Capitulo 5

Ventas
Archivando los clientes
Facturando a contado
Facturando a crédito
Cómo Reimprimir una factura
Cómo anular una factura
Cómo modificar una factura
Cómo recibir una devolución de mercancía
Disminuyendo el valor de una factura
Aumentando el valor de una factura
Cotizando a un cliente
Convirtiendo una cotizacion en factura
Autofacturacion
Haciendo apartados
Haciendo financiamientos
Cobrándole facturas pendientes a un cliente
Retiros de caja
Agregando conceptos de retiros de caja
Imprimiendo estados de cuenta a clientes
Imprimiendo cuentas por cobrar por antigüedad

Archivando los clientes

1. Elija el menú Ventas.
2. Seleccione la opción Registrar Clientes
3. Introduzca el código para el nuevo cliente.
 Nota: el programa podría sugerirle un número secuencial al nuevo
cliente. Si el código introducido ya pertenece a otro cliente, los datos
de este serán mostrados en la pantalla.
4. Especifique si el cliente es una persona física o una empresa.
5. Introduzca el apellido de la persona o nombre de la empresa.
6. Introduzca el nombre de la persona.
7. Introduzca el número de cédula de la persona o RNC de la empresa.
8. Introduzca la dirección, sector, ciudad y provincia.
9. Introduzca el código postal.
10.Indique el nombre del país.
11.Escriba el correo electrónico
12.Escriba el el teléfonos residencial y/o el numero de celular.
13.Seleccione la sucursal a que pertenece el cliente.
14.Opcionalmente, seleccione el gerente de area del cliente.
15.Opcionalmente, seleccione una fotografía del cliente

Entrando en la persiana que dice “Tipo Credito”, usted puede:

16.Especificar la categoría del cliente. Estas categorías pueden ser

creadas o eliminadas, presionando el icono (+) que se encuentra al
lado de este campo.
17.Especificar el tipo de cliente (A, B o C). Recuerde que cuando usted
crea un producto o servicio, le asignamos tres precios A, B y C. En
 esta opción especificamos que precio le asignara automáticamente el
sistema a este cliente, cada vez que se le facture.
18.Indicar el tipo de comprobante fiscal (NCF) que se asignara
automáticamente a las facturas de este cliente.
19.Abrir o cerrar el crédito del cliente. Si esta cerrado, solo se le puede
facturar al contado.
20.Especificar el límite de crédito del cliente. o sea, la cantidad máxima
de dinero que puede tomar a crédito. Este monto disminuye a
medida que el cliente va tomando facturas a crédito hasta que no
sean pagadas.
21.Especificar el limite e tiempo para pagar cada factura (7, 15, 30, 60,
90 o 120 dias)
22.Indicar manualmente la situación de crédito del cliente (Normal,
Atrazo o Mora).
23.Indicar el tipo de moneda que se utilizara para facturarle a este
cliente (Pesos, Dolares o Euros).
24.Especificar la cuenta contable que utilizara con este cliente. Si no se
indica ninguna cuenta, utilizara la cuenta de “Cuentas por Cobrar”
especificada en el interfaz.
25.Especificar la persona que recomendó a este cliente.
26.Indicar un porciento de descuento que automáticamente se dara a
este cliente, cada vez que se le facture. Si no tendrá ninguno, se pone
0.
27.Indicar si el cliente se encuentra en cicla o no.
28.Indicar el factor de riesgo.
29.Indicar si este cliente acumulara puntos, cada vez que se le facture al
contado.
Si presiona la persiana “Datos Empresa”, usted podrá:

30.Especificar la empresa donde labora el cliente

31.Indicar el tipo de empresa
32.Escribir la dirección de la empresa.
33.Especificar la ocupación y posición del cliente, en esa empresa
34.Indicar la ciudad donde se ubica la empresa
35.Indicar el teléfono, fax y correo electrónico de la empresa.
36.Presione el botón <Guardar cliente>
Facturando a contado
1. Elija el menú Ventas
2. Seleccione la opción Facturación, si su empresa utiliza impresora de
formato papel normal (tipo carta 81/2x11 o tipo oficio 81/2x14).
Seleccione la opción Punto de Venta, si su empresa utiliza impresora
pequeñas (como en los supermercados)
3. En Tipo de Factura, seleccione Contado (cheque o tarjeta).
4. Donde dice “Vendido a:” introduzca el nombre de la persona a la que se
le va a hacer la venta. Si el cliente ya esta registrado, presione la lupa
que se encuentra en la parte superior, o escriba nombre para que el
sistema le muestre todos los clientes que coincidan y seleccione el
buscado.
5. Introduzca la Dirección del cliente.
6. Introduzca el Código del Producto.
Nota: Si no lo sabes o no lo recuerdas, escriba el nombre del producto y
el sistema le mostrara todos los productos que coincidan para que
seleccione el deseado. O presiona la lupa que aparece al lado para que
se muestren todos los artículos en orden alfabético.
7. Introduzca la Cantidad que se va a vender, la cual no puede ser mayor a
la Existencia.
8. Presione el botón <Siguiente>.
Nota: automáticamente, el programa va sumando el total de la factura, y
va mostrando los artículos facturados en la grilla de abajo.
9. Se repiten los pasos desde el 6 hasta el 8 con los demás productos que se
desean facturar.
10.Si desea quitar algún producto, coloque en la fila dentro de la grilla, y
presione el botón <Quitar>. Si desea modificar la cantidad a facturar,
presione el botón <Editar>
11.Si desea darle un descuento al cliente, presione la casilla donde dice
Descuento, introduzca una clave para autorizar y escriba el monto de
descuento que desea dar
12.Presiona el botón <Imprimir>.

Facturando a crédito
1. Elija el menú Ventas
2. Seleccione la opción Facturación.
3. Donde dice Tipo de Factura, seleccione Crédito
4. Introduzca el Código de la Cuenta
Nota: si no sabe el código del cliente, presione la lupa para que el
programa le muestre todos los clientes en orden alfabético. O escriba el
nombre del cliente, para que Aurora le muestre todos los clientes que
coincidan, y usted seleccione el deseado.
5. Introduzca el Código del Producto.
Nota: Si no lo sabes o no lo recuerdas, escriba el nombre del producto y
el sistema le mostrara todos los productos que coincidan para que
seleccione el deseado. O presiona la lupa que aparece al lado para que
se muestren todos los artículos en orden alfabético.
6. Introduzca la Cantidad que se va a vender, la cual no puede ser mayor a
la Existencia.
7. Presione el botón <Siguiente>.
Nota: automáticamente, el programa va sumando el total de la factura, y
va mostrando los artículos facturados en la grilla de abajo.
8. Se repiten los pasos desde el 5 hasta el 7 con los demás productos que se
desean facturar.
9. Si desea quitar algún producto, coloque en la fila dentro de la grilla, y
presione el botón <Quitar>. Si desea modificar la cantidad a facturar,
presione el botón <Editar>
10.Si desea darle un descuento al cliente, presione la casilla donde dice
Descuento, introduzca una clave para autorizar y escriba el monto de
descuento que desea dar
11.Presione el botón <Imprimir>

Como Reimprimir una factura

1. Seleccione el menú Documentos
2. Seleccione la opción Reimprimir Factura
3. Introduzca el número de la factura que se desea reimprimir.
Nota: Si no lo sabe, coloque en el campo “Fecha a consultar”, e indique
la fecha de la factura. El sistema le mostrar todas las facturas de ese dia,
para que usted presione el botón <Seleccionar> en la deseada
4. Seleccione el formato en que desea reimprimir la factura (Normal o
Punto de venta).
5. Presione el botón <Reimprimir>

Como anular una factura

1. Seleccione el menú Herramientas.
2. Seleccione la opción Anular Factura.
3. Introduzca el número de la factura que desea anular.
4. Indique el motivo de la anulación.
5. Presione el botón <Anular Factura>.
Como modificar una factura
1. Seleccione el menú Herramientas.
2. Seleccione la opción Modificar Factura.
3. Introduzca el número de la factura a modificar.
4. Una vez que la factura está en pantalla, puedes modificar cualquier dato.
Puedes ponerla a crédito o a contado, Cambiar la dirección si es a
contado, agregar o quitar productos facturados, poner o quitar el ITBIS,
etc.
5. Después de haber hecho los cambios, debes guardar de nuevo la factura,
presionando el botón <Imprimir>

Cómo recibir una devolución de mercancia.

