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documental
José Alberto Alonso Martínez
PID_00144969
CC-BY-NC-ND • PID_00144969 Archivística y gestión documental
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CC-BY-NC-ND • PID_00144969 Archivística y gestión documental
Índice
Introducción............................................................................................... 5
Objetivos....................................................................................................... 6
1. La archivística.................................................................................... 7
1.1. La archivística, una ciencia interdisciplinaria ............................ 7
1.2. Bases teóricas de la archivística .................................................. 9
1.3. Archivos, bibliotecas y museos: diferencias y similitudes ........... 12
2. La gestión documental..................................................................... 16
2.1. La gestión documental en las organizaciones ............................ 16
2.2. El records management norteamericano ....................................... 19
2.3. El recordkeeping australiano ......................................................... 23
Bibliografía................................................................................................. 27
CC-BY-NC-ND • PID_00144969 5 Archivística y gestión documental
Introducción
Esta duplicidad de funciones hace que la archivística sea una ciencia interdis-
ciplinaria que comparte puntos en común con otras ciencias de la información
y la documentación: la museología, la biblioteconomía y la documentación.
No obstante, la gestión de los archivos también presenta unos rasgos distin-
tivos. En este sentido, la archivística parte de unos principios metodológicos
que tienen en cuenta que los fondos documentales de los archivos son con-
juntos orgánicos y que los documentos recurren un ciclo vital.
Por otra parte, los organismos públicos y las empresas privadas se ven en la
necesidad de abordar con suficientes garantías la gestión de los documentos
que evidencian sus actividades y sirven, por consiguiente, para dar soporte a
la toma de decisiones, garantizar la rendición de cuentas y demostrar el cum-
plimiento de los requisitos legales y normativos. Ello supone establecer bue-
nas prácticas orientadas a llevar a cabo un control sistemático de la creación,
mantenimiento y preservación de los documentos producidos por las diversas
áreas o unidades de una organización. Con el fin de asegurar que se da una
protección adecuada a los documentos administrativos han surgido diversos
modelos, entre ios que hay que destacar el records management norteamerica-
no, que se basa en el concepto de ciclo de vida de los documentos (records
lifecycle), y el recordskeeping australiano, que se fundamenta en el concepto de
continuidad de los documentos (records continuum).
CC-BY-NC-ND • PID_00144969 6 Archivística y gestión documental
Objetivos
Después de trabajar este módulo, los estudiantes alcanzáis los objetivos si-
guientes:
1. La archivística
3) Depósito donde se instala el fondo o los fondos de una persona física o Lectura complementaria
jurídica.
Definiciones extraídas de la
Norma de Descripción Archi-
Un archivo es al mismo tiempo el conjunto de documentos acumulados por vística de Cataluña (NODAC)
2007.
una persona física o jurídica, pública o privada, como resultado de su activi-
dad; la institución u organización que custodia y preserva esta documentación
y la hace accesible al público; y el espacio físico (edificio, local) donde se con-
serva adecuadamente dicha documentación.
De esta definición, tal como propone Rodríguez López (2000), se puede con-
cluir que la archivística tiene dos campos de actuación, uno teórico y otro
práctico.
“a) La teoría archivística que engloba su historia, objeto y ámbito de actuación, además
de la metodología para la consecución de los fines perseguidos.
2) Ciencia auxiliar de la administración, cuando se inician los grandes cambios Ved también
socioeconómicos al principio del siglo XXi, sobre todo, con la aparición del
En el subapartado 2.2 de este
“records management”. módulo se explica este modelo
para gestionar los documentos
activos de una organización
3) Como parte integrante de las ciencias de la información y la documentación que surge hacia los años trein-
ta del siglo XX.
en la actualidad.
Con el paso del tiempo, las prácticas de ordenación de los documentos fue-
ron reglamentadas por parte de los estados con el fin de garantizar una buena
conservación, organización y funcionamiento de los archivos. Más reciente-
mente, en la Edad Moderna, surgieron tratadistas que, desde una perspectiva
filosófica y jurídica, afrontaron la formulación de los principios que tendrían
que regir las actuaciones en el campo de los archivos. La archivística empieza
entonces a devenir una disciplina científica.
