Buenas Prácticas Practicas

Para el Manejo de Caja

Menor
www.auditool.org
Contar con una adecuada custodia y administración de la "caja menor" pareciera ser algo
elemental en cualquier organización, sin embargo, las debilidades de control en los procedimientos
que establecen las compañías para dicha administración, puede ser la primera señal de un
ambiente de control débil para los funcionarios, así como el inicio de un potencial fraude.

A continuación presentamos una lista de verificación para comparar las prácticas actuales con las
mejores prácticas:

Práctica SI NO N/A

Se tiene establecido un Manual de Caja Menor.

Se han establecido formalmente los cargos que pueden autorizar

la apertura, cancelación, traslado o cambio en el monto de dinero
asignado para la caja menor.

Se ha realizado la entrega formal de la administración y custodia

de la caja menor al personal responsable por parte de los
funcionarios autorizados.

Se ha realizado la entrega de los procedimientos que se deben

seguir en la administración y custodia de la caja menor a los
funcionarios responsables.

Se tiene definido formalmente el monto de efectivo que compone

la caja menor.

Se han establecido y divulgado cuales son los documentos que

se reciben como soporte para la realización de reembolsos,
según lo establecido por la legislación nacional.

Se han divulgado los conceptos de compras y/o gastos, así como

los montos máximos que serán reembolsados por caja menor.

Se han definido formalmente los cargos que deben autorizar los

gastos presentados para el reembolso en caja menor.
 Práctica SI NO N/A

Se han definido el número de días límite para la legalización de

recibos provisionales, y dicho número de días no es mayor a dos.

Se ha establecido realizar y documentar arqueos periódicos, por

funcionarios adecuados.

Los funcionarios responsables de la administración y custodia de

la caja menor, han suscrito pagarés y/o autorizaciones de
descuento de su salario, en caso de identificarse diferencias en el
saldo de la caja.

Se tiene establecido tanto el porcentaje y/o el valor en dinero del

total del monto de la caja, en el cual se debe solicitar el
reembolso.

Todo reembolso de caja es realizado con el soporte del registro

contable del mismo.

En el manual de caja, se describen todas aquellas compras o

pagos que no deben realizarse por caja menor.

Se cuenta con una adecuada custodia física de los dineros y

soportes correspondientes a la caja menor, así como su acceso
es restringido.

Los funcionarios que custodian y administran la caja menor, son

independientes a los funcionarios de contabilidad.