IDENTIFICACIÓN DE LA NECESIDAD DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN.

INSTRUCTORA:
YANETH ACEVEDO LEGUIZAMON

APRENDICES:
JUAN RAMON RODRIGUEZ ARANDA
JESSICA PAOLA AZA MANTILLA

ANALISIS Y DESARROLLO DE SISTEMAS DE INFORMACION

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA

2020
 AP01-AA1-EV01. IDENTIFICACIÓN DE LA NECESIDAD DE SISTEMAS DE
INFORMACIÓN.

1. EL ÁMBITO EMPRESARIAL

El lugar en el cual se llevará a cabo la identificación, análisis y desarrollo del sistema

de información se llama RAUSANG ELECTRODOMÉSTICOS, la cual comercializa
electrodomésticos, así como lo indica su nombre. Basándose en la actividad
comercial se denomina a dicho establecimiento como parte del sector terciario, es
decir, de servicios y comercio.

2. DISEÑAR INSTRUMENTOS

La propuesta de un sistema de información se llevará a cabo, como se mencionó

anteriormente, en la empresa RAUSANG ELECTRODOMÉSTICOS la cual está
conformada por tres personas y se encuentra establecida en la ciudad de Tunja,
Boyacá.

2.1 ORGANIGRAMA DE RAUSANG ELECTRODOMÉSTICOS

2.2 MISIÓN

La misión de RAUSANG ELECTRODOMESTICOS es satisfacer las demandas de

todos nuestros clientes de clase media y baja en cuanto a la venta de
electrodomésticos y muebles, brindando el mejor servicio, ofreciéndoles un
producto excelente y de calidad, cumpliendo con las garantías ofrecidas ,dando
facilidades de compra , y así contribuir al mejoramiento de la calidad de vida de los
colombianos, porque para RAUSANG ELECTRODOMESTICOS el cliente es
importatne.

2.3 VISIÓN

Llegar a ser los líderes en servicios en cuanto a venta de electrodomésticos, y

muebles ayudando al progreso de todas las comunidades en cuanto a la comodidad
y mejorando su estado de vida.

Teniendo en cuenta la anterior información, se elabora una entrevista para aplicarla

a miembros de la empresa RAUSANG ELECTRODOMÉSTICOS para identificar los
aspectos de la actividad comercial que lleva a cabo la empresa, la existencia y
funcionalidad del sistema de información actual, y falencias que pueden ser
corregidas para lograr mejorar el registro de inventario, clientes y proveedores de la
empresa.

2.4 FORMATO DE ENTREVISTA

ENTREVISTA A GERENTE/ADMIN/EMPLEADO

1. ¿Qué actividad se lleva a cabo en la empresa?

2. ¿qué antigüedad tiene la empresa en el sector económico? Marque con una x,
según corresponda.

A. De uno a cinco años

B. De seis a diez años
C. De once a quince
años
D. Más de 15 años

3. ¿con cuántos colaboradores cuenta la empresa?

4. ¿cuántos de sus trabajadores cuentan con los siguientes niveles de

capacitación?

A. Número de colaboradores con

formación bachiller
B. Número de colaboradores con
formación técnica
C. Número de colaboradores con
formación tecnológica
D. Número de colaboradores con
formación profesional
E. Número de colaboradores con
formación en posgrados

5. ¿qué decisiones toma de manera cotidiana con referencia al inventario?

6. ¿qué información utiliza para la toma de decisiones del inventario y quiénes están
involucrados?

7. ¿cómo conserva información de contacto de sus clientes, proveedores e

insumos? De ser así, ¿cómo lo realiza?

8. ¿mantiene un registro de flujo de caja, las marcas y productos con mayor número
de venta, devoluciones por garantía y menor índice de venta? De ser así, ¿cómo se
lleva a cabo dicho registro?

9. ¿qué sistemas de información, sistematizado o no, utiliza actualmente la

empresa?

10. De 1 a 5, siendo 1-muy insatisfecho, 2- insatisfecho, 3- indiferente, 4-satisfecho

y 5 muy satisfecho, ¿cómo se encuentra ante el actual sistema de información?

11. De 1 a 5, siendo 1-desacuerdo, 3- indiferente y 5 de acuerdo, ¿le gustaría que

los datos asociados a sus clientes y proveedores puedan consultarse y actualizarse
desde cualquier medio tecnológico (computador, celular o tablet)?

12. De 1 a 5, siendo 1-desacuerdo, 3- indiferente y 5 de acuerdo, ¿le gustaría que

los datos asociados a las ventas, ítems de mayor demanda, ítems de poca
demanda, especificaciones de equipos y demás pueda ser visualizada en el sistema
de información?

13. ¿qué aspectos le gustaría que llevara el sistema de información en torno a los
clientes, proveedores y productos?

14. ¿cuenta con un sitio web o aplicación en la cual se lleven a cabo ventas online?

15. de 1 a 5, siendo 1-muy insatisfecho, 2- insatisfecho, 3- indiferente, 4-satisfecho

y 5 muy satisfecho, ¿estaría de acuerdo con realizar ventas online?

16. ¿se realiza la recolección de sugerencias y recomendaciones de clientes y

proveedores? Si su respuesta es sí, ¿hace uso de éstas?
 3. REALIZACIÓN DE LA ENTREVISTA

3.1 ENTREVISTA REALIZADA AL JEFE INMEDIATO

3.2 ENTREVISTA REALIZADA AL EMPLEADO DE CRÉDITOS
 4.DESCRIBIR LA SITUACIÓN PROBLEMA E IDENTIFICARLO

Tomando como base la encuesta aplicada a dos de los trabajadores de RAUSANG

ELECTRODOMÉSTICOS, se conoce sobre una empresa que consta de pocos
empleados pero que lleva desempeñando una labor comercial de más de 15 años
en el mercado de electrodomésticos.

Se puede observar que continúan con registro de inventario, facturación e

información de contacto de clientes y proveedores de manera manual o, en algunos
casos, utilizando la herramienta de office Excel. Esto crea problemáticas como el
tiempo invertido en concordar inventario incluyendo los ítems que más se venden y
por ende los que resultan más o menos rentables, mantener en orden las líneas de
crédito que manejan para la adquisición de electrodomésticos por parte de los
clientes, conservar la información de clientes y proveedores para futuras ventas o
compra de insumos, respectivamente. Otras de las ideas planteadas fue el
incursionar en ventas online por medio de un sitio web propio de la compañía, se
explorará la idea de suministrarlo y a su vez como podría encajar en el sistema de
información.

Lo anterior indica que, así como muchos de los negocios establecidos o

emprendimientos, al no contar con un sistema de información que ayude a las
labores que hacen parte de la cotidianidad de una empresa y que compita frente a
aquellos que se acoplan al uso de tecnologías de Información y Comunicación –
TICs, puede tener desventajas representadas en tiempo, dinero de ventas o compra
de artículos con baja demanda y alcance o retención de clientes.

5. PLANTEAR UNA SOLUCIÓN DESDE EL PUNTO DE VISTA DE SISTEMAS DE

INFORMACIÓN:

Se analizó la encuesta realizada y se determina que la mejor solución o alternativa

para mejorar su sistema de información sería una plataforma web basada en el
comercio electrónico incluyendo un apartado de INTRANET, la cual permita a los
empleados y jefe directo construir y administrar el inventario de sus productos o
servicios, a su vez revisar el sistema de crédito que llevan con sus clientes.
Debido a que las plataformas de comercio electrónico crean un centro digital
centralizado para datos de clientes y productos, esto permite a la empresa
RAUSANG ELECTRODOMESTICOS tener un comercio electrónico y realizar
cosas como personalizar la información del producto, administrar el contenido web
y el diseño, permitir transacciones en línea y ajustar la plataforma de acuerdo con
las necesidades online.

La plataforma de comercio electrónico unifica y mantienen procesos comerciales

como la venta de productos y servicios orientados a los electrodomésticos, dándole
funciones de fondo para administrar el inventario y el historial de pedidos de los
clientes.

6. VALIDAR LA SOLUCIÓN O IDEA:

Con el fin de evaluar la propuesta e identificar los diferentes aspectos a implementar

en el sistema de información y su utilidad para los miembros de la empresa y los
potenciales clientes, se socializa lo que sería la plataforma y se valida su utilidad y
necesidad con las siguientes encuestas para clientes y para empleados.

6.1 FORMATO DE ENCUESTA DE SOCIALIZACIÓN DEL SISTEMA DE

INFORMACIÓN PARA EMPLEADOS.

SOCIALIZACIÓN DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA “RAUSANG

ELECTRODOMÉSTICOS” - EMPLEADOS

Nombre: __________________________________________________________

1. ¿Estima que el sistema de información es fácil de utilizar?

 SI
NO

2. ¿Supone que será más sencillo consolidar la información de inventario, clientes

y proveedores?

SI
NO

3. ¿Cree que hará uso del módulo de crédito para mantenerse al tanto de los pagos
pendientes de los clientes?

SI
NO

4. ¿Con qué frecuencia utilizaría el sistema de información?

Cinco o más veces al día
Dos a cuatro veces al día
Una vez al día
Dos a cinco veces por semana
Semanalmente
Mensualmente

5. ¿Considera que el sistema de información propuesto cumple con sus

expectativas para ser implementado en su empresa?

SI
NO

6. ¿Tiene alguna sugerencia ante la propuesta planteada?

6.2 FORMATO DE ENCUESTA DE SOCIALIZACIÓN DEL SISTEMA DE
INFORMACIÓN PARA CLIENTES.

SOCIALIZACIÓN DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA “RAUSANG

ELECTRODOMÉSTICOS” - CLIENTES

Nombre: _________________________________________________

Marque con una x, según corresponda

1. Edad: 2. Género:
18-30 años Masculino
31-40 años Femenino
41-50 años
50- 60 años
60-70 años
70+ años

3. ¿Usted hace parte de la decisión de compra de electrodomésticos en su hogar?

SI
NO

4. ¿Le interesaría que su información de contacto ya estuviera registrada para

facilidad de compra, pedidos y/o domicilios?
SI
NO

5. ¿Le gustaría recibir información de ofertas y descuentos de productos?

SI
NO
6. ¿Estaría interesado en realizar compras online?
SI
NO

7. TABULAR LA INFORMACIÓN

7.1 Resultados de encuesta a empleados de RAUSANG ELECTRODOMÉSTICOS.

En la encuesta dedicada a los empleados de RAUSANG ELECTRODOMÉSTICOS

arrojó los siguientes resultados:

Ahora tomando en cuenta que la empresa se constituye por 3 personas y es una

muestra pequeña, los resultados no muestran gran variación entre sí. Para los tres
miembros de la empresa RAUSANG ELECTRODOMÉSTICOS el sistema sería útil
para el día a día.
En cuanto usar un módulo de crédito dentro de la INTRANET, dpos de los 3
empleados harán uso del mismo. Esto se debe a que el estar al tanto del sistema
de crédito no hace parte de las funciones del tercer integrante.

La única respuesta que resultados con gran variación es aquella dedicada a la

frecuencia de uso que se le dará a la plataforma, esto es debido a las diferentes
funciones que desempeñas los individuos dentro de la compañía.
Las preguntas 5 y 6 hacen referencia las expectativas del sistema de información
que se propone y si hay alguna inquietud o sugerencia que deba ser añadida o
removida del sistema pero hasta el momento no se presenta alguna.

7.2 Resultados de encuesta a potenciales clientes de RAUSANG

ELECTRODOMÉSTICOS.

En el caso de los potenciales clientes, se tuvo una participación de 25 personas, en

su mayoría de 18 a 30 años y seguido por el rango de 51 a 60 años, gente que se
infiere que son cabezas de hogar que pueden estar en etapa de comprar
electrodomésticos por primera vez o cambiar alguno existente.
Ahora existe una tendencia del 88% a estar involucrados de alguna manera en el
proceso de decisión de compra de electrodomésticos. Si bien un 56% de los
encuestados que decidieron responder corresponde a mujeres, no necesariamente
es un sector en el que tenga total dominio de las compras, como se creía hace
algunos años, ya que los hábitos cambian y los hombres cada vez se involucran
más en la compra de electrodomésticos.
Algo que resulta claro es que dos de cada tres de los encuestados quieren que sus
datos de contacto, para casos como compras y domicilios, sea almacenado; lo
anterior con el fin de facilitar el proceso de compra sin tener que registrarse en cada
oportunidad.

Una de las preguntas cuyo resultado causa curiosidad es el recibir ofertas y

descuentos de productos, a pesar de que la mayoría lo prefiera se ve una
significativa porción, en realidad 20%, de los encuestados que prefiere que no se le
haga llegar dicha información. Quizás se debe al asociar dichas prácticas con el
envío masivo de correo basura o spam.

Por último, la gran mayoría está de acuerdo con la implementación de un canal de

compras online ya que esto facilita el método de compra de las personas. Aquellos
con opinión contraria, el 25% o 1 de cada cuatro de los encuestados, generalmente
se encuentran en altos rangos de edad que no hacen uso de dichas plataformas.