Programa de Gestion Documental

Código: AR35-PG-001
E.S.E HOSPITAL SAN GABRIEL ARCANGEL

Nit 846001620-0 Versión: 01
PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL Página:1 de 42
CONTENIDO
1. OBJETIVOS
1.1. OBJETIVO GENERAL
1.2. OBJETIVOS ESPECIFICOS
2. ALCANCE
3. PÚBLICO AL CUAL VA DIRIGIDO
4. REQUERIMIENTOS PARA EL DESARROLLO DEL PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL PGD
4.1. NORMATIVOS
4.2. ECONOMICOS
4.3. ADMINISTRATIVOS
4.4. TECNOLOGICOS
5. GESTION DEL CAMBIO
6. PORCESOS DE LA GESTION DOCUMENTAL
a. Planeación de la Gestión Documental
b. Producción Documental
c. Gestión Y Trámite Documental
d. Organización Documental
e. Transferencias Documentales
f. Disposición Final de los Documentos
g. Preservación a largo Plazo
h. Valoración Documental
7. LINEAMIENTOS PARA LOS PROCESOS DE LA GESTION DOCUMENTAL

7.1. Planeación de la Gestión Documental:
7.2. Producción Documental:
7.3. Gestión Y Trámite Documental.
ELABORÓ REVISÓ APROBÓ
VIVIANA RIOBAMBA MORA LUIS ÉDICSON MANCILLA CARLOS JOSE RUBIO RUIZ
NOMBRE:
CARGO: COOR. GESTIÓN DOCUMENTAL ADMINISTRADOR GERENTE
FIRMA:
“Documento controlado del Sistema de Gestión de Calidad de la E.S.E Hospital San Gabriel Arcángel. Su
Reproducción no es válida sin autorización”.
Nit 846001620-0 Versión: 01
7.4. Organización Documental.

7.5. Transferencias Documentales:
7.6. Disposición Final de los Documentos:
7.7. Preservación a largo Plazo:
7.8. Valoración Documental:
8. FASES IMPLEMENTACION DEL PROGRAMA
8.1. Metas a corto plazo (2019- 2020)
8.2. Metas a Mediano plazo (2020 -2021)
8.2. Metas a largo plazo (2021- 2025)
8.3. Asignar los recursos necesarios, para alcanzar las metas y lograr los objetivos definidos.
9. EL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL SE DESARROLLARÁ EN CUATRO FASES:
9.1. Fase de Elaboración:
9.2. Fase de ejecución
9.3. Fase de seguimiento
9.4. Fase de mejora
9.5. Fase de publicación
10. PROGRAMAS ESPECÍFICOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL
10.1. Programa de normalización de formas y formularios electrónicos:
10.2. El programa de normalización de formas y formularios electrónicos se ejecutará mediante dos etapas:
10.2.1. Planeación e implementación:
10.2.2. Ejecución:
10.3. Programas de documentos vitales o esenciales Programa de gestión de documentos electrónicos
10.4. Plan institucional de capacitación
10.5. Programas de auditorías y control
10.6.1 Metodología
11. MARCO NORMATIVO
12. GLOSARIO DE TÉRMINOS ARCHIVÍSTICOS
13. BIBLIOGRAFIA
14. ANEXOS
INTRODUCCIÓN
Nit 846001620-0 Versión: 01
En el Programa de Gestión Documental PGD, se definen las diferentes estrategias y mecanismos en los
cuales se describen los procedimientos, instructivos y herramientas diseñados para la implementación
del sistema Interno de Gestión Documental y Archivos por la Empresa Social del Estado Hospital san
Gabriel Arcángel. Por otro lado se establecen los programas que enmarcan las buenas prácticas en materia
de Gestión Documental en la institución.
En cumplimiento a la ley 594 de 2000 que estableció las reglas y principios generales que regulan la función
archivística del Estado, la ESE Hospital San Gabriel Arcángel considera que los documentos son de vital
importancia para el desarrollo de la entidad y proporcionan la información adecuada para apoyar la eficiencia
de la administración, además, son considerados como los principios de control de las necesidades
fundamentales del Sistema de Gestión de Calidad, la estandarización y la unificación de los conceptos a nivel
institucional y trazabilidad de la Gestión Documental.
1. OBJETIVOS
Nit 846001620-0 Versión: 01
1.1. OBJETIVO GENERAL
Desarrollar un programa de gestión documental que permita fortalecer la Gestión Documental, que ayudarán
a direccionar los procedimientos con lineamientos claros y precisos, de una forma concertada e integra a las
estructuras de planeación y control, garantizando la seguridad de la información, bajo un esquema integral,
sistémico y armonizado en cada uno de los procesos de la institución con base en las directrices del Archivo
General de la Nación.
1.2. OBJETIVOS ESPECIFICOS

 Dar cumplimiento a la normatividad emitida por el Archivo General de la Nación y las demás que el
gobierno Nacional disponga en lo relacionado con el archivo.
 Diagnosticar el estado de la Gestión Documental del Hospital.
 Administrar y controlar el acceso, y recuperación de la información garantizando la eficiencia de la
Gestión y la conservación del patrimonio documental.
 Definir los lineamientos, instructivos y formatos necesarios para desarrollar el proceso de Gestión
documental
 Implementar buenas prácticas en materia de seguridad de la información y del adecuado uso.
 Conservar y preservar el patrimonio documental de la Institución.
 Preservar correctamente la documentación de acuerdo a la normatividad que para el
almacenamiento y custodia de la información de archivo se requiere.
2. ALCANCE
El Programa de Gestión Documental del Hospital San Gabriel Arcángel ESE, inicia desde la planeación y
valoración documental, la producción, recepción, direccionamiento y organización de documentos,
distribución, consulta, transferencia y disposición, y preservación; direccionado en cualquier soporte a corto,
mediano y largo plazo, el cual será articulado con la Planeación Estratégica y Operativa Institucional, la
Seguridad de la Información y el Sistema Integrado de Gestión de Calidad de la Entidad.
3. PÚBLICO AL CUAL VA DIRIGIDO
Nit 846001620-0 Versión: 01
El programa de Gestión Documental de la ESE Hospital San Gabriel Arcángel, está dirigido a los usuarios
internos y externos de entidades estatales y a la ciudadanía en general.
4. REQUERIMIENTOS PARA EL DESARROLLO DEL PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL PGD
4.1. NORMATIVOS
En cumplimiento a las disposiciones legales internas y externas, el Hospital aplica el marco normativo a los
documentos, lo cual define directrices para adoptarlos y socializarlos dentro de las acciones que se
reglamentan en todos los procesos de la Entidad.
4.2. ECONOMICOS
La asignación de los recursos será decisión de los directivos que aprueben los programas elaborados para
mejorar la calidad del proceso de Gestión Documental, este tema es vital para la ejecución de las actividades
y la consecución de los objetivos planteados en cada programa, la ejecución de las actividades y el logro de
las metas arrojará resultados de un proceso hecho con calidad.
Establecer anualmente las partidas presupuestales que se requieren para la armonización, operatividad,
mantenimiento y mejora del Programa de Gestión Documental. Teniendo en cuenta recurso humano,
tecnológico e infraestructura.
 Incluir en el Plan Anual de compras los materiales de insumos, y las necesidades para la
implementación del Programa de Gestión Documental.
 Incluir en el Plan Anual de Capacitación de la Entidad, los recursos necesarios para fortalecer los
funcionarios de la Entidad.
4.3. ADMINISTRATIVOS
La E.S.E. Hospital San Gabriel Arcángel, a través de la secretaria y el grupo de gestión de seguimiento,
dirigirá la implementación, actualización y seguimiento de los programas y actividades relacionados con la
recepción, clasificación, organización y envió de documentos, como también la administración del archivo. En
la adecuada implementación del Programa de Gestión Documental participaran todas las dependencias de la
entidad, según lo establecido en el acuerdo 042 de 2002 artículo 3, acuerdo 038 de 2002 artículos 1,2,3.
4.4. TECNOLOGICOS
Nit 846001620-0 Versión: 01
La ejecución de las etapas del PGD se realizara conjuntamente con todas las dependencias involucradas
para establecer las acciones necesarias para la implementación, integración y mejoramiento del Sistema de
Gestión Documental, para ello se articularan esfuerzos con la oficina de tecnologías de la información la
implementación de un sistema de información de Gestión documental, implica involucrar información,
personas, software y hardware de tal forma que se pueda transformar en una entidad más eficiente con cero
papel.
5. GESTION DEL CAMBIO

La E.S.E. Hospital San Gabriel Arcángel, buscará los mecanismos que ayuden a fortalecer el programa,
mediante las Tics – Tecnología de la información y comunicación, y sus requerimientos, aplicado bajo la
supervisión del Sistema Integrado de Gestión en la Entidad
6. PORCESOS DE LA GESTION DOCUMENTAL

La gestión documental comprende los siguientes procesos:
i. Planeación de la Gestión Documental
j. Producción Documental
k. Gestión Y Trámite Documental
l. Organización Documental
m. Transferencias Documentales
n. Disposición Final de los Documentos
o. Preservación a largo Plazo
p. Valoración Documental
7. LINEAMIENTOS PARA LOS PROCESOS DE LA GESTION DOCUMENTAL

El Programa de Gestión Documental está encaminado a la implementación, mantenimiento y mejora en cada
uno de los procesos de la Gestión Documental.
7.1 Planeación de la Gestión Documental: Según lo definido en el Decreto 2609 de 2012, la

planeación documental se refiere al “Conjunto de actividades encaminadas a la planeación,
generación y valoración de los documentos de la entidad, en cumplimiento con el contexto
administrativo, legal, funcional y técnico. Comprende la creación y diseño de formas, formularios y
documentos, análisis de procesos, análisis diplomático y su registro en el sistema de gestión
documental”.
Nit 846001620-0 Versión: 01
Por lo anterior con este proceso se busca la estandarización y definición de criterios para la gestión
documental garantizando la conservación, disponibilidad, confidencialidad, seguridad e integralidad de la
información en la entidad.
ASPECTOS Y CRITERIOS ACTIVIDADES A DESARROLLAR
Actualizar Tablas de retención documental, en conjunto con el

