
b. La Resolución de Gerencia de Alcaldía a que se hace referencia en el
numeral anterior, deberá consignar lo siguiente:
- Nombre del funcionario y/o servidor de la dependencia de la Municipalidad
propuesto como administrador del Fondo Fijo para Caja Chica, asimismo
la del funcionario que autorizará el gasto.
- Indicar el monto autorizado a cada Gerencia por Fondo Fijo de Caja Chica.
- La exigencia de rendir cuenta documentada y oportuna para la reposición
o cierre del Fondo Fijo de Caja Chica.
- La naturaleza del gasto a que estará destinado el Fondo Fijo de Caja
Chica.
- Visto Bueno de la Gerencia de Administración y Finanzas.

c. La habilitación y reposición del Fondo Fijo para Caja Chica, se efectuará

mediante el procedimiento de giro de cheque u orden de pago en el banco, a
nombre del funcionario y/o servidor designado para su administración.

3
 d. Copia de la Resolución de apertura, variación o cierre del Fondo Fijo para
Caja Chica será remitida a las Sub Gerencias de Tesorería y Contabilidad.

e. El monto establecido para cada habilitación del Fondo para Pagos en

Efectivo (FPPE) y Fondo Fijo para Caja Chica, será de la siguiente manera:

- Conducción S/. 1500.00

- Administración S/. 1000.00
- Programas Sociales S/. 500.00
- Instituto Vial Provincial S/. 500.00

Además solo se podrá girar por este concepto tres veces al mes, previa
rendición documentada de gastos realizados del importe habilitado y por
ningún motivo no se deberá exceder del monto fijado bajo responsabilidad y
sanción administrativa de la Gerencia Municipal

2.- DE LA AUTORIZACIÓN DEL GASTO

Se efectuarán teniendo en cuenta los niveles máximos de autorización de gasto

establecidos en el Plan de Acción y Presupuesto.

Para lo cual los Gerentes de la Municipalidad Provincial De Chincheros serán los

encargados de autorizar los gastos de los Fondos Fijos para Caja Chica, pudiéndose
delegar dicha autorización, mediante comunicación escrita al funcionario
correspondiente.

a. El monto máximo establecido para cada pago en efectivo de un bien o

contratación de un servicio que no sea considerado activo fijo, no excederá en
ningún caso, el 25% de la U.I.T. vigente en el ejercicio fiscal con excepción de los
gastos generados por el Despacho de Alcaldía, las mismas que se atenderán
hasta un límite de 40% de la UIT.

b. Se prohíbe la adquisición de bienes que constituyan activo fijo bajo cualquier

circunstancia y modalidad.

DE MANEJO DEL FONDO FIJO:

1. Disposiciones para disposición de efectivo con cargo al Fondo Fijo:

a. No está permitida la entrega provisional de recursos con cargo al Fondo,

excepto cuando se autorice en forma expresa e individualizada; en cuyo caso
los gastos efectuados deben justificarse adecuadamente dentro de las 48
horas de la entrega correspondiente.

b. En el caso excepcional de requerimiento de fondo por parte de funcionarios y

servidores con cargo al Fondo Fijo para Caja Chica se efectúa a través del
documento “Vale Provisional” en el que se consigna el monto requerido, el
objetivo del requerimiento, la firma del solicitante, el Vº Bº del Sub Gerente
4
 inmediato, en el caso de servidores, y el Vº Bº, del funcionario de la Gerencia
que corresponda.

c. Conforme a los niveles expresados en el párrafo anterior el “Vale Provisional”

contendrá una cláusula de autorización expresa por parte del solicitante de
descuento de su remuneración por el equivalente al monto entregado en el
caso de no producirse la rendición dentro del plazo previsto en el artículo
siguiente.

d. La persona que tenga pendiente una rendición no podrá realizar nuevo

requerimiento del Fondo Fijo hasta que efectúe la liquidación anterior
correspondiente.

e. La rendición deberá estar respaldada por el comprobante o documento que

muestre los requisitos establecidos por la Superintendencia Nacional de
Administración Tributaria – SUNAT, planilla de viáticos y Declaración Jurada
según corresponda, con el visado del rindente y de su Jefe Inmediato. El
documento sustentatorio deberá reflejar en forma legible la operación
efectuada, no pudiendo contener adulteraciones o borrones

f. A través del formato Comprobante de Caja Chica se realizará la rendición por

concepto de movilidades, debidamente sustentadas con el Vº Bº del Sub
Gerente inmediato y/o Gerencia según corresponda.

