UNIVERSIDAD PÚBLICA DE EL ALTO

CARRERA: CONTADURIA PUBLICA

DOCENTE: LIC.CHIPANA M. EUFRACIO FELIPE

TEMA 9 LOS MANUALES

1. INTRODUCCION

El manual es una guía a la que debe regirse una institución, así como las personas integrantes del
sistema, tiende a normar las diferentes actividades que va a cumplir un sistema. Este manual resume
todas las normas principios y recomendaciones de organización y funcionalidad de un sistema, más aun
tratándose del Sistema Contable es prioritario dentro de una empresa establecer los citados
requerimientos.

2. CONCEPTO DE MANUAL

En forma general podemos mencionar que los manuales son herramientas con que cuentan las
organizaciones para facilitar el desarrollo de sus funciones administrativas, financieras y operativas. Son
instrumentos de comunicación.

Los manuales se constituyen fundamentalmente en un instrumento de comunicación, si bien es cierto

que existen diferentes tipos de manuales que satisfacen diferentes necesidades, entonces podemos
describirlos como a “un cuerpo sistemático que contiene la descripción de las actividades que deben ser
desarrolladas, por los miembros de una organización y los procedimientos a través de los cuales deben
ser cumplidos”.

3. ALCANCE Y LIMITACIONES DE LOS MANUALES

Los manuales constituyen parte del proceso de comunicaciones en la empresa; sirve para cumplir la
función unificadora de las partes de la organización formal.

En todas las organizaciones se producen casos conflictivos, situaciones de crisis; el manual es útil para
dirimir problemas de jurisdicción, superposición de funciones, responsabilidades y autoridad.

El legado de experiencia, habilidad y capacidad de los jefes encuentra una vía natural de transmisión
en los manuales.

Los manuales ayudan a la planificación, coordinación y control de la organización y, en la medida de

tal ayuda adquiere importancia, son instrumentos para dirección de la empresa.

Proveen una información para todas las prácticas de la empresa.

Aseguran continuidad de prácticas aceptadas por los jefes.
Normalizan o establecen un estándar de trabajo.

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Proveen un elemento de base para la revisión del sistema en forma periódica, ordenada y
permanente.

Ayudan a que todos los jefes tengan una mejor comprensión de las necesidades totales de la empresa
y de cómo se llevan a cabo las funciones de cada una de esas agrupaciones arbitrarias de
especialidades.

Establecen un medio para coordinar la recepción y emisión de informaciones.

4. TIPOS DE MANUALES
Podemos mencionar a los siguientes:
 Manual de organización y funciones
 Manual de procesos
 Manual de procedimientos
 Manual de contabilidad

a) Manual de Organización y Funciones

El manual de organización es el conjunto de normas que rigen y establecen las relaciones entre los
miembros de la organización, dichas relaciones pueden ser verticales y horizontales.

Este manual cumple la función de integrar a cada uno de los miembros de la organización de manera
sistemática, permanente.

Hay que reconocer que no existe la posibilidad de que funcione un grupo humano sin norma alguna,
porque las personas son la organización, de cómo se elaboren las normas, como se divulguen y como se
controlen dependerá del éxito del manual.

En estos manuales se encuentran determinados la misión, visión y objetivos de la organización y las

funciones básicas de conducción de la entidad.

Este manual sirve para que cada integrante de la entidad conozca lo que se espera de el, de manera tal
que puedan comprender la organización y sus partes.

b) Manual de Procesos

El Manual de Procesos y Procedimientos documenta la experiencia, el conocimiento y las técnicas que se

generan en un organismo; asimismo se considera que esta suma de experiencias y técnicas conforman la
tecnología de la organización, misma que sirve de base para que siga creciendo y se desarrolle la misma.

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Al documentar la tecnología, se contribuye a enfocar los esfuerzos y la atención de los integrantes de

una organización hacia la mejora de los sistemas de trabajo y su nivel de competividad.

