MANUAL DEL EQUIPO DE

EVENTOS
Este manual está diseñado para ayudarte a entender cuáles
son las funciones y responsabilidades del Equipo de
Eventos, el por qué de las mismas, y cómo lo se llevan a
cabo.

Events Team Manual - Spanish Translation - Manual Del Equipo De Eventos

EQUIPO DE EVENTOS…
El Equipo de Eventos es un equipo con una actitud que dice: “podemos hacerlo”.
Preparados, dispuestos y capaces de hacer lo que sea necesario. Trabajamos juntos para
cumplir con nuestro cometido y siempre recordamos que las personas son muy
importantes. Enfoquémonos en lo que es más importante aún en medio de todo el
alboroto y las múltiples tareas que tenemos que llevar a cabo.

¿QUÉ?
Quizá te preguntes: ¿“Qué es el Departamento de Eventos”?
Respuesta: somos facilitadores.

¿POR QUÉ?
Facilitamos la adoración, los encuentros con Dios, la salvación, la comunión, la familia,
sanidad, la comunidad y MUCHO MÁS.

¿Te has fijado que las primeras impresiones cuentan mucho? La reunión en la iglesia
no comienza cuando la alabanza y adoración empiezan. Comienza en el momento en que
alguien entra o conduce su coche hasta la iglesia. El aparcamiento es nuestra primera
impresión. Después de eso, todo lo demás se va añadiendo a la experiencia y
contribuye a que Dios pueda obrar en las vidas.

¿CÓMO?
Cómo lo hacemos: A NIVEL PRÁCTICO (los fines de semana, en las conferencias y en
cualquier otro evento durante el año)

Lo creas o no, los siguientes elementos se apoyan uno sobre el otro y destacan la
importancia de cada función sin importar lo insignificante que parezca...

• El aparcamiento y la experiencia puertas afuera te prepara para entrar en el Hall de la

iglesia
• El Hall de Entrada te prepara para el tiempo antes de la Reunión
• El tiempo antes de la Reunión te prepara para la Alabanza y Adoración
• La Alabanza y Adoración te preparan para el “Maestro de Ceremonias” (MC) y la
oración
• El “Maestro de Ceremonias” (MC) y Oración te preparan para el predicador y la Palabra
• La Palabra te preparan para el Llamado
• El Llamado te prepara para el Final y el tiempo después de la Reunión
• El tiempo después de la reunión termina en el aparcamiento mientras conduces de
vuelta a casa...

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El Equipo de Eventos, prepara la Iglesia para las miles de personas que pasan por
nuestras puertas cada semana, preparados y expectantes a lo que Dios hará en sus
vidas.

• ¿Alguna vez has estado en un restaurante y la música estaba tan alta que no podías
escuchar a la persona que tenías en frente? ¿No te molesta? Es por eso que
controlamos el nivel del volumen en el Hall de Entrada.
• ¿Algunas vez has ido a un baño público y te has dado cuenta demasiado tarde de que
no había papel? Es por eso que revisamos los baños.
• ¿Te has fijado alguna vez en que cuando en una sala hace mucho calor te dan ganas
de dormir, y si hace mucho frío te dan ganas de irte? Por eso controlamos la
temperatura durante la reunión.

Excelencia

Para nosotros, el Equipo de Eventos se basa en la excelencia. Hay una fiesta en nuestra
iglesia, cada fin de semana, y TODOS están invitados (familia, amigos, compañeros)... a
que vengan... y nosotros nos encargamos de que la iglesia esté preparada como debe
estar.

A menudo nos recordamos a nosotros mismos (cuando hacemos lo rutinario, lo que tiene
poco glamour y lo que nadie nota) que hay una razón por la qué le ponemos abrillantador
a los botes de basura, aspiramos una y otra vez, limpiamos los cristales, limpiamos el
aparcamiento, y un sinfín de cosas que no se pueden enumerar. ¡Lo hacemos porque
estamos orgullosos de nuestra casa/Iglesia!

Si estuvieras organizando tu propia fiesta, sin duda pondrías muchas horas y esfuerzo
para hacer que todo estuviera perfecto. Desde la limpieza, la decoración, la comida, hasta
el ambiente y la música...Esto es lo que hacemos y lo hacemos para el Rey. Por eso nos
esforzamos en hacer todas las cosas de una manera EXCELENTE.

Somos excelentes porque servimos a un Dios excelente.