Se puede decir, como señala Rodríguez López, que hay un período “prearchi- Lectura complementaria
vístico,” caracterizado por la existencia de procedimientos prácticos poco sis-
M.�del�Carmen�Rodríguez
tematizados, que evolucionaron en respuesta a las necesidades administrati- López (2000). “La delimita-
vas. Cuando los archiveros reflexionaron sobre su quehacer, estableciendo téc- ción de la archivística como
ciencia”. Cuadernos de Docu-
nicas y reduciendo sus ideas a principios, se dio un paso adelante hacia la mentación Multimedia, n. 10,
constitución de la archivística como ciencia. pp. 379-388.
3) A finales del siglo XIX y durante el siglo XX se gesta el concepto del archivo
que integra las dos concepciones anteriores: administrativa e histórica. Los
cambios más relevantes serían la formulación del principio de procedencia
y la teoría de las edades del documento, además del derecho de acceso a los
documentos públicos.
La teoría y la práctica archivísticas parten de una serie de principios esencia- Lectura complementaria
les que constituyen el modelo para organizar, conservar y utilizar los fondos
Anne�J.�Gilliland-Swetland
documentales. Según Gilliland-Swetland, el paradigma archivístico se funda- (2000). Enduring paradigm,
menta en cinco principios: la inviolabilidad de la evidencia; el respeto al fon- new opportunities: the value of
the archival perspective in the
do, la procedencia y el orden original; el ciclo de vida de los documentos; la digital environment. Washing-
naturaleza orgánica de los documentos; y la jerarquía en los documentos y ton: Council on Library and
Information Resources.
sus descripciones.
1)�La�inviolabilidad�de�la�evidencia
2)�El�respeto�al�fondo,�la�procedencia�y�el�orden�original
3)�El�ciclo�de�vida�de�los�documentos
4)�La�naturaleza�orgánica�de�los�documentos
Tal como se ha apuntado antes, los documentos de archivo tienen un valor que
se deriva de la manera en que se produjeron, teniendo en cuenta que fueron
creados como resultado de la actividad con la que se relacionan y de la que
son evidencia. Estos documentos son generados por las actividades propias de
una organización o persona y, por lo tanto, se da una clara interdependencia
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entre ellos y su productor. Existe también una compleja red de relaciones entre
los documentos y el contexto organizativo, legal e histórico que dio lugar a
su creación.
5)�La�jerarquía�en�los�documentos�y�sus�descripciones
Los documentos presentan una jerarquía innata impuesta por las prác-
ticas de creación del expediente y por su posición dentro de los niveles
organizativos o la estructura de procesos de la entidad productora.
Para entender las diferencias y similitudes entre los diversos centros de infor-
mación –archivos, bibliotecas y museos– se han de tener en cuenta las caracte-
rísticas específicas de los materiales que gestionan y el papel que juegan den-
tro de la sociedad.
CC-BY-NC-ND • PID_00144969 13 Archivística y gestión documental
Hoy día los archivos, las bibliotecas y los museos comparten el com-
promiso de organizar y facilitar el acceso a los recursos de información,
prestando servicios de calidad a sus usuarios. Sin embargo, consideran-
do su objeto de atención, reflejan diversas maneras de seleccionar, tra-
tar y difundir la información.
• Identificar, evaluar y conservar docu- • Identificar, adquirir, preservar y propor- • Identificar, adquirir, conservar y exhibir
mentos que tienen valor a largo plazo y cionar acceso a los conocimientos publi- objetos únicos, coleccionables o represen-
son evidencia de las actividades para po- cados. tativos.
nerlos a disposición de la organización o • Promover la equidad en el acceso a la • Promover la identidad cultural o comuni-
del público al que sirve el archivo. información. taria y su comprensión.
• Asegurar la rendición de cuentas de la • Promover la libertad intelectual. • Proporcionar experiencias con las que los
administración, conservando los docu- • Dar apoyo a la educación, el aprendizaje visitantes puedan hacer conexiones entre
mentos públicos y poniéndolos a dispo- continuo y la investigación. el contenido y las ideas.
sición de la ciudadanía de acuerdo con • Dar apoyo al desarrollo de la alfabetiza- • Servir de instituciones de la memoria con
lo que es adecuado legal y éticamente. ción informacional de la sociedad. propósitos culturales.
• Asegurar la rendición de cuentas de las • Servir como punto de referencia y pro- • Dar apoyo al aprendizaje formal y no for-
organizaciones privadas a sus partes in- mover los intereses de la comunidad. mal, y a la investigación.
teresadas. • Servir como punto de referencia y promo-
• Preservar documentos únicos o colec- ver los intereses de la comunidad.
cionables.
