Manual de usuario

Sistema Banco de Oferentes

Vicerrectoría Académica
Universidad del Cauca

2016
 Manual de usuario
Tabla de contenidos

TEMA PAG.
1 Introducción 2
1.1 Propósito del documento 2
2 Conceptos importantes 2
2.1 Acceso al sistema 3
2.2 Recuperación de contraseña 4
3 Guía de usuario 5
3.1 Registro de usuario 5
3.2 Información de Interés 7
3.3 Menú de opciones 8
3.4 Datos personales 9
3.5 Estudios Realizados 11
3.6 Experiencia 13
3.7 Producción académica 14
3.8 Idiomas 16
3.9 Postulaciones 17

Tabla de imágenes
IMAGEN TÍTULO PAG.
1 Interfaz de inicio del Banco de Oferentes 3
2 Formulario de acceso de Usuarios Registrados, recuperación de contraseña 4
3 Formulario de recuperación de contraseña 4
4 Formulario de Registro de Usuarios Nuevos 5
5 Términos y Condiciones - Registro de Usuarios Nuevos 5
6 Registro de usuario 6
7 Confirmación de Registro de Usuarios Nuevos 6
8 Ejemplo de error en Formulario de Registro de Usuarios Nuevos 7
9 Información de interés 8
10 Menú de Opciones del oferente 8
11 Datos Personales 9
12 Adjuntar documento de identidad (formato PDF) 10
13 Documento cargado (opción de descarga y eliminar) 10
14 Estudios Realizados 11
15 Creación de un nuevo Estudio Realizado 12
16 Tabla de registros de Estudios Realizados 12
17 Registros de Experiencia 13
18 Creación de un nuevo registro de Experiencia 13
19 Confirmación de registro guardado exitosamente 14
20 Listado de registros de Experiencia 14
21 Registros de Producción Académica 15
22 Crear nuevo registro de Producción Académica 15
23 Confirmación registro de Producción Académica 15
24 Listado de registros de Producción Académica 16
25 Registros de Idiomas 16
26 Creación de un nuevo registro de Idioma 16
27 Confirmación registro de Idioma 17
28 Listado de registros de Idiomas 17
29 Interfaz de postulaciones 18
30 Interfaz de registro de postulación 18

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 1. Introducción
1.1 Propósito del documento

El presente documento está dirigido a entregar las pautas de uso y operación para el registro
de información en el Sistema Banco de Oferentes de la Universidad del Cauca.

El Banco de Oferentes, es un sistema Web diseñado con el objetivo de brindar la posibilidad a

profesionales o expertos en diversas áreas del conocimiento, de registrarse, postularse y
disponer su información para facilitar los procesos de selección de personal docente en los
diferentes departamentos académicos de la Universidad del Cauca.

Esta herramienta ha sido creada teniendo en cuenta aspectos de diseño y tecnología que
permiten realizar una gestión más ágil, amigable, fácil y segura, ofreciendo entre otras
funcionalidades el acceso al sistema, registro de usuario, registro de información personal,
registro de estudios realizados, capacitaciones, experiencia laboral y de docencia, idiomas,
publicaciones, gestión de archivos anexos, cambio o restablecimiento de contraseña, entre
otras.

El Banco de Oferentes permitirá una interacción y gestión más transparente y eficaz tanto para
usuarios como para los administradores del sistema.

2. Conceptos Importantes

Antes de iniciar la gestión de la información en el sistema, tenga presente que la nueva

normatividad del Banco de Oferentes exige que la mayoría de los registros de información
tengan un archivo anexo de soporte, por lo cual se recomienda tener cada documento,
escaneado por separado en formato PDF. Los documentos que debe tener para completar
adecuadamente su información son: Cédula de Ciudadanía o pasaporte (extranjeros), libreta
militar (hombres con nacionalidad colombiana), diploma (por cada título obtenido), acta de
grado (por cada título obtenido), certificados de cursos o capacitaciones, certificación laboral y
certificado de idiomas.

En todas las interfaces del sistema, se desplegarán notificaciones cada que se realice una
acción. Los mensajes de alerta se presentarán en color amarillo y los mensajes de error se
notificarán en color rojo.

Todos los campos con el signo * deben ser diligenciados.

Todas las solicitudes de soporte de usuario serán atendidas por el personal de la oficina de
Contacto 55 de la Universidad del Cauca. Tel: 8209800 ext. 55, contacto@unicauca.edu.co.

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 2.1 Acceso al sistema

Para acceder al sistema, se debe contar con conexión a internet y un navegador Web para
acceder a la URL: https://www.unicauca.edu.co/bancoOferentes/

Nota: La funcionalidad del sistema ha sido probada en la mayoría de navegadores Web

populares, como: Mozilla FireFox, Google Chrome, Microsoft Edge, Safari, Opera, entre otros.