Cuadro de Clasificación Documental para tramitar adecuadamente
los documentos de la Institución.
Establecer los diferentes instrumentos archivísticos como. CCD,
TRD, TVD, FUID, PGD, Banco Terminológico. (Ver definiciones en
el glosario de términos archivísticos)
Identificar y evaluar el estado de Fondos Acumulados con el
objetivo de proteger el patrimonio documental de la institución y
darle la adecuada organización de acuerdo a las Tablas de
Valoración Documental (TVD). (Ver definiciones en el glosario de
GESTION DE DOCUMENTOS términos archivísticos)
Elaborar, revisión, aprobación y publicación del Plan Institucional de
Archivos – PINAR. (Ver definiciones en el glosario de términos
archivísticos)
Difundir la política de gestión documental a todos los procesos que
conforman la Institución
Elaboración de procedimientos de gestión documental
elaboración de plan de emergencia para archivos
Elaboración de las Tablas de Valoración Documental
Elaboración del sistema integrado de conservación
Realizar inventario Documental
Automatización de formatos, procedimientos, política documental,
programa de gestión documental,
DIRECTRICES PARA LA CREACIÓN Y Establecer las directrices para el diseño, creación, mantenimiento,
DISEÑO DE DOCUMENTOS difusión y administración de documentos incluyendo su estructura,
forma de producción y recepción de los documentos en la
institución.
Nit 846001620-0 Versión: 01
Elaborar el Plan de Conservación Documental y el Plan de

Preservación Digital (Documentos digitales) a largo plazo de la
institución.
Elaborar los procedimientos de digitalización acorde con los
lineamientos dados por el Archivo General de la Nación y los
estándares de buenas prácticas.
El Programa de Gestión Documental consiste en establecer
SISTEMA DE GESTIÓN DE parámetros de producción, almacenamiento y recuperación de
DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS DEL documentos de forma totalmente automatizada y sin
ARCHIVO INSTITUCIONAL desplazamientos físicos por medio de los sistemas de información
como: bases de datos, Software, redes y usuarios finales,
permitiendo así realizar la consulta electrónica de los mismos de
acuerdo a los niveles de seguridad asignados a cada uno de los
usuarios registrados en el Sistema
El proceso de Sistemas contribuirá con la seguridad de la
información de los documentos, mediante la realización de back-
MECANISMOS DE AUTENTICACIÓN Y
ups (copias de seguridad) en los archivos de gestión, central con el
SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN
fin de disponer de un medio para recuperarlos en caso de su
pérdida.
Establecer los metadatos que se van a utilizar procesar y clasificar

METADATO
por medio de un ordenador la información institucional.
7.2. Producción Documental: Actividades destinadas al estudio de los documentos en la forma de

producción o ingreso, formato y estructura, finalidad, área competente para el trámite, proceso
en que actúa y los resultados esperados.
El Propósito es definir criterios de generación de documentos al interior de la entidad, garantizando la
racionalización de la producción de los mismos documentos asociados: Cuadro De Clasificación Documental
Cuadro de Caracterización Documental Inventario Documental Tablas de Retención Documental Tablas de
valoración Documental e Inventarios de Archivos de Información.
Nit 846001620-0 Versión: 01
La documentación producida por cada proceso está acentuada al

cuadro de clasificación Documental (CCD) para obtener un registro
en la tabla de retención documental (TRD).
Procedimientos, Instructivos y Registros:
Registro control préstamo y devoluciones
Lista de verificación y seguimientos
Planilla de correspondencia recibida
Planilla registro y control de correspondencia enviada
Registro Único inventario documental
Registro Actas
Registro de consulta base de datos
Registro Tabla de retención documental
Guía testigo
Solicitud de préstamo y/o copia de documento
Memorandos
Circular
ESTRUCTURA DOCUMENTAL
Comunicados oficiales
Informes
Resolución
Certificados
Acuerdos
Acta entrega de documentos
Cuadro de clasificación documental
Tabla de valoración documental
Conceptos Banco Terminológico
Organización archivos de gestión
Instructivo de comunicaciones
Recepción y distribución de correspondencia
Recepción y distribución de externa recibida
Recepción y distribución de externa enviada
Consulta préstamo-devolución archivo central
Transferencias documentales
Nit 846001620-0 Versión: 01
Procedimiento de la elaboración TRD

Procedimiento de la elaboración TVD
Velar por la conservación de los documentos en que se originan.

Es responsabilidad de la unidad de correspondencia, recibir las
comunicaciones oficiales y realizar los respectivos trámites y
distribución.
FORMA DE PRODUCCIÓN O Establecer mecanismo para ayudar a la clasificación y orden de los

RECEPCIÓN documentos que generan los procesos, como así mismo la
descripción y localización de los documentos en los sistemas de
información en la institución.
Con el apoyo del proceso de sistemas realizar la implementación de
las firmas digitales permitiendo llevar un control a las comunicaciones
producidas y recibidas en la institución.
Coordinar con el proceso de sistemas los accesos y restricciones en
los sistemas de información (e Intranet) para el almacenamiento,
consulta, envió y recepción de la documentación producida y recibida
en la institución
Verificar los mecanismos tecnológicos destinados a la digitalización e
RECURSOS PARA EL TRAMITE
impresión de los documentos.
Articulación con el Sistema Integrado de Calidad Institucional
Divulgación de los procedimientos, instructivos, formatos y anexos del
programa de Gestión Documental por los diferentes medios de
información institucionales
7.3. Gestión Y Trámite Documental: Conjunto de actuaciones necesarias para el registro, la

vinculación a un trámite, la distribución incluidas las actuaciones o delegaciones, la descripción
(metadatos), la disponibilidad, recuperación y acceso para consulta de los documentos, el
control y seguimiento a los trámites que surte el documento hasta la resolución de los asuntos.
El Propósito es definir e implementar directrices que garanticen el trámite de la documentación dentro de los
estándares de calidad, efectividad, oportunidad y seguridad.
Nit 846001620-0 Versión: 01
Todas las comunicaciones oficiales que ingresen y salgan de la

Institución deben pasar por la unidad de correspondencia.
Radicar y registrar la correspondencia tanto de entrada como de
salida en el Modulo de Registro de Correspondencia.
REGISTRO Y DISTRIBUCIÓN DE Los envíos de correspondencia externa se registrarán en la
DOCUMENTOS plataforma del módulo correspondencia despachada y se tramitara
la Guía de envió.
La distribución de la correspondencia interna y externa se tramitará
con el mensajero institucional, para ser entregada en cada proceso
o entidades externas.
Identificación de la información de acceso limitado, teniendo en
cuenta el contenido del documento al que se desea acceder y a la
intensión para el trámite
Acceso y consulta al cumplimiento de Procedimiento de préstamo
ACCESO Y CONSULTA
de consulta y devolución de los documentos.
Las solicitudes de préstamo, consulta se tramitarán bajo el registro
de solicitud de préstamo y copia de los documentos.
Crear tabla de control de accesos.
Utilización de las firmas digitales para confirmación del manejo de
los documentos y trámites especiales en la institución.
Seguimiento y control de los préstamos documentales en el archivo
CONTROL Y SEGUIMIENTO
central.
Verificación del estado del trámite de la correspondencia tanto física
como digital.
7.4. Organización Documental: Conjunto de operaciones técnicas para declarar el

documento en el sistema de gestión documental, clasificarlo, ubicarlo en el nivel
adecuado, ordenarlo y describirlo adecuadamente.
El Propósito es establecer parámetros para la organización de los documentos tanto en el archivo de gestión
como en el central, de tal forma que se disponga de los documentos de una manera efectiva y se garantice su
conservación y custodia.
Nit 846001620-0 Versión: 01
La clasificación de los expedientes debe realizarse teniendo en

cuenta: La
unidad productora
Las serie, subserie y tipo documental al que corresponda.
CLASIFICACIÓN
Asignar la documentación
Inventariar
Clasificar según la Tabla Retención Documental de cada procesos
Establecer procedimiento de ordenación documental según las

necesidades de la institución, donde se establezca paso a paso de
lo que se debe hacer para organizar correctamente un expediente.
Ordenación interna del expediente, respetando el orden de los
trámites, es decir, el documento más antiguo de primero, y el nuevo
ORDENACIÓN
de último
Foliación de los expedientes facilitando su ordenación, consulta y
control.
De acuerdo con las tablas de valoración documental, depurar,
ordenar, y organizar el fondo acumulado.
Encarpetado, rótulo y ubicación física del expediente
Elaborar el Formato Único de Inventario Documental (FUID), con la
DESCRIPCIÓN
información básica del expediente, independiente del soporte en el
que se origine.
7.5. Transferencias Documentales: Conjunto de operaciones adoptadas por la entidad para transferir
los documentos durante las fases de archivo, verificando la estructura, la validación del formato
de generación, la migración, emulación o conversión, los metadatos técnicos de formato, los
metadatos de preservación y los metadatos descriptivos.
El Propósito es establecer parámetros para la transferencia de los documentos en cualquier tipo de soporte,
entre todos los niveles de archivo, es decir la transferencia primaria (de gestión a central) y la secundaria (de
central a histórico) de tal forma que se garantice la trazabilidad y conservación de la documentación.
Nit 846001620-0 Versión: 01
Clasificación de la información que cumplió su tiempo de retención

en el archivo de gestión o central, según lo estipulado en la Tabla
de Retención Documental (TRD).
Aplicación de los procesos técnicos archivísticos descritos en el
procedimiento de transferencias documental, a todas las series
subseries y tipologías documentales, creados en cualquier tipo de
soporte
Diligenciamiento del formato para la transferencia documental
TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS
Notificación de la transferencia al archivo central través del formato
debidamente diligenciado.
Aceptación de la transferencia por parte de gestión documental y
posteriormente el envió de la documentación física o digital.
Verificar que la información relacionada en el formato de

transferencia documental coincida con la recibida física o digital.
Notificación al usuario mediante el recibido y aceptación de la
transferencia documental.
7.6. Disposición Final de los Documentos: Selección de los documentos en cualquier etapa del
archivo, con miras a su conservación temporal, permanente o a su eliminación, de acuerdo con
lo establecido en las tablas de retención documental o en las tablas de valoración documental.
Aplicar en los archivos (archivo de gestión, central), la

conservación temporal, permanente o su eliminación, de acuerdo
con lo establecido en la Tabla de Retención Documental
DIRECTRICES GENERALES
Institucional (TRD).
Registrar en los sistemas de información los procedimientos
aplicados de disposición final de los documentos.
Establecer metodología, esquemas, técnicas y el plan de trabajo
CONSERVACIÓN TOTAL, SELECCIÓN
para la conservación total, la selección y la digitalización de la
Y DIGITALIZACIÓN
documentación producida o recibida por la institución
Nit 846001620-0 Versión: 01
Identificación de la información que ya cumplió el tiempo de

retención documental en el archivo central y para la cual se
estableció que la disposición final es la eliminación.
Elaboración del acta de eliminación documental, la cual debe ser
ELIMINACIÓN
aprobada por el comité de archivo institucional y posteriormente
se publica en la intranet, a un tiempo de medio plazo para que los
usuarios internos verifiquen si es necesario conservar esa
información por más tiempo
7.7. Preservación a largo Plazo: Conjunto de acciones y estándares aplicados a los documentos
durante su gestión para garantizar su preservación en el tiempo, independientemente de su
medio y forma de registro o almacenamiento.
El Propósito es establecer parámetros para la identificación y manejo de los documentos a preservar a largo
plazo en cualquier tipo de soporte, garantizando su confiabilidad y disponibilidad en su ciclo de vida.
Elaborar el sistema integrado de conservación

