OCTAVA SEMANA

Definición de los hechos necesarios

Fuentes y formas de obtener los datos

 1. Definición de los hechos necesarios
Los hechos son los materiales de
construcción de cualquier trabajo de
consultoría. Los consultores necesitan
disponer de un considerable numero
de hechos para tener una visión clara
de la situación, llegar a una definición
precisa del problema y ajustar sus
propuestas a la realidad.
 Los hechos deben permitir el
examen de los procesos, las
relaciones, las causas y las influencias
mutuas, con particular atención a
las oportunidades insuficientes
aprovechadas y a las posibles
mejoras.
*Dificultades de la determinación
del problema:
 Confusión de los síntomas con los
problemas.- Este es el error mas corriente.
Ideas preconcebidas acerca de las causas
de los problemas.- Creen saber cuales
<<deben>> ser las causas de los problemas.
 Examen de los problemas desde un punto
de vista técnica exclusivamente.-
Preferencia a un sector técnico.
Ignorancia de cómo se percibe el problema
en diversas partes de la organización.-
desconoce la precepción de otras áreas.
 Diagnostico no acabado del problema.-
limitaciones de tiempo , costo u otras
razones se da un diagnostico prematuro.
 Falta de aclaración del objetivo
prioritario.- Pone su atención a
problema erróneo.
 *Plan para recopilación de datos
Esta recopilación seha de preparar determinando exactamente que datos serequieren. Al definir
el alcance de los datos, el consultor de la empresa tiene presente que:

<<Elobjetivo no esla investigación ni el establecimiento de la responsabilidad por

los defectos anteriores. El objetivo del diagnostico esimpulsar la adopción de
medidas con respecto a un problema, medidas que mejoren el funcionamiento de
la organización>>

Los hechos que sehan de

recopilar e investigar tienen La planificación de la recopilación de los datos
que determinarse en incluye asimismo la decisión sobre que aspectos del
estrecha colaboración con problema y que relaciones no requieren datos
el cliente,, en especial con detallados
los miembros de la
organización cliente que
saben que registros se
llevan, su grado de
fiabilidad y que datos
habrá que buscar en otras
fuentes
 *Contenido de datos
Todo consultor experimentado sabe
que tipos aparentemente idénticos
de datos
pueden tener significado o contenido
diferente en distintas organizaciones.

Si el consultor no consigue
establecer los límites de precisión
antes de reunir los datos, no podrá
obtener lo que necesita y tendrá
que repetir el proceso de registro,
por ejemplo, los tiempos de una
operación se podrán registrar en
minutos o en décimas o centésimas
de minuto, cuando se necesiten
segundos.
 *Grado del detalle
El grado de detalle de los hechos requeridos será en general superior
a que senecesita con respecto a los daos utilizados en los estudios
preliminares de diagnostico.

Al comienzo de una tarea de consultoría esposible que el consultor

tenga dificultades para obtenerlos y evaluar las ventajas que
aportaran hechos detallados. Antes de acopiar los datos, no podrá
saber que deficiencias o posibilidades de mejora van a revelar
.

Por otro lado, el consultor puede

reunir primero los datos en amplias
categorías (por ejemplo, número total de
días de licencia por enfermedad
tomados por los trabajadores). El análisis
de esos datos sugerirá un mayor grado
de detalle (por ejemplo, número de días
de licencia de enfermedad tomados por
cada grupo de edad , tiempo, niveles
etc)
 *Periodo
El periodo debe ser lo suficientemente largo para determinar
un ritmo estable o variabilidad de la actividad, indicar los
índices del crecimiento o disminución y revelar las
fluctuaciones de las actividades debidas a variaciones
estacionales o a ciclos económicos.

Los periodos han de ser comparables: los meses o las

semanas deben de incluir el mismo numero de días
laborales.

