EVIDENCIA 3

JENNY PAULINA HERNÁNDEZ PRIETO

FICHA: 2147589

PLANIFICACIÓN DE UN SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD - NTC ISO

9001

Docente

SENA

Modalidad Virtual

Bogotá,18 de Julio 2020

 EVIDENCIA 3
un informe ejecutivo con la propuesta para gestionar los riesgos y oportunidades de una empresa.
Para realizar esta actividad, suponga que usted hace parte del equipo delegado para la
implementación del Sistema de Gestión de Calidad conforme a la norma ISO 9001:2015 en la
empresa donde labora. Como parte de las actividades de este importante proceso, en este
momento se está realizando la planeación para implementar el sistema y como parte de la gestión
de los recursos que permitan el éxito en el proceso la empresa le solicitan que presente un plan de
trabajo o propuesta para Gestionar los riesgos y oportunidades de acuerdo a las siguientes pautas:
• Identifique los procesos que considere necesarios para desarrollar la actividad de la empresa
(internos y externos)
• Identifique y establezca los riegos asociados a los procesos de la empresa.
• Analice y priorice los riesgos y oportunidades que afecta a la organización, decidiendo cuales son
aceptables y cuáles no. En cuanto a las oportunidades debe decir sobre cuales son viables o
factibles.
• Define un plan de acción para abordar los riesgos y oportunidades. Cómo puede evitar los
riesgos, eliminarlos o mitigarlos; como puede hacer realidad las oportunidades
• Diseñe al menos un indicador de calidad para saber si lo propuesto está funcionando.
Para este desarrollo de la actividad consulte el material de apoyo denominado “El Riesgo en ISO
9001 2015” y además consulte otras fuentes de información sobre la gestión del riesgo en la
norma ISO 9001:2015.

Identifique cuáles son SUS riesgos y oportunidades – esto depende del contexto
Analice y priorice sus riesgos y oportunidades
Planificar acciones para abordar los riesgos
Implementar el plan – emprender acción
Verificar la eficacia de las acciones - ¿funciona?
Aprender de la experiencia – mejora continua
 INFORME EJECUTIVO

La Fundación Universidad de América en miras a obtener la certificación ISO 9001-20015 ha

decidido comenzar por certificar su proceso de laboratorios para lo cual ha determinado la
Metodología que parte de la matriz DOFA, mediante la cual se analizan factores internos
(debilidades y fortalezas) y factores externos (amenazas y oportunidades), con el fin de analizar su
situación actual.

La aplicación de este análisis permite integrar las fortalezas, minimizar y solucionar las principales
debilidades (riesgos) y crear oportunidades.

Teniendo presente que:

Oportunidades
Fortalezas Las oportunidades
identificadas con
Se monitorean en cada calificación 1 a 3 se
revisión por la dirección, deben tratar como
con el fin de mantenerlas proyecto (oportunidad)
en este cuadrante de impacto a los
Sistemas de Gestión

Debilidades
Las debilidades
identificadas con
calificación 1 se deben
determinar como riesgos
y deben tener
tratamiento de acuerdo a
la metodología de
riesgos
Amenazas
Las amenazas
identificadas con
calificación 1 a 3 se
tratan como riesgos y
deben tener tratamiento
de acuerdo a la
metodología de riesgos
Análisis de riesgos
De acuerdo a la matriz obtenida anteriormente se realiza un análisis de riesgos:
Prioridad Aceptabilidad
Riesgo Causa / Falla Factor de riesgo Descripción del Control actual del riesgo
del riesgo
Intolerable
Servicios no Falta de stock de equipos Procesos Sin control
1 conforme por fallas
 Demoras en la aprobación del presupuesto de
en los equipos  Procesos  Sin control
mantenimiento
Falta de sistemas de información que apoyen la Aceptable
Tecnológico Sin control
Manualidad en los prestación del servicio de laboratorios
procesos propios Falta de políticas institucionales para la
2 Procesos Sin control
de laboratorio sistematización del proceso
(Contexto) Falta de articulación con el proceso de tecnología de
Procesos Sin control
la Universidad
Falta de personal No se ha establecido pago de horas extras para Intolerable
Procesos Sin control
para prestar personal contratado por temporales
3 servicios en horario
ampliado Se estableció horario nocturno de clases y no se
Procesos Sin control
(Contexto) evidencio que se necesitaban monitores adicionales
No se encuentra establecida la contratación directa Aceptable
de los auxiliares de laboratorio dado que la
Procesos Sin control
Universidad ha identificado tiempos muertos en la
Rotación del prestación de los servicios de laboratorios
personal por
4 La contratación por parte de una temporal resulta ser
contratación Procesos Sin control
indirecta (Contexto) más económica para la Universidad