El manual de Procesos de una organización es un documento que permite facilitar la adaptación de cada
factor de la empresa (tanto la planeación como de gestión) a los intereses primarios de la organización;
alguna de las funciones básicas del manual de procesos son:

 El establecimiento de objetivos
 La definición y establecimiento de guías, procedimientos y normas.
 Las limitaciones de autoridad y responsabilidad
 La generación de recomendaciones
 La creación de información eficaces
 La institución de métodos de control y evaluación de la gestión

IMPORTANCIA

La importancia de estos manuales radica en que nosotros utilizamos un diseño o sistema para analizar
sobre un diseño la forma operativa, determinando la capacidad de transformación de un proceso en
cantidad y calidad.

La cantidad de acciones y/o procesos que deben ejecutarse, la dificultad, calidad, complejidad y grado
de decisión de cada acción, la relación de las acciones dentro del contexto del proceso, las cargas de
trabajo. Como los procesos que frenan y detienen la fluidez del proceso.

TECNICAS DE CONFECCION

Analizamos el
Proceso

Forma Capacidad de Caracteristicas del

Operativa Transformacion Procedimiento

Cantidad-Calidad

Entre las técnicas de confección podemos citar los siguientes:

PLANTEO DEL PROBLEMA

En esta donde si existe o no problemas en el diseño vigente y cual es dicho problema.

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DIAGNOSTICO

Necesariamente para determinar problemas en los sistemas vigentes hay que efectuar un diagnóstico y
este se realiza a través del relevamiento de la información y también una investigación de operaciones.

Más adelante se efectúa un análisis paso a paso, será planteado en un diagrama y flujograma y se
comienza a plantear las alternativas de casos, esta labor permitirá calificar y evaluar cada una de las
operaciones, determinar cuáles carecen de control, significado, eficiencia, demostrar su complejidad,
detectar procesos innecesarios, omisiones e inadecuaciones, etc.

INTERPRETACION ESCRITA DE LOS DISEÑOS EXPLICADOS

Debe tomarse en cuenta;

 Asignarle un número que permita archivarlo para una posible posterior modificación.
 Asignarle un nombre con relación a la función o procedimiento.
 Anotar fecha de elaboración, aprobación y vigencia.
 Llevar un control de los cambios efectuados y motivos de los mismos y las fechas.
 Describir a todos y cada uno de los involucrados a nivel de puestos de trabajo, supervisores y
direcciones, explicando sus responsabilidades y funciones, tanto en la acción como en la
supervisión.
 Se asignan responsabilidades de control y de cumplimiento.
 Hay que describir paso a paso y secuencialmente cada una de las acciones.
 Se llama alternativas de casos a 2 o 3 alternativas que mejore el proceso o también se pueda
mejorar combinando el primero o la segunda alternativa.

Ejemplo:

PROCESO NARRATIVO DE COMPRAS

RS PROCESO NARRATIVO No. Pagina

ACTIVIDAD COMPRAS
I. DEL ORIGEN DE LA SOLICITUD DE LA COMPRA
En su desarrollo citar formularios a utilizar adjuntando al mismo en calidad de modelo
Ejemplo pedido o solicitud de compra
II. DEL PROCESO DE COTIZACIONES
Desarrollo de las características de la solicitud, Form. Pedido de Cotizaciones.

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MANTENIMIENTO

De acuerdo a la estructura orgánica de cada entidad, el mantenimiento se puede efectuar en forma

trimestral, semestral, y anualmente, esto según las necesidades y obligaciones que tiene cada entidad o
empresa, es por eso que se recomienda en este punto del mantenimiento se debe efectuar
generalmente en forma permanente.

c) Manual de Procedimientos

Es la descripción de los pasos que se deben de seguir para el cumplimiento de tareas, es la secuencia de
procesos (serie de operaciones coherentes referidas a un puesto de trabajo).

Es una secuencia de operaciones coherentes referidas a un puesto de trabajo que se efectua para el
tratamiento uniforme de tareas con carácter repetitivo.

Los procedimientos son reglas para el personal, los mismos que deben ser respetados en el ejercicio de
sus funciones; son el resultado de los objetivos preestablecidos y como tales se consideran mejor como
decisiones tomadas durante el diseño del sistema contable y administrativo en forma escrita para su uso
posterior.

El objetivo de los manuales de procedimientos es efectuar un tratamiento uniforme de tareas con

carácter repetitivo. Los procedimientos pueden ser considerados como reglas, las mismas que deben ser
respetadas por los miembros de la organización en el ejercicio de sus funciones en relación con el
sistema.