SISTEMA INTEGRADO DE
Implementar el plan de preservación documental para los
CONSERVACIÓN
documentos en soportes análogos y digitales
Implementar el Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de
Archivo, que nos permita garantizar la seguridad, integridad,
SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN preservación de los documentos electrónicos durante su ciclo de
vida y tiempos de retención documental, salvaguardando la
información de manera normalizada.
Correcta aplicación de las técnicas y metodologías archivísticas que
nos ayudan a garantizar la estabilidad e integridad física de la
documentación evitando deterioro, daño o extravió.
PARA LA PRESERVACIÓN Y
Cumplir los requisitos y medidas de seguridad establecidos para la
CONSERVACIÓN DE LOS
preservación de los documentos electrónicos.
DOCUMENTO
Analizar las condiciones técnicas de iluminación, mobiliario, salud
ocupacional, restauración, medio ambiente, almacenamiento y los
posibles factores de deterioro.
Nit 846001620-0 Versión: 01
Realizar limpiezas, desinfecciones en unidades de almacenamiento

y depósitos documentales donde reposan el archivo central con el
fin de garantizar su preservación.
7.8. Valoración Documental: Proceso permanente y continuo, que inicia desde la

planificación de los documentos y por medio del cual se determinan sus valores primarios y
secundarios, con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del archivo y
determinar su destino final (eliminación o conservación temporal o definitiva).
El Propósito es establecer parámetros para valoración de los documentos producidos en la entidad, de tal
manera que se determine su conservación total, eliminación y/o selección.
Identificar los valores primarios y secundarios de los documentos

teniendo en cuenta el ciclo vital del documento y la función que
cumpla para la Institución
Analizar la frecuencia de consulta de las diferentes series y
subseries documentales, a efectos de tener una mejor perspectiva y
claridad para determinar los valores del documento y su disposición
final.
DIRECTRICES GENERALES
Realizar el control de préstamo y consulta de sus documentos,
contemplando lo establecido en Registro de Control, Préstamo y
Devoluciones para la prestación del servicio de consultas y/o
préstamos de documentación en el Archivo Central.
Evaluar las condiciones técnicas de producción de los documentos
tantos físicos como electrónicos para decidir si se conservan
totalmente
8. FASES IMPLEMENTACION DEL PROGRAMA

La Gestión Documental La E.S.E. Hospital San Gabriel Arcángel estará orientada a lograr los siguientes
objetivos:
Nit 846001620-0 Versión: 01
 Dar respuesta que garanticen integralidad, accesibilidad a la información, continuidad a los procesos y
procedimientos; siendo un proceso de calidad.
 Responder a las necesidades del cliente interno y externo.
 El equipo de gestión documental debe ser competente y brinde las soluciones que contribuyan a satisfacer
las necesidades.
 La gestión documental debe contar con los recursos necesarios para su correcta ejecución.
La E.S.E. Hospital San Gabriel Arcángel, mediante el Comité Interno de archivo , tiene la responsabilidad de
establecer a corto, mediano y largo plazo, la implementación del Programa de Gestión Documental
Institucional, determinando las fases necesarias a desarrollar actividades que vayan alineadas con el Plan
Estratégico y el Plan Operativo.
8.1. Metas a corto plazo (2019- 2020)
 Elaboración Diagnóstico de Archivo de la Entidad.
 Aprobación del Diagnóstico de Archivo de la Entidad ante el Comité de Archivo y proceso Gestión
de la Calidad.
 Elaboración del Programa de Gestión Documental de la Entidad.
 Aprobación e Implementación del Programa de Gestión Documental ante el Comité de Archivo y
proceso Gestión de la Calidad.
 Socializar el Programa de Gestión Documental a todos los funcionarios de los procesos teniendo en
cuenta las normas y prácticas que se vallan generando.
 Elaborar procedimientos de Gestion Documental
 Aplicar los principios archivísticos dentro de la organización documental.
 Ajuste y manejo de series, subseries y tipos documentales de cada proceso sobre la Tablas de
Retención Documental
8.2. Metas a Mediano plazo (2020 -2021)
 Elaborar el plan institucional de archivos – PINAR.
 Elaborar el plan de emergencia para archivos.
 Implementar procedimientos por el proceso de Sistemas en cuanto a la Directriz de Cero Papel en la
Entidad.
 Establecer planes de preservación y conservación en documento físico y electrónico. documental
8.3. Metas a largo plazo (2021- 2025)
Implementar mecanismos para la actualización de los cambios tecnológicos y normativos de la gestión
documental.
Nit 846001620-0 Versión: 01
 Realizar Plan de Conservación en la Entidad

 Implementación de los requerimientos de las Tics. En Gobierno en Línea.
 Implementar el Plan de Preservación Digital
 Elaborar las tablas de control de acceso.
 Cumplir con lineamientos de futura normatividad que establezca el AGN
- Sistema Integrado de Conservación
- Seguridad de la Información
- Requisitos para la preservación y conservación de los documentos electrónicos de archivo
8.4. Asignar los recursos necesarios, para alcanzar las metas y lograr los objetivos definidos.
La asignación de los recursos será decisión de los directivos que aprueben los programas elaborados para
mejorar la calidad del proceso de Gestión Documental, este tema es vital para la ejecución de las actividades
y la consecución de los objetivos planteados en cada programa, la ejecución de las actividades y el logro de
las metas arrojara resultados de un proceso hecho con calidad.
La responsabilidad de la elaboración del Programa de Gestión Documental (PGD) de la ESE Hospital San
Gabriel Arcangel, corresponde al grupo de funcionarios que hacen parte del Comité de Archivo de la Entidad,
liderado por la por el área Administrativa, y miembros del comité, quienes deberán estar previamente
capacitados y con toda la información legal e institucional disponible, obteniendo una mejor definición de los
temas.
9. EL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL SE DESARROLLARÁ EN CUATRO FASES:

9.1. Fase de Elaboración:
Durante esta fase se recopilaron documentos de normas internas de la entidad frente a la Gestión
Documental; se realizó un diagnóstico de las mismas para proceder a fijar metas a corto, mediano y largo
plazo a fin de lograr que éstas sean incluidas en el Plan de Acción de la Entidad, garantizando recursos de
acuerdo a la disponibilidad de los mismos, precisando roles y fijando actividades concretas para elaborar el
Programa de Gestión Documental.
• Continuar con el PDG el cual se contempla los archivos físicos y electrónicos en cada una de sus etapas
(gestión, central e histórico).
• Es necesario seguir la integración entre los procesos, lo cual se logra a través de la administración,
proporcionar agilidad en la gestión y consulta de la información que custodia la Entidad.
• La Entidad debe manejar la sostenibilidad de la información Institucional • Mejoramiento de los Sistemas de
Información Institucional
Nit 846001620-0 Versión: 01
• Establecer políticas que orienten los procedimientos establecidos de acuerdo a su ciclo de vida documental.
 Se carece de políticas claras que permitan llevar a cabo una correcta implementación del programa,
los cuales deben contribuir al mejoramiento continuo del proceso y velar por que se realice:
Planeación, producción, gestión y trámite, organización, transferencias, disposición de los
documentos, preservación a corto, mediano y largo plazo, con su respectiva valoración y
cumplimento, apoyados en las herramientas tecnológicas a través de las cuales se proporcione el
acceso a la información.
• Deben establecer políticas y reglamentos que permitan garantizar la conservación de la información y el uso
adecuado del patrimonio documental de la institución.
9.2. Fase de ejecución
Una vez aprobado el Programa de Gestión Documental (PGD) por el Comité Interno de Archivo de la
Institucional se pondrá en marcha su ejecución desarrollando las siguientes actividades:
 Divulgación del Programa de Gestión Documental y su metodología de implementación por los
diferentes medios de información Institucional.
 Capacitación y sensibilización a los funcionarios de los diferentes procesos.
 Implementación de estrategias que ayuden a minimizar el impacto de la resistencia al cambio.
 Ejecución del cronograma de la implementación del Programa de Gestión Documental.
 Divulgación de los procedimientos, formatos, anexos y documentos que ayuden a tener una mejor
comprensión de las actividades de gestión documental.
9.3. Fase de seguimiento
El seguimiento se realizará a través del cumplimiento de las actividades realizadas, y se efectuará teniendo
en cuenta el esquema de revisión, monitoreo y análisis permanente del Programa de Gestión Documental –
PGD, estará a cargo del grupo de trabajo del proceso de Gestión de Archivo.
9.4. Fase de mejora
En esta fase se desarrollarán actividades orientadas al mejoramiento continuo y a mitigar las observaciones y
hallazgos establecidos en las auditorías. Con el fin de lograr que se cumpla los requerimientos establecidos
en este Programa Documental, teniendo en cuenta los hallazgos detectados en la implementación y
posteriormente se ejecuten acciones correctivas y de mejora.
9.5. Fase de publicación

Una vez se ha efectuado su revisión y aprobación por parte del comité de archivo de archivo el Programa de
Gestión Documental, será publicado en la página web de la institución, se procederá a la socialización para
Nit 846001620-0 Versión: 01
todos los procesos, con el fin de dar a conocer su alcance, objetivos y beneficios, la cual deberá estar en
armonía con los procesos de Tecnología y Comunicaciones.
10. PROGRAMAS ESPECÍFICOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL

Los programas específicos tienen como propósito orientar a los funcionarios de los procesos de la institución,
aspectos relacionados con los tipos de información y documentos físicos y electrónicos, teniendo en cuenta
los lineamientos establecido por el Archivo General de la Nación.
LA INSTITUCIÓN ADOPTARÁ LOS SIGUIENTES PROGRAMAS:

10.1. Programa de normalización de formas y formularios electrónicos: El sistema de gestión
documental institucional debe considerar la integración de los archivos físicos, los documentos
electrónicos y las bases de datos.
Especificar los instrumentos para el diseño e implementación de las formas y formularios electrónicos que los
procesos administrativos de Institución, de una forma controlada y normalizada, garantizando la identificación,
clasificación, ordenación y recuperación de los mismos.
Actividades a realizar
 Actualizar el inventario de formas y formatos vigentes utilizados en la Institución.
 Crear, formatos y formularios uniformes. (Formato para control de préstamos de carpetas, formato
para las transferencias documentales. Formato para la hoja de control de control.)
 Identificar las características de contenido estable, forma documental fija, vínculo archivístico y
equivalencia funcional.
 Garantizar la interoperabilidad con otros sistemas de información.
 Cumplir con los requisitos establecidos en el Decreto 2609 de 2012.
 Mantener actualizados los instrumentos archivísticos de Cuadro de Clasificación Documental y Tabla
de Retención Documental, cuando se requieran.
 Medios de conservación y preservación
 Capacitación a los funcionarios de los procesos a cerca de cambios realizados y beneficios en la
implementación del programa.
 Actualización, correcciones, ajustes, cambios y mantenimiento del programa.
 Seguimiento, control y verificación de que el programa se esté ejecutando con eficiencia y eficacia.
 Elaboración del banco terminológico interno, indicando las definiciones para una mejor comprensión
y asimilación.
 Hacer seguimiento para verificar la efectividad del programa
Nit 846001620-0 Versión: 01
10.2. El programa de normalización de formas y formularios electrónicos se ejecutará mediante dos

etapas:
10.2.1. Planeación e implementación: Se identificará todas las formas y formularios que utiliza la Institución.
Intervienen los procesos de calidad y tecnología.
10.2.2. Ejecución: Se ejecutará la implementación de las acciones y su respectivo seguimiento, modificación
o eliminación según lo establecido en el PGD. Intervienen: archivo y calidad.
10.3. Programas de documentos vitales o esenciales Definir las directrices para identificar, proteger,
garantizar la conservación y preservación de los documentos vitales de la institución, a través de la aplicación
de metodologías adecuadas para el tratamiento de cada tipo de soporte.
 Establecer métodos de protección, recuperación, almacenamiento, aseguramiento y preservación
para los documentos vitales como la Historia Clínica
 Socializar y capacitar a los funcionarios.
 Preservar la memoria institucional, los derechos legales y financieros de la Institución a través de la
identificación de documentos trascendentales
 Identificar los documentos especiales que se encuentren en el archivo de gestión y central.
 Realizar análisis y valoración de los documentos especiales encontrados.
 Seguimiento y verificación de la ejecución.
El programa de documentos vitales como bien se ha dicho en su definición, sólo agrupa aquellos documentos
físicos y/o digitales que se han archivado como tal, esta actividad estará a cargo del proceso de Gestión de
Archivo y líder del proceso determinado, especificando las operaciones que deben continuar en caso de
presentarse una catástrofe natural o provocada.
10.4. Programa de gestión de documentos electrónicos
Propende por el diseño, implementación y las estrategias orientadas y gestionadas junto a los procesos que
nos da la Gestión Documental, con trámites e intercambio de las informaciones electrónicas del Archivo
Central.
• Cumpliendo los respectivos programas de las Tics – Tecnologías de la información y la comunicación.
Ampliando cobertura, a una solución de Gestión Documental del Hospital San Gabriel Arcángel E.S.E.
• Implementando más modelos para la Gestión de documentos electrónicos.
10.5. Plan institucional de capacitación
El Programa de Gestión Documental debe estar articulado con las capacitaciones institucionales lideradas por
el proceso de talento humano, en la inducción y re inducción, de igual manera al momento de actualizar algún
registro, el proceso debe capacitar a todo el personal frente a las actualizaciones y realizar seguimiento y
Nit 846001620-0 Versión: 01
control de su aplicación, los procesos deben unificar criterios con Talento Humano, para llevar a cabo la
capacitaciones de su competencia.
Métodos a realizar:
Capacitar a todos los funcionarios de los diferentes procesos de la institución sobre los lineamientos definidos
a la normalización del programa, de acuerdo a los formatos y formularios electrónicos, apoyados con el
proceso de Sistemas en cuanto a la formulación de la impresión, digitalización, incluyendo la metodología de
los documentos vitales y los programas de Auditorías y Control, como así mismo los beneficios hacia la
Institución.
Actividades:
 Capacitar a todos los funcionarios de la ESE Hospital San Gabriel Arcángel, teniendo en cuenta los
requerimientos del método.
 Identificar las necesidades de capacitación en cada uno de los procesos de la Institución.
 Crear conciencia de la importancia de la implementación de los procesos y procedimientos
adelantados frente a la adopción del Programa de Gestión Documental.
 Crear cultura de cero papeles.
Se realizará el cronograma de capacitaciones institucional generalizadas por la oficina de Talento Humano,
como así mismo el proceso de gestión de archivo liderará las capacitaciones a desarrollar a los funcionarios
sobre los programas específicos determinados por la Institución según lo establecido en el plan de
capacitación anual de gestión documental.
10.6. Programas de auditorías y control
Garantizar el seguimiento, medición, evaluación y control del Programa de Gestión Documental - PGD, con el
fin de contribuir a la mejora continua del mismo.
 Determinar la aplicación de la política de Gestión Documental.
 Identificar aspectos por mejorar con el fin de aplicar acciones correctivas y preventivas.
 Desarrollar acciones de mejora continua, con el fin de asegurar la calidad de los procesos
archivísticos de la Institución.
 Articular el programa de gestión documental con los lineamientos del proceso de auditoría interna de
la institución.
10.6.1. Metodología
En el Plan de Auditorías de Calidad y Control Interno se incluirá el seguimiento a la implementación del
Programa de Gestión Documental y a su correcta aplicación en cada uno de los archivos (archivo de gestión y
central). Esto permitirá aplicar acciones preventivas, correctivas o de mejora de acuerdo a las aplicaciones de
Nit 846001620-0 Versión: 01
las dichas actividades para realizar anteriormente. Es necesario realizar este tipo de auditorías de inspección
mínima una vez al año.
. 11. MARCO NORMATIVO

 Ley 594 del 2000, Ley general de Archivos
 Ley 734 de 2002. Por medio del cual se expide el código único disciplinario.
Nit 846001620-0 Versión: 01
 Acuerdo 07 del 29 de junio de 1994. Por el cual se adopta y expide el Reglamento General de
Archivos.
 Acuerdo No. 038 de 2002. Por el cual se desarrolla el artículo 15 de la ley general de archivos 594
de 2000.
 Decreto No. 2578 de 13 de Diciembre de 2012 del Ministerio de Cultura, Art.15, 16, 21,24 y 25
conformación y funciones de Comité Interno de Archivo; evaluación e inventarios de documentos de
archivos y obligatoriedad de los funcionarios. Eliminación documental
 Decreto No. 2609 de Diciembre 14 de 2012 de la Presidencia de la República, capítulo I, II y
IV sobre Principios, coordinación y políticas de gestión documentales; Programa de Gestión
Documental PGD y Gestión de documentos electrónicos de Archivo. Directiva Presidencial 04 de
2012.
 “Eficiencia administrativa y lineamientos de la política Cero Papel en la administración pública.” NTC
4436 “Papel para documentos de archivo: requisitos para la permanencia y durabilidad”.
ACUERDOS
ACUERDO No. 042 (OCTUBRE 31 DE 2002)
 Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las
entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, se regula el Inventario Único
Documental y se desarrollan los artículo 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000
EL CONSEJO DIRECTIVO DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN En ejercicio de las facultades
que le confiere la Ley 80 de 1989, Artículo 76 de la Ley 489 de 1998 y la Ley General de Archivos
594 de 2000 y,
 ARTICULO TERCERO.- Conformación de los archivos de gestión y responsabilidad de los jefes de
unidades administrativas. Las unidades administrativas y funcionales de las entidades deben con
fundamento en la tabla de retención documental aprobada, velar por la conformación, organización,
preservación y control de los archivos de gestión, teniendo en cuenta los principios de procedencia y
orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivística. El respectivo Jefe de la
oficina será el responsable de velar por la organización, consulta, conservación y custodia del
archivo de gestión de su dependencia, sin perjuicio de la responsabilidad señalada en el numeral 5
de la ley 734 de 2002 para todo servidor público
ACUERDO 038 de 2002
 Por el cual se desarrolla el artículo 15 de la Ley General de Archivos 594 de 2000
 El Consejo Directivo del Archivo General de la Nación
Nit 846001620-0 Versión: 01
 En uso de las facultades que le confieren la Ley 80 de 1989, la Ley 489 de 1998 y la Ley General de
Archivos 594 de 2000 y,
 CONSIDERANDO
 Que el artículo 15 de la Ley 594 de 2000 establece que los servidores públicos, al desvincularse de
las funciones titulares, entregarán los documentos y archivos a su cargo debidamente inventariados,
conforme a las normas y procedimientos que establezca el Archivo General de la Nación, sin que ello
implique la exoneración de responsabilidad a que haya lugar en caso de irregularidades.
 Que los documentos y archivos son indispensables para garantizar la continuidad de la gestión
pública.
 Que el numeral 5 del artículo 34 de la Ley 734 de 2002 establece como deberes de todo servidor
público el de "Custodiar y cuidar la documentación e información que por razón de su empleo, cargo
o función conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso, impidiendo o evitando la sustracción,
destrucción, ocultamiento o utilización indebidos".
 Que el numeral 13 del artículo 35 de la Ley 734 de 2002 señala que le está prohibido a los
servidores públicos "Ocasionar daño o dar lugar a la pérdida de bienes, elementos, de expedientes o
documentos que hayan llegado a su poder por razón de sus funciones".
 Que de acuerdo con lo expresado en el artículo 251 del Código de Procedimiento Civil, "el
Documento Público es el otorgado por funcionario público en ejercicio de su cargo o con su
intervención"; y en concordancia con el artículo 14 de la Ley 594 de 2000, "la documentación de la
administración pública es producto y propiedad del Estado y éste ejercerá el pleno control de sus
recursos informativos". Por lo tanto, el servidor público al desvincularse de sus funciones titulares no
podrá retirar de la entidad pública documento o archivo alguno, so pena de incurrir en falta contra el
patrimonio documental o en un hecho punible, de conformidad con lo expresado en el artículo 35 de
la Ley 594 de 2000.
 Que el Código Penal dentro del Título IX de "Delitos contra la Fe Pública", artículo 292 establece las
sanciones para hechos de destrucción, supresión u ocultamiento de documento público.
ACUERDA
 ARTICULO PRIMERO. RESPONSABILIDAD DEL SERVIDOR PUBLICO FRENTE A LOS
DOCUMENTOS Y ARCHIVOS. El servidor público será responsable de la adecuada conservación,
organización, uso y manejo de los documentos y archivos que se deriven del ejercicio de sus
funciones.
Nit 846001620-0 Versión: 01
 ARTICULO SEGUNDO. Todo servidor público al ser vinculado, trasladado o desvinculado de su