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UN RESUMEN DE LAS COSAS QUE HACEMOS

Somos un equipo que ve una necesidad y la suple, encuentra un problema y lo
resuelve, da una mano para ayudar con un corazón contento y no se intimida por
cualquier trabajo, grande o pequeño. Hacemos que las cosas funcionen, contestamos
preguntas, sugerimos ideas y ofrecemos comentarios y sugerencias (a través del líder de
nuestro equipo) y nunca damos órdenes ni le decimos a la gente lo que tienen que hacer.
Equipamos y apoyamos a nuestro liderazgo manteniéndolos informados y dándoles la
oportunidad de decidir qué y cómo vamos a poner algo en acción.

Recuerda nuestro propósito: Existimos para facilitar y coordinar.

El ADN de los eventos:

• Un evento sin complicaciones tiene una cierta calma, facilidad, tranquilidad y uno siente
como que el evento funciona por sí solo. Tenemos que tener siempre en cuenta que el
Equipo de Eventos existe para dar la bienvenida y para hospedar y no queremos que
se nos perciba como el grupo de personas que corren de un lugar a otro hablando con
nuestras radios y diciéndole a la gente lo que tienen que hacer...
• Queremos resaltar la importancia de ser invisibles. No estamos en el Equipo de
Eventos para que se nos vea o se nos oiga. ¡Estamos en el equipo para servir!
• Aún cuando estemos más ocupados, siempre podemos SONREIR y caminar por entre
la gente sin prisa

No te sientas agobiado. Un gran secreto del Equipo de Eventos: un 98% del tiempo lo
pasamos aparentando que sabemos lo que hacemos, 2% del tiempo lo pasamos
¡tratando de buscar la manera de hacerlo! así eliminamos el pánico.

Nuestro deseo es que la gente salga de nuestra iglesia con la cabeza bien alta, con los
hombros bien rectos y con dignidad para enfrentar la semana que tienen por delante…
¡cada pequeña cosa que hacemos, por insignificante que parezca contribuye a esto!

EN TODO lo que hacemos, siempre pregúntate el PORQUÉ... y EL PORQUÉ siempre

es LA GENTE, CADA PERSONA DE FORMA INDIVIDUAL...


** ¿POR QUÉ tenemos un equipo encargado del aparcamiento?


Porque queremos ayudar a que la gente encuentre un aparcamiento fácilmente y lleguen
a sus asientos sin ningún problema. Tratamos de eliminar la frustración de encontrar un
aparcamiento antes de entrar...

** ¿POR QUÉ le ponemos abrillantador a los cubos de basura, limpiamos los cristales y
nos aseguramos de que el edificio no huela mal?
¡Porque es la CASA DE DIOS y Él no la tendría de cualquier manera! Para una persona
que ha tenido una mala semana, entrar a una iglesia limpia le demuestra que nos hemos
tomado el tiempo y esfuerzo para hacerle sentir que nos importa, y que es valorada, digna
de una casa limpia donde se le da la bienvenida, digna de que alguien se sacrifique para
asegurarse de que su experiencia en la iglesia sea buena.

Piensa en lo que haces en tu iglesia y recuerda siempre el PORQUÉ y LA GENTE.


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HERRAMIENTAS PRÁCTICAS PARA TI

Las siguientes páginas son herramientas prácticas que hemos diseñado para ayudarnos
a planear, ejecutar y presentar informes sobre nuestras reuniones durante los fines de
semana.

1. EL EQUIPO DE EVENTOS
2. RESUMEN DEL FIN DE SEMANA
3. LISTA DE CONTROL
4. PLAN DE LOS ASIENTOS
5. “LISTA DE ANUNCIOS”
6. RECUENTO DE PERSONAS
7. NOTAS DE LA REUNIÓN

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1. EL EQUIPO DE EVENTOS
PORQUÉ:
No puedes hacerlo todo tú solo... y ¿por qué querrías hacerlo solo? Cada miembro del
equipo tiene diferentes dones y talentos que pueden aportar al equipo y a la iglesia. Para
sacar adelante una reunión se necesita un fuerte equipo que se comprometa con el
mismo objetivo y propósito.

CÓMO:
Debes entender que el equipo de eventos existe para que Dios pueda moverse en su
Iglesia. Tienes que conocer la visión y el corazón de tu iglesia y de tu Pastor. El Equipo de
Eventos es “los pies y las manos” para hacer que esto funcione, ¡y eso es un honor!

No tienes que tener un equipo grande para hacer que todo salga bien en la iglesia.
Simplemente necesitas un equipo que haya captado la visión y que esté dispuesto a ir
una milla extra.

Divide cada área de tu iglesia en “pequeñas porciones” para que los diferentes miembros
del equipo puedan supervisarlas con facilidad. Por ejemplo:

• Líder de Equipo – Obviamente, ¡dirige el equipo! Esta persona coordina el Equipo de

Eventos para trabajar directamente con los Pastores y otros departamentos y tiene una
perspectiva general de todo lo que está sucediendo.