• Servir de instituciones de la memoria
con propósitos culturales.
• Dar soporte al personal docente e inves-
tigador, y al personal de administración.
Partes interesadas
De esta manera, dado que los archivos, las bibliotecas y los museos cumplen
diferentes papeles sociales, gestionan sus fondos o colecciones desde perspec-
tivas propias utilizando principios y prácticas que han dado lugar a las disci-
plinas relacionadas con el estudio de los documentos y que, en conjunto, in-
tegran las ciencias de la información y la documentación: archivística, biblio-
teconomía, bibliografía, documentación y museología.
Así, una biblioteca, por ejemplo, además de gestionar los libros y otros materiales biblio-
gráficos que forman parte de su colección, tendrá que gestionar los documentos que son
resultado de sus procesos de gestión internos, su organización del trabajo y su actividad
administrativa (contratos, informes, actos de reuniones, etc.).
CC-BY-NC-ND • PID_00144969 16 Archivística y gestión documental
2. La gestión documental
Gestión documental
En este sentido, hemos de entender la gestión documental como un
conjunto de actividades que pretenden asegurar la atención adecuada a “Área de gestión responsable
de un control eficaz y sistemá-
los documentos –con independencia de su soporte o formato– creados tico de la creación, recepción,
mantenimiento, uso y dispo-
o recibidos por cualquier organización pública o privada en el ejercicio sición de documentos, inclu-
de sus actividades. yendo los procesos para incor-
porar y mantener en forma de
documentos la información
y prueba de las actividades y
operaciones de la organiza-
La gestión y mantenimiento de la documentación, desde su creación o recep- ción.”
ción en las oficinas hasta su disposición final (eliminación o transferencia al UNE-ISO 15489-1. Información
y documentación - Gestión de
archivo histórico), se ha de plantear teniendo en cuenta algunos aspectos pri- documentos - Parte 1: Generali-
dades.
mordiales:
• el uso que el personal hace de los documentos para desarrollar con eficacia
y eficiencia sus actividades y tareas;
Desde un enfoque práctico, para conseguir una gestión eficaz de los documen-
tos, haría falta:
Esta visión de la gestión documental lleva, según Bustelo Ruesta, a considerar Lectura recomendada
un enfoque global que tiene que integrar los archivos en papel, los documen-
Carlota�Bustelo�Ruesta
tos electrónicos (incluido el correo electrónico) y las bases de datos (cuando los (2000). Gestión documental
documentos se generan a partir de los datos incorporados en una aplicación en las empresas: una apro-
ximación práctica”. Jorna-
informática o bien los registros introducidos en una aplicación constituyen das Españolas de Documen-
en sí mismos una evidencia). En cualquier organización estas tres realidades tación, pp. 189-195.
e) decidir cómo organizar los documentos de manera que se cumplan los re-
quisitos necesarios para su uso;
1) Planificar antes de actuar. Es importante valorar, por una parte, los riesgos y
deficiencias que comporta una inadecuada gestión documental y en qué me-
dida afectan a la organización y, por otra, los beneficios que se esperan conse-
guir; hecho eso, definir estrategias de actuación y establecer objetivos. Ante los
problemas generados por una deficiente gestión documental, se acostumbra a
adoptar acciones meramente reactivas de alcance limitado. Desde una visión
global, es más ventajoso adoptar estrategias y soluciones proactivas.
3) Definir y formalizar una política de gestión documental y establecer res- Ved también
ponsabilidades claras. Se trata de concretar las estrategias de actuación hasta
En la asignatura Gestión docu-
llegar a las tareas específicas de gestión de los documentos, estableciendo unos mental se estudia de manera
procedimientos de manera que se sepa “qué se tiene que hacer y quién tiene detallada la metodología de
diseño e implementación de
que hacerlo”. También es fundamental comprobar que se siguen los procedi- un sistema de gestión docu-
mental en una organización.
mientos definidos, poniendo de manifiesto las disfunciones que puedan pro-
ducirse. Sólo evaluando los resultados es posible pensar en cómo mejorar lo
que se hace.
(1)
A principios de los años treinta del siglo XX surge en Estados Unidos un nuevo En inglés, records manager.
enfoque para gestionar los documentos activos de una organización: el records
management. Ante el incremento de las actividades de las agencias federales
que tenían que estar documentadas y de la adopción de nuevos medios de
CC-BY-NC-ND • PID_00144969 20 Archivística y gestión documental
El enfoque propio del records management no sólo se refiere a las tareas relacio- Lectura complementaria
nadas con la organización de los documentos sino que comprende también
J.�R.�Cruz�Mundet (2006). La
tareas directamente relacionadas con su creación. Así, según señala Cruz Mun- gestión de documentos en las
det, los objetivos del records management serían: organizaciones. Madrid: Pirá-
mide.