Una vez se accede al Banco de Oferentes, se despliega la pantalla de inicio del sistema, la cual
se compone de tres secciones importantes:

1. Mensajes de Información Importante del Banco de Oferentes.

2. Formulario de acceso para usuarios registrados, con opción de restablecimiento de
contraseña.
3. Formulario de registro en el sistema.

Imagen 1. Interfaz de inicio del Banco de Oferentes

Nota: Los Usuarios Registrados podrán acceder al sistema utilizando la misma contraseña que
utilizaban en el sistema anterior de Banco de Oferentes. En caso de presentar problemas de
acceso por contraseña errónea, se deberá utilizar la opción que ofrece el sistema para
restablecimiento de contraseña.

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 2.2 Recuperación de contraseña

Si por alguna razón olvida o pierde la contraseña de acceso al Banco de Oferentes, podrá
utilizar el mecanismo de restablecimiento de contraseña, accediendo al enlace: ¿Olvidó su
contraseña? (el cual se encuentra en el formulario de acceso al sistema, en la pantalla de
inicio):

Imagen 2. Formulario de acceso de Usuarios Registrados, recuperación de contraseña

Una vez presiona el enlace: ¿Olvidó su contraseña?, el sistema carga en pantalla la interfaz de
restablecimiento de contraseña, donde deberá digitar su número de identificación, luego
marcar el texto de verificación y por ultimo presionar el botón “Recuperar Contraseña”

Imagen 3. Formulario de recuperación de contraseña

Una vez se ha realizado este proceso, el sistema desplegará en pantalla un mensaje de

confirmación y enviará a su correo electrónico un enlace temporal que podrá ser utilizado para
restablecer su contraseña de acceso al Banco de Oferentes

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Nota: En caso de que usted no se encuentre registrado en el sistema, se mostrará un mensaje
de alerta en color rojo notificando que no se encuentra información del usuario en el sistema:

Si este es su caso, deberá volver a la interfaz de inicio y Registrarse.

3. Guía de Usuario
3.1 Registro de Usuario

Para registrarse al banco de oferentes, debe acceder al formulario de Registro de Usuarios

Nuevos desde la interfaz de inicio del sistema.

Imagen 4. Formulario de Registro de Usuarios Nuevos

Al acceder mediante el botón Registrarse, se presentará una interfaz con los Términos y
Condiciones de uso de la aplicación, Política de tratamiento de datos personales y la
Normatividad aplicable al Banco de Oferentes de la Universidad del Cauca. Para continuar
deberá Aceptar los Términos

Imagen 5. Términos y Condiciones - Registro de Usuarios Nuevos

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Una vez acepta los Términos y Condiciones, el sistema carga en pantalla el formulario de
registro de Oferentes, el cual consta de datos personales básicos.

Imagen 6. Formulario de Registro de Usuarios Nuevos

Una vez ha completado la información básica de registro en el sistema, debe presionar el

botón Realizar Registro para guardar su información y poder acceder y utilizar el sistema. Se
desplegará un mensaje de alerta en pantalla confirmando su registro exitoso.

Imagen 7. Confirmación de Registro de Usuarios Nuevos

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Nota: A continuación se presenta el caso de error en el registro de la información, se visualiza
en pantalla un mensaje de alerta indicando en color rojo los campos donde la información está
incompleta o es errónea:

Imagen 8. Ejemplo de error en Formulario de Registro de Usuarios Nuevos

Nota: El correo electrónico que se utiliza para el registro es utilizado como su correo
electrónico principal, por lo tanto será utilizado para el envío de mensajes importantes
relacionados con el Banco de Oferentes o para el proceso de restablecimiento de contraseña.

3.2 Información de Interés

Una vez se accede al sistema, se carga una interfaz que se compone de tres secciones
fundamentales:

1. Encabezado (incluye la opción de cambio de contraseña y cierre de sesión)

2. Menú de Opciones de gestión del oferente (lado izquierdo de la pantalla).
3. Sección de contenido principal (varía según la opción de menú seleccionada)

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 Imagen 9. Información de Interés

Nota: Por defecto, cuando se accede al sistema, se inicia en la sección de Información de

Interés, donde se despliegan los mensajes importantes que publica el administrador del
sistema.

3.3 Menú de opciones

Los usuarios registrados en el Banco de Oferentes, cuentan con un menú de opciones para
gestionar su información. Las opciones disponibles son: Información de interés, Datos
Personales, Estudios Realizados, Experiencia, Producción Académica, Idiomas, Postulaciones.