A veces, los clientes pueden devolver mercancia despues que ya les han
sido despachadas. Es necesario que esa mercancia sea retornada al
inventario y que ese ingreso generado sea eliminado.
1. Seleccione el menú Ventas.
2. Elija la opción Devoluciónes
3. Introduzca el número de la factura de la cual se va a recibir la
devolución.
 Nota: el sistema le mostrara todos los productos que pertenecen a la
factura introducida. Ademas, presentara los datos del cliente.
4. Colóquese en la línea que contiene el articulo que se va a devolver. Y
presione el botón <Devolver>
Nota: Si no se va a devolver el total de este articulo, haga doble click
encima de la línea del producto y especifique la cantidad que se va a
devolver.

Automáticamente el producto se moverá desde el recuadro con

encabezado rojo hasta el recuadro con encabezado azul, indicando que
será devuelto.
Si después de hacer esto, decide que no quiere devolverlo, colóquese en
la línea donde se encuentra el articulo devuelto (en la grilla de abajo) y
presione el botón <No Devolver>
5. Presione el botón <Imprimir Devolucion>
Nota: el programa descontará automáticamente de la factura, el monto
total de los artículos devueltos; y retornará al inventario estos artículos

Disminuyendo el valor de una factura

Algunas facturas a credito necesitar ciertos descuentos, ya sea porque el
cliente paga antes del tiempo previsto, o por cualquier otro motivo.
1. Elija el menú Ventas
2. Seleccione la opción Notas de Crédito.
3. Introduzca el número de la factura a la cual se aplicará la nota de
crédito.
Nota: el programa mostrará el código de la cuenta y el nombre del
cliente de esta factura. Además el monto e la factura, y los débitos,
créditos y abonos que ya se hayan aplicado anteriormente.
4. Introduzca el total acreditado (o sea, la cantidad de dinero que se le
descontará a la factura)
5. Explique la razón (concepto) de este descuento.
6. Presione imprimir.

Aumentado el valor de una factura

1. Elija el menú Ventas
2. Seleccione la opción Notas de Debito.
3. Introduzca el número de la factura a la cual se aplicará la nota de dedito.
Nota: el programa mostrará el código de la cuenta y el nombre del
cliente de esta factura. Además el monto e la factura, y los débitos,
créditos y abonos que ya se hayan aplicado anteriormente.
4. Introduzca el total a debitar (o sea, la cantidad de dinero que se le
aumentará a la factura)
5. Explique la razón (concepto) de este aumento. Presione imprimir para
que se guarde esta nota de debito y se imprima n recibo.

Cotizando a un cliente
1. Elija el menú Ventas
2. Seleccione la opción Cotización.
3. Introduzca el Código de la Cuenta del cliente que desea la cotización.
Nota: si no sabe el código del cliente, presione la lupa para que el
programa le muestre todos los clientes en orden alfabético. O escriba el
nombre del cliente, para que Aurora le muestre todos los clientes que
coincidan, y usted seleccione el deseado.
4. Especifique el tipo de cotización (crédito o contado)
Nota: este dato es importante, porque recuerde que cuando se crear un
producto, se especifican los precios al contado y a crédito.
5. Introduzca el Código del Producto a cotizar.
Nota: Si no lo sabes o no lo recuerdas, escriba el nombre del producto y
el sistema le mostrara todos los productos que coincidan para que
seleccione el deseado. O presiona la lupa que aparece al lado para que
se muestren todos los artículos en orden alfabético.
6. Introduzca la Cantidad que se va a cotizar, la cual no puede ser mayor a
la Existencia.
7. Presione el botón <Siguiente>.
Nota: automáticamente, el programa va sumando el total de la
cotización, y va mostrando los artículos cotizados en el grid de abajo.
8. Se repiten los pasos desde el 6 hasta el 8 con los demás productos que se
desean cotizar.
9. Presiona el botón Imprimir.
Nota: si desea convertir esta cotización en una factura de venta,
presione el botón <Convertir en Facturar>. Si desea convertir en
factura otra cotización, escriba su numero en el campo que dice
“Cotizacion#”
Convirtiendo una cotizacion en factura
1. Elija en menú Ventas.
2. Seleccione la opción Convertir Cotizaciones.
3. Escriba el número de cotización a convertir. O presione la lupa para
que vea todas las cotizaciones disponibles. Las que dicen “No” en
Procesadas, son las que aun no se han convertido en facturas.
4. Seleccione la sucursal para la factura.
5. Presione el botón <Convertir en Factura>.