cargo, recibirá o entregará según sea el caso, los documentos y archivos debidamente inventariados
para garantizar la continuidad de la gestión pública.
 ARTICULO TERCERO. La entrega y recibo de los documentos y archivos a que se refiere el articulo
anterior, se hará de conformidad con la Tabla de Retención Documental. Para tal efecto, se
diligenciará el formato único de inventario, en concordancia con su instructivo: numerales
2,3,4,5,6,8,9,10,11,12,13,14,16, 17, 18 y 19, señalados en el presente artículo. Del numeral 10 se
exceptúa lo relacionado con transferencia y del numeral 16 igualmente lo relacionado con estado de
conservación.
ACUERDO No. 060 (30 de octubre de 2001)
 POR EL CUAL SE ESTABLECEN PAUTAS PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LAS
COMUNICACIONES OFICIALES EN LAS ENTIDADES PÚBLICAS Y LAS PRIVADAS QUE
CUMPLEN FUNCIONES PÚBLICAS
 El Consejo Directivo del Archivo General de la Nación, en uso de sus facultades legales, en especial
las otorgadas por la Ley 80 de 1989, la Ley 489 de 1998 y la Ley 594 de 2000.
 CONSIDERANDO
 Que para la adecuada: prestación de los servicios ofrecidos por las Unidades de Correspondencia
de las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas, es necesario establecer pautas
que hagan efectivo su cumplimiento bajo los principios que rigen la Administración Pública.
 Que la Ley 80 de 1989, señala las funciones del Archivo General de la Nación, entre ellas la de fijar
políticas y establecer los reglamentos necesarios y en su Acuerdo 07 de 29 de junio de 1994, adopta
el Reglamento General de Archivos, como norma reguladora del que hacer archivístico.
 Que la Ley 594 de 2000 tiene por objeto, establecer las reglas y principios generales que regulan la
función archivística del Estado, por intermedio del Archivo General de la Nación.
 Que la Ley 527 de 1999, define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del
comercio electrónico y de las firmas digitales y establece las entidades de certificación.
 Que el Gobierno Nacional ha diseñado la Agenda de Conectividad, como una política de Estado, que
busca masificar el uso de las tecnologías de la información en Colombia y con ello aumentar la
competitividad del sector productivo, modernizar las instituciones públicas y socializar el acceso a la
información, dándole carácter legal mediante la Directiva Presidencial No. 02 del 2000.
 Que el Decreto 2150 de 1995, suprime y reforma regulaciones, procedimientos o trámites
innecesarios existentes en la Administración Pública.
Nit 846001620-0 Versión: 01
 Que la planeación, programación, organización, dirección y avance de las entidades, se logran entre
otros, mediante el uso oportuno y adecuado de la información y en consecuencia se hace necesario
normalizar los procedimientos de correspondencia como parte integral de la gestión documental.
ACUERDA:
 ARTICULO PRIMERO: Establecer los lineamientos y procedimientos que permitan a las unidades de
correspondencia de las entidades públicas y las privadas que cumplan funciones públicas, cumplir
con los programas de gestión documental, para la producción, recepción, distribución, seguimiento,
conservación y consulta de los documentos.
 ARTICULO SEGUNDO: Definiciones. Para los efectos del presente Acuerdo, se definen los
siguientes conceptos así:
ARTICULO TERCERO:
 Unidades de Correspondencia: Las entidades deberán establecer de acuerdo con su estructura, la
unidad de correspondencia que gestione de manera centralizada y normalizada, los servicios de
recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones, de tal manera, que estos procedimientos
contribuyan al desarrollo del programa de gestión documental y los programas de conservación,
integrándose a los procesos que se llevarán en los archivos de gestión , centrales e históricos.
 Cuando existan regionales, deberán contar con unidades de correspondencia en cada una de sus
sedes y si existen varias sucursales en una misma ciudad, la entidad determinará conforme a sus
necesidades, si centralizan en una de ellas la recepción de las comunicaciones oficiales, o si en cada
sede, habrá unidad de correspondencia. En todo caso, se debe propender por el control y
normalización unificado en cada entidad.
 Las unidades de correspondencia, deberán contar con personal suficiente y debidamente capacitado
y de los medios necesarios, que permitan recibir, enviar y controlar oportunamente el trámite de las
comunicaciones de carácter oficial, mediante servicios de mensajería interna y externa, fax, correo
electrónico u otros, que faciliten la atención de las solicitudes presentadas por los ciudadanos y que
contribuyan a la observancia plena de los principios que rigen la administración pública.
 ARTICULO CUARTO: Firmas responsables: Toda entidad debe establecer en los manuales de
procedimientos los cargos de los funcionarios autorizados para firmar la documentación con destino
interno y externo que genere la institución. Las unidades de correspondencia velarán por el estricto
cumplimiento de estas disposiciones, radicando solamente los documentos que cumplan con lo
establecido.
 ARTICULO QUINTO: Procedimientos para la radicación de comunicaciones oficiales: Los
procedimientos para la radicación de comunicaciones oficiales, velarán por la transparencia de la
Nit 846001620-0 Versión: 01
actuación administrativa, razón por la cual, no se podrán reservar números de radicación, ni habrá
números repetidos, enmendados, corregidos o tachados, la numeración será asignada en estricto
orden de recepción de los documentos; cuando el usuario o peticionario presente personalmente la
correspondencia, se le entregará de inmediato su copia debidamente radicada. Al comenzar cada
año, se iniciará la radicación consecutiva a partir de uno, utilizando sistemas manuales, mecánicos o
automatizados.
 PARAGRAFO: Cuando existan errores en la radicación y se anulen los números, se debe dejar
constancia por escrito, con la respectiva justificación y firma del Jefe de la unidad de
correspondencia.
 ARTICULO SEXTO: Numeración de actos administrativos: La numeración de los actos
administrativos debe ser consecutiva y las oficinas encargadas de dicha actividad, se encargarán de
llevar los controles, atender las consultas y los reportes necesarios y serán responsables de que no
se reserven, tachen o enmienden números, no se numeren los actos administrativos que no estén
debidamente firmados y se cumplan todas las disposiciones establecidas para el efecto.
 Si se presentan errores en la numeración, se dejará constancia por escrito, con la firma del Jefe de la
dependencia a la cual está asignada la función de numerar los actos administrativos.
 ARTÍCULO SÉPTIMO: Comunicaciones internas: Para las comunicaciones internas de carácter
oficial, las entidades deberán establecer controles y procedimientos que permitan realizar un
adecuado seguimiento a las mismas, utilizando los códigos de las dependencias, la numeración
consecutiva y sistemas que permitan la consulta oportunamente, ya sean éstos, manuales o
automatizados.
 ARTICULO OCTAVO :Control de comunicaciones oficiales: Las unidades de correspondencia,
elaborarán planillas, formatos y controles manuales o automatizados que permitan certificar la
recepción de los documentos, por parte de los funcionarios competentes y dispondrán de servicios
de alerta para el seguimiento a los tiempos de respuesta de las comunicaciones recibidas.
 ARTICULO NOVENO : Conservación documental: Las entidades son responsables por la
adecuada conservación de su documentación, para ello deben incluir en sus programas de gestión
documental y en sus manuales de procedimientos, pautas que aseguren la integridad de los
documentos desde el momento de su producción. Así, se requieren adoptar las normas relativas a la
permanencia y la durabilidad de los soportes, tales como la NTC 4436 para papel y la NTC 2676
aplicable a los soportes digitales. " Cartuchos de disco flexible de 90 mm. (3.5 pulgadas),
características dimensionales, físicas y magnéticas".
Nit 846001620-0 Versión: 01
 Es recomendable la utilización de papelería con gramaje entre 75 y 90 g/m2, libre de ácido y exento
de lignina cuyo valor de pH esté en rango de 7.0 a
 8.5 de acuerdo con los aspectos contemplados en la NTC 4436 " Papel para documentos de archivo:
requisitos para la permanencia y durabilidad". Las tintas de impresión deben poseer estabilidad
química, ser insolubles en contacto con la humedad, no presentar modificación de color y no
transmitir acidez al soporte.
 Para la información generada o guardada en medios magnéticos, deben seguirse las instrucciones
de sus fabricantes en relación con su preservación y debe producirse en formatos compatibles,
cuidando la posibilidad de recuperación, copiado y reproducción libre de virus informáticos.
 La manipulación, las prácticas de migración de la información y la producción de backups, serán
adaptadas para asegurar la reproducción y recuperación hasta tanto se estandaricen los sistemas de
almacenamiento y formatos de grabación de la información.
 ARTICULO DECIMO: Comunicaciones oficiales recibidas: Las comunicaciones oficiales que
ingresen a las instituciones deberán ser revisadas, para verificar la competencia, los anexos, el
destino y los datos de origen del ciudadano o entidad que las remite, dirección donde se deba enviar
respuesta y asunto correspondiente, si es competencia de la entidad, se procederá a la radicación
del mismo.
 PARAGRAFO: Cuando una comunicación no esté firmada ni presente el nombre del responsable o
responsables de su contenido, se considerará anónima y deberá ser remitida sin radicar, a la oficina
de su competencia, donde se determinarán las acciones a seguir.
 ARTICULO DÉCIMO PRIMERO: Comunicaciones oficiales enviadas: Las comunicaciones
oficiales enviadas en soporte papel, se elaborarán en original y máximo dos copias, remitiéndose el
original al destinatario, la primera copia a la serie respectiva de la oficina que genera el documento,
teniendo en cuenta los anexos correspondientes y la segunda copia reposará en el consecutivo de la
unidad de correspondencia, por el tiempo establecido en su tabla de retención documental. En los
casos en los cuales haya varios destinatarios, se elaborarán igual cantidad de copias
adicionales. Ver el Concepto del Archivo General de la Nación 500636 de 2005
 ARTICULO DÉCIMO SEGUNDO: Comunicaciones oficiales vía fax: Las comunicaciones
recibidas y enviadas por este medio, se tramitarán, teniendo en cuenta la información que forma
parte integral de las series establecidas en las tablas de retención documental, para la respectiva
radicación en la unidad de correspondencia, la cual se encargará de dar los lineamientos para el
control y establecer los procedimientos adecuados para su administración.
Nit 846001620-0 Versión: 01
 Las entidades que utilizan para la impresión de los fax, papel químico, deberán reproducir este
documento, sobre papel que garantice su permanencia y durabilidad.
 ARTÍCULO DÉCIMO TERCERO: Comunicaciones oficiales por correo electrónico: Las
entidades que dispongan de Internet y servicios de correo electrónico, reglamentarán su utilización y
asignarán responsabilidades de acuerdo con la cantidad de cuentas habilitadas. En todo caso, las
unidades de correspondencia tendrán el control de los mismos, garantizando el seguimiento de las
comunicaciones oficiales recibidas y enviadas.
 Para los efectos de acceso y uso de los mensajes de datos del comercio electrónico y de las firmas
digitales se deben atender las disposiciones de la Ley 527 de 1999 y demás normas relacionadas.
 ARTICULO DÉCIMO CUARTO: Imagen corporativa: Con el propósito de reflejar una adecuada
imagen corporativa, las entidades establecerán en sus manuales de procedimientos, la manera de
elaborar oficios, cartas, memorandos y otros, teniendo en cuenta las normas ICONTEC, existentes
para el efecto.
 La leyenda de pie de página debe contener, la dirección, el número del conmutador, el número de
fax institucional, la dirección de la página web y la dirección del correo electrónico de la entidad.
 ARTICULO DÉCIMO QUINTO: Horarios de Atención al Público: Todas las unidades de
correspondencia, informarán el horario de atención al público en un lugar visible y de fácil acceso
para los ciudadanos.
 ARTÍCULO DÉCIMO SEXTO: El presente Acuerdo rige a partir de su expedición.
DECRETO 2609 DE 2012 (Diciembre 14)
 Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la
Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las
Entidades del Estado.
 En ejercicio de las facultades constitucionales y en particular, las previstas en el artículo 189,
numeral 11 de la Constitución Política y el artículo 2° y el título V de la Ley 594 de 2000, y
 Artículo 12. Publicación del programa de gestión documental. El Programa de Gestión
Documental (PGD) debe ser publicado en la página web de la respectiva entidad, dentro de los
siguientes treinta (30) días posteriores a su aprobación por parte del Comité de Desarrollo
Administrativo de la Entidad en las entidades del orden nacional o el Comité Interno de Archivos en
las entidades del orden territorial, siguiendo los lineamientos del Manual de Gobierno en Línea.
 Artículo 6°. Componentes de la política de gestión documental. Las entidades públicas deben
formular una política de gestión de documentos, constituida por los siguientes componentes.
Nit 846001620-0 Versión: 01
 a) Marco conceptual claro para la gestión de la información física y electrónica de las entidades
públicas.
 b) Conjunto de estándares para la gestión de la información en cualquier soporte.
 c) Metodología general para la creación, uso, mantenimiento, retención, acceso y preservación de la
información, independiente de su soporte y medio de creación.
 d) Programa de gestión de información y documentos que pueda ser aplicado en cada entidad.
 e) La cooperación, articulación y coordinación permanente entre las áreas de tecnología, la oficina
de Archivo, las oficinas de planeación y los productores de la información.
Decreto N. 2578 de 13 de diciembre de 2012
 Artículo 15. Conformación del Comité Interno de Archivo. El Comité Interno de Archivo de que
trata el artículo 14 del presente decreto, estará conformado de la siguiente forma:
1. El funcionario del nivel directivo o ejecutivo del más alto nivel jerárquico de quien dependa de forma
inmediata el Archivo de la entidad (Secretario General o Subdirector Administrativo, entre otros), o su
delegado, quien lo presidirá;
2. El jefe o responsable del Archivo o del Sistema de Archivos de la entidad, quien actuará como secretario
técnico.
3. El jefe de la Oficina Jurídica;
4. El jefe de la Oficina de Planeación o la dependencia equivalente;
5. El jefe o responsable del área de Sistemas o de Tecnologías de la Información.
6. El Jefe del área bajo cuya responsabilidad se encuentre el sistema integrado de gestión.
7. El Jefe de la Oficina de Control Interno, quien tendrá voz pero no voto, o quien haga sus veces.
8. Podrán asistir como invitados, con voz pero sin voto, funcionarios o particulares que puedan hacer aportes
en los asuntos tratados en el Comité (funcionario de otras dependencias de la entidad, especialistas,
historiadores o usuarios externos entre otros).
 En las entidades donde no existen taxativamente los cargos mencionados, integrarán el Comité
Interno de Archivo quienes desempeñen funciones afines o similares.
 Artículo 16. Funciones del Comité Interno de Archivo. El Comité Interno de Archivo en las
entidades territoriales tendrá las siguientes funciones:
1. Asesorar a la alta dirección de la entidad en la aplicación de la normatividad archivística.
2. Aprobar la política de gestión de documentos e información de la entidad.
3. Aprobar las tablas de retención documental y las tablas de valoración documental de la entidad y enviarlas
al Consejo Departamental o Distrital de Archivos para su convalidación y al Archivo General de la Nación
Jorge Palacios Preciado para su registro.
Nit 846001620-0 Versión: 01
4. Responder por el registro de las tablas de retención documental o tablas de valoración documental en el
Registro Único de Series Documentales que para el efecto cree el Archivo General de la Nación.
5. Llevar a cabo estudios técnicos tendientes a modernizar la función archivística de la entidad, incluyendo las
acciones encaminadas a incorporar las tecnologías de la información en la gestión de documentos
electrónicos de conformidad con lo establecido en el Código de Procedimiento Administrativo y de lo
Contencioso Administrativo.
6. Aprobar el programa de gestión de documentos físicos y electrónicos presentado por el área de archivo de
la respectiva Entidad.
7. Aprobar el plan de aseguramiento documental con miras a proteger los documentos contra diferentes
riesgos.
8. Revisar e interpretar la normatividad archivística que expida el Archivo General de la Nación Jorge Palacios
Preciado y los Archivos Generales Territoriales y adoptar las decisiones que permitan su implementación al
interior de la respectiva entidad, respetando siempre los principios archivísticos.
9. Evaluar y dar concepto sobre la aplicación de las tecnologías de la información en la Entidad teniendo en
cuenta su impacto sobre la función archivística interna y la gestión documental.
10. Aprobar el programa de gestión documental de la entidad.
11. Aprobar las formas, formatos y formularios físicos y electrónicos que requiera la entidad para el desarrollo
de sus funciones y procesos.
12. Acompañar la implementación del Gobierno en Línea de la entidad en lo referente al impacto de este
sobre la gestión documental y de información.
13. Presentar a las instancias asesoras y coordinadoras del Sistema Nacional de Archivos, propuestas
relacionadas con el mejoramiento de la función archivística.
14. Apoyar el diseño de los procesos de la entidad y proponer ajustes que faciliten la gestión de documentos
e información, tanto en formato físico como electrónico.
15. Aprobar la implementación de normas técnicas nacionales e internacionales que contribuyan a mejorar la
gestión documental de la entidad.
16. Consignar sus decisiones en Actas que deberán servir de respaldo de las deliberaciones y
determinaciones tomadas.
17. Hacer seguimiento a la implementación de las tablas de retención documental y tablas de valoración
documental, así como al Modelo Integrado de Planeación y Gestión, en los aspectos relativos a la gestión
documental.
 La alta dirección podrá asignar funciones adicionales, siempre que estas se relacionen con el
desarrollo de la normatividad colombiana en materia de archivos y gestión documental.
Nit 846001620-0 Versión: 01
 Parágrafo. Las entidades públicas deberán ceñirse a los lineamientos y políticas del Ministerio de
Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en lo concerniente con el uso de tecnologías,
gobierno en línea, la iniciativa cero papel, y demás aspectos de competencia de este Ministerio.
 Artículo 21. Evaluación de Documentos de Archivo. La Evaluación de Documentos de Archivo
deberá ser realizada por la Oficina de Archivo o de Gestión Documental de cada entidad, de acuerdo
con lo establecido en la Ley 594 de 2000.
 El Comité Interno de Archivo de la respectiva entidad es el responsable de aprobar el resultado del
proceso de valoración de los documentos de archivo, a partir de agrupaciones documentales en
series y sub-series, sean estos físicos o electrónicos y de aprobar las tablas de retención documental
o las tablas de valoración documental.
 Corresponde a los Consejos Territoriales de Archivo llevar a cabo la evaluación de documentos de
archivo que sean comunes para todas las entidades públicas de su respectiva jurisdicción, o un
sector de este, de conformidad con la normatividad expedida por el Archivo General de la Nación
Jorge Palacios Preciado.
 Artículo 24. Inventarios de documentos Es responsabilidad de las entidades del Estado a través
del Secretario General o de otro funcionario de igual o superior jerarquía, y del responsable del
Archivo o quien haga sus veces, exigir la entrega mediante inventario, de los documentos de archivo
que se encuentren en poder de servidores públicos y contratistas, cuando estos dejen sus cargos o
culminen las obligaciones contractuales, De igual forma, deberán denunciar ante los organismos de
control el incumplimiento de esta obligación para las acciones del caso.
 Parágrafo. El deber de entregar inventario de los documentos de archivo a cargo del servidor
público, se circunscribe tanto a los documentos físicos en archivos tradicionales, como a los
documentos electrónicos que se encuentren en equipos de cómputo, sistemas de información,
medios portátiles de almacenamiento y en general en cualquier dispositivo o medio electrónico.
 Artículo 25. Eliminación de documentos. La eliminación de documentos de archivo deberá estar
respaldada en las disposiciones legales o reglamentarias que rigen el particular, en las tablas de
retención documental o las tablas de valoración documental con la debida sustentación técnica, legal
o administrativa, y consignada en conceptos técnicos emitidos por el Comité Interno de Archivo o por
el Archivo General de la Nación, cuando se haya elevado consulta a este último.
 Parágrafo. La eliminación de documentos de archivo, tanto físicos como electrónicos, deberá constar
en Actas de Eliminación, indicando de manera específica los nombres de las series y de los
expedientes, las fechas, el volumen de documentos (número de expedientes) a eliminar, así como
los datos del acto administrativo de aprobación de la respectiva tabla de retención o valoración
Nit 846001620-0 Versión: 01
documental; dicha Acta debe ser firmada por los funcionarios autorizados de acuerdo con los
procedimientos internos de la entidad y publicada en la página web de cada Entidad.
 El Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, reglamentará el procedimiento para la
eliminación de documentos de archivo, garantizando siempre el principio de transparencia y máxima
divulgación.
Nit 846001620-0 Versión: 01
12. GLOSARIO DE TÉRMINOS ARCHIVÍSTICOS