OS�Department�of�Energy
• Establecer criterios para el diseño normalizado de los documentos. (2006). Records Management
Handbook. Washington: OS
• Evitar la creación de documentos innecesarios, la duplicidad y la presencia Department of Energy.
de versiones obsoletas.
• Simplificar los procedimientos.
• Controlar el uso y la circulación de los documentos.
• Organizar (clasificar, ordenar y describir) los documentos para su adecuada
explotación al servicio de la gestión y la toma de decisiones.
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a) Conservar los documentos con valor permanente, como los que reflejan las
actividades de interés histórico de la organización.
CC-BY-NC-ND • PID_00144969 22 Archivística y gestión documental
b) Destruir los documentos con valor temporal tan pronto como hayan cum-
plido el propósito para el que fueron creados.
2 (2)
a)�etapa�activa : el documento se utiliza con bastante frecuencia para resolver En inglés, current.
(3)
b)�etapa�semiactiva3: el documento ha alcanzado el objetivo que originó su En inglés, semicurrent.
creación –el asunto que lo originó ya ha finalizado–, pero todavía puede ser
objeto de consultas ocasionales;
(4)
c)�etapa�inactiva4: el documento ya no tiene ninguna utilidad administrativa, En inglés, noncurrent.
(5)
El planteamiento del records management lleva a distinguir entre la figura del En inglés, records manager.
5 6
gestor documental y la del archivero . El primero se ocupa de los documen-
(6)
tos durante sus fases activa y semiactiva, es decir, mientras poseen un valor En inglés, archivist.
“un sistema de información que ha sido desarrollado para almacenar y recuperar docu-
mentos (records) y organizado para controlar las funciones específicas de producción y
almacenamiento de documentos y el acceso a los mismos, con la finalidad de salvaguar-
dar su autenticidad y fiabilidad”.
Así, del mismo modo que el records management se basa en el concepto de ciclo
de vida de los documentos, el recordkeeping desarrolla el modelo del “records
continuum” (continuum de los documentos). Este modelo alternativo parte de
la idea de que la gestión de los documentos es un proceso continuo desde
el momento de su creación, y pretende superar la dicotomía que establece el
records management entre las etapas activa y semiactiva de la documentación
(consideradas como dominio de la gestión documental) y la etapa inactiva
(considerada como dominio de las instituciones archivísticas).
Los cuatro ejes en torno a los cuales se articula este modelo son (Upward,
1996):
CC-BY-NC-ND • PID_00144969 24 Archivística y gestión documental
(7)
1)�Gestión�documental7: se refiere a los vehículos para almacenar la infor- En inglés, recordkeeping axis.
mación registrada sobre las actividades humanas. Sus coordenadas son docu-
mento, documento administrativo, fondo documental y archivo (en cuanto
institución de la memoria).
8 (8)
2)�Evidencia : consiste en el rastro de las acciones, las evidencias que el do- En inglés, evidence axis.
(9)
3)�Transacciones9: presenta como coordenadas las acciones, las actividades, En inglés, transactional axis.
las funciones y los propósitos (vistos desde una perspectiva social amplia). Este
eje refleja el papel de los documentos como registros de las actividades reali-
zadas para gestionar asuntos, y cómo estas actividades crean vínculos entre
los documentos.
(10)
4)�Identidad10: representa al actor (como agente que crea el documento), la En inglés, identity axis.
Bibliografía
AENOR (2006). UNE-ISO 15489-1. Información y documentación - Gestión de documentos - Parte
1: Generalidades. Madrid: AENOR.
Bustelo Ruesta, Carlota (2000). “Gestión documental en las empresas: una aproximación
práctica”. En: Actas de las Jornadas Españolas de Documentación, pp. 189-195. Bilbao: Fe-
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Cruz Mundet, José Ramón (2006). La gestión de documentos en las organizaciones. Madrid:
Pirámide.
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Rodríguez López, M. del Carmen (2000). “La delimitación de la Archivística como cien-
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Upward, Frank (1996). “Structuring the records continuum. Part one: postcustodial prin-
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[Consulta: 14.08.2009]