2. Disposiciones para la adquisición de bienes y servicios con cargo al Fondo

Fijo:
a. El sustento de gastos de refrigerio y similares para los servidores y
funcionarios que laboran en forma extraordinaria fuera del horario normal
de trabajo no podrá exceder de S/. 10.00 diarios por persona, salvo
expresa autorización de la Gerencia de Administración y Finanzas y/o
Municipal.

b. Los gastos de telefonía tales como compra de tarjetas telefónicas, solo

estarán autorizados en casos excepcionales.

c. Queda prohibido el pago de cualquier compra o servicio (donación)

destinadas a actividades organizadas y ejecutadas por otras instituciones.

d. Queda prohibido la contratación de servicios y adquisición de bienes para

la adecuación, remodelación de ambientes de sedes administrativas.

e. La adquisición de materiales de construcción y materiales eléctricos y

accesorios solo procederá producto del mantenimiento y reparación de las
instalaciones del inmueble de la institución municipal.

f. Los gastos con cargo al fondo fijo de caja chica que genere la Alcaldía
serán sustentados y rendidos por la Gerencia Municipal.

g. Queda prohibida la adquisición de activos fijos.

h. Para específica de gastos corrientes por actividades.

5
 GASTOS CORRIENTES
5. Gastos Corrientes
5.3. Bienes y Servicios
5.3.11. Aplicaciones Directas
5.3.11.20. Viáticos y Asignaciones
5.3.11.22. Vestuario
5.3.11.23. Combustible y Lubricantes
5.3.11.24. Alimentos de Personas
5.3.11.26. Materiales Explosivos y Municiones
5.3.11.27. Servicios No Personales
5.3.11.28. Propinas
5.3.11.29. Materiales de Construcción
5.3.11.30. Bienes de Consumo
5.3.11.31. Bienes de Distribución Gratuita
5.3.11.32. Pasajes y Gastos de Transporte
5.3.11.33. Servicio de Consultoría
5.3.11.39. Otros Servicios de Terceros
5.3.11.44. Impuestos, Multas y Contribuciones
5.3.11.45. Medicamentos
5.3.11.48. Materiales de Enseñanza
5.3.11.49. Materiales de Escritorio
5.3.11.52. Alquiler de Bienes Muebles
5.3.11.53. Materiales de Instalación Eléctrica y Electrónica
5.3.11.54. Enseres
5.3.11.55. Servicio de Luz
5.3.11.57. Servicio de Telefonía Móvil y Fija
5.3.11.58. Otros Servicios de Comunicación
5.3.11.59. Arbitrios
5.3.11.71. Gastos de Ejercicios Anteriores
5.3.11.72. Indemnizaciones y Compensaciones
GASTOS DE INVERSION
6. Gastos de Capital
6.5. Inversiones
6.5.11. Aplicaciones Directas
6.5.11.20. Viáticos y Asignaciones
6.5.11.22. Vestuario
6.5.11.23. Combustible y Lubricantes
6.5.11.24. Alimentos de Personas
6.5.11.26. Materiales Explosivos y Municiones
6.5.11.27. Servicios No Personales
6.5.11.28. Propinas
6.5.11.29. Materiales de Construcción
6.5.11.30. Bienes de Consumo
6.5.11.31. Bienes de Distribución Gratuita
6.5.11.32. Pasajes y Gastos de Transporte
6.5.11.33. Servicio de Consultoría
6.5.11.39. Otros Servicios de Terceros
6.5.11.44. Impuestos, Multas y Contribuciones
6.5.11.45. Medicamentos
6.5.11.48. Materiales de Enseñanza
6.5.11.49. Materiales de Escritorio
6.5.11.52. Alquiler de Bienes Muebles
6.5.11.53. Materiales de Instalación Eléctrica y Electrónica
6.5.11.55. Servicio de Luz
6.5.11.57. Servicio de Telefonía Móvil y Fija
6.5.11.58. Otros Servicios de Comunicación
6.5.11.71. Gastos de Ejercicios Anteriores
6.5.11.72. Indemnizaciones y Compensaciones