 Acceso a documentos de archivo: Derecho de los ciudadanos a consultar la información que
conservan los archivos públicos, en los términos consagrados por la Ley.
 Almacenamiento de documentos: Acción de guardar sistemáticamente documentos de archivo en
espacios, mobiliario y unidades de conservación apropiadas.
 Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados
en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión,
conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o
institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia. También se puede
entender como la institución que ésta al servicio de la gestión administrativa, la información, la
investigación y la cultura.
 Archivo central: Es el que coordina y controla el funcionamiento de los distintos archivos de gestión
y reúne los documentos transferidos por los mismos, una vez finalizado su trámite y cuando su
consulta no es constante. En virtud de la normativa vigente, con carácter general y salvo
excepciones, no pueden custodiar documentos que superen los 30 años de antigüedad
 Archivo de gestión: Archivo de la oficina productora que reúne su documentación en trámite,
sometida a continua utilización y consulta administrativa por las mismas oficinas, en virtud de la
normativa vigente, con carácter general y salvo excepciones, no pueden custodiar documentos que
superen los 5 años de antigüedad.
 Archivo general de la nación: Establecimiento público encargado de formular, orientar y controlar
la política archivística nacional. Dirige y coordina el Sistema Nacional de Archivos y es responsable
de la salvaguarda del patrimonio documental de la nación y de la conservación y la difusión del
acervo documental que lo integra y del que se le confía en custodia.
 Archivo electrónico: Conjunto de documentos electrónicos producidos y tratados conforme a los
principios y procesos archivísticos.
 Archivo histórico: es aquel que se ha de trasferir desde el archivo central la documentación que
deba conservarse permanentemente, por no haber sido objeto de dictamen de eliminación por parte
de la TRD.Tambien puede conservar documentos históricos recibidos por donación, deposito o
adquisición. Etc.
 Archivo privado: Conjunto de documentos producidos o recibidos por personas naturales o jurídicas
de derecho privado en desarrollo de sus funciones o actividades.
Nit 846001620-0 Versión: 01
 Archivo privado de interés público: Aquel que por su valor para la historia, la investigación, la
ciencia o la cultura es de interés público y declarado como tal por el legislador.
 Archivo público: Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se
derivan de la prestación de un servicio público por entidades privadas. Archivo total: Concepto que
hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital.
 Banco terminológico: Es un registro de conceptos o términos, cuyo fin es brindar una herramienta
que facilita información (desde el punto de vista documental) de la entidad para una buena
comprensión de los términos y conceptos ligados a la actividad misional de la entidad con
fundamento en las temáticas del sector al cual pertenece.
 Carpeta: Unidad de conservación a manera de cubierta que protege los documentos para su
almacenamiento y preservación.
 Ciclo vital del documento: Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su
producción o recepción, hasta su disposición final.
 Clasificación documental: Fase del proceso de organización documental, en la cual se identifican y
establecen agrupaciones documentales de acuerdo con la estructura orgánico - funcional de la
entidad productora (fondo, sección, series y/o asuntos).
 Código: Identificación numérica o alfanumérica que se asigna tanto a las unidades productoras de
documentos y a las series y subsidies respectivas y que debe responder al sistema de clasificación
documental establecido en la entidad.
 Comité de archivo: Grupo asesor de la alta Dirección, responsable de cumplir y hacer cumplir las
políticas archivísticas, definir los programas de gestión de documentos y hacer recomendaciones en
cuanto a los procesos administrativos y técnicos de los archivos.
 Comité evaluador de documentos: Órgano asesor del Archivo General de la Nación y de los
Consejos Territoriales del Sistema Nacional de Archivos, encargado de conceptuar sobre: el valor
secundario o no de los documentos de las entidades públicas y de las privadas que cumplen
funciones públicas la eliminación de documentos a los que no se les pueda aplicar valoración
documental la evaluación de las tablas de retención y tablas de valoración documental.
 Comunicaciones oficiales: Son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las
funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado.
 Conservación de documentos: Conjunto de medidas preventivas o correctivas adoptadas para
asegurar la integridad física y funcional de los documentos de archivo.
 Consulta de documentos: Acceso a un documento o a un grupo de documentos con el fin de
conocer la información que contienen.
Nit 846001620-0 Versión: 01
 Cuadro de clasificación: Esquema que refleja la jerarquización dada a la documentación producida