• Ambiente: Halls de entrada - controla todo lo que pasa en los halls de entrada... lo
básico, además de todas las cosas divertidas que pasan, regularmente o solo en
ocasiones especiales.

• Ambiente: Fuera del edificio y en la zona de los niños - asegurarse de que estas
zonas están preparadas y listas para servir a las familias.

• Éxito de la Reunión: Dentro del Auditorio – organizar los asientos, asegurarse de

que los folletos y los sobres estén distribuidos correctamente en los asientos,
supervisar el ambiente en el interior del auditorio. Esta persona tiene que ser “los ojos y
los oídos” de tu equipo durante la reunión.

Prepara a tu equipo para que sean “multi-funciones” o polifacético. ¡La flexibilidad es la

clave! Imagínate que puedas asignarle a cualquier miembro de tu equipo cualquier tarea y
que puedas estar seguro de que en cualquier área que los pongas, cumplirán con su
trabajo y aún irán más allá de lo que pides.

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2. RESUMEN DEL FIN DE SEMANA

PORQUÉ:
Prepara a tu equipo para tener éxito. Equípalos para que puedan ser responsables de
su área dándoles la información correcta para que puedan hacer bien su trabajo. Un
equipo bien equipado es un equipo productivo.

CÓMO:
Este es un breve resumen del fin de semana que incluye todos los ∫ que tu equipo pueda
necesitar. El que nosotros usamos está separado en las diferentes reuniones que
tenemos e incluye información como: Quién comparte la Palabra // Componentes de la
Reunión // Notas del “Maestro de Ceremonias” (MC) // todo tipo de información útil y una
breve descripción de lo que está sucediendo en los otros campus... Es como un mini
resumen de lo que pasa en las reuniones en nuestros cuatro campus diferentes.

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3. LISTA DE CONTROL
PORQUÉ:
El propósito de la lista de control es que las cosas básicas estén siempre cubiertas. Una
lista como ésta, establece un nivel estándar para cada reunión y esperamos que también
pueda originar ideas para podamos mejorar en cada área de la reunión. La lista le da a
cada miembro del equipo unas responsabilidades: algo sobre lo que ellos tienen
autoridad. SIN EMBARGO, siempre es bueno destacar que esta lista es sólo una „guía‟.
No dejes que una lista te dicte lo que tienes que hacer. Anima al equipo a buscar siempre
cosas en las que podamos mejorar y avanzar.

CÓMO:
Hemos separado la lista en las diferentes áreas para cada persona y así cada uno se
asegura de que su área esté cubierta antes, durante, y después de la reunión. Asegúrate
de que el equipo esté familiarizado con la lista, así cada semana evitarás tener que hacer
un seguimiento de todas las cosas básicas.

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4. PLAN DE LOS ASIENTOS

PORQUÉ:
Nunca subestimes lo importante que es que las dos primas filas del frente estén llenas.
Esto va a ser de mucha ayuda para el predicador. Las primeras dos filas de enfrente son
el mejor lugar para poner a líderes claves que puedan cargar con el ambiente de la
reunión y liderar con su ejemplo. El lenguaje corporal habla más que las palabras.

Asegúrate de que tu equipo clave esté ahí en el frente, apoyando al predicador y

liderando el ambiente de la reunión.

Tener un plan para los asientos también quiere decir que hay una cosa menos de la que el
pastor se tiene que preocupar. Al hacer esto, estás ayudando a tus pastores principales a
que puedan enfocarse en lo que tienen que hacer sin preocuparse de dónde tienen que
sentarse.

CÓMO:
Facilitamos esto a través de un plan para los asientos. Puede ser tan sencillo como una
hoja de Excel, como la que usamos aquí

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Nuestro plan de asientos está dividido en secciones y en asientos individuales.

Conforme la gente va llegando, los dirigimos a sus asientos y a la vez nos aseguramos de
que cada asiento vacío en el frente esté ocupado por nuestros líderes y por personas
seguras de sí mismas. Una persona que esté visitando la iglesia por primera vez
probablemente se sienta incómoda si se sienta en el frente. Asegúrate de que siempre
estás pensando en el panorama completo (del ambiente) y a la vez enfocado en las
personas de forma individual.

Los tres documentos anteriores (Resumen del fin de semana, Lista de Control, y Plan de
los Asientos) es lo que llamamos el „Resumen de Eventos‟. Este resumen lo imprimimos
como si fuera un librito y lo distribuimos a nuestro equipo antes de cada reunión.