Dentro los principios objetivos de los manuales de procedimientos citaremos los más prácticos:

 Formular por escrito las operaciones de la empresa

 Permitir un estudio y análisis teóricos de las mismas
 Reglamentarias
 Entrenar y seleccionar personal
 Evaluar con mayor facilidad los cambios.

En este último objetivo se debe formular por escrito las operaciones de la empresa, para permitir
realizar un estudio y análisis teórico de la misma, reglamentar, entrenar y seleccionar al personal y
evaluar con mayor facilidad los cambios.

CONTENIDO DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Al elaborar manuales de procedimientos es importante considerar los siguientes acápites:

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a) Tabla de contenido

Se elabora un listado de ubicación de los procedimientos para que el usuario pueda identificar un
procedimiento considerado para él, útil o como material de consulta.

b) Introducción

En este acápite se efectúa una justificación resaltando la importancia de los procedimientos que se
elaboraran en la entidad, unidad o sector de la institución.

c) Metodología

En este punto se desarrolla una breve descripción de la metodología que se utilizara en la elaboración
de los procedimientos.

d) Simbología

Se presentan los símbolos y su significado que se utilizara en la flujo diagramación

e) Narrativos

Se señala el contenido que tendrá cada uno de los narrativos en los que se describen con detalle cada
una de las operaciones.

f) Formularios

Se indica en esta parte los criterios que se utilizaran en la elaboración y diseño de los formularios en
cada uno de los procedimientos considerando los siguientes aspectos:

 Formato
 Código
 Tamaño
 Número de Copias
 Destino de cada una de las copias

IDENTIFICACION DE PROCEDIMIENTOS

Existen diferentes métodos para identificar los sistemas contables sobre todo que deben ser elegidos y
por tanto desarrollados, uno de ellos consiste en remitirse a los estados financieros e identificar cuenta
por cuenta, cuantos procedimientos requieren en función de los siguientes elementos:

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* Complejidad de la cuenta
* Importancia de la cuenta

d) El Manual de Contabilidad

Los manuales de contabilidad son documentos que guían la acción y/o acciones de los involucrados en
las áreas de finanzas o contabilidad.

Estos manuales describen en forma secuencial y detalladas todos y cada una de las tareas, acciones y
registros que deben tomarse en cuenta en todo diseño contable.

En el área contable los manuales tienen una aplicación amplia que sirve de guía para el trabajo que debe
desarrollar el personal del departamento de contabilidad.

Consideramos que los manuales aplicables en el área contable son:

 De políticas contables
 Del código contable o de cuentas contables
 De normas y procedimientos contables

MANUAL DE POLITICAS CONTABLES

Estos manuales detallan todos y cada una de las políticas que se siguen en la organización con relación a
los registros contables.

Es importante destacar que estas políticas deben estar concordantes con los Principios de Contabilidad
Generalmente Aceptados PCGA.

Las políticas de contabilidad deben ser organizadas, enunciadas y detalladas en el orden en que se
presentan las partidas en los estados financieros y alas que son asociadas.

Estos manuales pueden subdividirse en:

 Políticas Generales de Contabilidad

 Políticas específicas de Contabilidad

La primera son declaraciones que enuncian la aceptación de los principios de contabilidad generalmente
aceptadas, mientras que las segundas se refieren a los tratamientos contables especiales y aplicables a
ciertas operaciones o transacciones de partidas específicas de los estados financieros .Estas políticas
pueden ser enunciadas con base en el orden de presentación de las partidas en los estados financieros.

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TIPOS DE PLAN DE CUENTAS

Cada entidad u organización en el desarrollo de sus operaciones tiene un determinado plan de cuentas
en función a sus características y objetivos; por tanto es importante conocer el rubro de actividad de la
organización en la cual se ha de elaborar el manual de contabilidad y su correspondiente plan de
cuentas. COMERCIALES

SERVICIOS
PRIVADAS

ORGANIZACIONES
INDUSTRIALES

PUBLICAS

a) Entidades privadas comerciales

Estas organizaciones se dedican a la comercialización de bienes tales como: alimentos, prendas de vestir
, equipos eléctricos, electrónicos , electrodomésticos; productos químicos , de farmacia, ferretería, etc.,
y pueden ser:

*Al por mayor

Son organizaciones unipersonales o sociedades que importan de manera directa bienes de países
diferentes al que realizan sus operaciones y tienen relación directa con los fabricantes, y por lo general
comercializan sus productos al por mayor.