3. Disposiciones para gastos de movilidad con cargo al fondo fijo:

a. El comprobante de pago de Caja Chica por gastos de movilidad para los

servidores y funcionarios no podrán ser superior a los montos que se
indican a continuación:
- Como máximo, S/. 4 (cuatro 00/100 Nuevos Soles), dentro de la
jurisdicción.
- Como máximo, 8.00 (Ocho 00/100 Nuevos Soles) , fuera de la
jurisdicción del Distrito, salvo justificación expresa por el servidor y
6
 autorizada por el Jefe inmediato y la Gerencia de Administración y
Finanzas.
- Como máximo, S/. 10.00 (Diez y 00/100 Nuevos Soles) en el caso que,
por la urgencia del traslado, se haya utilizado servicios particulares,
dentro de la jurisdicción debidamente autorizados por el Gerente de
Administración y Finanzas.
- En el caso de Gerentes o Sub-Gerentes, S/. 20.00 (Veinte y 00/100
Nuevos Soles) por cada comisión de servicio en el cumplimiento de
sus funciones.
- En casos debidamente justificados y con expresa autorización del
Gerente Municipal, podrán autorizarse montos mayores por concepto
de movilidad.
b. Las Unidades orgánicas u otra dependencia municipal, deberán planificar
y programar las actividades, como remisión de documentos, con la
finalidad de restringir el desplazamiento de servidores en comisión de
servicio, y de esta manera racionalizar el gasto en movilidad local.
c. Es responsabilidad de los titulares de las unidades orgánicas, determinar
de acuerdo a la urgencia y naturaleza de la comisión de servicios, el tipo
de movilidad (taxi o transporte público urbano), que debe utilizar el
comisionado.
d. Autorizar la movilidad en transporte público urbano cuando el
desplazamiento sea para actividades de rutina, que no son imprevistas.
e. No se asignará recursos para movilidad local, a los funcionarios y/o
servidores que tienen asignado a su servicio un vehículo de la
Municipalidad o alquilado por ella, salvo que por reparación de la unidad u
otra causa de fuerza mayor, no haya estado a su servicio en
determinado(s) dia(s).
f. La asignación de recursos para “movilidad local” es personal e
intransferible, debiendo ser solicitada por el trabajador previamente a
realizar comisión de servicios, mediante el Formato Correspondiente, el
cual debidamente autorizado Portu jefe inmediato y el Gerente,
correctamente llenado con letra ilegible “tipo imprenta”, será presentado al
encargado para su pago.
g. Para la asignación de fondos para movilidad local, el titular de la unidad
orgánica que autoriza, deberá tener en cuenta lo siguiente:

- Precisar el objeto de la comisión de servicios, la(s) entidad(es) de

destino y la dirección de la(s) misma(s). Si la comisión es para una
reunión de trabajo deberá precisar el asunto de la misma.
- El recibo de Movilidad Local debe precisar el nombre completo y
documento de identidad del beneficiario, tipo de movilidad a utilizar
(transporte público urbano y/o taxi), los lugares, entidades o
proveedores o contribuyentes a visitar, el costo por cada lugar y el
costo total.
- El encargado no atenderá el pago de Recibos de Movilidad llenados
en forma incompleta o incorrecta, o que no cuenten con la
autorización debida, bajo su responsabilidad.

3. DISPOSICIONES ESPECÍFICAS PARA EL PAGO CON RECURSOS DEL

FONDO FIJO:

7
1. Es responsabilidad de los encargados del Fondo Fijo para Caja Chica,
atender el pago de los gastos debidamente autorizados y justificados, de
acuerdo a las específicas del gasto establecidas en la Resolución de
Apertura.

2. No está permitido el pago de gastos que no estén autorizados expresamente

en la Resolución de Alcaldía que aprueba la apertura de Fondo Fijo para
Caja Chica.

3. La sustentación de gastos se efectuará con los documentos señalados en la

Directiva de Tesorería para cada año fiscal, aprobada por Resolución
Directoral respectiva, en lo que corresponda (factura, boleta de venta, recibo
de honorarios, etc.) y con recibo de movilidad local.