Imagen 10.Menú de Opciones del oferente

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 3.4 Datos Personales

En la interfaz de datos personales se cargan los datos de registro en el sistema y además se

presentan campos adicionales de información que deben ser diligenciados. La sección de
contenido de Datos Personales se divide en tres segmentos o grupos de información:

Imagen 11. Datos Personales

El primero de los grupos de datos es titulado “Información Personal” y contiene datos como:
Fecha de nacimiento, País de nacimiento, departamento, ciudad, Sexo, Estado Civil.

Cuando el usuario es de sexo masculino y nacionalidad colombiana, es requisito obligatorio el

registro de la información de la Libreta Militar, Categoría y Distrito militar, además del soporte
adjunto en formato PDF (libreta militar escaneada).

El segundo grupo es titulado “Información de contacto” y contiene datos como: dirección de

residencia, barrio, departamento de residencia, ciudad, teléfono fijo, celular, correos
electrónicos. Esta información es fundamental para que la Universidad del Cauca pueda
ponerse en contacto con el oferente.

El tercer grupo es titulado “Archivos de Soporte” y es utilizado para administrar los

documentos anexos de carácter obligatorio. (Puede cargar, descargar, actualizar o eliminar un
documento).

Una vez se haya diligenciado la información o se hayan realizado los cambios necesarios en sus
Datos Personales, deberá presionar el botón Guardar para conservar los cambios en la base de
datos del sistema.

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Para adjuntar un documento deberá presionar en el botón + Adjuntar Documento de
Identidad y luego, deberá seleccionar el archivo en formato PDF en su computador.

Imagen 12. Adjuntar documento de identidad (formato PDF)

Una vez el documento es cargado en el servidor, se mostrará en pantalla la opción para

descargar o eliminar el archivo:

Imagen 13. Documento cargado (opción de descarga y eliminar)

Una vez haya adjuntado el documento, el sistema le permitirá guardar la información, de lo

contrario no podrá realizarse esa operación.

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 3.5 Estudios Realizados

Esta sección, permite al oferente, realizar el registro de sus estudios realizados, entre ellos,
estudios de: pregrado, pregrado en medicina humana o composición musical, especialización,
especialización médica, maestría, doctorado, posdoctorado, técnico, tecnólogo, curso
programado o capacitación.

Cuando se accede a la opción de menú “Estudios Realizados” se muestra en la sección de

contenido, el listado de estudios registrados y el botón que permite crear nuevos registros,
como se visualiza en la imagen a continuación:

Imagen 14.Estudios Realizados

Nota: En todas las interfaces donde no se encuentre información registrada se notificará con
un mensaje de alerta al usuario.

Presionando en el botón + Agregar se podrá gestionar la información de un nuevo registro.

Nota: Todos los campos con el signo * son de registro obligatorio. Para cada registro se deben
adjuntar soportes anexos en formato PDF, los cuales varían según el tipo de estudio, entre
ellos se encuentran: Acta de Grado, Diploma, Certificado de grado, tarjeta profesional.

Si no se adjuntan los documentos requeridos, la información no será guardada en la base de

datos del sistema.

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 Imagen 15.Creación de un nuevo Estudio Realizado

Una vez se haya diligenciado la información y esta esté completa, deberá presionar el botón
Guardar para conservar los cambios en la base de datos del sistema.

Si no se presentan errores en el registro, se visualizará un mensaje de conformación

informando que los datos han sido guardados correctamente y se actualizará la sección de
contenido principal, presentando el resumen del registro realizado en una tabla, en la cual
encontrará las opciones para editar o eliminar los registros realizados.

Imagen 16.Tabla de registros de Estudios Realizados

De ser necesario, podrá modificar o eliminar la información de un registro, por medio de la

columna “Opciones” que se encuentra en la tabla de registros de Estudios Realizados.

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 3.6 Experiencia

Esta sección, permite al oferente, realizar el registro de su experiencia profesional, en

investigación, docencia o profesional docente directiva.

Cuando se accede a la opción de menú “Experiencia” se muestra en la sección de contenido, el

listado de registros de Experiencia y el botón que permite crear nuevos registros, como se
muestra en la imagen siguiente:

Imagen 17.Registros de Experiencia

Nota: En todas las interfaces donde no se encuentre información registrada se notificará con
un mensaje de alerta al usuario.

Presionando en el botón + Agregar se podrá gestionar la información de un nuevo registro de

Experiencia.

Para cada registro se debe adjuntar la certificación laboral en formato PDF.

Imagen 18.Creación de un nuevo registro de Experiencia

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Una vez se haya diligenciado la información y esta esté completa, deberá presionar el botón
Guardar para conservar los cambios en la base de datos del sistema.