Los periodos que proceden a cambios importantes en el

funcionamiento se han de examinar por separado de
funcionamiento normal. La elección del periodo debe de
tomar en cuenta la posibilidad de riesgo sobre el pasado y
los cambios a futuro

Obviamente la elección del período ha de tener en cuenta la

disponibilidad de registros sobre el pasado y de los cambios
que el cliente pueda haber introducido en los procedimientos
de registro.
 *Aspectos
Abarcados

*En lo que
Por regla GENERAL, se
respecta al recopilara información
alcance, el respecto de los pocos
consultor debe elementos vitales que
representan el grueso
decidir si ha de de la actividad en el
reunir una periodo actual, y con
información total, o respecto a los a los
elementos que es
únicamente una probable pasen a ser
selección. vitales en el futuro
 *Organización y tabulación de los datos

El trabajo preparatorio de la recopilación de los datos incluye

decisiones sobre su organización y tabulación que se adoptan
teniendo en cuenta el uso final al que se destinada. Entre las
agrupaciones mas características figuran las siguientes:

• Con respecto a los acontecimientos:

tiempo, frecuencia, índice, tendencias, causas, etc.

• Con respecto al personal: edad, sexo, nacionalidad,

situación familiar, ocupación, etc.

• Con respecto a los materiales: dimensión, valor,

características técnicas, fuente, etc.

• Con respecto a los recursos, insumos, productos, procesos

y procedimientos: índices de actividad, distribución geográfica,
utilización del equipo, etc.
 2. FUENTES Y FORMAS DE OBTENER LOS DATOS

*Fuentes de los datos:

En general, los hechos se presentan ante
Los consultores en tres formas:

Registros.- son hechos almacenados de tal forma que se

pueden leer o transcribir. Incluyen documentos, archivos de
computadora, películas, cintas, etc.
 Acontecimientos y condiciones.- son los actos y
actividades, y las circunstancias que los rodean, que se
pueden observar.
Los recuerdos.- son toda la información almacenada
en las mente de las personas que trabajan en la
organización del cliente, están asociadas con ella o
simplemente pueden proporcionar información útil para el
consultor.
  *Recuperación de los datos registrados:

 Los registros son una fuente prolífica de información y

algunos de ellos serán objeto de examen y estudio en
cualquier misión de consultoría de empresas.
Existen ciertas trampas que se deben evitar al recuperar
los datos registrados:

 Muchos registros no son fiables y dan una idea

distorsionada de la realidad.
 Es común en organizaciones que diversos
departamentos tengan registros diferente sobre las
mismas actividades, insumos o productos.
 Los criterios y los valores utilizados en el registro de
datos se modifican y el consultor debe conocer estas
modificaciones
 OBSERVACIÓN

La observación es el método que el consultor emplea para

obtener información que no se pueda obtener de inmediato.
El consultor esta presente mientras sucede el acontecimiento
y utiliza sus facultades de visión y audición para anotar como
se produce el acontecimiento con el fin de sugerir un
mejoramiento de la practica

En la consultoría de impulsión del proceso, el observador

puede ser un observador en reuniones de la dirección y del
personal durante las cuales es posible determinar los
procedimientos y comportamientos del grupo que esta
relacionado con el problema, normalmente la observación se
centra mas en grupos que en individuos.
El consultor puede también observar las formas en que se establecen
relaciones
¿Dónde se reúne el personal para hablar e intercambiar información
?¿quien tiene contactos de trabajo o informales frecuentes y con
quien?¿quien evita a quien?¿que esquema surge de estos contactos.

Entre la información que el consultor suele obtener por medio de la

observación cabe mencionar la siguiente:

•Trazado de la fabrica. Los almacenes y las oficinas

•Flujo de las operaciones, los materiales y los trabajadores
•Métodos de trabajo, ritmo y disciplina del trabajo
•Condiciones de trabajo( ruido, iluminación, temperatura, ventilación,
orden y limpieza)
•Actitudes y comportamiento de los directivos superiores e intermedios,
los supervisores, los especialistas del personal y los trabajadores
•Relaciones interpersonales y entre grupos
 Dado que a la mayor parte de las personas se sienten
incomodas cuando se les observa , el consultor debe de
poner especial cuidado en procurar que se sientan
tranquilas antes de empezar a observar sus actividades

 Primeramente les debe explicar lo que va hacer, no debe empezar a

observar a los trabajadores sin advertírselos.
 Debe explicar el objetivó de su estudio y señalar claramente que no
es critico, sino obtener información fiable.
 Pedirle a los trabajadores que formulen sugerencias para mejorarla
con lo cual se obtendrá su cooperación.
 En este cometido, el consultor tendrá interés en información sobre:
 Experiencia , Creencias, Grado de confianza en si mismo,
Ambiciones, gustos, intereses o motivos especiales, personas a las
que el entrevistado respeta y a las que no respeta, sociabilidad,
buena disposición para cooperar, y motivación para el cambio
 INFORMES ESPECIALES