Autofacturacion
Esta opcion permite que el sistema genere facturas automáticamente por
un periodo determinado o indefinido, anual o mensualmente. Esto es ideal
para empresa que cobran mensualidades a sus clientes, como por ejemplo,
institutos, companias de seguro, etc. Para lograrlo, se debe:
1. Elegir el menú Ventas.
2. Escoger la opcion Autofacturaciones.
3. Especificar el codigo del cliente.
Nota: si no sabe el código del cliente, presione la lupa para que el
programa le muestre todos los clientes en orden alfabético. O escriba el
nombre del cliente, para que Aurora le muestre todos los clientes que
coincidan, y usted seleccione el deseado.
4. Seleccione la sucursal.
5. Especificar que dia del mes se va generar automáticamente la
factura.
6. Especificar el concepto a facturar.
7. Indicar la cantidad a facturar (por defecto es 1).
8. Indicar el monto a facturarse. Note que si se indica en cantidad un
valor diferente de 1, este se multiplicara por el monto, y ese resultado
sera el total que se autofacturara al cliente.
9. Indicar el monto de ITBIS.
10. Indicar si se facturara una sola vez al ano,. Y si es asi, debe indicarse
que mes del ano se generaran las facturas.
11. Por ultimo, indicar si se autofacturara por tiempo limitado. Si es asi,
debe indicarse el lapso de tiempo requerido.
12. Presione <Guardar>.

En el ejemplo anterior, se va a generar automáticamente una factura de

5,900 (900 de ITBIS) al cliente Bernardino Javier Evertz, los días 15 por
tiempo ilimitado, por “Servicios Profesionales”.

En el momento que se desee ver todas las autofacturaciones creadas en la

empresa, se puede presionar el botón <Ver Autofacturas>. Ycuando se
desee imprimir todas las facturas ya generadas en el mes, se presiona el
botón <Imprimir Autofacturas>.

Haciendo apartados.
Usualmente en las empreaas que venden ropas, los clientes apartan
mercancía y se les da un plazo para terminar de pagarlas. Esta operación
se hace:

1. Elija el menú Ventas

2. Seleccione la opción Facturación.
3. Donde dice Tipo de Factura, seleccione Apartado
4. Introduzca el Código de la Cuenta
Nota: si no sabe el código del cliente, presione la lupa para que el
programa le muestre todos los clientes en orden alfabético. O escriba el
nombre del cliente, para que Aurora le muestre todos los clientes que
coincidan, y usted seleccione el deseado.
5. Introduzca el Código del Producto.
6. Nota: Si no lo sabes o no lo recuerdas, escriba el nombre del producto
y el sistema le mostrara todos los productos que coincidan para que
seleccione el deseado. O presiona la lupa que aparece al lado para que
se muestren todos los artículos en orden alfabético.
7. Introduzca la Cantidad que se va a vender, la cual no puede ser mayor a
la Existencia.
8. Presione el botón <Siguiente>.
9. Nota: automáticamente, el programa va sumando el total de la factura,
y va mostrando los artículos facturados en la grilla de abajo.
10.Se repiten los pasos desde el 5 hasta el 7 con los demás productos que
se desean facturar.
11.Si desea quitar algún producto, coloque en la fila dentro de la grilla, y
presione el botón <Quitar>. Si desea modificar la cantidad a facturar,
presione el botón <Editar>
12.Si desea darle un descuento al cliente, presione la casilla donde dice
Descuento, introduzca una clave para autorizar y escriba el monto de
descuento que desea dar
13.Presione el botón <Imprimir>
14.El programa nos manda a nueva pantalla, donde debemos entonces
introducir la cantidad con la cual el cliente va a apartar la mercancía.
15.Presione el botón <Apartar Mercancia>

En este ejemplo, el cliente apartado con $10,000.00 una factura de

$30,896.00

Es importante saber que la mercancía apartada no saldrá del inventario

todavía, sino hasta que se termine de pagar el apartado. Los apartados se
cobrar en la misma pantalla de “Recibo de cobro” (el tema de cobro de
facturas y apartado, será explicado en el siguiente tema).