por una institución y en el que se registran las secciones y subsecciones y las series y subseries
documentales.
 Custodia de documentos: Guarda o tenencia de documentos por parte de una institución o una
persona, que implica responsabilidad jurídica en la administración y conservación de los mismos,
cualquiera que sea su titularidad.
 Depuración: Operación, dada en la fase de organización de documentos, por la cual se retiran
aquellos que no tienen valores primarios ni secundarios, para su posterior eliminación.
 Descripción documental: Fase del proceso de organización documental que consiste en el análisis
de los documentos de archivo y de sus agrupaciones, y cuyo resultado son los instrumentos de
descripción y de consulta.
 Digitalización: Técnica que permite la reproducción de información que se encuentra guardada de
manera analógica (Soportes: papel, video, casettes, cinta, película, microfilm y otros) en una que
sólo puede leerse o interpretarse por computador.
 Disposición final de documentos: Decisión resultante de la valoración hecha en cualquier etapa
del ciclo vital de los documentos, registrada en las tablas de retención y/o tablas de valoración
documental, con miras a su conservación total, eliminación, selección y/o reproducción. Un sistema
de reproducción debe garantizar la legalidad y la perdurabilidad de la información.
 Distribución de documentos: Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su
destinatario.
 Documento: Información registrada, cualquiera que sea su forma o el medio utilizado. Documento
activo: Aquel con valores primarios cuyo uso es frecuente.
 Documento de apoyo: Documento generado por la misma oficina o por otras oficinas o
instituciones, que no hace parte de sus series documentales pero es de utilidad para el cumplimiento
de sus funciones.
 Documento de archivo: Registro de información producida o recibida por una entidad pública o
privada en razón de sus actividades o funciones.
 Documento electrónico: Es un documento cuyo soporte material es algún tipo de dispositivo
electrónico o magnético, y en el que el contenido esta codificado mediante algún tipo de código
digital, que puede ser leído, interpretado o reproducido, mediante el auxilio de detectores de
magnetización.
 Documento original: Fuente primaria de información con todos los rasgos y características que
permiten garantizar su autenticidad e integridad.
Nit 846001620-0 Versión: 01
 Documento público: Documento otorgado por un funcionario público en ejercicio de su cargo o con
su intervención.
 Eliminación documental: Actividad resultante de la disposición final señalada en las tablas de
retención o de valoración documental para aquellos documentos que han perdido sus valores
primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su información en otros soportes.
 Expediente Electrónico: es un conjunto de documentos electrónicos que hacen parte de un mismo
trámite o asunto administrativo, cualquiera que sea el tipo de información que contengan, y que se
encuentran vinculados entre si para ser archivados
 Expediente: Unidad documental compleja formada por un conjunto de documentos o tipos
documentales generado orgánica y funcionalmente por un área productora en la resolución de un
mismo asunto.
 Fechas extremas: Fechas que indican los momentos de inicio y de conclusión de un expediente,
independientemente de las fechas de los documentos aportados como antecedente o prueba. Fecha
más antigua y más reciente de un conjunto de documentos.
 Firma electrónica: es un concepto jurídico, equivalente electrónico al de la firma manuscrita, donde
una persona acepta el contenido de un mensaje electrónico a través de cualquier medio electrónico
valido.
 Foliación: operación incluida en las actividades de ordenación que consiste en numerar
correlativamente todos los folios o documentos de cada unidad documental de 1 a 200 folios sin
sobrepasar este número.
 Foliar: Acción de numerar hojas.
 Folio: Hoja.
 Fondo documental: Conjunto de documentos producidos por una persona natural o jurídica en
desarrollo de sus funciones o actividades.
 Función archivística: Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico que
comprenden desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente.
 Historia laboral: Expediente de carácter administrativo que compila toda la información relevante de
un determinado servidor público en la entidad.
 Hoja de control: Instrumento de control que contiene el registro de los ingresos documentales al
expediente y que sirve de prueba legal para conocer su contenido.
 Índice electrónico: Constituye un objeto digital donde se establecen e identifica los documentos
electrónicos que componen el expediente, ordenados de manera cronológica y según la disposición
Nit 846001620-0 Versión: 01
de los documentos, así como otros datos con el fin de preservar la integridad y permitir la
recuperación del mismo.
 Inventario documental: Instrumento de recuperación de información que describe de manera
exacta y precisa las series o asuntos de un fondo documental. Se realiza en el formato único de
Inventario Documental (FUID). La normatividad sobre transparencia lo denomina inventario de
activos.
 Legislación archivística: Conjunto de normas que regulan el quehacer archivístico en un país.
 Metadatos: son datos que describen otros datos. En general, un grupo de metadatos se refiere a un
grupo de datos, llamado recurso. El concepto de metadatos es análogo al uso para localizar objetos
en vez de datos.
 Microfilmación: Técnica que permite registrar fotográficamente documentos como pequeñas
imágenes en película de alta resolución. Muestreo:
 Ordenación documental: Fase del proceso de organización que consiste en establecer secuencias
dentro de las agrupaciones documentales definidas en la fase de clasificación.
 Ordenación física: Operación que se refleja en las unidades documentales es la organización
secuencial establecida por la lista de documentos.
 Organización de archivos: Conjunto de operaciones técnicas y administrativas cuya finalidad es la
agrupación documental relacionada en forma jerárquica con criterios orgánicos o funcionales.
 Organización documental: Proceso archivístico orientado a la clasificación, la ordenación y la
descripción de los documentos de una institución.
 Patrimonio documental: Conjunto de documentos conservados por su valor histórico o cultural.
 Plan Institucional de Archivo - PINAR: Es un instrumento de planeación para la labor archivística,
que determina elementos importantes para la Planeación Estratégica y Anual del Proceso de Gestión
Documental y da cumplimiento a las directrices del Archivo General de la Nación y a la normatividad.
 Principio de orden original: Se define como la ubicación física de los documentos dentro de un
expediente, respetando el orden cronológico en que se recibieron o produjeron o tramitaron, con
miras a solucionar un asunto determinado.
 Principio de procedencia: Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el cual
se establece que los documentos producidos por una institución y sus dependencias no deben
mezclarse con los de otras.
 Procedimiento: Instrumento de trabajo necesario para normalizar y precisar las instrucciones
aplicables en la organización de las carpetas y expedientes producidos en las entidades.
Nit 846001620-0 Versión: 01
 Producción documental: Generación de documentos hecha por las instituciones en cumplimiento