Los auxiliares de laboratorio renuncian por la falta de

Procesos Sin control
garantías dentro de la contratación
El área de Gestión de calidad establece el mapa de procesos Aceptable
No hay una cultura organizacional de gestión por que es socializado a la comunidad universitaria y se encuentra
Recurso Humano
procesos público en la página web institucional y en el sistema de
Falta de
información de calidad
articulación con los
5 procesos de la La Coordinación de Laboratorios y Talleres utiliza como canal
Universidad Falta de canales de comunicación entre los procesos Procesos de comunicación el correo institucional para poder articularse
(Contexto) con los demás procesos
Falta de conocimiento de los otros procesos frente a La Coordinación de Laboratorios establece el portafolio de
Procesos
la prestación del servicio de laboratorios servicios para conocimiento de la comunidad universitaria
Análisis de oportunidades
De acuerdo a la matriz obtenida anteriormente se realiza un análisis de oportunidades:
Prioridad de
la Oportunidad Viabilidad
oportunidad
1 Ampliar la oferta de servicios Factible

2 Aprovechar las necesidades de la industria Factible

3  Convenios con laboratorios de otras universidades Viable

Plan de acción

  Riesgo Plan de acción

Capacitar a los docentes y monitores en el uso adecuado de los equipos

Servicios no conforme por fallas
1 Adquirir equipos de stock
en los equipos
Realizar mantenimientos preventivos semestrales
Manualidad en los procesos
2 Solicitar a tecnología herramientas para evitar la manualidad en los procesos
propios de laboratorio (Contexto)
Determinar el personal a necesitar de acuerdo a la programación de las practicas
entregada
Falta de personal para prestar Solicitar a recursos humanos la aprobación del pago de horas extras para los
3 servicios en horario ampliado monitores de laboratorios
(Contexto)
Capacitar a todos los monitores en todas las áreas de laboratorios para que se
puedan apoyar entre ellos en diferentes horarios

Programar actividades a los monitores de laboratorios en las fechas en las que no

Rotación del personal por
4
contratación indirecta (Contexto)
se cuenta con estudiantes para justificar sus salarios y evitar así los tiempos
muertos.
Solicitar a recursos humanos la aprobación de la contratación directa del
personal de laboratorios

Solicitar a recursos humanos la mejora en las garantías dentro de la contratación

del personal de laboratorios

Falta de articulación con los
5 procesos de la Universidad
(Contexto)
Solicitar autorización para estar presente en las reuniones en las cuales se toman
decisiones que afecten de manera directa a el área de laboratorios.
Establecer un cronograma para el desarrollo de actividades en conjunto

Oportunidad Plan de acción

Dotar los laboratorios de equipos modernos y mejores materiales, para

1 Ampliar la oferta de servicios
atender las solicitudes del mercado
Aprovechar las necesidades Investigar con las industrias de alimentos, farmacéuticos, textiles que tipo
2
de la industria de análisis realizan externamente e evaluar si se pueden implementar
Contactar a las diferentes universidades, dándoles a conocer nuestro
 Convenios con laboratorios
3 inventario de equipos y materiales, de tal manera que podamos ofrecer
de otras universidades
servicios en conjunto.

Verificación de los planes de acción

   Riesgo Indicador Formula

Servicios no conforme por Servicios que se dejaron de prestar por daño de

1 Servicios no conformes
fallas en los equipos equipos / Total de servicios programados

Manualidad en los Actualización

Cantidad de procesos manuales/ Procesos del
2 procesos propios de tecnologica de los
laboratorio
laboratorio (Contexto) procesos
Falta de personal para
prestar servicios en Personal en horario # de programaciones nocturnas/Pago de horas
3
horario ampliado Nocturno extras
(Contexto)
Rotación del personal por
Estabilidad de los # monitores que renuncian en un año/ Monitores
4 contratación indirecta
monitores totales
(Contexto)
Falta de articulación con
# de asistencias a reuniones de decanaturas/
5 los procesos de la Comunicación
Total de reuniones de temas de laboratorios
Universidad (Contexto)

BIBLIOGRAFIA
 https://empresite.eleconomistaamerica.co/YOD-BUEN-SERVICIO-SAS.html
 https://sena.territorio.la/content/index.php/institucion/Complementaria/institu
tion/SENA/Finanzas/93440007/Contenido/OVA/aa1_oa1/utilidades/descarg
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 http://scielo.sld.cu/scielo.php?script=sci_arttext&pid=S1560-
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%20un,la%20b%C3%BAsqueda%20de%20la%20mejora