*Al por menor

Son organizaciones pequeñas, medianas o grandes y son las que comercializan bienes al menudeo o por
unidades a los clientes en forma directa.
Este tipo de organizaciones cuentan con su propio plan de cuentas.

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b) Entidades Privadas de servicio

Son organizaciones que por lo general prestan servicios de energía, transporte, educación, salud, control
externo (auditorias), consultoría, hotelera, etc. Por lo general también sus planes de cuentas tienen
características muy particulares que solo hacen a este tipo de organizaciones.

Los profesionales particulares tales como médicos, arquitectos, ingenieros, contadores, auditores,
abogados, etc. También tienen que tener su propio plan de cuentas en función a las características de
sus actividades.

c) Entidades privadas industriales

Dentro de este tipo es empresas están comprendidas las extractivas que explotan los recursos naturales
no renovables tales como las mineras, petroleras, etc., o las que explotan recursos renovables como las
empresas agropecuarias que realizan la explotación en la agricultura y la ganadería, explotación
maderera, pesquera, etc.

Existen también las manufactureras o de fabricación que transforman la materia prima en productos
intermedios o finales tales como las maquinarias, productos químicos, alimentos, equipos eléctricos,
electrónicos, electrodomésticos, prendas de vestir, etc.

Estas entidades cuentan con sus propios planes de cuentas en las que se incluyen las cuentas de costo.

d) Sector publico
Estas entidades son las que dependen del gobierno y reciben recursos económicos del Tesoro General
de la Nación o de la renta interna o destinada por coparticipación.

De acuerdo a la ley 1178 estas entidades están normadas en su contabilidad por el sistema de
Contabilidad Integrada en la que se tiene un solo plan de cuentas para todas ellas en el territorio
nacional.

MARCO NORMATIVO

Entre el marco normativo toda organización se tienen que enmarcar de acuerdo a normar legales
vigentes dentro del territorio nacional y también se puede acudir a normas internaciones para la
contabilidad.

a) El comité de normas internacionales de contabilidad

b) Normas internacionales de contabilidad
c) Normas de contabilidad
d) Marco conceptual de las normas internacionales de información financiera NIIF

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e) Código de comercio
f) Número de identificación tributaria NIT
h) Licencia de funcionamiento

EL COMITÉ DE NORMAS INTERNACIONALES DE CONTABILIDAD

Este organismo es conocido internacionalmente como Internacional, Accounting Standards Comité

(IASC), es armonizador, profesional de contexto mundial.

Su principal objetivo es el de emitir, difundir e implantar Normas Internacionales de Contabilidad

(NIC’S).Este organismo fue creado el año 1973.

Los órganos colegiados del IASC son:

 El consejo que dirige las actividades de la Comisión y aprueba los proyectos y las normas en si.
 De este consejo depende el Comité de Interpretaciones que realiza las labores de interpretación
oficial de las normas del IASC.
 El grupo consultivo reúne a analistas financieros, ejecutivos de finanzas, bolsa de valores y otros,
estos emiten criterios y puntos de vista que son tomados en cuenta en cada uno de los niveles
de preparación y emisión de normas.

5. TECNICAS DE PREPARACION DE MANUALES

Existen muchas técnicas una que es más conocida universalmente es el TOP-DOWN siendo su
particularidad los manuales flexibles a través de los cuales se podrá.

Asignar funciones en conjunto en toda la empresa, para luego desglosar los primeros niveles hasta los
últimos de arriba abajo.

CONTENIDO:

Ejemplo: Nombre del área, características funcionales

6. MANTENIMIENTO

Toda estructura organizativa así como los manuales deben ser objeto de un periódico mantenimiento a
efecto de no inferir todo un proyecto, es más debe ir a la par del desarrollo, por Ej.: el presente
organigrama debe ser objeto de mantenimiento una vez evaluado.