Si no se presentan errores en el registro, se visualizará un mensaje de conformación

informando que los datos han sido guardados correctamente y se actualizará la sección de
contenido principal, presentando el resumen del registro realizado en una tabla, en la cual
encontrará las opciones para editar o eliminar los registros realizados

Imagen 19.Confirmación de registro guardado exitosamente

De ser necesario, podrá modificar o eliminar la información de un registro, por medio de la

columna “Opciones” que se encuentra en la tabla de registros de Experiencia.

Imagen 20.Listado de registros de Experiencia

3.7 Producción académica

Esta sección, permite al oferente, realizar el registro de su Producción académica, como:

ensayos o artículos, videos cinematográficos o fotográficos, libros resultados de investigación,
libros de texto, patentes de invención, estudio post-doctoral, reseña crítica, traducción, obra
de creación artística, premio, artículo corto, producción técnica, producción de software,
evaluación como par, libro de ensayo, revisión de tema, reportes de caso o carta al editor.

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Cuando se accede a la opción de menú “Producción Académica” se muestra en la sección de
contenido, el listado de registros de Producción Académica y el botón que permite crear
nuevos registros, como se muestra en la imagen siguiente:

Imagen 21. Registros de Producción Académica

Nota: En todas las interfaces donde no se encuentre información registrada se notificará con
un mensaje de alerta al usuario.

Presionando en el botón + Agregar se podrá gestionar la información de un nuevo registro de

Producción Académica.

Imagen 22. Crear nuevo registro de Producción Académica

Una vez se haya diligenciado la información y esta esté completa, deberá presionar el botón
Guardar para conservar los cambios en la base de datos del sistema.

Si no se presentan errores en el registro, se visualizará un mensaje de conformación

informando que los datos han sido guardados correctamente y se actualizará la sección de
contenido principal, presentando el resumen del registro realizado en una tabla, en la cual
encontrará las opciones para editar o eliminar los registros realizados.

Imagen 23. Confirmación registro de Producción Académica

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 Imagen 24. Listado de registros de Producción Académica

3.8 Idiomas

Esta sección, permite al oferente, realizar el registro de los idiomas que domina. Se pueden
realizar registros de idiomas que sean certificados o también idiomas que haya aprendido sin
certificación alguna, en cualquier caso, debe registrar el idioma, nivel de escritura, lectura y
habla.

Cuando se accede a la opción de menú “Idiomas” se muestra en la sección de contenido, el

listado de registros de idiomas y el botón que permite crear nuevos registros, como se muestra
en la imagen siguiente:

Imagen 25. Registros de Idiomas

Presionando en el botón + Agregar se podrá gestionar la información de un nuevo registro de

Idiomas.

Imagen 26. Creación de un nuevo registro de Idioma

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Una vez se haya diligenciado la información y esta esté completa, deberá presionar el botón
Guardar para conservar los cambios en la base de datos del sistema.

Si no se presentan errores en el registro, se visualizará un mensaje de conformación

informando que los datos han sido guardados correctamente y se actualizará la sección de
contenido principal, presentando el resumen del registro realizado en una tabla, en la cual
encontrará las opciones para editar o eliminar los registros realizados.

Imagen 27. Confirmación registro de Idiomas

Imagen 28. Listado de registros de Idiomas

3.9 Postulaciones

Esta sección, permite al oferente realizar su postulación para los periodos y los departamentos
académicos que seleccione.

Cuando se accede a la opción de menú “Postulaciones” se carga en la sección de contenido

principal, la información con los periodos académicos en los cuales se encuentra postulado
actualmente y una sección de información importante a tener en cuenta antes de postularse.

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 Imagen 29. Interfaz de postulaciones

Una vez continúa e inicia el proceso de postulación, se carga en pantalla un formulario que
permite registrar la información laboral actual del oferente, seleccionar los periodos
académicos a los cuales desea postularse y la lista de facultades y departamento en los cuales
se puede postular. También existe una casilla de verificación para registrar las postulaciones en
los programas de Regionalización.

El oferente, debe seleccionar al menos un periodo y un departamento para registrar su

postulación.

Imagen 30. Interfaz de registro de postulación

Al realizar el registro de la postulación, el sistema desplegará un mensaje de confirmación en

caso correcto y cargará en pantalla la lista de las últimas postulaciones registradas.

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 Imagen 30. Interfaz de registro de postulación

Una vez el oferente se ha postulado en al menos un periodo académico y un departamento,

será visible para los administradores del sistema y los administrativos que consultan los
oferentes disponibles cada que se requieren nuevas vinculaciones.

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