¿Qué entiende por mejorar la información documentada?

Identificar los requisitos relativos a información documentada, y conocer

cuando contar con un procedimiento documentado y cuando conservar
registros, debe localizar en  norma  ISO 9001:2015  los conceptos
mantener y retener información documentada. Como resumen para este
ejercicio se proporciona una relación de la  información documentada
(procedimientos y registros) que debe estar disponible.

¿De dónde proviene la necesidad de realizar mejoras a la información

documentada?
En la anterior versión se decía “procedimiento documentado”, la versión
del 2015 habla de “mantener información documentada”. Donde se
decía “registros” ahora se hace referencia a “retener información
documentada”. 
La clave está por tanto en diferenciar entre mantener y retener. El
concepto mantener hace referencia a disponer de un documento que
describa como llevar a cabo un proceso o actividad. Retener, por otro
lado, se refiere a dejar información como soporte.

¿Qué pasos debe seguir una organización para mejorar su documentación?

Ap. 4.3 Alcance del SGC declarando los procesos, productos y servicios
cubiertos, y la justificación en caso de que no se pueda aplicar un
requisito de la norma
Ap. 4.4 Documentar en la medida necesaria para apoyar el
funcionamiento de los procesos y tener confianza en que los procesos se
llevan a cabo como estaba previsto.
Ap. 5.2.2 Política de calidad
Ap. 6.2.1 Objetivos de calidad
Ap. 7.1.5 Evidencia sobre el seguimiento y medición como prueba de
aptitud
Ap. 7.2 Evidencia de la competencia
Ap. 7.5.1 b Determinada por la organización como necesaria para la
eficacia del SGC.
Ap. 7.5.3.2 Información documentada de origen externo que la
organización determine como necesaria
Ap. 8.2.3 Resultados de la revisión de los requisitos relacionados con los
productos y servicios
Ap. 8.3.2 Confirmación de que se cumplen los requisitos de diseño y
desarrollo
Ap. 8.3.5 Diseño y desarrollo
Ap. 8.3.6 Creación y desarrollo de los cambios
Ap. 8.4.1 Resultados de las evaluaciones, supervisión de la actuación y
reevaluaciones de proveedores externos.
Ap. 8.5.1 Condiciones para controlar la producción y prestación de
servicios incluyendo, la disponibilidad de información documentada que
establece las características de los productos y servicios, y las actividades
a realizar y los resultados que deben alcanzarse.
8.5.2 Trazabilidad
8.5.6 Resultados de la revisión de los cambios, personal que autoriza el
cambio y acciones necesarias para la producción y realización del servicio
8.6 Trazabilidad de las personas que autorizan la liberación de productos
y servicios para la entrega al cliente
8.7 Medidas adoptadas en los procesos, resultados, productos y servicios
no conformes, incluidas las concesiones obtenidas y la persona y
autoridad que tomó la decisión respecto al tratamiento de la no
conformidad
Ap. 9.1.1 Evidencias de los resultados de seguimiento, medición, análisis
y evaluación
Ap. 9.2.2 Evidencias de que se ha puesto en práctica el programa de
auditoría interna y los resultados de la auditoria interna
Ap. 9.3.2 Resultados de la revisión por la dirección
Ap. 10.2.2 Evidencia de la naturaleza de las no conformidades y de
cualquier acción tomada posteriormente y los resultados de cualquier
acción correctiva

¿Cómo se controla la mejora o actualización de la información documentada?

Para el control de la información documentada, la organización debe abordar las
siguientes actividades, según corresponda:
a) distribución, acceso, recuperación y uso;
b) almacenamiento y preservación, incluida la preservación de la legibilidad;
c) control de cambios (por ejemplo, control de versión);
d) conservación y disposición. La información documentada de origen externo, que
la organización determina como necesaria para la planificación y operación del
sistema de gestión de la calidad, se debe identificar, según sea apropiado, y
controlar.
La información documentada conservada como evidencia de la conformidad debe
protegerse contra modificaciones no intencionadas. NOTA El acceso puede
implicar una decisión en relación al permiso, solamente para consultar la
información documentada, o al permiso y a la autoridad para consultar y modificar
la información documentada.