Excel Avanzado Daniel Morales

Material Esquemas y Protección Departamento SAE/SAP, USAC

Crear Esquemas y Añadir Protección

En tutorial aprenderemos algunas herramientas muy especificas como lo son esquemas. Pueden
utilizarse de mil formas, para ordenar datos, para presentar informes mas estructurados, etc. Por
ende, ya que se enfoca mucho en la presentación y entrega de información también aprenderemos
a bloquear celdas e incluso cifrar con contraseñas nuestro documento.

Esquemas

Si tiene una lista de datos que desea agrupar y resumir, puede crear un esquema de hasta ocho
niveles. Cada nivel interno, que está representado por un número superior de símbolos del
esquema, muestra datos de detalle del nivel externo anterior, representado por un número inferior
de símbolos de esquema. Use un esquema para mostrar rápidamente filas o columnas de resumen,
o bien para mostrar los datos de detalle de cada grupo. Puede crear un esquema de filas, un
esquema de columnas o un esquema de filas y columnas.

1. Para mostrar las filas de un nivel, haga clic en los símbolos de esquema correspondientes .
2. El nivel 1 contiene las ventas totales de todas las filas de detalle.
3. El nivel 2 contiene las ventas totales para cada mes en cada región.
4. El nivel 3 contiene filas de detalle (en este caso, las filas 17 a 20).
5. Para expandir o contraer los datos del esquema, haga clic en los símbolos de esquema y ,o
bien presione Alt + Shift + = para expandir y Alt + Shift +- para contraer.
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Crear un esquema de filas

1. Asegúrese de que cada columna de los datos que desea incluir en el esquema tiene una
etiqueta en la primera fila (por ejemplo, región), que contiene hechos similares en cada
columna y que el rango que desea incluir no tiene filas ni columnas en blanco.
2. Si lo desea, las filas de detalle agrupadas pueden tener una fila de Resumen
correspondiente: un subtotal.

Cuando agrupe manualmente niveles de esquema, es mejor tener todos los datos mostrados para
evitar agrupar las filas incorrectamente.

Para esquematizar el grupo externo nivel 1, seleccione todas las filas que contendrá el grupo
externo.

1. la primera fila contiene rótulos y no está seleccionado.

2. puesto que este es el grupo externo, seleccione todas las filas con subtotales y detalles.
3. no seleccione el total general.
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En la pestaña Datos, en el grupo Esquema, haga clic en Agrupar. A continuación, en el cuadro de

diálogo Grupo, haga clic en filas y luego en Aceptar.

1. puede crear varios grupos en cada nivel interno. Aquí, dos secciones ya están agrupadas en el nivel 2.
2. esta sección está seleccionada y lista para agrupar.
3. no seleccione la fila de Resumen de los datos que está agrupando.
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Crear un esquema de columnas

1. Asegúrese de que cada fila de los datos a los que desea aplicar un esquema tiene una
etiqueta en la primera fila, contiene datos similares en cada columna y el rango no tiene
filas ni columnas en blanco.
2. Inserte sus propias columnas resumidas con fórmulas inmediatamente a la derecha o a la
izquierda de cada grupo de columnas de detalle. La tabla mostrada siguiente le muestra un
ejemplo.

Cuando agrupe manualmente niveles de esquema, es mejor tener todos los datos mostrados para
evitar agrupar las columnas incorrectamente.

a. Para aplicar un esquema al grupo externo nivel 1, seleccione todas las columnas de
Resumen subordinadas, así como los datos de detalle relacionados.

1. la columna A contiene etiquetas.

2. Seleccione todas las columnas de detalle y subtotales. Tenga en cuenta que, si no selecciona
columnas completas, al hacer clic en agrupar (en la pestaña datos del grupo esquema) se abrirá el
cuadro de diálogo Grupo y le pedirá que elija filas o columnas.
3. no seleccione la columna total general.

b. En la pestaña Datos, en el grupo Esquema, haga clic en Agrupar.

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c. Para esquematizar un grupo interno anidado de columnas de detalle (nivel 2 o

superior), seleccione las columnas de detalle adyacentes a la columna que contiene
la columna de resumen.

1. puede crear varios grupos en cada nivel interno. Aquí, dos secciones ya están agrupadas en el
nivel 2.
2. estas columnas están seleccionadas y listas para agrupar. Tenga en cuenta que, si no selecciona
columnas completas, al hacer clic en agrupar (en la pestaña datos del grupo esquema) se abrirá el
cuadro de diálogo Grupo y le pedirá que elija filas o columnas.
3. no seleccione la columna Resumen de los datos que está agrupando.

d. En la pestaña Datos, en el grupo Esquema, haga clic en Agrupar.

3. Siga seleccionando y agrupando columnas internas hasta que haya creado todos los niveles
que desee en el esquema.
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Ocultar un esquema

• Vaya a opciones de > de archivos> avanzadas y, a continuación, en Mostrar opciones para

esta hoja, desactive la casilla Mostrar símbolos de esquema si se aplica un esquema.

Quitar un esquema
1. Haga clic en la hoja de cálculo.
2. En el grupo Esquema de la pestaña Datos, haga clic en Desagrupar y en Borrar esquema.
3.

