Txt-Sch-Cross Docking y Warehouse Por Centro de Distribución (DFNF) - VF

PROCEDIMIENTO:
CÓDIGO
CROSS DOCKING Y WAREHOUSE POR CCD-CD/T-SCH-PC001-18
CENTRO DE DISTRIBUCIÓN (DRY/NON FOOD)
1. OBJETIVO
Establecer las condiciones y controles bajo los cuales se llevan a cabo las operaciones de recibo de
mercadería de Dry Food (DF) y Non Food (NF) a los Proveedores y posterior despacho a las Tiendas, a
través del Centro de Distribución (CD) contratado por la Compañía.
2. ALCANCE
Este procedimiento aplica para todos los productos de Dry Food (DF) y Non Food (NF) recibidos en el
Centro de Distribución (bodega 81) con destino final a las Tiendas de MAKRO SUPERMAYORISTA S. A.
3. VIGENCIA
Este procedimiento rige a partir de la fecha de su aprobación por parte de la Dirección de la Compañía.
4. RESPONSABILIDAD
La responsabilidad por la implantación, ejecución y control de este procedimiento en el Centro de

Distribución está a cargo del Prevencionista, Asistente de Distribución, Supervisor de Distribución,
Coordinador de Distribución y Jefe de Distribución.
En la Tienda está a cargo del Auxiliar de RM, Supervisor de RM, Jefe de Logística y, por extensión, del
Gerente de Tienda.
En el caso específico de Tienda Básica la responsabilidad está a cargo de los siguientes puestos
equivalentes:
Tienda Tienda Básica

Coordinador Administrativo
Coordinador de Servicios
Coordinador de Recursos Humanos
Jefe de Cajas e Imagen
Coordinador de Cajas y Clientes
Jefe de Clientes
Jefe de Ventas
Coordinador de Ventas y Logística
Jefe de Logística
Supervisor de RM
Supervisor de RM y ALC
Supervisor de ALC
En Oficina Central está a cargo del Comprador, Jefe de Planeamiento de la Demanda y Gerente de
Logística.
Corresponde la actualización del procedimiento al Director de Supply Chain y Director de Operaciones.
5. GENERALIDADES
5.1 Definiciones
 Alérgeno: componente de un alimento o aditivo incorporado al mismo cuya ingestión, contacto o
inhalación provoca una reacción inmunológica conocida como alergia alimentaria. Generalmente, esta
hipersensibilidad está predispuesta genéticamente en algunos individuos o familias.
 Alimento alérgeno expuesto: aquel alimento que contiene un componente alérgeno y cuyo envase es
frágil o permeable.
 Booking: programación de recepción de mercadería en el CD.
 Centro de Distribución (CD): almacén donde se llevan a cabo las operaciones de recibo de mercadería
a los Proveedores y posterior despacho a las Tiendas de la Compañía.
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PROCEDIMIENTO:
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 Contaminación cruzada: transferencia de contaminantes, en forma directa o indirecta desde una fuente
de contaminación a un alimento o envase destinado a contener alimento. Es directa cuando hay
contacto del alimento con la fuente contaminante, y es indirecta cuando la transferencia se da a través
del contacto del alimento con vehículos o vectores contaminados, como superficies vivas (manos),
inertes (utensilios, equipos, otros), exposición al medio ambiente e insectos, entre otros.
 Cross Docking: sistema de distribución donde los productos, provenientes de diferentes Proveedores de
acuerdo a las órdenes de compra, son recibidos en una plataforma centralizada y -sin ser almacenados
o con un corto tiempo de almacenamiento- son preparados para su despacho a las Tiendas.
 Fill Rate: indicador que mide el cumplimiento del Proveedor, en cuanto a mercadería solicitada vs
entregada, sin importar la fecha de entrega.
 ID Container: código de barras ubicado en el pallet a través de una etiqueta física, constituido por veinte
(20) dígitos (único e irrepetible). Contiene información de los códigos de productos y cantidades
acomodados en el pallet.
 Modulación: proceso que permite calcular y optimizar la carga de mercadería en un vehículo de
transporte.
 Número de BOL: número de despacho que contiene información de los ID Containers que están siendo
trasladados al lugar destino, el cual está constituido por doce (12) dígitos (único e irrepetible).
 On time delivery (entrega a tiempo): ratio que mide los despachos entregados a tiempo en las Tiendas
de la Compañía respecto al total de envíos realizados en un determinado periodo.
 OTIF (On Time In Full): indicador de desempeño que refleja el porcentaje de pedidos que llegan a
tiempo (On Time), con el producto y cantidad solicitada (In Full).
 Pallet: base de madera sobre la que se acomoda la mercadería, de acuerdo a la forma, tamaño, y
presentación del producto.
 Productos inertes: referido a productos de Economato (artículos de plástico, artículos de escritorio,
bolsas, cuadernos, papeles, cartones, artículos de embalaje, etc.) u Horeca (cocinas, equipamientos
gastronómicos, muebles, pequeños electros, televisores, utensilios domésticos, etc.).
 SCTR: Seguro Complementario de Trabajo de Riesgo, que otorga cobertura al 100% en caso de
accidentes de trabajo y enfermedades ocupacionales hasta la recuperación total del afiliado.
 Slotting: proceso que consiste en distribuir la mercadería de forma estratégica en un almacén con la
finalidad de mejorar la eficiencia y productividad.
 Military Standard 105E (MIL-STD-105E): sistema de muestreo de aceptación de atributos de mayor uso
en el mundo.
 Warehouse: almacén de productos.
5.2 Normas generales