(Ver el archivo adjunto 2. „Resumen de Eventos‟)

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5. “LISTA DE ANUNCIOS”
PORQUÉ:
El “Maestro de Ceremonias” (MC) tiene una gran responsabilidad de liderar la reunión de
la iglesia de una manera clara, concisa y eficiente con el tiempo. Además de esto, el MC
tiene que recordar muchos detalles importantes así que, el propósito de la lista de
anuncios es proporcionarle los medios para recordar los datos claves durante la reunión.

CÓMO:
Aquí te mostramos un “resumen” de la reunión en orden cronológico en la Lista de
Anuncios. Incluye:

Los horarios de las personas claves de la reunión.

• Alabanza y Adoración: líderes de alabanza, lista de canciones (anotamos la “última
canción” para que el MC sepa cuando subir a la plataforma)
• Otros componentes claves de la reunión que quizá el MC necesite saber: peticiones de
oración, comunión, presentación de bebés, bautizos, ofrenda, noticias, enviar los niños
su programa, etc...
• Puntos clave que el MC necesita destacar. En el momento del MC, lo que el MC hace
es enfatizar los próximos eventos y resaltar cosas destacadas en la vida de la iglesia
• Información sobre el predicador
• Cualquier cosa que se tenga que anunciar al final de la reunión

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6. RECUENTO DE PERSONAS
PORQUÉ:
Todo se trata de números. Cada número representa una persona. Contamos a las
personas porque las personas cuentan. Hacer un seguimiento de la asistencia en cada
reunión, cada fin de semana, nos ayuda a notar las tendencias en la vida de la iglesia,
como por ejemplo las temporadas que son más tranquilas y en las que asiste menos
gente, y también para hacer un seguimiento del crecimiento. Hay muchos factores que
pueden contribuir y afectar la asistencia a las reuniones en la iglesia. Esto nos ayuda a
planear por adelantado...

CÓMO:
Contamos discretamente y en lugares discretos con una carpeta que se cierra. No
hablamos de los números en la radio o con otras personas, no porque los números sean
un secreto, sino porque no es en eso en lo que queremos enfocarnos. La precisión es
esencial. Siempre hacemos que 2 personas cuenten cada sección para asegurarnos de
que los números sean precisos (por ejemplo, nunca puede haber una diferencia de más
de 5 personas en una sección de 200 asientos).

Para hacer que el proceso sea fácil y sencillo, usamos:

• Un “mapa” del auditorio para ayudarnos a contar



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• Una hoja de recuento para recopilar todos los números (cada persona rellena
una)

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• Una hoja de recuento para para presentar o informar sobre el número de

asistentes

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7. NOTAS DE LA REUNIÓN


PORQUÉ:
Llevar un registro de lo que realmente sucede en cada reunión es de suma importancia.
Te ayuda a llevar un seguimiento de las cosas que puedes mejorar o cambiar y ésta
información será útil cuando planees futuros eventos.

CÓMO:
• Usamos este documento para recopilar las notas de las reuniones de cada fin de
semana
• Asignamos a alguien de nuestro equipo para que tome notas de las personas claves
(Líder de Alabanza/MC/Predicador) y eventos o momentos especiales (presentaciones
de bebés, bautismos, enlaces a otros campus)
• Cada reunión tiene siempre algo que podemos cambiar o mejorar para los próximos
fines de semana. Esto lo anotamos bajo la sección “puntos de acción”. Hacemos un
seguimiento cada semana para asegurarnos de que esas cuestiones se resuelven para
la próxima semana
• Finalmente, hacemos un seguimiento de lista de notas para el año siguiente. Esto es
particularmente útil para las reuniones especiales de Navidad o de Semana Santa o
cualquier otra reunión que se repita durante el año y que tenga componentes similares
• Tomar notas de este tipo y añadirlas a la lista de control nos ayuda a no volver a
cometer las mismas equivocaciones otra vez

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¿Cómo es el trabajo del Equipo de Eventos durante una reunión de un fin de

semana normal?


