GESTIÓN DOCUMENTAL

ELECTRÓNICA
Marco Jurídico

Doctor: Erick Rincón

 Definiciones Escrito

Firma
Validez jurídica y
probatoria de los Equivalencia Funcional
mensajes de datos
Original
Recepción de mensajes
de datos
Archivo y conservación
Ley 527 de 1999 Acuse de recibo
Comunicación
Electrónica (Reglas)
Envío de mensajes de
datos

Firma digital y entidades

de certificación Acuse de envío

Contrato de
Documentos electrónicos
transporte transferibles
electrónico
 Art.6 Ley 527

Posterior consulta
Escrito Mensaje de datos

Problema de
disponibilidad de la
información
electrónica

No alteración de la
Original información
Integridad
Equivalencia electrónica (Art. 8 Ley
Funcional 527)

Identificación del
emisor del mensaje
garantizando
Firma Firma Electrónica
autenticidad e
integridad (Art. 7 Ley
527)
Requisitos de
Archivo y
evidencia digital (Art.
conservación
12 Ley 527)
 Mecanismo
Técnico

Identifica a una
Art. 7 Ley 527 persona
Firma
Electrónica
Ante un sistema
de información
Atributos de Garantía de
seguridad Autenticidad
Confiable y
Decreto 2364/12 jurídica que se
apropiado
presumen en la Garantía de
firma digital Integridad
 No todo es la firma
Autenticación

Otros factores
(No repudio o
integridad)
Firmas Firmas Digitales
Electrónicas (No deben
(Deben probar) probar)

Simple Robusta

Contraseña Biometría

Clave OTP´s

Tarjetas
Pin
EMV
 Requisitos de evidencia
digital

Determinación del origen

del archivo a conservar
electrónicamente

Integridad del archivo

Art. 12 Ley 527 electrónico en el proceso
Archivo y conservación de conservación
electrónica

Extremos de conservación
temporal / Fechas
extremas del periodo

Disponibilidad o posterior
consulta de la información
durante el periodo de
conservación
 Firmas
Digitales

Verificación No repudio Debe cumplir con

Procedimien sobre la la
Función de la
to alteración de los Reglamentación Emisión
Identificativa mensajes de información del Gobierno
Matemático
datos electrónica Nacional

Emisión
Entidades
entidad de
Abiertas
certificación

Entidades
Cerradas
 Cero Papel

Inmaterialización /
Desmaterialización /
Papel Flujos documentales
electrónicos

Sistema de Gestión
Documental
Electrónico de
Archivo
Hacia un flujo documental
electrónico
LA DEFINICION DEL CONCEPTO

1.Que es CERO PAPEL?

a. El desarrollo de principios de la función administrativa

b. La redefinición de competencias organizacionales
c. El desarrollo de flujos documentales electrónicos
d. El nuevo concepto de una administración pública electrónica
e. Sede electrónica

2.La interpretaciones erradas del cero papel?

a. La digitalización como modalidad cero papel

b. La reprografía es CERO PAPEL?
c. La inquietud organizacional
d. Una página WEB con PQR
Valor Jurídico y Probatorio

1. Ley 527 de 1999

2. Ley 594 de 2000

3. Ley 962 de 2005

4. Ley 1437 de 2011

5. Decreto Ley 019 de 2012

6. Decreto 2609 de 2012

7. Decreto 2694 de 2012

8. Acuerdos del AGN – 15 de Marzo

9. Protocolo de digitalización con carácter probatorio AGN

10. Guía de Digitalización Certificada MINTIC

REQUISITOS DE EVIDENCIA DIGITAL
PARA CERO PAPEL

 Determinación del Origen – Autenticidad

Establecimiento de cualquier tipo de alteración del archivo electrónico –

Integridad

 Fecha en la que comienza y finaliza el periodo de conservación – Extremos de

conservación temporal

Posterior consulta de la información electrónica – Disponibilidad

ARCHIVO CONFIABLE DE MENSAJES DE DATOS ---- LA SOLUCION DESDE LA

CERTIFICACION DIGITAL, NUESTRA PROPUESTA DE VALOR PARA CERO PAPEL
 CERO PAPEL
¿Por qué implementar oficina cero papel?
PERSPECTIVAS
CUMPLIMIENTO DE
LAS NORMAS

CERO PAPEL
MITIGACIÓN DE
EFICIENCIA CERO
RIESGOS TÉCNICOS Y
ADMINISTRATIVA PAPEL JURÍDICOS

RESPONSABILIDAD
AMBIENTAL
 CERO PAPEL
MARCO JURÍDICO
Directiva Presidencial 04 de 2012 “Cero papel”

Ley 527 de 1999. Validez Jurídica y probatoria de mensaje de

datos.

Ley 594 de 2000. Archivo General de la Nación.

Ley 962 de 2005. Ley de Racionalización y Antitrámites.

Ley 1437 de 2011. Reforma al Código Contencioso

Administrativo.

Decreto Ley 019. Complementa la Ley Antitrámite.

 CERO PAPEL
EFICIENCIA ADMINISTRATIVA

TIPO DE
-
INTERVENCIÓN
EFICIENCIA

- Optimización - Ahorro de costos

- Automatización - Oportunidad
- Supresión - Accesibilidad
- Racionalización - Comodidad (filas)
- Interoperabilidad
- Productividad
- Seguridad
 CERO PAPEL
MITIGACIÓN DE RIESGOS

SUPLANTACIÓN DE IDENTIDAD AUTENTICIDAD

ALTERACIÓN DE DOCUMENTOS INTEGRIDAD CONTENIDO

INTERCEPTACIÓN COMUNICACIÓN CONFIDENCIALIDAD

NEGACIÓN DE UNA TRANSACCIÓN NO REPUDIO

CONTROVERSIA SOBRE FECHAS INTEGRIDAD FECHA/ HORA

PERDIDA DE DOCUMENTOS CONSERVACIÓN

NO DISPONIBILIDAD DISPONIBILIDAD

SUPLANTACIÓN PAGINA WEB ASEGURAMIENTO

TIPOS DE DIGITALIZACIÓN
REFERENCIAS DOCUMENTALES

Protocolo para
Digitalización de
Documentos con Fines
Probatorios

Archivo General de la
Nación
REFERENCIAS DOCUMENTALES

Guía No. 5 – Cero papel en la

Administración Pública:
Digitalización certificada de
documentos

Ministerio de Tecnologías de
Información y las Comunicaciones
REFERENCIAS DOCUMENTALES

Decreto 2609 de 2012

Disposiciones de gestión
documental para Entidades del
Estado

Archivo General de la
Nación
¿QUÉ ES DIGITALIZACIÓN CERTIFICADA?

Digitalización con
Digitalización sustitución del soporte
certificada análogo
¿QUÉ ES DIGITALIZACIÓN CERTIFICADA?
¿QUÉ ES DIGITALIZACIÓN CERTIFICADA?

Documento
electrónico obtenido
por digitalización
certificada
¿QUÉ ES DIGITALIZACIÓN CERTIFICADA?

Proceso de digitalización certificada

ETAPAS DE DIGITALIZACIÓN CERTIFICADA

DIGITALI
ZACIÓN
FASE CONFOR
Y
PREVIA MACIÓN
OPTIMIZ
ACIÓN
Muchas gracias
Bogotá: (57)(1) 805 2398
Medellín: (57)(4) 320 1527
Barranquilla: (57)(5) 319 7086
Celular: 310 883 45 26 - 3044248604

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