 Será responsabilidad del Jefe de Distribución y Gerente de Logística revisar cada dos (2) años el
proceso interno definido por el Tercero para la operación en el Centro de Distribución (tales como
programación de entregas, recepción, almacenamiento, picking, conferencia, despacho, entre otros),
garantizando que cumplan con las normas y condiciones operativas y de calidad definidas en el
presente procedimiento.
 Toda mercadería recibida en el CD destinada a las Tiendas de la Compañía deberá cumplir
estrictamente con los atributos de cantidad y calidad solicitados a los Proveedores a través de las
respectivas órdenes de compra.
 Será responsabilidad del Director de Supply Chain y Gerente de Logística que los terceros contratados
como Proveedores del CD y servicio de transporte representen para la Compañía las mejores
condiciones de calidad y precio del mercado.
 Toda mercadería recibida de los Proveedores en el CD deberá ser enviada en el menor tiempo posible
a las Tiendas, por lo que será responsabilidad del Jefe de Distribución Makro definir y garantizar que se
cumplan estrictamente los rangos de tiempo de entrega.
Estos plazos de entrega serán previamente definidos por el Director de Supply Chain y, ratificados o
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actualizados anualmente.
 Será responsabilidad del Jefe de Aseguramiento de Calidad tramitar periódicamente la evaluación
higiénico-sanitaria del Centro de Distribución a fin de asegurar que cumpla con los requisitos sanitarios
obligatorios que garanticen la calidad e inocuidad de los productos.
6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
6.1 Negociación con Proveedores

 Al momento de la incorporación de un nuevo Proveedor a la Compañía, dentro de los diferentes
aspectos que constituyen la negociación, el Comprador acuerda (con el Proveedor) aquellos
relacionados con la información logística, tales como lugar de despacho (directo a Tienda o a través del
CD), cantidad mínima de pedido en unidades Makro, día de generación de la orden de compra, tiempo
de entrega de la mercadería, tipo de despacho y manejo de las devoluciones, entre otros (ver
Procedimiento CMP-HO-FIN-PC013-10: CREACIÓN Y MANTENIMIENTO DE PROVEEDORES
COMERCIALES).
 De la misma forma, una vez registrado el Proveedor en el sistema ORACLE, procede con la matrícula
de los artículos que le serán comprados, para lo que solicita al Proveedor los datos logísticos tales
como cantidad de unidades Makro por caja, cajas por cama, camas por pallet (estiba), dimensiones
(largo, ancho y alto), peso bruto de la unidad de despacho (caja o bulto) y código de barras EAN (ver
Procedimiento CMA-HO-COM-PC007-15: CREACIÓN Y MANTENIMIENTO DE ARTÍCULOS).
 Una vez definido el surtido y los datos logísticos de los artículos, el Comprador hace firmar al Proveedor
el Acuerdo Logístico en el que se detalla el Fee Logístico (calculado por el Gerente de Logística), a fin
de cubrir el costo que representa dicho Proveedor al pasar por el CD (ver Anexo AN01-SCH-PC001-18).
 Adicionalmente, el Comprador indica al Proveedor que todas sus entregas deberán:
 Programarse con el personal del CD, con cuarenta y ocho (48) horas de anticipación a la fecha de
entrega del pedido.
 Estar soportadas con la respectiva orden de compra, factura y guía de remisión.
 Cumplir con todas las indicaciones contenidas en el “Lineamientos de Recepción a Proveedores” del
Tercero, el cual será compartido (mediante correo electrónico) cada vez que programa su cita con el
CD.
6.2 Generación de órdenes de compra

 En general, las órdenes de compra de productos de Dry/Non Food que tendrán como lugar de entrega el
Centro de Distribución, serán administradas en Oficina Central pudiendo generarse a través de una
reposición automática por parte del Coordinador de Planeamiento de la Demanda del área de Supply
Chain (ver Procedimiento RAM-HO-SCH-PC003-16: REPOSICIÓN AUTOMATICA DE MERCADERÍA A
TIENDAS) o requerimiento manual por parte del Comprador (ver Procedimiento OCM-HO-COM-PC015-
16: GENERACIÓN DE ÓRDENES DE COMPRA DE MERCADERÍA MANUALES).
 Diariamente, las órdenes de compra generadas en el sistema ORACLE serán transmitidas -por interfaz
(en tiempo real)- al sistema del Tercero.
De la misma forma serán trasmitidas las asignaciones (allocations) y transferencias generadas en el
sistema ORACLE sobre los productos importados con la finalidad de que puedan ser recibidos en el CD
(ver procedimiento NMI-HO-SCH-PC005-16: NACIONALIZACIÓN DE LA MERCADERÍA IMPORTADA).
6.3 Operación en CD
6.3.1 Programación de recepción a Proveedores

 Diariamente, el Tercero (Área de Recepción) genera el Booking de acuerdo a su proceso interno
establecido para ello y teniendo en cuenta cumplir con lo siguiente:
 Utilizar el correo electrónico como medio formal para la programación de recepción de Proveedores.
 Confirmar al Proveedor su cita en un tiempo máximo de una (1) hora (luego de recibir el correo de
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solicitud).
Los correos recibidos dentro del horario establecido para la generación de citas (lunes a viernes de
7:00 am a 3:00 pm y sábados de 7:00 am a 12:00 pm) deberán ser respondidos el mismo día, caso
contrario, podrán ser respondidos al siguiente día hábil.
 Programar la entrega de mercadería evitando contaminación cruzada, es decir no se deberá recibir
-al mismo tiempo- productos de alimentos con productos contaminantes o comida para mascotas en
el mismo muelle; se deberá considerar otros muelles considerando los espacios establecidos por el
área de Aseguramiento de la Calidad de la Compañía.
 Diariamente (antes de las 4:00 pm), enviar el Booking a los representantes de MAKRO
SUPERMAYORISTA S.A. en el CD (Jefe de Distribución, Coordinador de Distribución, Supervisor de
Distribución, Asistente de Distribución).
 Con base en el Booking recibido, el Coordinador/Supervisor de Distribución Makro verifica el
cumplimiento de los lineamientos indicados en el acápite anterior y que la cantidad de mercadería que
será recibida se encuentre dentro de la capacidad operativa del CD.
De tener capacidad operativa, revisa la posibilidad de adelantar o postergar entregas de productos, para
lo cual entra en contacto con el Coordinador de Planeamiento de la Demanda de la categoría o,
directamente con el Proveedor que tenga órdenes de compras pendientes de entrega.
Será responsabilidad del Jefe de Distribución Makro (en coordinación con el Jefe de Planeamiento de la
Demanda de la Compañía) asegurar que la recepción de mercadería en el CD se encuentre prorrateada
de manera equitativa en todos los días de la semana a fin de que no existan picos de recepción en
determinados días.
Excepcionalmente, por requerimiento del Área Comercial o Planeamiento de la Demanda, el
Coordinador/Supervisor de Distribución Makro -previa autorización del Jefe de Distribución- podrá
solicitar cambios en la programación con la finalidad de recibir mercadería vinculada a Makro Ofertas o
sin stock en las Tiendas.
 Diariamente, los colaboradores de Makro en el CD, Jefe y Coordinador de Planeamiento de la Demanda
reciben por parte del Tercero el fill rate de los Proveedores para que tomen las medidas
correspondientes sobre aquellos que no hayan entregado el pedido requerido o tengan un indicador
bajo.
6.3.2 Recibo de mercadería a Proveedores

