CONCEPTOS DE COMBINACIÓN DE CORRESPONDENCIA

En un documento responda las siguientes preguntas y súbalo a la plataforma:

1. Que es combinación de correspondencia en Word.

R//

La combinación de Correspondencia es un proceso a través del cual los datos de una lista de
direcciones son insertados y colocados en una carta o documento modelo, creando así una carta
personalizada para cada uno de los miembros de la lista de direcciones tomada como base.

2. Enumere o mencione los pasos para realizar una combinación de correspondencia.

R//

1- Abrimos Word 2007.De manera predeterminada se abre un documento en blanco. Déjelo abierto.
si lo cierra, no están disponibles los comandos del paso siguiente.
2- creo la carta o documento
3- damos clic en la ficha correspondencia utilice los comando de la ficha correspondencia para
combinar correspondencia. trabajando en el documento principal.
4- En la ficha correspondencia en el grupo iniciar combinación de correspondencia, haga clic en iniciar
combinar correspondencia.
5- Haga clic en carta. o según el tipo de documento que desea trabajar.
6- Haga clic en escribir nueva lista, o si ya existe usar lista existente... o contactos de Outlook...
7- Luego nos muestra el siguiente paso. para crear la lista de direcciones, damos clic en el botón
personalizar columnas donde nos muestra un listado de nombres de campos por defecto del
programa. En nuestro caso seleccionaremos y eliminaremos los campos que sobren y luego
agregaremos los que nos falten para nuestra lista combinada de direcciones, también los
ordenaremos usando los botones subir y bajar. Quedando así la segunda lista con 7 campos ya
ordenados. Ingresamos los registros por ejemplo, y al terminar damos clic en aceptar y le
asignamos un nombre " Administración Documental" y clic en guardar.
8- Luego insertaremos los campos que se pueden combinar y separar con signos de puntuación. por
ejemplo, para crear una dirección, puede colocar los campos en el documento principal de la carta
de esta manera; damos clic en la flecha de insertar campos de combinación. y podemos aplicarles
formato de color, negrita, subrayado, cursiva, entre otras. Ejemplo.
"Nombre" "Apellido""Empresa""Titulo o Cargo""Teléfono""Correo""Ciudad"
9- Ejemplo de documentos con campos combinados. Recuerde que los campos se insertan en el lugar
del documento o según el formato- tipo del mismo. Para ver los datos combinados ocultos en los
campos haga clic en el botón vista previa de resultados y se verá así: "Nombre", y después ANTONY,
podemos mirar registros siguientes, buscar, comprobar errores, en finalizar y combinar nuestros
datos combinados. esta barra de herramientas te permite editar e imprimir tu combinación de
correspondencia. Ya está listo para imprimir tu combinación de clic en finalizar y combinar luego en
imprimir documentos...
Y todos los registros o parte de ellos.

10- Evaluación. realice una certificación para los aprendices que participaron en el manejo de
archivos de la institución.
3. Tipos de archivos o destinatarios que se pueden usar para la combinación de
Correspondencia.
R//
- Lista de contactos de Outlook

- Hojas de cálculo de Excel

- Tablas de Word

- Tablas de base de datos de Access

- Archivos de texto en los que tabulaciones o comas separan las columnas y retornos de
párrafo separan las filas

4. Como se insertan los campos de la combinación? Describa los pasos.

R//

a. En la pestaña Correspondencia, en el grupo Escribir e insertar campos, haga clic en

Insertar campo de combinación.
b. En el cuadro de diálogo Insertar campo de combinación, siga uno de estos
procedimientos:
 Para seleccionar campos de dirección que se correspondan automáticamente con los
campos del origen de datos, aunque los campos del origen de datos no tengan los
mismos nombres que los campos, haga clic en Campos de dirección.
 Para seleccionar campos que siempre obtienen datos directamente de una columna
del archivo de datos, haga clic en Campos de base de datos.
c. En el cuadro Campos, haga clic en el campo que desee.
d. Haga clic en Insertar y, a continuación, en Cerrar.
e. Si aparece el cuadro de diálogo Asignar campos, es posible que Microsoft Word no haya
encontrado la información necesaria para insertar el campo. Haga clic en la flecha situada
junto a (no coincide) y, a continuación, seleccione el campo del origen de datos
correspondiente al campo requerido para la combinación de correspondencia.

5. Cuáles son los pasos para combinar correspondencia con archivos de Excel.

R//

1. En Word, elija Archivo > Nuevo > Documento en blanco.

2. En la pestaña Correspondencia del grupo Iniciar combinación de correspondencia, elija
Iniciar combinación de correspondencia y el tipo de combinación que quiere ejecutar.
3. Elija Seleccionar destinatarios > Usar una lista existente.
4. Busque su hoja de cálculo de Excel y luego elija Abrir.
5. Si Word se lo solicita, elija Hoja1$ > Aceptar.
6. Para qué sirve el icono de bloque de direcciones en combinación de

Correspondencia? Describa el proceso

R//

Para agregar más fácil un bloque de direcciones a la carta, sobre o etiquetas usando la
herramienta bloque de dirección.