4. Es responsabilidad del encargado de administrar el Fondo Fijo de Caja

Chica, revisar los documentos del gasto (factura, boleta de venta, recibo de
honorarios, recibo de movilidad local, etc.) verificando además de la
conformidad del monto, entre otros, lo siguiente:

a. Que contengan los requisitos exigidos por la SUNAT (excepto recibos de

movilidad local), se encuentran emitidos a nombre de la Municipalidad y
con el número de RUC de la municipalidad (cuando corresponda), no
presenten enmendaduras, borraduras ni correcciones y deben estar
debidamente “cancelados.

b. Que cuenten con la autorización (firma) de los funcionarios responsables

del gasto y autorizaciones correspondientes tales como la Gerencia de
Administración y Finanzas y Gerencia Municipal según sea el caso.

c. Que contengan al reverso la justificación y/o el destino del gasto y la

recepción (firma y “recibí conforme”) del bien o servicio por parte de la
Gerencia u oficina que lo requirió, a excepción de los recibos de movilidad
local.

d. Que no tengan una antigüedad mayor de 30 días, caso contrario el

requerimiento deberá presentar un informe a su jefe inmediato, quien de
ser el caso, aprobará su pago, reemitirá a la Gerencia de Administración
y Finanzas para su aprobación.

e. Que contengan la cantidad y descripción del producto o servicio

adquirido.

f. Que los tikets de estacionamiento o de peaje y los documentos de gasto

por combustible, lubricantes, carburantes, lavado de vehículos, indiquen
la placa del vehículo de la” Municipalidad”, a nombre y firma del chofer, y
estén visados por el Sub Gerente de Servicios Generales.

g. Que los documentos de gasto de reparaciones, mantenimiento, así como

por repuestos, accesorios, aditivos y otros materiales para tales trabajos,
indiquen la placa del vehículo de la “Municipalidad”, y deben de estar
visados por el Sub Gerente de Servicios Generales.
8
 h. Que los documentos de gasto de reparaciones, mantenimiento, así como
por repuestos y accesorios de equipos de computo deben de estar
visados por el Sub Gerente de respectiva área

i. Que los documentos el gasto por alimentos (por consumo) presenten al

reverso la justificación correspondiente.

j. Verificado el documento del gasto, y efectuado el desembolso respectivo,

el encargado estampará inmediatamente en el documento el sello
restrictivo “PAGADO” (fecha de pago)”.

5. DISPOSICIONES ESPECÍFICAS PARA LA RENDICION DE CUENTAS CON

RECURSOS DEL FONDO FIJO:

1. El Encargado llevará un archivo ordenado cronológicamente de todos los

documentos de apertura (copia de la Resolución y del Comprobante de
Pago), rendiciones de cuenta con los documentos del gasto, y reembolsos
(copia de comprobantes de pago) del “Fondo Fijo para caja chica”
2. El Encargado aperturará un Registro Auxiliar Estándar denominado “Fondo
Fijo de Caja Chica” (nombre de la dependencia a la que se le asignó)…”,
debidamente foliado y autorizado por la Gerencia de Administración y
Finanzas, en el cual registrará cronológicamente los ingresos , egresos y
saldo.
3. El encargado presentará la Rendición de Cuentas, cuando el monto de los
gastos alcance como máximo el 50% del monto autorizado a efectos de
posibilitar su reembolso oportuno y evitar la desatención de los
requerimientos de gasto.
4. Los encargados del” fondo Fijo para Caja Chica” presentarán ante la
Gerencia de Administración y Finanzas, la rendición de los gastos, en el
Formato RENDICIÓN DEL FONDO FIJO PARA CAJA CHICA, en original y
tres copias debidamente firmado, sin borraduras ni enmendaduras,
sustentados con los documentos del gasto debidamente foliados.
5. Es responsabilidad de la Sub Gerencia de Contabilidad, efectuar la revisión
de las rendiciones del “Fondo Fijo para Caja Chica” de acuerdo a las
específicas del gasto autorizadas y la correcta sustentación y justificación de
los gastos.
6. El Encargado del Fondo debe mantener permanentemente bajo custodia los
fondos públicos al final de los labores del día; debiendo tomar las medidas de
seguridad respectivas.
7. El Encargado del Fondo se encuentra prohibido de realizar sus labores
propias del manejo y control del Fondo Fijo para Caja Chica, fuera de las
instalaciones municipales, ni pudiendo retirar la documentación sustentatoria
del Fondo de la sede municipal bajo responsabilidad.