 El Coordinador/Supervisor de Distribución Makro verifica que -cada vez que el Proveedor se presente al
CD en la hora pactada (de acuerdo al Booking)- el Tercero (Área de Recepción) lleve a cabo la
recepción de la mercadería siguiendo su proceso interno establecido para ello y teniendo en cuenta lo
siguiente:
 Sobre los documentos de recepción
 Asegurar que la mercadería recibida se encuentre amparada por una orden de compra de
MAKRO SUPERMAYORISTA S.A.; por ningún motivo podrá recibirse mercadería amparada
solamente con la guía del transportador.
 Revisar que el Proveedor se presente con la documentación completa del transporte (SOAT
vigente, licencia de conducir del chofer, DNI de ayudantes, seguro SCTR y, de ser el caso, carnet
de sanidad), y documentación completa de recepción (orden de compra, factura y guía de
remisión).
 Verificar que la factura tenga anotado el número de orden de compra.
 En el caso de productos importados, realizar el registro de la recepción después de que el
Coordinador de Importaciones haya ejecutado y confirmado -en un tiempo máximo de 24 horas
(luego de recibida la mercadería en el CD)- la actualización de los costos de tales productos en el
sistema ORACLE, a fin de garantizar que los costos sean los correctos al momento de la
recepción.
 Sobre el vehículo de transporte
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CÓDIGO
 Validar que el transporte de mercadería sea exclusivo para alimentos, no podrá transportarse
junto a otros elementos que pudieran contaminar el producto como sustancias químicas,
elementos extraños u otros.
 Verificar que el vehículo se encuentre limpio, sin indicios de plagas y en condiciones adecuadas
de funcionamiento, de modo que se eviten goteos y contaminaciones ambientales (monóxido de
carbono u otros) en el establecimiento.
 Revisar que la mercadería no se encuentre colocada directamente sobre el piso del vehículo de
transporte.
 Verificar que los productos alérgenos expuestos no estén en contacto directo con productos no
alérgenos.
 Informar cualquier rechazo o incidencia del transporte al Coordinador/Supervisor de Distribución
Makro y Analista de Aseguramiento de Calidad.
 Sobre el personal del transporte o manipulador de alimentos del Proveedor
 Asegurar que presenten uniforme limpio, con cabello corto y recogido, rasurado, sin maquillaje ni
perfume, manos y uñas limpias y sin esmalte.
 Revisar que tengan el equipo de protección personal (EPP) completo y en buen estado (casco,
botas puntas de acero y chaleco).
 Sobre la recepción física de la mercadería
 Iniciar la recepción física de la mercadería en la rampa asignada y solicitar al Proveedor la
descarga separada por orden de compra.
 Utilizar dispositivo móvil (hand-held) para la recepción, debiendo mantener actualizada toda la
información en su sistema (tal como capacidad volumétrica, días mínimo de vencimiento para
recibir mercadería, tiempo de vida útil, zona de almacenamiento, picking por layout, etc.), que
permita realizar un proceso de recepción eficiente.
 Verificar que la mercadería se encuentre en buen estado, correctamente paletizada (en pallet) y
embalada con stretch film.
Los productos envasados en bolsa, costal o rafia (tales como azúcar, arroz, avena, chuño,
detergente y comida para mascotas, entre otros) deberán tener -de preferencia- un cartón limpio
entre el pallet y la primera cama de bultos.
 Revisar que la fecha de vencimiento del producto se encuentre dentro del rango de tiempo de
vida útil mínimo para ser recibido establecido por la Compañía; será responsabilidad del área
Comercial y de Aseguramiento de Calidad registrar y actualizar en el sistema ORACLE los
respectivos Atributos Definidos por el Usuario (UDA) número 11 (días mínimo de vencimiento
para recibir mercadería) y número 18 (tiempo de vida útil) del producto.
Excepcionalmente, cualquier mercadería que requiera ser recibida con un tiempo de vida útil por
fuera del establecido, el área de Planeamiento de la Demanda o Comercial -con tres (3) días de
anticipación a la fecha de la recepción- deberá solicitarlo (mediante correo electrónico) al Jefe o
Asistente de Aseguramiento de Calidad para su autorización.
 Asegurar que el pallet se encuentre rotulado (con el nombre de Proveedor, número de orden de
compra, código y descripción Makro del producto); de la misma manera deberá estar rotulado las
cajas o bultos (con la descripción del producto a nivel de master pack, código de barras, lote y
fecha de vencimiento).
La descripción física del producto deberá coincidir con la descripción indicada en el dispositivo
móvil (hand-held) utilizado para la recepción; de no coincidir, el Tercero deberá dar aviso
inmediato al Coordinador/Supervisor de Distribución Makro para que tome las acciones
correspondientes.
 Verificar la calidad de los productos a través de un muestreo aleatorio, teniendo en cuenta para la
aceptación o rechazo de la mercadería la tabla de Military Estándar 105E, además del listado de
especificaciones de rechazo (ver Anexo AN02-SCH-PC001-18) y nivel de aceptación de calidad
establecido por el Jefe de Aseguramiento de Calidad.
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PROCEDIMIENTO:
CÓDIGO
Con base en el muestreo realizado, registrar la información (proveedor, producto, cantidad