1. Haga clic en el lugar del documento donde quiere agregar el bloque de direcciones.
2. Elija Bloque de direcciones

Nota: Si el comando Bloque de direcciones está atenuado, haga clic en Seleccionar

destinatarios y elija el tipo de lista de distribución de correo que usa: contactos de Outlook,
una hoja de cálculo de Excel o un archivo .mdb que creó previamente en Word. Si todavía no
tiene una lista de distribución de correo, haga clic en Escribir nueva lista para crear una lista
en Word.

7. Cuál es la función del icono reglas de combinación de correspondencia? Describa el proceso.

R//

Agregar reglas a un documento para combinar correspondencia permite que el proceso del flujo
de trabajo sea más eficiente y flexible. Si usa reglas, no tendrá que generar varios documentos y,
además, podrá configurar contenido que se pueda cambiar rápidamente.
Puede agregar reglas al configurar la combinación de correspondencia.

1. En la pestaña Correspondencia, en el grupo Escribir e insertar campos, seleccione Reglas.

2. Seleccione una regla disponible.

8. Qué función desempeña el icono finalizar y combinar de combinación de Correspondencia?

Describa el proceso.

R//

Puede imprimir los documentos combinados o modificarlos de forma individual. Puede imprimir o
cambiar todos, o solo un subconjunto de los documentos.
 1. En la pestaña Correspondencia, en el grupo Finalizar, haga clic en Finalizar y combinar y, a
continuación, haga clic en Imprimir documentos.
2. Seleccione si quiere imprimir todo el conjunto de documentos, solo la copia del texto
visible actualmente o un subconjunto del conjunto, que puede especificar por número de
registro.

9. Describa el proceso del icono vista previa de resultados de combinación de Correspondencia.

R/

/Puede obtener una vista previa de los documentos combinados y realizar los cambios antes de
completar efectivamente la combinación.

Para obtener la vista previa, siga uno de estos procedimientos en el grupo Vista previa de
resultados de la ficha Correspondencia:

 Haga clic en Vista previa de resultados.

 Hojee cada documento combinado utilizando los botones Próximo registro y Registro
anterior del grupo Vista previa de resultados.
 Obtenga una vista previa de un documento específico haciendo clic en Buscar destinatario.

10. Cuál es el proceso de crear etiquetas en combinación de correspondencia?

R//Estos son los documentos implicados en la creación e impresión de etiquetas con el proceso de
combinación de correspondencia:
El documento principal.
Este documento sirve para configurar el diseño de las etiquetas de todas las etiquetas de la
combinación de correspondencia. También puede configurar el contenido que desee que se repita
en cada etiqueta, como el logotipo de la empresa o el remite en las etiquetas de envío.
La lista de distribución de correo.
La lista de direcciones es el origen de datos que usa Word en la combinación de correspondencia.
Es un archivo que contiene las direcciones que se imprimirán en las etiquetas.
El documento combinado.
Este documento es una combinación del documento principal y la lista de distribución de correo
que se usa para imprimir direcciones individuales en las etiquetas.

11. Cuál es el proceso para insertar un nuevo campo o un nuevo registro a la Combinación de
correspondencia?

R//

1. En el documento principal, escriba cualquier contenido que desee que aparezca en todas las
copias del documento.

Para agregar una imagen, como un logotipo, haga clic en Imagen en el grupo Ilustraciones de la
pestaña Insertar.

2. Haga clic en el lugar donde desee insertar el campo.

3. Utilice el grupo Escribir e insertar campos de la pestaña Correspondencia.

4. Agregue alguno de los elementos siguientes:

Bloque de direcciones con el nombre, la dirección y otra información

a. Haga clic en Bloque de direcciones.

b. En el cuadro de diálogo Insertar bloque de direcciones, seleccione los elementos de
dirección que desea incluir y los formatos que desea aplicar y, a continuación, haga clic
en Aceptar.
c. Si aparece el cuadro de diálogo Asignar campos, es posible que Word no haya encontrado
la información necesaria para el bloque de direcciones. Haga clic en la flecha situada junto
a (no coincide) y, a continuación, seleccione el campo del origen de datos correspondiente
al campo requerido para la combinación de correspondencia.

Línea de saludo

a. Haga clic en Línea de saludo.

b. Seleccione el formato de línea de saludo: incluye el saludo, el formato de nombre y la

puntuación.

c. Seleccione el texto que desee que aparezca en los casos en los que Word no puede
interpretar el nombre del destinatario, por ejemplo, cuando el origen de datos no contiene el
nombre o apellido de un destinatario sino solo el nombre de una compañía.

d. Haga clic en Aceptar.

e. Si aparece el cuadro de diálogo Asignar campos, es posible que Word no haya encontrado la
información necesaria para la línea de saludo. Haga clic en la flecha situada junto a (no
coincide) y, a continuación, seleccione el campo del origen de datos correspondiente al campo
requerido para la combinación de correspondencia.

12. Para qué sirve el icono de Seleccionar destinatarios?

R//

Se pueden hacer automáticamente para cada evento, como los diplomas u otros, usando la
funcionalidad de combinación de correspondencia de Word.

13. Cuando se pierde la base de datos de destinatarios que proceso hay que hacer?

R//

Hacerla de nuevo.