La organización o empresa definitivamente se ha visto que tiene un proceso de cambio que puede hacer
áreas como un puesto de trabajo, sus relaciones funcionales, etc., estos aspectos ameritan de que los
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manuales de cualquier naturaleza o forma tengan que ser actualizados y adecuados permanentemente
por tanto su flexibilidad debe permitir efectuar los cambios que permanentemente sufren las
organizaciones.

7. LINEAS DE COMUNICACIÓN

Es el proceso fluido de la comunicación que debe existir en la organización sin embargo en la mayoría de
las empresas existe problemas de comunicación y debido a esto se genera los corto circuitos o falta de
previsiones por parte de los ejecutivos y los mandos superiores, medios e intermedios .Un claro ejemplo
de eta situación puede ser la poca dilución de circulares, instructivos, lenguaje poco entendibles o
accesible al nivel y formación de los empleados, las comunicaciones verbales de las que en caso de
omisión o mala ejecución de tareas no se tienen constancia.

8. DIFICULTADES

Durante el proceso de comunicación de los manuales se identifican dos tipos de dificultades:

8.1 MATERIALES

Los materiales a su vez se dividen en:

1.- Fuera de oportunidad
2.- No procedente
3.- Poco difundida
4.- Lentitud

8.2 SICOLOGICAS

1.- Poco entendible

2.- Recorrido con corto circuito
3.- Vocabulario inadecuado
4.- Relación expedidor – destinatario
5.- Presentación y tenor
6.- Fragmentación

9. ELEMENTOS DE UN MANUAL

Los elementos que constituyen y que son de interés especial, son aquellos que serán objeto de consulta
y se encontraran ubicados en lo que se denomina “cuerpo principal” y que generalmente están
constituidos por:

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 Organigramas
 Funciones
 Normas
 Instrucciones
 Procedimientos
 lineamientos
 Otros instrumentos

Estos dependen del tipo de manual que se trata, sin embargo existirán otras partes componentes que
cumplirán funciones de ayuda para facilitar la consulta y ubicación de los temas o cosas por resolver.

10. PARTES DE UN MANUAL

Todo manual comenzara con una sección dominada.

 Contenidos donde se deben enunciar las partes o secciones integrantes del manual.
 Seguidamente se describe en forma detallada el INDICE en que todo texto, indicara el
número de página en que se localiza cada título y sub- título.
 En un índice numérico será la INSTRUCCIÓN en la que se explicara el propósito del manual y
se incluirán aquello comentarios que sirvan para disponer el lector y clarificar los aspectos
contenidos en los capítulos siguientes.
 La cuarta sección contendrá las INSTRUCCIONES PARA EL USO DEL MANUAL es decir
explicara de qué manera se logra ubicar un tema en el cuerpo principal, para efectos de una
consulta.
 La quinta sección es el CUERPO PRINCIPAL es decir la parte más importante y la verdadera
razón de ser del manual contiene el verdadero objetivo que le dio origen.

Es importante que en la redacción de manuales se emplee cierta terminología, que si bien comprende
expresiones de uso común, es conveniente que exista una definición de los términos técnicos con el
propósito de uniformar y estandarizar en función de normas establecidas para una fácil comprensión.

11 CLASIFICACIÓN DE MANUALES

Estos pueden ser:

 Manuales de Política ”Decisiones o actitudes de dirección”
 Manual de Procedimientos “Explicación de la Acción”
 Manual de Organización de la oficina “Centralización o descentralización”
 Manuales de Orientación, es la introducción a una determinada oficina.

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También existe otra clasificación:

 Manual de Contenido Múltiple
 Manual de Historia
 Manual de la Producción
 Manual de procedimientos
 Manual de otras funciones
 Manual de funciones del área financiera
 Manual de Organización
 Manual de Políticas
 Manual de Ventas
 Manual de personal

12 ENTRENAMIENTO

No existe mejor forma para poner en marcha un manual que el mismo haya tenido un entrenamiento
previo por el personal constituyendo parte de la garantía, y porque, algo no probado no ofrece las
garantías del caso, una vez que tenga plena vigencia se podrá observar los frutos del entrenamiento
de los manuales de organización, funciones y procedimientos.

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