Cobrandole facturas pendientes a un cliente

1. Elija el menú Ventas.
2. Seleccione la opción Recibo de Cobro.
3. Introduzca el Código de la Cuenta del cliente que va pagar.
Nota: si no sabe el código del cliente, presione la lupa para que el
programa le muestre todos los clientes en orden alfabético. O escriba el
nombre del cliente, para que Aurora le muestre todos los clientes que
coincidan, y usted seleccione el deseado.
Una vez introducido el código del cliente, el programa le mostrará el
Nombre de la Cuenta, sus créditos acumulados y la factura pendiente
más antigua en el combo que dice “Factura a cobrar”.
4. Seleccione la sucursal.
5. Especifique la fecha del cobro. Por defecto, trae la fecha actual.
6. Especifique si va a cobrar una factura de credito o un apartado
7. Seleccione el número de la factura que el cliente va a pagar. Aqui
aparecerán todas las facturas pendientes.
Nota: El programa mostrará la fecha, monto, total abonado, pendiente y
la fecha de vencimiento de la factura seleccionada. Si el cliente quiere
pagar todas las facturas pendientes, active la casilla “Saldo Total”.
8. En “Concepto” indique si el cliente va a saldar la factura, o simplemente
a hacer un abono.
9. En “cantidad”, introduzca el monto que el cliente va a pagar de la
factura. Nota: Si en “Concepto” eligió saldo, el programa
automáticamente indicará el monto total pendiente de la factura.
10.Especifique si el cliente va a pagar en efectivo, con cheque o con tarjeta
de crédito (si no es en efectivo, se debe indicar el nombre el banco, el
número de cuenta o tarjeta y el tipo).
11.Presione el botón <Cobrar>.
En este caso, el cliente Bernardino Javier Evertz realizara un pago a la
factura a crédito #201318952, de fecha 1 de Enero, 2013; con un monto de
$1,350.00.

Si presionamos la casilla de “Saldo Total” (en la parte inferior derecha). El

sistema nos mostrara todas las facturas pendientes de este cliente, de modo
que podamos seleccionar todas las que el cliente pagaría en un mismo
recibo.

En este ejemplo, seleccionamos “Pago Total”, y elegimos las dos facturas

del cliente Bernardino Javier Evertz, una de $1,350.00 y otra de $1,249.9;
las cuales hacen un saldo total de $2,599.90. Presionando el botón <Cobrar
Facturas> podremos cobrarle al cliente estas dos facturas por medio al
recibo #1603.

Retiros de caja
El sistema permite controlar todos las salidas de efectivo de caja, de
manera que aparezcan reflejadas en el cuadre o reporte de ventas diario.
Tanto en la venta de Punto de Ventas como en la de Facturación, aparece
un botón que dice <Retiros>

1. Elija el menú Ventas.

2. Seleccione la opción Punto de Venta.
3. Presione un botón rojo con el signo de peso, justo al lado del botón
<Cuadrar>.
4. Especifique el concepto ( “Retiro de Caja” o “Deposito para el banco”).
5. Escriba el monto del retiro.
6. Presione el botón <Retirar dinero>
Todos estos retiros que se especifiquen se reflejaran el cuadre que se
imprima el final del dia. Presionando el botón <Cuadrar>

Imprimiendo estados de cuenta a clientes

1. Elija el menú Ventas.
2. Seleccione la opción Estado de Cuenta.
3. Especifique el número de la cuenta del cliente cuyo estado desea
imprimir.
Nota: si no sabe el código del cliente, presione la lupa para que el
programa le muestre todos los clientes en orden alfabético. O escriba el
nombre del cliente, para que Aurora le muestre todos los clientes que
coincidan, y usted seleccione el deseado.

Imprimiendo cuentas por cobrar por antigüedad

Es importante tener una visión global de las cuentas por cobrar, sabiendo
cuanto es el monto de 0-30 dias, de 30-60 dias, de 60-90 dias, y de 90 o
mas dias.
1. Elija el menú Ventas.
2. Seleccione la opción Cuentas por Cobrar.

Esta opción mostrara todas las facturas a créditos pendientes de todos los
clientes de la empresa. A mano izquierda aparecen todos los clientes, de
modo que si hacemos click sobre cualquier cliente, el sistema nos llevara a
las facturas de ese cliente.