de sus funciones.
 Programa de Gestión Documental - PGD: Es el Conjunto de actividades administrativas y
técnicas, tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y
recibida por las entidades, desde su origen hasta su disposición final, con el fin de facilitar su uso y
conservación, a su vez, especifica las operaciones para el desarrollo de los procesos de la gestión
documental al interior de la entidad. Estos procesos son: producción, recepción, distribución, trámite,
organización, consulta y disposición final.
 Radicación de comunicaciones oficiales: Procedimiento por medio del cual las entidades asignan
un número consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha
y hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de
vencimiento que establezca la ley.
 Recepción de documentos: Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución
debe realizar para la admisión de los documentos que le son remitidos por una persona natural o
jurídica.
 Recuperación de documentos: Acción y efecto de obtener, por medio de los instrumentos de
consulta, los documentos requeridos.
 Registro de comunicaciones oficiales: Procedimiento por medio del cual las entidades ingresan
en sus sistemas manuales o automatizados de correspondencia todas las comunicaciones
producidas o recibidas, registrando datos como: nombre de la persona y/o entidad remitente o
destinataria, nombre o código de la dependencia competente, número de radicación, nombre del
funcionario responsable del trámite y tiempo de respuesta (si lo amerita), entre otros.
 Registro de ingreso de documentos: Instrumento que controla el ingreso a un archivo, siguiendo el
orden cronológico de entrada, de documentos provenientes de dependencias, instituciones o
personas naturales.
 Reglamento de archivo: Instrumento que señala los lineamientos administrativos y técnicos que
regulan la función archivística en una entidad.
 Reprografía: Conjunto de técnicas, como la fotografía, el fotocopiado, la microfilmación y la
digitalización, que permiten copiar o duplicar documentos originalmente consignados en papel.
 Sección: En la estructura archivística, unidad administrativa productora de documentos.
 Selección documental: Disposición final señalada en las tablas de retención o de valoración
documental y realizada en el archivo central con el fin de escoger una muestra de documentos de
carácter representativo para su conservación permanente. Úsanse también “depuración” y “expurgo”.
Nit 846001620-0 Versión: 01
 Serie documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos,

emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones
específicas. Ejemplos: historias laborales, contratos, actas e informes, entre otros.
 Sistema integrado de conservación: Conjunto de estrategias y procesos de conservación que
aseguran el mantenimiento adecuado de los documentos, garantizando su integridad física y
funcional en cualquier etapa del ciclo vital.
 Subserie documental: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie,
identificadas de forma separada de ésta por su contenido y sus características específicas.
 Tabla de retención documental: Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a
las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.
 Tabla de valoración documental: Listado de asuntos o series documentales a los cuales se asigna
un tiempo de permanencia en el archivo central, así como una disposición final.
 Testigo: Elemento que indica la ubicación de un documento cuando se retira de su lugar, en caso de
salida para préstamo, consulta, conservación, reproducción o reubicación y que puede contener
notas de referencias cruzadas.
 Tipo documental: Unidad documental simple originada en una actividad administrativa, con
diagramación, formato y contenido distintivos que sirven como elementos para clasificarla, describirla
y asignarle categoría diplomática.
 Tomo: Unidad encuadernada o empastada, con foliación propia, en que suelen dividirse los
documentos de cierta extensión.
 Transferencia documental: Remisión de los documentos del archivo de gestión al central, y de éste
al histórico, de conformidad con las tablas de retención y de valoración documental vigentes.
 Unidad de conservación: Cuerpo que contiene un conjunto de documentos de tal forma que
garantice su preservación e identificación. Pueden ser unidades de conservación, entre otros
elementos, las carpetas, las cajas, y los libros o tomos.
 Unidad documental: Unidad de análisis en los procesos de identificación y caracterización
documental. Puede ser simple, cuando está constituida por un solo tipo documental, o compleja,
cuando la constituyen varios, formando un expediente.
 Valor administrativo: Cualidad que para la administración posee un documento como testimonio de
sus procedimientos y actividades.
 Valor contable: Utilidad o aptitud de los documentos que soportan el conjunto de cuentas y de
registros de los ingresos, egresos y los movimientos económicos de una entidad pública o privada.
Nit 846001620-0 Versión: 01
 Valor cultural: Cualidad del documento que, por su contenido, testimonia, entre otras cosas,
hechos, vivencias, tradiciones, costumbres, hábitos, valores, modos de vida o desarrollos
económicos, sociales, políticos, religiosos o estéticos propios de una comunidad y útiles para el
conocimiento de su identidad.
 Valor fiscal: Utilidad o aptitud que tienen los documentos para el Tesoro o Hacienda Pública.
 Valor histórico: Cualidad atribuida a aquellos documentos que deben conservarse
permanentemente por ser fuentes primarias de información, útiles para la reconstrucción de la
memoria de una comunidad.
 Valor jurídico: Aquellos del que se derivan derechos u obligaciones legales regulados por el
derecho común.
 Valor legal: Aquellos que tiene los documentos que sirven de testimonio ante la ley.
 Valor testimonial: Aquellos que se reflejan los orígenes y la evolución histórica del organismo
productor, sus facultades y funciones, su estructura organizativa, sus programas, normas de
actuación, procedimientos, decisiones y operaciones importantes.
 Valoración documental: Labor intelectual por la cual se determinan los valores primarios y
secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del
ciclo vital.
 Ventanilla única de correspondencia: gestiona de manera centralizada y normalizada los servicios
de recepción, radicación y distribución de las comunicaciones oficiales según el acuerdo 060 de
2001 emanado del AGN.
BIBLIOGRAFIA
 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Guía para la implementación de un programa de gestión
documental. Bogotá D.C.: 2005
 MINISTERIO DE CULTURA. Decreto 2578 de2012. “Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional
de Archivos, se establece la Red Nacional de Archivos, se deroga el decreto 4124 de 2004 y se
dictan otras disposiciones relativas a la administración de los archivos del Estado”.
 MINISTERIO DE CULTURA. Decreto 2609 de 2012. “Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley
594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras
disposiciones en materia de gestión Documental para todas las Entidades del Estado”
Nit 846001620-0 Versión: 01
ANEXOS
Se anexan Política De Gestión Documental:
 Política De Gestión Documental AR35-PG-001-P-001
VERSIÓN FECHA DESCRIPCION DEL CAMBIO DISTRIBUIDO A
01 22/11/2018 Creación Todas las Áreas

Programa de Gestion Documental

Caricato da

Informazioni sul documento

Titolo originale

Copyright

Formati disponibili

Condividi questo documento

Condividi o incorpora il documento

Opzioni di condivisione

Hai trovato utile questo documento?

Questo contenuto è inappropriato?

Copyright:

Formati disponibili

Programa de Gestion Documental

Caricato da

Copyright:

Formati disponibili

Código: AR35-PG-001

E.S.E HOSPITAL SAN GABRIEL ARCANGEL

PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL Página:1 de 42

7. LINEAMIENTOS PARA LOS PROCESOS DE LA GESTION DOCUMENTAL

ELABORÓ REVISÓ APROBÓ

CARGO: COOR. GESTIÓN DOCUMENTAL ADMINISTRADOR GERENTE

PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL Página:2 de 42

7.4. Organización Documental.

PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL Página:3 de 42

PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL Página:4 de 42

1.1. OBJETIVO GENERAL

1.2. OBJETIVOS ESPECIFICOS

3. PÚBLICO AL CUAL VA DIRIGIDO

PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL Página:5 de 42

4. REQUERIMIENTOS PARA EL DESARROLLO DEL PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL PGD

PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL Página:6 de 42

5. GESTION DEL CAMBIO

6. PORCESOS DE LA GESTION DOCUMENTAL

7. LINEAMIENTOS PARA LOS PROCESOS DE LA GESTION DOCUMENTAL

7.1 Planeación de la Gestión Documental: Según lo definido en el Decreto 2609 de 2012, la

PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL Página:7 de 42

ASPECTOS Y CRITERIOS ACTIVIDADES A DESARROLLAR

Actualizar Tablas de retención documental, en conjunto con el

PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL Página:8 de 42

Elaborar el Plan de Conservación Documental y el Plan de

Establecer los metadatos que se van a utilizar procesar y clasificar

7.2. Producción Documental: Actividades destinadas al estudio de los documentos en la forma de

ASPECTOS Y CRITERIOS ACTIVIDADES A DESARROLLAR

PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL Página:9 de 42

La documentación producida por cada proceso está acentuada al

PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL Página:10 de 42

Procedimiento de la elaboración TRD

Velar por la conservación de los documentos en que se originan.

FORMA DE PRODUCCIÓN O Establecer mecanismo para ayudar a la clasificación y orden de los

7.3. Gestión Y Trámite Documental: Conjunto de actuaciones necesarias para el registro, la

ASPECTOS Y CRITERIOS ACTIVIDADES A DESARROLLAR

PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL Página:11 de 42

Todas las comunicaciones oficiales que ingresen y salgan de la

7.4. Organización Documental: Conjunto de operaciones técnicas para declarar el

PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL Página:12 de 42

La clasificación de los expedientes debe realizarse teniendo en

Clasificar según la Tabla Retención Documental de cada procesos

Establecer procedimiento de ordenación documental según las

ASPECTOS Y CRITERIOS ACTIVIDADES A DESARROLLAR

PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL Página:13 de 42

Clasificación de la información que cumplió su tiempo de retención

Verificar que la información relacionada en el formato de

ASPECTOS Y CRITERIOS ACTIVIDADES A DESARROLLAR

Aplicar en los archivos (archivo de gestión, central), la

PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL Página:14 de 42

Identificación de la información que ya cumplió el tiempo de

ASPECTOS Y CRITERIOS ACTIVIDADES A DESARROLLAR

Elaborar el sistema integrado de conservación

PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL Página:15 de 42

Realizar limpiezas, desinfecciones en unidades de almacenamiento

7.8. Valoración Documental: Proceso permanente y continuo, que inicia desde la

ASPECTOS Y CRITERIOS ACTIVIDADES A DESARROLLAR

Identificar los valores primarios y secundarios de los documentos

8. FASES IMPLEMENTACION DEL PROGRAMA

PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL Página:16 de 42

PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL Página:17 de 42

 Realizar Plan de Conservación en la Entidad

9. EL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL SE DESARROLLARÁ EN CUATRO FASES: