UNIVERSIDAD EAN

FACULTAD DE ADMINISTRACIÓN, FINANZAS Y CIENCIAS ECONÓMICAS

ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS

CREACIÓN DE EMPRESAS

GUÍA 4. ASPECTOS ORGANIZACIONALES Y LEGALES

AUTORES

ARBEY ESPITIA PÁEZ

MARIA JULIANA REYES MORA

LUNA SHAMARIA BASTIDAS TAFUR

HAROLD LEANDRO ALVARADO GODOY

DIRECTORA

MONICA ALEJANDRA PASTRANA GRANADOS

BOGOTÁ, D.C., 13 DE MARZO DE 2020

Actividad No 1 – Definición de requerimientos organizacionales y legales.

TABLA DE CONTENIDO

Pág.

INTRODUCCIÓN 3
ASPECTOS ORGANIZACIONALES Y LEGALES…………………………………………..7
1. ANALISIS ESTRATEGICO………………………………………………………………….7
1.1 Misión………………………………………………………………………………...7
1.2 Visión…………………………………………………………………………………7
1.3 Análisis DOFA………………………………………………………………………8
2. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL……………………………………………………..17
2.1 Perfiles y funciones……………………………………………………………….18
2.2 Organigrama……………………………………………………………………….23
2.3 Esquema de contratación y remuneración……………………………………..23
2.4 Esquema de gobierno corporativo………………………………………………26
3. ASPECTOS LEGALES…………………………………………………………………….29
3.1 Estructura jurídica y tipo de sociedad…………………………………………..29
3.2 Regímenes especiales……………………………………………………………33
4. GASTOS ADMINISTRATIVOS……………………………………………………………34
5. GASTOS DE PERSONAL…………………………………………………………………35
6. GASTOS DE PUESTA EN MARCHA…………………………………………………….36
7. GASTOS ANUALES DE ADMINISTRACIÓN……………………………………………38
8. ORGANISMOS DE APOYO……………………………………………………………….40
9. CONCLUSIONES…………………………………………………………………..………41
10. REFERENCIAS……………………………………………………………………….......42

2
Actividad No 1 – Definición de requerimientos organizacionales y legales.

INTRODUCCIÓN

Si bien es cierto, toda empresa debe acogerse a las normatividades, costumbres y

formas de trabajo del país y región en donde realiza su actividad económica y es por
ello que en desarrollo del plan de negocio de deben analizar los elementos legales y
organizacionales que nos permitirán como empresa operar dentro del contexto
económico y social.

Es importante antes definir la estructura y los componentes organizacionales que

permitirán determinar una estructura organizacional y además garantizar la definición
clara de los roles, funciones, líneas de comunicación y jerarquías a través del
organigrama de la empresa que son necesarios para el adecuado desempeño y
responsabilidades de cada cargo, teniendo en cuenta la actividad económica a
desarrollar y la filosofía y valores corporativos que definen nuestra cultura
organizacional y orientan la toma de decisiones de todos los miembros que la
conforman, al mismo tiempo que sirven como fuente de inspiración y motivación y le
dan identidad ayudando a proyectar una imagen positiva.

Por otra parte, también será indispensable definir el marco legal y jurídico al que debe
acogerse la empresa de acuerdo a la actividad económica que se va a desarrollar y
para ello es importante garantizar que la idea de negocio inicie las actividades dentro
de la legalidad y formalidad establecidas por las políticas del gobierno nacional, sin
dejar a un lado los principios de sostenibilidad, no solo desde la parte legal sino
también en lo ético y moral. Todo esto acorde a los estudios de mercado realizados
anteriormente que nos permitieron tener un punto de partida para ser consecuentes en
cuanto a las ventas, crecimiento proyectado y planificado de acuerdo al tamaño de la
empresa.

Todos estos aspectos organizacionales nos permitirán como futuros empresarios definir
el modelo de contratación del personal, siempre dentro del marco legal y los principios
de sostenibilidad organizacional y estableciendo políticas de gobierno corporativo que
deben ser aplicadas en la gestión de la empresa.

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Actividad No 1 – Definición de requerimientos organizacionales y legales.

LISTA DE TABLAS

Pág.

Tabla No 1. Factores internos y externos de la empresa……………….…………..…8

Tabla No 2. Matriz DOFA…………………………………………………………………..9
Tabla No 3. Cruce de fortalezas de productos de innovación con oportunidades…10
Tabla No 4. Análisis de Fortalezas………………………………………………………10
Tabla No 5. Amenazas Vs. Debilidades…………………………………………………13

Tabla No 6. Perfiles y Funciones…………………………………………………………18

Tabla No 7. Contratos a término definido renovables por un año…………………....25

Tabla No 8. Gastos administrativos Duchas Ahorramás………………………………34

Tabla No 9. Gastos de Nómina Duchas Ahorramás…………………………………...35

Tabla No 10. Gastos Hardware…………………………………………………………..36
Tabla No 11. Gastos Software……………………………………………………………36
Tabla No 12. Gastos Equipos…………………………………………………………….37

Tabla No 13. Valor de gastos puesta en marcha……………………………………….37

Tabla No 14. Gastos anuales de Administración……………………………………….38

Tabla No 15. Aportes Parafiscales……………………………………………………….39

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Actividad No 1 – Definición de requerimientos organizacionales y legales.

LISTA DE FIGURAS

Pág.

Figura No 1. Nuestras fortalezas frente a las amenazas………………………...……12

Figura No 2. Debilidades Vs. Oportunidades…………………………………………...14

Figura No 3. Organigrama Duchas Ahorramás…………………………………………23

Figura No 4. Selección y contratación de cargos técnico administrativos……….......24

Figura No 5. Proceso de selección y contratación de otros cargos…………………..25

Figura No 6. Proceso de Investigación y Desarrollo………………………………...…27

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Actividad No 1 – Definición de requerimientos organizacionales y legales.

OBJETIVO GENERAL.

Establecer la estructura organizacional y los requerimientos legales para

garantizar el funcionamiento de la empresa.

Objetivos específicos:

⮚ Establecer los requerimientos legales de la empresa para el adecuado

funcionamiento.
⮚ Desarrollar componentes de direccionamiento estratégico y análisis DOFA.

⮚ Definir los perfiles y funciones de cada cargo de acuerdo a la filosofía de la

empresa y valores corporativos.
⮚ Identificar la estructura jurídica y tipo de sociedad que mejor se ajuste a la
empresa de acuerdo a su actividad económica.

⮚ Establecer gastos administrativos, de personal y de puesta en marcha de la idea

de negocio para el primer año de funcionamiento de la futura empresa.

6
Actividad No 1 – Definición de requerimientos organizacionales y legales.

ASPECTOS ORGANIZACIONALES Y LEGALES.

Teniendo el planteamiento de nuestra idea de negocio, fabricación y

comercialización de duchas eléctricas y a gas natural, pasamos a definir cómo es
que vamos armar las áreas dentro de la empresa que le den soporte y desarrollo.

Este soporte lo hemos identificado de tal manera, que verticalmente nos permita
arrancar y/o iniciar y poco a poco crecer sostenible y rentablemente.

Unidos a lo anterior damos también consideración a temas legales como la

constitución de la empresa.

1. ANÁLISIS ESTRATÉGICO.

Para establecer las estrategias a seguir que nos lleven a ganarnos un lugar en el
mercado con calidad, seguridad, innovación, responsabilidad ambiental y social, hemos
decidido nuestra misión la cual en conjunto con el análisis DOFA y sus conclusiones,
nos llevan a la visión que nos hemos propuesto.

1.2 Misión.

Somos productores de duchas eléctricas y a gas natural que ofrecemos como

soluciones ambientalmente amigables para comodidad en el hogar, beneficio de
nuestros clientes y la comunidad en general.

1.2 Visión.

Crecer sosteniblemente ampliando nuestro portafolio de productos para comodidad

en el hogar, ofreciendo soluciones ambientalmente responsables, mejorando nuestra
propuesta de valor con calidad, seguridad e innovación para conquistar
posicionarnos al final del 2025 entre los primeros 5 primeros fabricantes del país que
lideran el mercado de duchas, y que se nos reconozca que mediante nuestros

7
Actividad No 1 – Definición de requerimientos organizacionales y legales.

valores y principios brindamos beneficios a nuestros clientes, empleados,

comunidades y accionistas.

1.3 Análisis DOFA.

Para determinar el contexto actual en el que estamos parados y enfocar

nuestras decisiones hacia el futuro, aplicamos la herramienta DOFA para que con el
cruce de nuestras debilidades, oportunidades, fortalezas y amenazas definamos
estrategias a seguir.

A continuación, presentamos un listado de nuestras fortalezas, debilidades, amenazas

y oportunidades de nuestra propuesta de valor para producir duchas eléctricas y a gas
natural.

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Actividad No 1 – Definición de requerimientos organizacionales y legales.

Tabla No 1. Factores internos y externos de la empresa.

Fuente: Elaboración propia.

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Actividad No 1 – Definición de requerimientos organizacionales y legales.

Tabla No 2. Matriz DOFA.

Fuente: Elaboración propia

 Análisis del cruce de Fortalezas con Oportunidades:

Lo novedoso de nuestros productos radica en dos aspectos. Por una parte, las
duchas eléctricas están ofreciendo lo siguiente en comparación con la competencia

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Actividad No 1 – Definición de requerimientos organizacionales y legales.

más cercana en cuanto consumos, lo que nos lleva a la estrategia que presentamos. Lo
novedoso de nuestros productos y conocimiento del proceso (know-how): Estrategia
resultante, posicionarnos como ambientalmente responsables lo cual reduce el pago de
facturas de servicios públicos de los usuarios, beneficiándose. La competencia no hace
énfasis en el cuidado del planeta ni en el cuidado del bolsillo de los hogares. Alianzas
con universidades nos ayudarán.

Tabla No 3. Cruce de fortalezas de productos de innovación con oportunidades.

Fuente: Elaboración propia.

La suma de la experiencia propia, anterior, en diversas áreas dentro de factorías, la

vemos como una oportunidad para arrancar a bajos costos, controlados, buscando
posicionarnos como ambientalmente responsables para lograr competir mejor, incluso
con grandes fabricantes.

 Análisis de fortalezas con las que aprovechamos generación de

oportunidades: Estrategia resultante, potencializar la experiencia nuestra para
obtener reducción de costos y mayor competitividad.

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Actividad No 1 – Definición de requerimientos organizacionales y legales.

Tabla No 4. Análisis de Fortalezas.

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Actividad No 1 – Definición de requerimientos organizacionales y legales.

Fuente: Elaboración propia.

 Análisis de fortalezas frente a las amenazas en el mercado:

Nuestra empresa nace con fortalezas en el mercado frente fieros competidores como
grandes empresas con amplia variedad de productos para el hogar que incluso aparte
de fabricar también importan duchas de Brasil. Otra competencia desleal son los
contrabandistas. Respondemos con estrategia afincada en nuestro conocimiento
basado en nuestra larga experiencia en la organización y logística en otras factorías
industriales. Hemos introducido imágenes para mejor comprensión.

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Actividad No 1 – Definición de requerimientos organizacionales y legales.

Figura No 1. Nuestras fortalezas frente a las amenazas.

Fuente: Elaboración propia.

Frente a la amenaza de los altos intereses bancarios se buscarán líneas suaves

de crédito por parte de instituciones de fomento para emprendimientos. En todo caso,
conscientes que los créditos y sus intereses son obligaciones, se destinará en el
presupuesto mensual y anual el pago de intereses bancarios que no generen riesgos
para la vida de nuestra naciente empresa.

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Actividad No 1 – Definición de requerimientos organizacionales y legales.

En cuanto a la amenaza causada por el vaivén, generalmente al alza del dólar

americano, se espera que con la llegada de nuevos socios que contribuyan en la
inversión inicial, logremos fabricar todos los componentes del proceso productivo; sin
embargo algunos materiales se consiguen nacionalmente, también existe oferta a nivel
internacional a precios y condiciones favorables pero que con el precio del dólar al alza
esa posibilidad se disipa.

 Análisis de las amenazas cruzadas con las debilidades

La suma de estos dos aspectos, uno externo y el otro interno, nos conducen a su
análisis en conjunto y a la identificación de la estrategia a seguir que a continuación
explicamos.

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Actividad No 1 – Definición de requerimientos organizacionales y legales.

Tabla No 5. Amenazas Vs. Debilidades.

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Actividad No 1 – Definición de requerimientos organizacionales y legales.

Fuente: Elaboración propia.

 Análisis del cruce de debilidades con oportunidades en nuestra empresa.

A continuación, ilustramos cómo llegamos a la estrategia a seguir a propósito de las

debilidades identificadas y las oportunidades para su mitigación en nuestra propuesta
de valor con duchas.

Figura No 2. Debilidades Vs. Oportunidades.

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Actividad No 1 – Definición de requerimientos organizacionales y legales.

Fu
ente: Elaboración propia.

Como resultado del análisis DOFA, concluimos que la empresa Soluciones

Medioambientales Ahorrará$ le conviene:

1. Aprovechar el conocimiento y experiencia previa de los socios actuales en

operaciones de producción en fábricas industriales para optimizar sus recursos

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Actividad No 1 – Definición de requerimientos organizacionales y legales.

físicos y humanos, con el fin de alcanzar y mantener el control de costos que le

permitan operar rentable y eficientemente calidad y cuidado ambiental como ventaja
competitiva.

2. Integrar a la empresa socios con capital para aumentar la solidez económica y

disminuir la exposición a créditos con altos intereses bancarios y lograr integrar la
fabricación completa de las piezas, es decir alcanzar una infraestructura holgada.

3. Integrar a la naciente empresa, técnicos y expertos en las áreas del

conocimiento donde el análisis DOFA detectó falencias.

4. Los mercados actuales de cualquier tipo de producto están cambiando hacia el

cuidado del planeta. Esa oportunidad debemos aprovecharla y posicionarnos como
medioambientalmente responsables para obtener recordación y ganar mercado.
Para ello se debe diseñar de la mano de expertos, una estrategia de lanzamiento de
los productos exaltando sus innovaciones medioambientales y los beneficios en
generación de ahorros al bolsillo del hogar.

5. Establecer alianzas con facultades de diseño e ingeniería para innovar con

variedad de oferta de productos y funcionalidad de forma rentable y cuidado
ambiental.

6. Investigar qué asociaciones o entes oficiales o privados de fomento a pequeñas

industrias existen para evaluar opciones de exportación a mercados en países
vecinos.

7. Permanecer actualizando y revaluando este análisis DOFA, pues nuestros

competidores nos llevan ventaja en trayectoria y solidez, no se quedan quietos y
conocen su oficio.

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Actividad No 1 – Definición de requerimientos organizacionales y legales.

2. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL.

Para que la nueva empresa a crear, Soluciones Ambientales Ahorramá$, pueda

operar con objetivos sostenibles en lo social, ambiental y rentabilidad, mediante la
transformación de materias primas en productos terminados, es decir duchas eléctricas

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Actividad No 1 – Definición de requerimientos organizacionales y legales.

y a gas natural, se requiere de todo un andamiaje que le de soporte legalmente tanto

en aspecto jurídicos como laborales, soporte para su manejo económico y financiero,
soporte técnico en la gestión de producción con calidad, seguridad e innovación,
soporte en ventas y área comercial, soporte en logística de almacenamiento, manejo
de inventarios, distribución, entregas y servicio al cliente. Es por todo esto que aparte
de tener en cuenta todas las etapas de producción, es necesario la creación de varios
departamentos que den soporte o estructura a toda la gestión empresarial para su
adecuado funcionamiento, cumplimiento de requisitos de los clientes y por supuesto de
las leyes. Esa estructura es la que a continuación vamos presentando.

2.1 Perfiles y funciones.

En el siguiente cuadro se define los perfiles y funciones identificados para cada cargo.

Tabla No 6. Perfiles y Funciones.