muestreada, lote, fecha de vencimiento, registro sanitario, octógonos y aspectos del producto) en
su formato establecido para ello.
 Realizar el conteo físico de la mercadería al 100% de acuerdo a la unidad de recepción del
producto (caja o bulto), sin la ayuda de ningún documento que indique la cantidad de productos a
recibir (orden de compra, factura u otros).
 Registrar -a través de un dispositivo móvil (hand-held)- la cantidad físicamente recibida y la fecha
de vencimiento de cada producto; además, pegar en la mercadería la respectiva etiqueta de
recepción (Tag ID) que contiene la información del producto y la cantidad recibida.
 Validar en su sistema el recibo físico registrado a través del hand-held e imprimir el “Informe de
Confirmación de Recepción” correspondiente (ver Anexo AN03-SCH-PC001-18); este documento
deberá ser visado por el Proveedor como señal de conformidad, colocando su firma, nombre y
número de DNI.
Recibir sólo mercadería en buen estado y que se encuentre indicada en la orden de compra con
una cantidad igual o menor a la entregada físicamente por el Proveedor.
 Sellar el original y copias de la factura (incluida la que le devuelve al Proveedor), con el siguiente
sello:
OPERADOR LOGÍSTICO: CEVA
 Informar al Coordinador/Supervisor de Distribución Makro cualquier situación irregular detectada

al momento del recibo de la mercadería para que evalúe su ingreso al CD.
De tratarse de un problema relacionado a calidad, el representante de Makro en el CD deberá dar
aviso inmediato al Jefe de Aseguramiento de Calidad para que evalué y autorice el ingreso de
dicha mercadería; esto deberá ser formalizado mediante correo electrónico adjuntando la
respectiva evidencia fotográfica (de ser necesario).
 Al final del día, el Asistente de Distribución Makro recibe por parte del Tercero todos los documentos
físicos relacionados a la recepción del día (guía de remisión, factura e informe de confirmación de
recepción) y el reporte “Resumen de Recepción” donde deberá indicar el número de factura vinculado a
cada orden de compra recibida.
 Luego de recibir la información, la compara contra la información registrada -por interfaz- en el sistema
ORACLE, asegurando el cargue correcto de las recepciones efectuadas durante el día.
Diariamente, será responsabilidad del Coordinador/Supervisor de Distribución Makro verificar
aleatoriamente que las recepciones registradas en el sistema ORACLE coincidan con lo reportado por el
Tercero; dejando evidencia de ello a través de su sello y firma en los informes de confirmación de
recepción seleccionados.
 Hecho esto, el Asistente de Distribución Makro envía (por valija) al área de Invoice Control todos los
documentos relacionados a la recepción del día (guía de remisión, factura e informe de recepción del
Tercero).
Adicionalmente, le envía (mediante correo electrónico) el reporte “Resumen de Recepción” indicando el
número de factura vinculado a cada orden de compra recibida.
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PROCEDIMIENTO:
CÓDIGO
6.3.3 Almacenamiento de mercadería

Cuando la mercadería recibida requiera almacenamiento, el Coordinador/Supervisor de Distribución Makro
asegura que el Tercero proceda teniendo en cuenta lo siguiente:
 Almacenar la mercadería facilitando el control del inventario y respetando las zonas de almacenamiento
establecidas en el Centro de Distribución, de tal forma que permita aplicar una adecuada rotación de
stock FIFO (first-in, first-out/primero en entrar, primero en salir) y FEFO (first expired, first out/primero en
vencer, primero en salir).
 Tener debidamente identificada y ubicada la mercadería, respecto a lo registrado en su sistema,
debiendo efectuar un slotting diario.
 Controlar el vencimiento de los productos teniendo en cuenta el tiempo de vida útil (TVU), debiendo
alertar a los representantes de Makro en el Centro de Distribución sobre aquellos productos que le
queden el 50% del TVU, con la finalidad tomar las acciones que correspondan y evitar merma por este
concepto (vencimiento).
 Mantener los almacenes en condiciones adecuadas de limpieza y mantenimiento, y sin presencia de
plagas, preservando las Buenas Prácticas de Almacenamiento (BPA).
 Tener presente el manejo de productos alérgenos, en especial de los alimentos expuestos, debiendo
tener en el almacén una zona específica y señalizada para este tipo de productos.
 Controlar y registrar la temperatura y humedad del ambiente.
 Por ningún motivo, almacenar los productos sensibles al calor en las partes altas de los racks.
6.3.4 Picking y conferencia