Se puede pedir a individuos o equipos de la

organización que ayuden en la realización del cometido
reflexionando sobre aspectos particulares del problema
y formulando sugerencias por medio de un informe
escrito especial

Este método es selectivo se elegirán a los empleados que es

probable tengan opiniones concretas sobre el problema que se trate
, no obstante si alguien de la organización prepara un informe
especial por propia iniciativa se debe de aceptar con satisfacción ,
aunque tratándola con cierta cautela
 CUESTIONARIOS

En la consultoría de empresas un cuestionario es útil para obtener un

numero limitado de hechos sencillos de un gran numero de personas o
de personas ampliamente separadas entre si.

El cuestionario se puede distribuir a corresponsales con una nota

explicativa en la que se les pida que los completen y devuelvan, o
encuestadores pueden formular preguntas a diversas personas y anotar
sus respuestas en el cuestionario se debe indicar a el encuestado.

•Por que se le formulan las preguntas

•Quien las esta formulando
•Que va hacer el interrogador con las respuestas
•A quien mas se va a interrogar
ENTREVISTAS

La entrevista es flexible y adaptable. Si una sucesión de preguntas

no consigue obtener los resultados requeridos, se probara con otra
las respuestas del entrevistado pueden servir de orientación.

El consultor aprende no solo de las respuestas directas que recibe, sino

también de las deducciones, observaciones, digresiones, opiniones,
anécdotas, actitudes y gestos que las acompañan, a condición de que
este en guardia y atento.

Como todos sabemos, los mensajes no verbales pueden estar cargados de

significado.

Al planificar la entrevista el consultor determinara que datos desea

obtener, de quien, cuando, donde y como.
 • Preparar las preguntas que es probable
revelen los datos requeridos.
Antes de la entrevista • Informarse así mismo de el empleo
del entrevistado y de su
personalidad.

• Comenzar la entrevista en una

atmosfera relajada y agradable
Durante la entrevista • El consultor no debe interrumpir a el
entrevistado

• El consultor debe volver a leer las

notas de la entrevista
Después de la • Si procede se deberá remitir a
entrevista el entrevistado un resumen
mecanográfico para que lo
verifique.
REUNIONES PARA LA RECOPILACIÓN
DE DATOS

Es una especie de entrevista colectiva, cuyo objetivo es

obtener datos relativos al problema.

En la recopilación de los datos deben participar todas las

personas que tiene relación con el problema de alguna
manera.

No obstante una reunión de recopilación de datos no debe de

ser demasiado amplia esto puede impedir que los presente
compartan la información necesaria, tal ves se lleven acabo
mas reuniones pequeñas con el fin de crear un clima mas
intimo que es esencialmente para la recopilación de datos
 ESTUDIO DE LAS
ACTITUDES DE LOS
EMPLEADOS

Estudios
de la
actitud de
Las actitudes del personal de la organización
losdesempeñan cierto papel en la mayor parte de la
consultoría el consultor esta atento a las
empleado actitudes al observar las operaciones y los
s procedimientos entre el cliente y su personal.
 ESTIMACIONES
Toda estimación es provisional y nunca sustituye plenamente
a lo establecido.

El consultor puede aceptar las estimaciones del cliente:

• Con respecto a hechos que el cliente esta familiarizado(operaciones
de las maquinas o modalidades de trabajo)
• Sobre aspectos de la situacion actual no es necesario
precisar(porcentaje de los costos gerenciales administrativos, para
saber si estos se han de controlar de forma escrita)

Quienes pueden efectuar las mejores estimaciones o previsiones

son las personas que realizan la actividad de que se trate, pues
tiene un conocimiento directo además aceptaran mas fácilmente
propuestas basadas en los datos que ellos mismos han
suministrado.
TAREA

 Haga un resumen con sus propias palabras de toda la

octava semana

 Máximo 2 hojas, Arial 12 , espacio y medio