CARGO PERFIL FUNCIONES

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Actividad No 1 – Definición de requerimientos organizacionales y legales.
Administrador de Empresas,
Ingeniero, Contador,
preferiblemente socio, con
experiencia demostrable en
financiación y técnicas de
negociación.
Deseable experiencia en
procesos industriales de
Gerente producción de productos para
el hogar.
Preferiblemente con manejo
avanzado del idioma inglés.
Habilidades en mejoramiento
continuo.
Habilidades de liderazgo.
Habilidades en Word, Power
Point y Excel avanzado.
Nivel de estrés: Alto
Ingeniero con experiencia en
procesos productivos
industriales por lo menos de 3
años. Conocimiento y
experiencia de 3 años en
procesos integrados de
gestión de calidad y cuidado
responsable ambiental.
Experiencia en procesos de
innovación. Deseable
experiencia en fabricación de
Director Técnico de duchas.
I+D+i y Calidad Habilidades en mejoramiento
continuo.
Preferiblemente pero no
indispensable con manejo
avanzado del idioma inglés.
Habilidades en Word, Power
Point y Excel avanzado.
Nivel de estrés: Alto.
Administrador de Empresas,
contador o Ingeniero Industrial
con experiencia 3 años en
estrategias de ventas de
Liderar, dirigir y tomar decisiones
para el logro de la misión, visión y
objetivos estratégicos.
Plantear, analizar y hacer
seguimiento a las estrategias que
establezca la Junta de Socios.
Definir y proponer estrategias para
el posicionamiento de la Empresa
con responsabilidad social,
ambiental y rentabilidad.
Se desempeña como
Representante legal.
Lidera las actividades y planes de
calidad en las operaciones
requeridas en la planta de
producción.
Lidera los sistemas de gestión de
calidad, cuidado ambiental y
seguridad industrial.
Gestión de inventarios de materias
primas y producto terminado.
Manejo de personal.
Auditor interno de calidad y gestión
ambiental. Lidera las
actividades y planes del Comité de
I+D+i. Participa en la
adquisición de materiales y materias
primas en conjunto con Gerencia y
Jefe de Mantenimiento.
Elabora el plan semanal, mensual,
semestral y anual de producción, lo
revisa y evalúa en conjunto con
inventarios y ventas.
Elabora los planes de
mantenimiento preventivo y
correctivo de maquinaria y
herramientas.
Responsable de formular
estrategias de ventas, el
seguimiento de su efectividad y
mejoramiento periódico.
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Actividad No 1 – Definición de requerimientos organizacionales y legales.
productos industriales para
consumo en el hogar,
preferiblemente en elementos
para el cuarto de baño así
como en logística de bodega,
Asesor de Servicio al almacenes y distribución.
Cliente Experiencia en gestión de
cartera de productos
industriales.
Experiencia en servicio al
cliente y manejo de garantías.
Habilidades en manejo de
paquete office, Excel
avanzado.
Nivel de estrés: Alto.
Contador titulado con
experiencia de 3 años.
Conocimiento de normas
internacionales de información
Contador financiera NIIF.
Habilidades en manejo de
paquete office y Excel
avanzado.
Nivel de estrés: Intermedio.
Abogado especializado en
derecho laboral, derecho civil y
comercial.
Experiencia de 5 años
asesorando empresas
Director de RR.HH manufactureras.
Nivel de estrés: Intermedio.
Experiencia en creación de
empresas, manejo de cámaras
de comercio, sindicatos,
asociaciones de fabricantes y
comerciantes.
Nivel de estrés: Intermedio.
Responsable de formular
estrategias para el manejo
apropiado de la cartera.
Responsable en conjunto con la
Gerencia en la elaboración y
gestión de planes promocionales y
publicitarios medibles para el
mejoramiento del posicionamiento
de los productos.
Responsable por el apropiado
almacenamiento, rotación y manejo
del inventario de productos.
Responsable de la gestión de las
estrategias para la distribución
adecuada de los productos en las
localidades objetivo.
Planea y da seguimiento a la
gestión de servicio al cliente.
Planear las visitas diarias y
semanales que debe efectuar a
potenciales clientes.
Dar soporte al cliente sobre el uso y
ventajas de los productos.
Planeación y ejecución de los
planes de servicio al cliente.
Lleva oportunamente la
documentación de ventas.
Responsable por la contabilidad
general de la empresa y los
balances de acuerdo con las
regulaciones de ley, responsable
por la gestión apropiada de la
tributación de la empresa.
Asesora y da soporte legal a la
gestión de la Gerencia para que
apegada a la ley se sigan las
políticas laborales, civiles y
comerciales apropiadas para el
correcto funcionamiento de la
Empresa.
Asesora y da soporte legal a la
gestión de la Junta de Socios para
que las actividades de gestión de la
Empresa cumplan con las leyes y
regulaciones.
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Actividad No 1 – Definición de requerimientos organizacionales y legales.
Bachiller técnico egresado de Pl
colegios técnicos con vocación
y pasión por las ventas.
Experiencia en ventas de
productos para el hogar de 3
años, preferible en duchas.
Capacidad para levantar
pesos hasta de 15 kilos.
Licencia de conducción C2
Transportista
Técnico electromecánico con s
experiencia en procesos
productivos industriales por lo
menos de 3 años.
Experiencia de 1 año en
procesos integrados de
gestión de calidad y cuidado
responsable ambiental.
Habilidades en mejoramiento
continuo.
Habilidades en Word, Power
Point y Excel avanzado.
Nivel de estrés: Bajo.
Técnico Ensamblador 1
Planear las visitas diarias y
semanales que debe efectuar a
potenciales clientes.
Dar soporte al cliente sobre el uso y
ventajas de los productos.
Participa en la planeación y
ejecución de los planes de servicio
al cliente.
Lleva oportunamente la
documentación para el
diligenciamiento del proceso de
venta.
Responsable de proceso de revisión
y cargue a los vehículos de
mercancía de acuerdo con las
ordenes de cargue y despacho
diarios en bodega.
Conduce el vehículo asignado
respetando las normas de tránsito y
entrega de mercancía a los clientes.
Apropiado manejo de la
documentación requerida para
venta, cargue, distribución y
entrega.
Lleva la documentación
correspondiente al proceso de
transporte y entrega de mercancías.
Supervisa y ejecuta los planes de
mantenimiento preventivo y
correctivo de maquinaria y
herramientas.
Responsable por la confiabilidad
operativa de la maquinaria y
herramientas en las líneas de
producción.
Participa en todas las etapas de
elaboración de las piezas, su
ensamble y prueba.
Gestiona con calidad, la gestión de
los procesos de innovación de
productos y procesos.
Realiza labores de aseo y vigilancia.
Responsable de la etapa del
proceso productivo que
semanalmente se le asigne dentro
de las líneas de producción.
Seguimiento de los procedimientos
establecidos para la obtención de
las especificaciones de cada
producto.
24
Actividad No 1 – Definición de requerimientos organizacionales y legales.
Técnico electromecánico con
experiencia en procesos
productivos industriales por lo
menos de 3 años.
Experiencia de 1 año en
procesos integrados de
gestión de calidad y cuidado
responsable ambiental.
Habilidades en mejoramiento
continuo.
Habilidades en manejo de
inventarios de repuestos.
Habilidades en Word, Power
Técnico Ensamblador 2 Point y Excel avanzado.
Nivel de estrés: Bajo.
Técnico electromecánico con
experiencia en procesos
productivos industriales por lo
menos de 3 años.
Experiencia de 1 año en
procesos integrados de
gestión de calidad y cuidado
responsable ambiental.
Habilidades en mejoramiento
continuo.
Habilidades en manejo de
inventarios de repuestos.
Técnico Ensamblador 3
Habilidades en Word, Power
Seguimiento y cumplimiento del
reglamento interno de trabajo.
Seguimiento de la normas
seguridad industrial y salud
ocupacional.
Realiza labores de mensajería
según se requiera. Realiza
labores de aseo según se requiera.
Supervisa el adecuado manejo de
los inventarios de repuestos..
Responsable por la confiabilidad
operativa de la maquinaria y
herramientas en las líneas de
producción.
Gestiona en conjunto con Calidad,
la gestión de los procesos de
innovación de productos y
procesos. Participa en todas
las etapas de elaboración de
piezas, su ensamble y prueba.
Realiza labores de aseo y vigilancia.
Responsable de la etapa del
proceso productivo que
semanalmente se le asigne dentro
de las líneas de producción.
Seguimiento de los procedimientos
establecidos para la obtención de
las especificaciones de cada
producto.
Seguimiento y cumplimiento del
reglamento interno de trabajo.
Seguimiento de la normas
seguridad industrial y salud
ocupacional.
Realiza labores de mensajería
según se requiera.
Participa en el cargue de mercancía
a vehículos para despacho.
Responsable por la confiabilidad
operativa de la maquinaria y
herramientas en las líneas de
producción.
Gestiona en conjunto con Calidad,
la gestión de los procesos de
innovación de productos y
procesos. Participa en todas
las etapas de elaboración de
piezas, su ensamble y prueba.
Responsable del adecuado manejo
25
Actividad No 1 – Definición de requerimientos organizacionales y legales.