 Con base en la mercadería recibida para cross docking y la almacenada requerida para distribución en
las Tiendas de la Compañía, el Coordinador/Supervisor de Distribución Makro verifica que el Tercero
(Área de Picking) traslade la mercadería a la zona de picking e inicie la preparación de pedidos.
El detalle de la distribución de mercadería (de cross docking y almacenada) requerida para las Tiendas
será trasmitido al sistema del Tercero -por interfaz- de acuerdo a las órdenes y asignaciones
(allocations) registradas en el sistema ORACLE de la Compañía por parte del área de Planeamiento de
la Demanda.
El Tercero deberá efectuar el picking siguiendo su proceso interno y teniendo en cuenta lo siguiente:
 Distribuir la mercadería de acuerdo a la cantidad de cajas o bultos asignada para cada una de las
Tiendas.
Cuando exista diferencia entre lo solicitado originalmente al Proveedor y lo realmente recibido, el
sistema del Tercero deberá prorratear automáticamente la nueva cantidad de manera proporcional
(según el pedido original de cada Tienda), usando el redondeo simple (es decir los decimales
mayores o iguales a 0.5 serán redondeados al número entero superior y los menores a 0.5 serán
redondeados al número entero inferior).
 Realizar el picking por layout de acuerdo a las reglas establecidas para ello (ver Anexo AN04-SCH-
PC001-18), con la finalidad de evitar el repaletizado en Tienda y poder ingresarlo directamente al
aéreo cerca a su punto de exhibición.
Por cada pallet preparado, generar el respectivo ID Container vinculando los productos y cantidades
acomodados en dicho pallet.
 Utilizar dispositivo móvil (hand-held) para el picking, debiendo mantener actualizada toda la
información en su sistema (tal como capacidad volumétrica, zona de almacenamiento, picking por
layout, etc.), que permita realizar un proceso de picking eficiente.
 Tener presente el manejo de alérgenos (incluyendo los expuestos) durante el picking.
 Respetar la altura máxima de estiba establecida (1.35 metros).
 Efectuar el correcto estibado de productos considerando su volumen, peso y apilamiento a fin de
evitar daños y averías.
 Colocar cartón limpio entre el pallet y la primera cama de productos envasados en bolsa, costal o
rafia (tales como azúcar, arroz, avena, chuño, detergente y comida para mascota, entre otros).
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PROCEDIMIENTO:
CÓDIGO
 El Coordinador/Supervisor de Distribución Makro verifica que -luego de efectuar el picking- el Tercero

(Área de Auditoría) traslade la mercadería a la zona de conferencia e inicie la respectiva revisión
siguiendo su proceso interno y teniendo en cuenta lo siguiente:
 Ubicar de manera separada -en la zona de conferencia- los pallets con productos de alimentos,
productos contaminantes y comida para mascotas, evitando la contaminación cruzada.
 Realizar la conferencia a ciegas (es decir, el personal asignado no deberá conocer por ningún medio
los productos ni la cantidad de mercadería ubicada en el pallet).
 Generar y colocar el packing list (lista con la relación de productos y cantidades contenidos en el
pallet) sólo cuando haya conciliado la información obtenida físicamente en la conferencia (código y
cantidad) con la información registrada -al momento del picking- en el sistema del Tercero.
 Informar a los colaboradores de Makro en el CD los faltantes, sobrantes o averías identificados en el
proceso de conferencia.
 Trasladar los pallets conformes a la zona de despacho teniendo en cuenta la Tienda a la que
corresponde y la contaminación cruzada.
 Diariamente, el Prevencionista Makro revisa los pallets conformes (listos para despacho) que contengan
productos sensibles, firma los packing list correspondientes como señal de conformidad y registra la
información de su auditoria en el respectivo formato (ver Anexo AN05-SCH-PC001-18).
Adicionalmente, de manera aleatoria, revisa pallets que contengan productos no sensibles, los cuales
deberán ser registrados en el mismo formato.
En caso de identificar mercadería faltante, sobrante o avería, da aviso inmediato al
Coordinador/Supervisor de Distribución Makro y Tercero (Área de Auditoría) para su solución y, luego,
verifica que haya sido actualizado el respectivo packing list.
Será responsabilidad del Coordinador/Supervisor de Distribución Makro revisar la recurrencia de errores
a nivel de usuario y códigos a fin tomar las acciones correctivas que correspondan para mejorar la
calidad del proceso de conferencia realizado por el Tercero.
 Cada vez que sea necesario, el Jefe de Distribución Makro deberá revisar el listado de productos
sensibles y, de ser el caso, proceder a su actualización y comunicación al Tercero y a los colaboradores
de Makro en el CD.
6.3.5 Despacho de mercadería a las Tiendas

 El Coordinador/Supervisor de Distribución Makro verifica que -con base en la información del volumen,
peso y número de pallets ya auditados destinados a una determinada Tienda- el Tercero (Área de
Despacho) proceda a modular la carga del transporte disponible teniendo en cuenta la eficiencia
establecida para ello:
Eficiencia Eficiencia Eficiencia

Destino
Requerida M3 Real TN Combinada
Tienda (camión paletizado) V >=70% W>=100 % W+V=170%
Tienda (camión doble nivel) V >=80% W>=100 % W+V=180%
Tienda (no paletizado) V >=90% W>=100 % W+V=190%
De acuerdo a lo establecido por la Dirección de Supply Chain y Operaciones, la mercadería será

enviada a las Tiendas de la Compañía en pallets o en bulto (o caja) suelto, tratando en todo momento
de optimizar el uso del transporte.
Las Tiendas de Lima tendrán un cronograma de despacho diario y las Tiendas de provincia variarán
según el volumen y peso de carga disponible.
 Luego, el Coordinador/Supervisor de Distribución Makro verifica que el Tercero lleve a cabo el despacho
de mercadería a las Tiendas de la Compañía siguiendo su proceso interno y teniendo en cuenta lo
siguiente:
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PROCEDIMIENTO:
CÓDIGO
 Verificar que el vehículo de transporte se encuentre en perfectas condiciones de limpieza, sin

indicios de plagas y en buen estado; esto deberá ser registrado en su check list de inspección
establecido para ello.
Iniciar el cargue de la mercadería sólo cuando el Prevencionista Makro haya firmado como señal de
conformidad el check list tramitado.
 Revisar que la operación de manipulación y cargue del producto se lleve a cabo de tal manera que
no genere avería; en caso de presentarse alguna, será responsabilidad del Prevencionista Makro
(asignado para verificar el despacho) asegurar que las unidades averiadas no sean cargadas al
transporte y que el packing list sea actualizado.
 Garantizar que el pallet se encuentre correctamente apilado con adecuado stretch film y dentro de la
altura máxima permitida.
 Verificar que la mercadería sea cargada considerando el tipo de producto (alimentos, contaminantes,
inertes o comida para mascotas).
Cuando se cargue productos de alimentos junto a productos contaminantes o comida para mascotas,
deberán ser separados por colchonetas (limpias y en buen estado) de tal forma que eviten
contaminación cruzada.
 Registrar -a través de un dispositivo móvil (hand-held)- toda la mercadería cargada al transporte.
 Conciliar los packing list especificados en el reporte de Modulación con los registrados a través del
hand-held.
Diariamente, el Asistente de Distribución Makro deberá realizar una conciliación teórica entre los
despachos a Tiendas emitidos por el sistema ORACLE y la modulación de la carga.
 Precintar todas las puertas de carga del transporte antes de retirarse de la rampa de despacho y, en
caso de trasladar mercadería a más de una Tienda, entregar precintos adicionales al transportista
para que sean utilizados durante todo su recorrido.
 Concluido el cargue del vehículo, el Coordinador/Supervisor de Distribución Makro verifica que el
Tercero (Área de Despacho) registre el despacho (número de BOL) en su sistema, el cual llegará -vía
interfaz (en tiempo real)- al sistema ORACLE de la Tienda-destino.
Así mismo, verifica que el Tercero notifique (mediante correo electrónico) el despacho al Jefe de
Logística, Supervisor de RM y Supervisor de ALC de la Tienda-destino, indicando la placa del
transporte, cantidad de pallets, cantidad de colchonetas, número de BOL, tipo de carga, número de guía
de remisión, número y color de precinto, hora de salida y hora de llegada.
 Finalmente, el Coordinador/Supervisor de Distribución Makro verifica que el Tercero este revisando que
cada vehículo despachado a Tienda vaya amparado con su correspondiente guía de remisión, la cual
deberá tener anotada el número y color de precinto y ser firmada (sin excepción) por el transportista en
calidad de haber verificado el cargue del vehículo y de hacerse responsable por las anomalías que
puedan presentarse durante el trayecto.
Adicionalmente, el Tercero deberá tramitar otra guía de remisión Makro indicando los activos logísticos
(colchonetas, pallet, etc.) utilizados para el despacho de la mercadería, los cuales deberán ser
retornados con el transporte.
En caso se despache azúcar a una determinada Tienda por un monto mayor a ½ UIT (Unidad
Impositiva Tributaria) y, en su recorrido, el transporte del Tercero pase por una garita de control de la
SUNAT, el Tercero deberá generar el formato de Detracción de Azúcar (ver Anexo AN06-SCH-PC001-
18) y una guía de remisión separada con el detalle de la mercadería; dicha información deberá ser
enviada por el Coordinador/Supervisor de Distribución Makro al Coordinador de Impuestos en Oficina
Central para que efectúe el pago correspondiente a la SUNAT, siendo la constancia de dicho depósito
parte de los documentos de despacho.
El transportista se deberá presentar en la Tienda-destino con los siguientes documentos:
 Copia de Planilla de Liquidación de Documentos (Hoja de Ruta).
 Control de Tiempo de Transporte.
 Copia de Constancia de Verificación de Pesos y Medidas.
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PROCEDIMIENTO:
CÓDIGO
 Impresión del modulado que se cargó al vehículo de transporte.
6.3.6 Seguimiento y Control

 Diariamente, el Asistente o Supervisor de Distribución Makro revisa que los procesos de recepción,
picking, almacenamiento, conferencia y despacho se estén ejecutando de manera adecuada por parte
del Tercero, para lo cual tramita la respectiva plantilla de “Auditoria de Procesos” (ver Anexo AN07-
SCH-PC001-18).
En caso de encontrar alguna irregularidad, la informa (mediante correo electrónico) al Tercero y
colaboradores de Makro en el CD, adjuntando el sustento fotográfico correspondiente.
Será responsabilidad del Jefe y Coordinador de Distribución Makro tomar las acciones que
correspondan sobre aquellas incidencias más recurrentes y que puedan tener un alto impacto en la
operación de cross docking.
 Mensualmente, el Asistente de Distribución Makro envía al área de Aseguramiento de Calidad un
reporte consolidado de las incidencias y rechazos de los Proveedores durante la recepción de
mercadería, indicando la fecha, proveedor, producto afectado y motivo, así como la acción tomada y el
responsable de la misma a fin de corregir las futuras entregas de los Proveedores; dicho reporte será
tramitado por el Tercero.
 Diariamente, el Coordinador/Supervisor de Distribución Makro vela por el cumplimiento de las
actividades de control asignadas a los Prevencionistas Makro.
 Diariamente, el Coordinador/Supervisor del Distribución Makro revisa que toda la mercadería recibida a
los Proveedores para cross docking haya sido enviada a las Tiendas de Lima, sin que se presente
ningún tipo de almacenamiento en el CD; para las Tiendas de provincia deberá verificar que se cumpla
el plazo de entrega definido por la Compañía.
En caso extremo de no contar con la capacidad (para enviar la totalidad de la mercadería), deberá
supervisar que se dé prioridad a la mercadería relacionada a Makro Ofertas o sin stock en Tiendas.
 Semanalmente, el Jefe de Distribución Makro y Gerente de Logística se reúnen con el Tercero (Jefe del
CD) para revisar los indicadores de gestión (atención a tiempo al Proveedor, cumplimiento de booking,
antigüedad del bulto, exactitud de registro de inventario, on time delivery, OTIF, entregas perfectas y
utilización de transporte) relacionados a los procesos ejecutados en el Centro de Distribución.
Será responsabilidad del Jefe de Distribución Makro y Gerente de Logística validar que la información
presentada sea fiable y refleje la realidad de la operación del CD, para lo cual deberán revisar a detalle
el cálculo efectuado en cada indicador.
6.4 Operación en Tienda
6.4.1 Programación de entregas del CD