6. DISPOSICIONES ESPECÍFICAS PARA EL DESEMBOLSO DEL FONDO FIJO.

1. La reposición del Fondo deberá ser solicitada en la oportunidad que se haya
gastado como máximo el 50% del monto asignado y será equivalente a la
rendición sustentada en un informe emitido por el encargado con los
9
 documentos debidamente autorizados que acrediten los desembolsos
realizados y el reporte de resumen de dichos desembolsos, señalando el
Monto del Fondo el importe de la rendición y el saldo del fondo. La
reposición se efectuará previa verificación documentaria de la Sub Gerencia
de Contabilidad y la aprobación de la Gerencia de Administración y Finanzas,
respecto de los conceptos pagados de lo cual deberá dejarse evidencia en el
reporte de resumen y en el comprobante de pago.
2. La Sub Gerencia de Tesorería dispondrá el giro de cheque del reembolso
del Fondo Fijo.
3. La Sub Gerencia de Tesorería procederá, con la autorización otorgada por el
Gerente de Administración y Finanzas, al giro de cheque para la reposición
del Fondo aprobado.
4. Una vez revisada la Rendición del “Fondo Fijo para Caja Chica”, la Sub
Gerencia de Contabilidad, previa coordinación con la Sub Gerencia de
Planeamiento y Presupuesto respecto a las especificas del gasto y
disponibilidad presupuestal, aprovisionara el reembolso y remitirá la rendición
a la Sub Gerencia de Tesorería a efecto que proceda el giro del monto
rendido a nombre del Encargado.
5. La Sub gerencia de Tesorería es responsable de emitir el Comprobante de
Pago y Girar el cheque correspondiente al reembolso, dentro de las 48 horas
siguientes. La Sub Gerencia de Contabilidad archivará la rendición y la
documentación sustentatoria conjuntamente con el comprobante de pago del
reembolso.

6. DISPOSICIONES ESPECÍFICAS PARA LA LIQUIDACIÒN DEL FONDO

FIJO:

Para el cierre del ejercicio fiscal 2007 el Administrador del Fondo Fijo debe
proceder a liquidar el Fondo a más tardar el día 29 de diciembre del presente
año; depositando el monto no utilizado en la cuenta bancaria de la Fuente de
Financiamiento que corresponda, bajo responsabilidad del Gerente de
Administración y Finanzas, el Sub Gerente de Tesorería y Encargado del
Fondo.

7. DISPOSICIONES ESPECIFICAS PARA LA SUPERVISIÒN Y CONTROL DEL

FONDO FIJO:

1. La Sub gerencia de Tesorería supervisa el manejo del “Fondo Fijo para Caja
Chica”, pudiendo disponer arqueos selectivos con conocimiento de la
Gerencia de Administración y Finanzas.

2. La Sub Gerencia de Contabilidad es la encargada de practicar

periódicamente Arqueos simultáneos programados y no programados del
“Fondo Fijo para Caja Chica”, dando cuenta a la Gerencia de Administración
y Finanzas.

3. Las Dependencias encargadas del los sistemas administrativos, dentro de su

competencia, son los responsables de desarrollar los mecanismos de control

10
 interno sobre las operaciones que se efectúen con cargo al “Fondo Fijo para
Caja Chica

4. Se deben establecer las condiciones que impida la sustracción o deterioro

del dinero en efectivo, bajo responsabilidad del Sub Gerente de Tesorería.

DISPOSICIONES FINALES

1. Cualquier anormalidad que se detecte relativa al manejo de los Fondos para

Caja Chica, se comunicará por escrito al Gerente de Administración y Finanzas
para la acción correctiva correspondiente.

2. Como mecanismo de control, se efectuarán arqueos periódicos y sorpresivos de

los Fondos, dejándose constancia escrita, la cual deberá ser firmada por el
Encargado y la persona que realizará el arqueo es la Sub Gerencia de
Contabilidad, quien lo practicará por lo menos una vez al mes.

3. El Órgano de Control Institucional se encargará de efectuar sorpresivos

controles y verificar el cumplimiento de la presente Directiva, informando al
Despacho de Alcaldía y a la Gerencia Municipal

4. La Gerencia de Administración y Finanzas es la responsable de hacer cumplir lo

establecido en la presente Directiva en el marco de las disposiciones de la
normatividad legal vigente

Chincheros, de del 2009

11