Point y Excel avanzado. y almacenamiento de los productos

Nivel de estrés: Bajo.
en las bodegas.
Realiza labores de aseo y vigilancia.
Responsable de la etapa del
proceso productivo que
semanalmente se le asigne dentro
de las líneas de producción.
Seguimiento de los procedimientos
establecidos para la obtención de
las especificaciones de cada
producto.
Seguimiento y cumplimiento del
reglamento interno de trabajo.

Fuente: Elaboración propia.

2.2 Organigrama.

Nos indica cómo está estructurada jerárquicamente la empresa y cómo se relacionan

las diferentes divisiones para consecución de los objetivos. Básicamente es una
empresa con estructura vertical.

26
Actividad No 1 – Definición de requerimientos organizacionales y legales.

Figura No 3. Organigrama Duchas Ahorramás.

Fuente: Elaboración propia.

2.3 Esquema de contratación y remuneración.

Tanto para los temas contables y tributarios como para la dirección de recursos
humanos, aspectos laborales, así como aspectos jurídicos, la empresa buscará
asesoría por parte de empresas contratistas dedicadas a estas funciones. Dichos
servicios se tomarán por prestación de servicios. La persona natural o jurídica que
asuma el soporte en recursos humanos, se encargará de realizar el proceso de
convocatoria y selección de los funcionarios que se requieran. Para los demás cargos
se efectuarán contratos a término definido por 1 año renovable.

27
Actividad No 1 – Definición de requerimientos organizacionales y legales.

Figura No 4. Selección y contratación de cargos técnico administrativos.

Fuente: Elaboración propia.

28
Actividad No 1 – Definición de requerimientos organizacionales y legales.

Figura No 5. Proceso de selección y contratación de otros cargos.

Fuente: Elaboración propia.

Tabla No 7. Contratos a término definido renovables por un año; se indica la

remuneración.

CARGO TIPO DE CONTRATO SALARIO $/ MES

Gerente A término definido por 1 año 6.500.000

renovable.

Director Técnico de I+D+i y A término definido por 1 año 4.300.000

Calidad renovable.

29
Actividad No 1 – Definición de requerimientos organizacionales y legales.

Asesor de Servicio al Cliente A término definido por 1 año 1.500.000

renovable.

Contador A término definido por 1 año 3.500.000

renovable.

Director de RR.HH A término definido por 1 año 3.500.000

renovable.

Transportista A término definido por 1 año 1.000.000

renovable.

Técnico Ensamblador 1 A término definido por 1 año 877.803

renovable.

Técnico Ensamblador 2 A término definido por 1 año 877.803

renovable.

Técnico Ensamblador 3 A término definido por 1 año 877.803

renovable.

Fuente: Elaboración propia.

2.4 Esquema de gobierno corporativo.

Con el objetivo que la Empresa y sus funcionarios administrativos sean transparentes,

previniendo situaciones de conflictos de interés en la realización de sus funciones y
facilitar la toma de decisiones estratégicas, la Junta de Socios autoriza el
establecimiento de 2 comités así:

Comité Auditor y Comité de Investigación y Desarrollo e Innovación (I&D + i).

El Comité Auditor está integrado por la Junta de Socios y un asesor externo quien
actuará como auditor líder, las funciones del comité auditor serán las siguientes:

1. Planeamiento y ejecución de al menos 2 ciclos de auditorías durante el año.

2. Definir los objetivos y alcances de las auditorías planeadas.

3. Verificar el seguimiento y grado de alcance de los objetivos estratégicos, no

conformidades, acciones correctivas, acciones preventivas y su seguimiento.