 Con base en la información recibida del Tercero (Área de Despacho), el Supervisor de RM de la Tienda
destina personal, espacio, materiales y equipo para llevar a cabo la recepción del(os) vehículo(s)
provenientes del CD.
 Por otro lado, el Supervisor de RM verifica en el sistema ORACLE la existencia del número de BOL y
verifica el listado de la mercadería que será recibida.
6.4.2 Recibo de mercadería del CD

 Al momento de la llegada del vehículo (proveniente del CD) a la Tienda, el transportista entrega al
Auxiliar Administrativo de RM los documentos relacionados al despacho (Planilla de Liquidación de
Documentos, Control de Tiempo de Transporte, Constancia de Verificación de Pesos y Medidas, y
reporte de Modulación).
 Enseguida, teniendo en cuenta la prioridad de descargue que tienen los despachos del CD, una vez en
el muelle de la Tienda, el Supervisor de RM revisa el aseo del transporte y y, junto al personal de
Seguridad destacado en el área, valida que los precintos de seguridad colocados en cada puerta de
P á g i n a 10 | 23
PROCEDIMIENTO:
CÓDIGO
descarga del transporte se encuentren en perfecto estado (sin signos de haber sido abiertos o
violentados) y confirma que su numeración y color coincida con la reportada por el CD; de haber sido
cambiados por los precintos de reserva, solicita al transportista la evidencia escrita de la revisión
efectuada (durante el trayecto) por alguna entidad oficial de control.
De tener observaciones en los precintos, el Supervisor de RM lo notifica -de manera inmediata- al
Coordinador/Supervisor de Distribución Makro y le advierte al transportista sobre la responsabilidad que
tendrá por todos los faltantes y/o averías que se puedan presentar, las cuales deberán quedar
formalizadas en un correo electrónico.
 Una vez verificado el precinto, el Supervisor de RM autoriza la apertura del transporte y asigna a un
Auxiliar de RM para que inicie el proceso de recepción de la mercadería; esto deberá ser efectuado en
presencia de un personal de seguridad de la Tienda, el cual deberá tomar fotos (con fecha y hora) de
las no conformidades identificadas en la recepción.
 Previamente a la descarga del transporte, el Auxiliar de RM valida que:
 Los pallets no estén ladeados, caídos y/o aplastados y, se encuentren debidamente rotulados y
estibados con stretch film.
 Las cajas o bultos no estén averiados (rotos, abiertos, mojados, etc.).
 Los productos envasados en bolsa, costal o rafia tengan cartón limpio entre el pallet y la primera
cama de bultos.
 Los productos de alimentos, contaminantes y mascotas cargados en el mismo transporte estén
separados por colchonetas de tal forma que eviten la contaminación cruzada.
 Hecho esto, solicita al Operador del Montacargas bajar los pallets del transporte.
 Durante dicha descarga, el Auxiliar de RM deberá verificar los atributos de calidad de la mercadería
(ver procedimiento RFM-T-RM-PC010-09: RECEPCIÓN FÍSICA DE LA MERCADERÍA) y que se
encuentren con su respectivo packing list (el cual indica el listado de productos acomodados en el
pallet), pudiendo identificar no conformidades, que un primer momento no logro visualizar con todos
los pallets dentro del transporte.
 Durante la descarga también, el Auxiliar de RM escanea con un dispositivo móvil (hand-held) todas las
etiquetas de ID Contaeiner para ingresarlo al sistema con el estado “Recibido”, para que, una vez
concluida el Auxiliar Administrativo valide en el SIM PC que todos los pallets indicados en el número de
BOL llegaron a tienda.
 Luego, el Auxiliar de RM revisa que todos los pallets descargados correspondan a los indicados en el
número de BOL y, Eenseguida, procede a realizar con un dispositivo móvil (hand-held) el muestreo
aleatorio del 30% de los pallets recibidos, verificando que los códigos y cantidades indicados en el
packing list (ID Containers) correspondan a lo recibido, ingresando sólo la cantidad físicamente recibida
en buen estado.
Adicionalmente, el personal de seguridad Makro deberá revisar al 100% la cantidad física recibida de
productos sensibles versus lo indicado en los packing list (ID Containers).
Las Tiendas que reciban mercadería a granel (es decir, en bultos o cajas sueltos) deberán efectuar la
revisión con la guía de remisión Makro de la totalidad de productos.
 Una vez efectuada la recepción de la mercadería, el Auxiliar de RM da aviso al Auxiliar Administrativo de
RM para que confirme registre la recepción del despacho en el sistema ORACLE, ingresando sólo la
cantidad físicamente recibida en buen estado.
En caso de evidenciar faltante, sobrante o avería, deberá efectuar la notificación correspondiente
siguiendo el proceso establecido para ello (ver Procedimiento RDD-CD/T-SCH-PC002-18:
RESOLUCIÓN DE DISCREPANCIAS DE DESPACHOS DEL CD (DRY/NON FOOD)).
 Concluido el recibo físico, el Auxiliar Administrativo de RM revisa los documentos, sella y entrega las
copias al transportador (como evidencia de recibo).
 En caso aplique, el Auxiliar de RM deberá tener especial cuidado en retornar con el transportista el
mismo número de pallets y colchonetas recibidos con la mercadería, verificando que se encuentren en
P á g i n a 11 | 23
PROCEDIMIENTO:
CÓDIGO
buen estado; de manera que coincida con el control de estos activos logísticos en el CD, en donde se
lleva un kárdex actualizado de los mismos.
Así mismo, será responsabilidad del personal de Seguridad y Supervisor de RM (o Jefe de Logística),
cerciorase que sea colocado un nuevo precinto al transporte y que su número y color sea registrado en
la guía de remisión Makro correspondiente a la Tienda en la que se efectuará el siguiente descargue.
Esto deberá cumplirse de la misma forma en las demás Tiendas en las que se efectúen los descargues
subsiguientes.
7. FIN DEL PROCEDIMIENTO
ANEXO: AN01-SCH-PC001-18
EJEMPLO DE ACUERDO LOGÍSTICO
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PROCEDIMIENTO:
CÓDIGO
ANEXO: AN01-SCH-PC001-18 (Continuación)