Usaremos la reunión de las 9 de la mañana como ejemplo:


7:45am Reunión de información para el equipo
• ︎Reunir a todo el equipo y distribuir los resúmenes del fin de semana
• ︎Asignar tareas a cada miembro del equipo
• ︎Equipar, animar y motivar al equipo

7:55am Comenzar!
• Revisar la lista de control con el equipo para asegurarse de que todas las
diferentes áreas están cubiertas
• ︎Revisar una, dos y tres veces que la casa ︎ (la iglesia) esté preparada para la
apertura de puertas

8:15am Reunión de oración con todos los voluntarios

8:20am Asegurarnos de que cuando alguien entre en la Iglesia todo se vea/

huela/escuche/parezca genial.
• ︎¿Están los del equipo de aparcamiento en sus posiciones para dar la
bienvenida a la gente? ¿es fácil para las personas encontrar sitio para su
vehículo?
• ︎¿Hay un ambiente bueno y contagioso en el exterior para que las personas
nuevas no se sientan incómodas y abrumadas al venir a la iglesia por
primera vez?
• ¿Están los pastores en la puerta dando la bienvenida, saludando e
interactuando con la gente, haciendo que se sientan bien recibidos en la
Iglesia?
• ︎¿Hay acomodadores listos para ayudar a los padres a ocupar las salas para
bebés?
• ︎¿Hay un miembro del equipo en el auditorio ayudando a los pastores y
líderes a encontrar su asiento?

8:55am Está a punto de empezar

• ︎¿Está la música del “pre-roll” (vídeo que marca el comienzo de la reunión)
sonando en las salas, animando a que todos entren a ocupar su asiento Un
buen comienzo es lo que ayuda a que el resto de la reunión sea buena.
• ︎¿Han encontrado todo los pastores sus asientos?
• ¡Asegúrate de que las primeras filas de asientos están llenas de vida!

9:00am La reunión
• Una vez la reunión ya esté en marcha, es nuestra oportunidad para
asegurarnos de que todas las áreas estén bien presentables y preparadas
para cuando termine la reunión
• Recuento de personas: de una manera discreta y confidencial
• Siempre preparados para lo que pueda pasar

10:30am El ‘final’. Entregárselo todo al equipo de la próxima reunión.

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EL COORDINADOR O MANAGER DEL EVENTO

TRABAJANDO JUNTOS COMO UN EQUIPO...EN RELACIÓN CON OTROS

EQUIPOS

No trabajamos excluyendo a los demás... de hecho, trabajamos conjuntamente con cada

equipo para asegurarnos que las reuniones de los fines de semana sean sólidas.

Un Coordinador de Eventos tiene que ser versátil y flexible...

Normalmente, en cualquier fin de semana tenemos que trabajar junto con: ︎

• El Equipo de Aparcamiento
• El Equipo de Acomodadores ︎El Equipo de Bienvenida
• El Equipo de Producción
• El Equipo de Televisión
• El Equipo de Mantenimiento
• El Equipo de Pastores de Niños
• El Equipo de Pastores de la reunión
• El Pastor del Campus
• El Pastor Principal
• Y TODOS los demás que estén involucrados de alguna manera
Aparte de tener la flexibilidad de trabajar juntos con otros equipos, grandes o pequeños, el
Coordinador de Eventos siempre tiene que pensar por adelantado.

Preguntas como:
• ︎¿Qué es lo que el Pastor o el “Maestro de Ceremonias” (MC) va a querer saber?, y
¿tengo yo la respuesta?
• ¿Cómo va el tráfico en el aparcamiento?
• ¿Cómo está el clima? ¿Lloverá? ¿Tenemos que traer paraguas y ponchos a los del
equipo de aparcamiento?
• ¿Tenemos que cambiar la temperatura del edificio antes de que haga demasiado frío o
demasiado calor?
• etc., etc., etc

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Así que... aquí lo tienes…

Como puedes ver, el Equipo de Eventos incluye muchas facetas diferentes.

Existimos para facilitar la alabanza y la adoración, los encuentros con Dios, los
llamados, la comunión, la familia, sanidad, la comunidad Y MUCHO MÁS...

¿Y cómo lo hacemos? A NIVEL PRÁCTICO

Un equipo comprometido con corazones dispuestos a ir una milla extra es algo poderoso.
Cuando a esto le agregas un liderazgo efectivo, planificación, administración, y atención a
los detalles, te darás que cuenta de que has añadido un toque de excelencia que sólo se
puede encontrar en la Casa de Dios...

...Somos excelentes porque servimos a un Dios excelente.

Esperamos que hayas captado el corazón que hay detrás de lo que hacemos... y que las
ideas y las “herramientas” encontradas en estas páginas te ayuden a llevar a tu iglesia
adelante. Esto es lo que a nosotros nos funciona. Siéntete motivado para contextualizar y
adaptar “el corazón” de lo que hemos comunicado dentro del contexto de tu iglesia. No
tiene que ser igual necesariamente..

No te olvides...

Que todo lo que hacemos tiene un PORQUÉ.


Cada PORQUÉ tiene que ver con las PERSONAS COMO INDIVIDUOS, DE FORMA
INDIVIDUAL.


Cada PERSONA ES IMPORTANTE PARA DIOS

Este documento es una traducción del manual del equipos de eventos del 2009.

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