30
Actividad No 1 – Definición de requerimientos organizacionales y legales.

4. La Junta de Socios se obliga al cumplimiento de las funciones como auditores

internos para lo cual serán apropiadamente capacitados.

5. Por autorización de la Junta de Socios, se podrán invitar expertos en variados

temas del conocimiento y del interés estratégico de la Empresa para integrar ese
comité auditor y aportar recomendaciones a la Junta de Socios.

La Junta de Socios crea el Comité de Investigación y Desarrollo e Innovación, al cual

nos referimos por sus siglas como I&D + i, cuyo objetivo será innovar
permanentemente, buscando la mejora continua y que fue descrita en el punto de
“procesos de investigación y desarrollo” de la Guía 3 con el siguiente esquema de
operación.

Figura No 6. Proceso de Investigación y Desarrollo.

Fuente: Elaboración propia.

De esta forma, con el soporte de los 2 comités, se pretende tomar las decisiones mejor
evaluadas para alcanzar los objetivos estratégicos.

Valores Corporativos de Soluciones medioambientales Ahorramá$

Nuestra filosofía empresarial se basa en el respeto.

● Respeto a las leyes y regulaciones oficiales.

● Respeto a los acuerdos con nuestros clientes.

31
Actividad No 1 – Definición de requerimientos organizacionales y legales.

● Respeto a nuestros competidores.

● Respeto a las personas. Respeto ante los compromisos asumidos.
● Respeto al medioambiente.
● Respeto a las comunidades y partes interesadas.

Así mismo el comportamiento de la Empresa con nuestros clientes, empleados,

proveedores, contratistas, accionistas, competidores, comerciantes, comunidades y
partes interesadas, se guiará por el seguimiento y práctica de los siguientes valores
corporativos:

● Honestidad.
● Lealtad
● Justicia
● Compromiso
● Respeto
● Servicio

De esta manera, consideramos progresar con justicia y rentabilidad para beneficio de

todas las partes interesadas.

32
Actividad No 1 – Definición de requerimientos organizacionales y legales.

3. ASPECTOS LEGALES.

La formalización de la empresa es uno de los primeros pasos que se deben

realizar una vez se cuente con la claridad del plan de negocio. Más allá de cumplir
con requisitos legales, la formalización de nuestra empresa nos permitirá acceder a
amplia gama de oportunidades que brinda el sistema financiero, además de
incursionar en nuevos mercados nacionales e internacionales para proyectar la
empresa y poder crecer. Como lo asegura Mauricio Molina quien se desempeñó
como director de Bogotá Emprende programa de la Cámara de Comercio de Bogotá
y la Alcaldía de Bogotá “Una empresa legalizada da la identidad y seriedad que se
requiere para hacer negocios; refleja cumplimiento de sus obligaciones y confianza
hacia todos sus clientes”.

3.1 Estructura jurídica y tipo de sociedad.

Para la formalización de la empresa contamos con organismos técnicos como

la Superintendencia de sociedades que estimula y apoya el desarrollo del sector
empresarial además de ejercer la inspección, vigilancia y control de las sociedades
mercantiles, también la Cámara de Comercio quienes defienden y estimulan los
intereses generales del empresario en Colombia y llevan los registros mercantiles;
es por esto que a continuación se describe el paso a paso para realizar la
formalización de la empresa bajo la normativa colombiana vigente.

Para nuestra empresa escogeremos el tipo de Sociedad por Acciones

Simplificada (SAS), porque en su constitución pueden intervenir una o más personas
sin límite máximo como accionistas, se constituye por documento privado inscrito en

33
Actividad No 1 – Definición de requerimientos organizacionales y legales.

el registro mercantil de la Cámara de Comercio de Bogotá que es la ciudad en donde

se estableció domicilio principal, o escritura pública ante notario en caso de que
existan aportes o activos sujetos a este documento según los dispuesto en el
artículo 5 de la Ley 1258 de 2008, el capital autorizado por lo accionistas puede ser
pagado hasta en un plazo de 2 años y el revisor fiscal es voluntario tenerlo.

Los pasos para constituir o formalizar la empresa fueron consultados a través de la

página de la Cámara de comercio de Bogotá, al cual se puede acceder en el
siguiente link: https://www.ccb.org.co/Cree-su-empresa/Pasos-para-crear-empresa

Paso No 1. Disponibilidad del nombre: Se debe consultar que se cuente con la

disponibilidad del nombre asignado a la empresa, debido a que no se permite la
homonimia en el registro mercantil, este puede ser consultado en la página de
Confecámaras (http://www.confecamaras.org.co/) o en Registro Único Empresarial a
través de (https://www.rues.org.co/).

Paso No 2. Revisión de Actividad de la empresa: En este punto es importante

identificar cual es la actividad económica que desarrollara la empresa, según la
Clasificación Industrial Internacional (CIIU). La cual la empresa Duchas Ahorramás
tiene como actividad la No 4644 catalogada como El comercio al por mayor de todo
tipo de electrodomésticos y gasodomésticos para uso doméstico. Las cuales pueden
ser consultadas a través de página de la Cámara de Comercio de Bogotá en el
enlace (https://linea.ccb.org.co/descripcionciiu/).

Paso No 3. Confirmación uso de la marca y registro: Al igual que el nombre, se

debe consultar el nombre de la marca el cual se puede consultar por la página de
Confecámaras, luego de realizar consulta se deberá registrar la marca o patente
ante la Superintendencia de Industria y Comercio, para el caso de nuestra empresa
Duchas Ahorramás se manejará el mismo nombre de la empresa.