EJEMPLO DE ACUERDO LOGÍSTICO
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PROCEDIMIENTO:
CÓDIGO
ESPECIFICACIONES DE RECHAZO DE CALIDAD
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PROCEDIMIENTO:
CÓDIGO

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PROCEDIMIENTO:
CÓDIGO

P á g i n a 16 | 23
PROCEDIMIENTO:
CÓDIGO
EJEMPLO DE REPORTE “INFORME DE CONFIRMACIÓN DE RECEPCIÓN”
(EMITIDO EN EL SISTEMA)
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PROCEDIMIENTO:
CÓDIGO
REGLAS DE PICKING POR LAYOUT
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PROCEDIMIENTO:
CÓDIGO

REGLAS DE PICKING POR LAYOUT
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PROCEDIMIENTO:
CÓDIGO
FORMATO DE REVISIÓN DE MERCADERÍA LISTA PARA DESPACHO
(EN EXCEL)
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PROCEDIMIENTO:
CÓDIGO
REVISIÓN DE MERCADERÍA LISTA PARA DESPACHO
Prevencionista Fecha
Incidencias Packing List

(1)
Hora Hora Número de PS Cantidad Cantidad Total de
N° Tienda actualizado Observaciones
inicio fin packing list (Si/No) de SKU de bultos Faltante Sobrante Merma incidencias
(Si/No/No Aplica)
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
(1) PS: Producto Sensible
FORMATO DE DETRACCIÓN DE AZÚCAR
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PROCEDIMIENTO:
CÓDIGO
Código Descripción Peso und Cantidad Peso Total Valor N° Guía Provincia
492167 AZUCAR RUBIA ARO SACHET X 500 UN 5 2 10 S/132.00
115145 AZUCAR RUBIA DULFINA X 5KG 5 16 80 S/866.72
178724 AZUCAR BLANCA ARO BLS X 5 KG 5 40 200 S/1,903.36
178711 AZUCAR RUBIA ARO BLS X 5 KG 5 10 50 S/412.72
094-118415 T6-CHICLAYO
392275 AZUCAR BLANCA M&K 10 UN X 1KG 10 5 50 S/345.00
392249 AZUCAR RUBIA M&K 10 UN X 1KG 10 15 150 S/212.60
TOTAL S/4,697.84
PLANTILLA DE AUDITORIA DE PROCESOS
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PROCEDIMIENTO:
CÓDIGO
CUMPLIMIENTO DE PROCESOS
FECHA 14/10/2019
Proceso TAREA OBSERVACIONES
OK OBS
Gestión documentaria conforme (Muestreo aleatorio)
Recepciones programadas
Contaminación cruzada
Cumplimiento de prioridades
Envío de reportes
Recepción Recepción pallets conforme
Cumplimiento output proceso
Cumplimiento de acciones acordadas
Total
Firma supervisor
Bultos pendientes por pickear

Picking por layout
FIFO
Picking Distribucion de productos recuperados
Cumplimiento input proceso
Total
Firma supervisor
Gestión Documentaria (Conteo a Ciegas)

FIFO
Conferencia Cumplimiento output proceso
Total
Firma supervisor
Cumplimiento de despachos a tiempo

Gestión Documentaria
Picking por layout (optimizacion)
Envío de reportes
FIFO
Despacho Eficiencia combinada (VxW)
Cumplimiento de picking -despacho importado
Total
Firma supervisor
Envío de reportes
Unidad de transporte conforme
Transporte Cumplimiento de acciones acordadas
Total
Firma supervisor
Ejecución conciliaciones teóricas.

Ejec. Inv. cíclicos Xdock, Nac. e Imp.
Respuesta oportuna a reclamos
Entrega de productos recuperados y sobrantes
Inventarios Gestión de cambio con proveedores
Envío de reportes
Total
Firma supervisor
Total General
Manager
Firma
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PROCEDIMIENTO:

La responsabilidad por la implantación, ejecución y control de este procedimiento en el Centro de

Tienda Tienda Básica

5.2 Normas generales

6.1 Negociación con Proveedores

6.2 Generación de órdenes de compra

6.3.1 Programación de recepción a Proveedores

6.3.2 Recibo de mercadería a Proveedores

Con base en el muestreo realizado, registrar la información (proveedor, producto, cantidad

OPERADOR LOGÍSTICO: CEVA

 Informar al Coordinador/Supervisor de Distribución Makro cualquier situación irregular detectada

6.3.3 Almacenamiento de mercadería

6.3.4 Picking y conferencia

 El Coordinador/Supervisor de Distribución Makro verifica que -luego de efectuar el picking- el Tercero

6.3.5 Despacho de mercadería a las Tiendas

Eficiencia Eficiencia Eficiencia

De acuerdo a lo establecido por la Dirección de Supply Chain y Operaciones, la mercadería será

 Verificar que el vehículo de transporte se encuentre en perfectas condiciones de limpieza, sin

 Impresión del modulado que se cargó al vehículo de transporte.

6.3.6 Seguimiento y Control

6.4 Operación en Tienda

6.4.1 Programación de entregas del CD

6.4.2 Recibo de mercadería del CD

7. FIN DEL PROCEDIMIENTO

ANEXO: AN01-SCH-PC001-18 (Continuación)

ANEXO: AN02-SCH-PC001-18 (Continuación)

ANEXO: AN02-SCH-PC001-18 (Continuación)

ANEXO: AN04-SCH-PC001-18 (Continuación)

REVISIÓN DE MERCADERÍA LISTA PARA DESPACHO

Incidencias Packing List

Proceso TAREA OBSERVACIONES

Bultos pendientes por pickear

Gestión Documentaria (Conteo a Ciegas)

Cumplimiento de despachos a tiempo

Ejecución conciliaciones teóricas.

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