Si quita un esquema mientras los datos de detalle están ocultos, las columnas o filas de detalle
permanecen ocultas. Para mostrar los datos, desplácese por los números de fila o letras de columna
visibles adyacentes a las columnas o filas ocultas. En el grupo Celdas de la pestaña Inicio, haga clic
en Formato, elija Ocultar y mostrar y, a continuación, haga clic en Mostrar filas o en Mostrar
columnas.

Protección

Después, seleccione las acciones que los usuarios deben poder realizar en la hoja, como, entre
otras, insertar o eliminar columnas o filas, editar objetos, ordenar o usar el filtro automático.
Además, también puede especificar una contraseña para bloquear la hoja de cálculo. Una
contraseña impide que otras personas quiten la protección de la hoja de cálculo: es necesario
escribirla para desproteger la hoja.
Vea abajo los pasos necesarios para proteger la hoja.

1. En la pestaña Revisar, haga clic en Proteger hoja.

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2. En la lista Permitir a los usuarios de esta hoja de cálculo, seleccione los elementos que
quiera que los usuarios puedan cambiar.

Opción Permite a los usuarios

Seleccionar celdas Mover el puntero a celdas que tienen activada la casilla Bloqueada en
bloqueadas la pestaña Protección del cuadro de diálogo Formato de celdas. De
forma predeterminada, los usuarios pueden seleccionar celdas
bloqueadas.
Seleccionar celdas Mover el puntero a celdas que tengan desactivada la
desbloqueadas casilla Bloqueada en la pestaña Protección del cuadro de
diálogo Formato de celdas. De forma predeterminada, los usuarios
pueden seleccionar celdas desbloqueadas y presionar la tecla TAB para
desplazarse por las celdas desbloqueadas de una hoja de cálculo
protegida.
Formato de celdas Cambiar cualquiera de las opciones de los cuadros de diálogo Formato
de celdas o Formato condicional. Si se aplica formato condicional
antes de proteger la hoja de cálculo, el formato seguirá cambiando si
un usuario especifica un valor que satisfaga una condición diferente.
Aplicar formato a Use cualquiera de los comandos de formato de columnas, incluidos los
columnas que permiten cambiar el ancho de columna u ocultar las columnas
(pestaña Inicio, grupo Celdas, botón Formato).
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Opción Permite a los usuarios

Aplicar formato a filas Use cualquiera de los comandos de formato de filas, incluidos los que
permiten cambiar el alto de fila u ocultar filas (pestaña Inicio,
grupo Celdas, botón Formato).
Insertar columnas Inserte columnas.
Insertar filas Inserte filas.
Insertar hipervínculos Inserte nuevos hipervínculos, incluso en celdas desbloqueadas.
Eliminar columnas Elimine columnas.
Nota: Si Eliminar columnas está protegida e Insertar columnas no está
protegida, un usuario puede insertar columnas, pero no puede
eliminarlas.
Eliminar filas Elimine filas.
Nota: Si eliminar filas está protegida e Insertar filas no está protegida,
un usuario puede insertar filas, pero no puede eliminarlas.
Ordenar Use cualquier comando para ordenar datos (pestaña Datos,
grupo Ordenar y filtrar).
Nota: Los usuarios no pueden ordenar rangos que contienen celdas en
una hoja de cálculo protegida, independientemente de esta
configuración.
Usar Autofiltro Use las flechas desplegables para cambiar el filtro en rangos cuando se
aplican autofiltros.
Nota: Los usuarios no pueden aplicar ni quitar un filtro automático en
una hoja de cálculo protegida, independientemente de esta
configuración.
Usar informes de tabla Dar formato, cambiar el diseño, actualizar o modificar de otra manera
dinámica los informes de tabla dinámica y crear informes.
Modificar objetos Realicen cualquiera de las siguientes acciones:

Efectuar cambios en los objetos gráficos, incluidos mapas, gráficos

incrustados, formas, cuadros de texto y controles que no se
desbloquearon antes de proteger la hoja de cálculo. Por ejemplo, si una
hoja de cálculo tiene un botón que ejecuta una macro, puede hacer clic
en el botón para ejecutar la macro, pero no puede eliminar el botón.

Efectuar cambios, como modificar el formato, en un gráfico incrustado.

El gráfico sigue actualizándose cuando cambian sus datos de origen.
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Opción Permite a los usuarios

Agregar o editar notas.

Modificar escenarios Ver escenarios que se han ocultado, realizar cambios en escenarios
protegidos frente a modificaciones y eliminar dichos escenarios. Los
usuarios pueden cambiar los valores de las celdas modificadas, si las
celdas no están protegidas, y agregar nuevos escenarios.

3. Si lo desea, escriba una contraseña en el cuadro Contraseña para desproteger la hoja: y

haga clic en Aceptar. Vuelva a escribir la contraseña en el cuadro de diálogo Confirmar
contraseña y haga clic en Aceptar.

Use contraseñas seguras que combinen letras mayúsculas y minúsculas, números y símbolos. En las
contraseñas no seguras no se mezclan estos elementos. Las contraseñas deben tener 8 caracteres
o más de longitud. Una frase de contraseña que usa 14 caracteres o más es mejor. Es fundamental
que recuerde la contraseña. Si la olvida, Microsoft no puede recuperarla.