Paso No 4. Consulta uso de suelo: En la Secretaria Distrital de Planeación se

debe consultar si el lugar que va a ocupar nuestra empresa podrá utilizarse para su
funcionamiento, a pesar de no ser un requisito para la apertura del establecimiento,
el lugar debe cumplir con las normas de uso del suelo (Decreto 1879 del año 2008,
artículo 2 y 3). Duchas Ahorramás establecerá su negocio en la ciudad de Bogotá,

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Actividad No 1 – Definición de requerimientos organizacionales y legales.

en el sector de Puente Aranda, este sector es zona industrial, con lo cual está
aprobado por la Secretaria Distrital de Planeación. (http://www.sdp.gov.co/).

Paso No 5. Revisión y constitución tipo de Sociedad: A través de la página de la

Cámara de Comercio, se consulta el tipo de sociedad que va a constituir la empresa,
para el caso de nuestra empresa Duchas Ahorramás SAS, se constituirá una
Sociedad por Acción Simplificada (S.A.S), este tipo de sociedad puede ser
constituida por una o más personas, mediante documento privado en el cual se
indique lo siguiente:

Nombre, tipo de documento de identificación y número, domicilio de accionista o

accionistas, razón social seguida de las palabras: Sociedad por acciones
simplificada o S.A.S., duración (puede ser indefinida), enunciación de actividades
principales, cualquier actividad comercial o civil licita, capital autorizado, suscrito y
pagado, forma de administración, nombre e identificación de los administradores.

La constitución de la persona jurídica se hará por medio de escritura pública en una

notaría, al radicarse la documentación, se debe contactar con la Cámara de
Comercio para consultar si el trámite se realizó correctamente, para luego reclamar
los formularios en la Cámara de Comercio de Bogotá. La consulta de las tarifas
vigentes por derechos de registro y renovación de la matricula mercantil y derechos
por inscripción de libros y documentos podrá ser consultado a través del enlace:
file:///C:/Users/Harold%20Alvarado/Downloads/tarifas_registros_2020_marzo4.pdf

Paso No 6. Inscripción Registro Único Tributario (RUT): Duchas Ahorramás

S.A.S, deberá inscribirse ante la Dirección Nacional de Impuestos y Aduanas
Nacionales (DIAN), con el fin de formalizar las obligaciones tributarias, aduaneras o
cambiarias, que será responsabilidad de la sociedad. Los impuestos que manejarán
Duchas Ahorramás S.A.S como Sociedad por Acción Simplificada serán:

 Impuesto de Renta y Complementarios.

 Impuesto sobre ventas (IVA)

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Actividad No 1 – Definición de requerimientos organizacionales y legales.

 Declaraciones de Retención en la Fuente

Ante la Secretaria de Hacienda se deben declarar:

 Impuesto de Industria y Comercio

 Retenciones a título de ICA (Reteica)

Estas obligaciones tributarias serán presentadas de acuerdo a las fechas

establecidas por la Dian y la Secretaria de Hacienda publicadas en sus calendarios
tributarios de cada año.

Paso No 7. Formulario del RUE y Registro con otras entidades: La empresa

deberá diligenciar el formulario del Registro Único Empresarial en la página web de
la Cámara de Comercio de Bogotá. Además de esto, Duchas Ahorramás S.A.S
también tendrá que diligenciar el formulario del Registro con otras entidades. Este
formulario será enviado a la Cámara de Comercio, para que la Secretaria de
Hacienda Distrital le asigne el código de Registro de Información Tributario (RIT)
para el pago del impuesto ICA.

Paso No 8. Registro Mercantil: Cuando se cuente con todos los documentos

completos, deberán ser radicados en la Cámara de Comercio y está información
será remitida a la Dian para que se le asigne un Nit y quede registrado en Registro
Mercantil.

Paso No 9. Concepto técnico Cuerpo Oficial de Bomberos: El concepto técnico

de Bomberos es la valoración técnica emitida por el Cuerpo oficial de Bomberos de
Bogotá D.C., a través del cual se revisan las condiciones de seguridad humana,
riesgos de incendio, materiales peligrosos y sistemas de protección contra incendios
que se puedan presentar en la empresa.

Paso No 10. Certificado de Calidad Norma ISO: Para esto es necesario primero un
diagnóstico, planificación, diseño, implementación, auditoria interna y por ultimo
certificación. Este modelo nos permitirá mejorar procesos con base en el cumplimiento
de los requisitos del producto que nos permitirá tener clientes satisfechos y realizar una
mejora continua.

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Actividad No 1 – Definición de requerimientos organizacionales y legales.

Paso No 11. Reglamento Interno de Trabajo: Duchas Ahorramás S.A.S, estará

regida bajo un reglamento de trabajo interno creado por los gerentes con el fin de
resolver conflictos y tener herramientas claras para la toma de decisiones. Este
reglamento será muy importante porque servirá como una guía para mantener el
orden en la compañía. El reglamento interno de la empresa estará reglamentado por
artículos 104 a 125 del código sustantivo del trabajo, considerando las derogatorias
que hizo el la ley 1429 de diciembre 29 de 2010.

3.2 Regímenes especiales.

Duchas Ahorramás S.A.S, contará con proveedores nacionales para la compra de

insumos y herramientas requeridas para el ensamble del producto; sin embargo a
futuro contaremos también con algunos proveedores internacionales que nos
suministrarán algunas piezas que hacen parte del producto final como lo son los
sensores de temperatura y para estas importaciones será necesario tener claridad
del formato oficial aprobado por la Secretaria de Hacienda y Crédito Público que
deberemos presentar ante aduana para poder realizar la importación de estas piezas
y obtener el pedimento de importación con el fin de nacionalizar las piezas
importadas para posteriormente hacer el ensamble de nuestro producto.

Para el ingreso de importaciones a Colombia se aplican, según corresponda, dos tipos

de impuestos:

– El IVA, que corresponde al 19% del valor declarado de un paquete.

– El arancel, que corresponde al 10% del valor declarado de un paquete.
Sin embargo, estos impuestos no aplican para todos los paquetes que ingresan a
Colombia.

Los impuestos se aplican según la naturaleza de los productos contenidos en los

paquetes y su valor declarado, existiendo los siguientes beneficios y excepciones

Paquetes con valor declarado de 200USD o menos: pagan arancel (10%).

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Actividad No 1 – Definición de requerimientos organizacionales y legales.

Paquetes con valor declarado de 200.01USD o más: pagan IVA (19%)

y arancel (10%).

4. GASTOS ADMINISTRATIVOS.

A continuación los gastos administrativos mensuales asociados para el adecuado

funcionamiento de la empresa.

Tabla No 8. Gastos administrativos Duchas Ahorramás.

Fuente:
Elaboración propia.

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Actividad No 1 – Definición de requerimientos organizacionales y legales.

5. GASTOS DE PERSONAL.

Se hace el análisis de trabajadores de la empresa con los gastos de nómina

proyectados mensualmente con todos los gastos de ley con un total de $6.763.734

Tabla No 9. Gastos de Nómina Duchas Ahorramás.

Fuente: elaboración propia.

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Actividad No 1 – Definición de requerimientos organizacionales y legales.

6. GASTOS DE PUESTA EN MARCHA.

Tabla No 10. Gastos Hardware.

Fuente: Elaboración propia.

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Actividad No 1 – Definición de requerimientos organizacionales y legales.

Tabla No 11. Gastos Software.

Fuente: Elaboración propia.

Tabla No 12. Gastos Equipos.

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Actividad No 1 – Definición de requerimientos organizacionales y legales.

Fuente: Elaboración propia.

Tabla No 13. Valor de gastos puesta en marcha.

Fuente: Elaboración propia.

7. GASTOS ANUALES DE ADMINISTRACIÓN.

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Actividad No 1 – Definición de requerimientos organizacionales y legales.

Tabla No 14. Gastos anuales de Administración.

Fuente: Elaboración propia.

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Actividad No 1 – Definición de requerimientos organizacionales y legales.

Tabla No 15. Aportes Parafiscales.

Fuente: elaboración propia.

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Actividad No 1 – Definición de requerimientos organizacionales y legales.

8. ORGANISMOS DE APOYO.

Para la puesta en marcha exitosa de nuestro producto contamos con nuestro

capital que está proyectado para el aporte económico durante un año siguiendo el
plan de negocios que se generó iniciando la idea aprobado por los socios,
necesitamos generar alianzas con el sector financiero donde los bancos sean los
mejores aliados generándonos unas tasas de intereses mucho más bajas y
cómodas, crearemos un vínculo con Bancolombia S.A, donde todos nuestros
empleados de planta tendrán la apertura de cuenta de nómina en el Bancolombia y
la empresa el portal transaccional, dando así muchos beneficios a la compañía y una
cercanía mucho más grande para la obtención de financiación a futuro a través de
cupos aprobados cuando se requiera para poder expandir nuestro producto a nivel
nacional e internacional, después de un año de marcha del proyecto, donde las
entidades financieras vean la viabilidad de poder prestar el dinero a la empresa a
través de la línea Bancoldex y con garantía del Fondo Nacional de Garantías (FNG)
si es necesario.

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Actividad No 1 – Definición de requerimientos organizacionales y legales.

9. CONCLUSIONES.

Para garantizar el funcionamiento de la empresa se analizaron todos los aspectos

de las estructuras organizacionales, así como los requisitos legales para lograr
direccionar la empresa de forma estratégica. Teniendo en cuenta la actividad
económica de nuestra empresa, definimos nuestra filosofía, misión, visión, análisis de
DOFA, así como también valores corporativos, presentando la cultura organizacional
de la empresa.

Entre los componentes organizacional para el plan de negocio, identificamos los

perfiles y funciones de cada cargo, para que así mismo brindar soporte o de estructura
a toda la gestión empresarial para su adecuado funcionamiento; por medio de la
realización del organigrama determinamos que nuestra empresa tiene una estructura
vertical, la cual nos indicó cómo está estructurada la empresa jerárquicamente, así
como su relación con las diferentes divisiones. De igual forma las condiciones laborales
y tipo de contratación.

Como parte fundamental del estudio organizacional y legal del plan de negocio, se
estableció todo lo relacionado con gastos administrativos, de personal, de puesta en
marcha, estos presupuestos fueron definidos anualmente. Con todo lo que pudimos
concluir nos ayudará a orientar para poder continuar con nuestro plan de negocio,
siguiendo lo establecido por la ley y los principios de sostenibilidad.

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Actividad No 1 – Definición de requerimientos organizacionales y legales.

10. REFERENCIAS.

Esquemas de contratación laboral, Greenham J., El empresario.mx, 06/08/2018.

Recuperado de: https://elempresario.mx/contratacion/esquemas-contratacion-laboral

Gobierno corporativo de las empresas, Díaz C., 17/06/2013, Revista Dinero.

Recuperado de: https://www.dinero.com/opinion/columnistas/articulo/gobierno-corporativo-
empresas/189823

Pasos para constituir o formalizar una empresa en Colombia. Cámara de comercio

de Bogotá: Recuperado de https://www.ccb.org.co/Cree-su-empresa/Pasos-para-crear-
empresa

Pedraza, R. (2014). Modelo del plan de negocios: para la micro y pequeña empresa.
México: Larousse- Grupo Editorial Patria. (Páginas 10 – 16 y 73-77) Disponible en e-
brary.

¿Por qué una empresa necesita un gobierno corporativo? Alto Nivel, 31/07/2012.
Recuperado de: https://www.altonivel.com.mx/empresas/negocios/22665-el-como-y-el-
para-que-del-gobierno-corporativo/

Varela, R. (2014). Innovación empresarial, arte y ciencia en la creación de

empresas. Cuarta Edición. Bogotá: Pearson. (Capítulo 7, página 327-332).

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