CAPÍTULO 10

Roles de organización

Resumen
Las funciones de los diversos interesados ​directos se discuten brevemente y en este capítulo se ofrece una lista de
las personas que cumplen estas funciones. Estos varían desde el patrocinador del proyecto hasta la oficina de
apoyo del proyecto, que en efecto es la secretaría de un gran proyecto. También se discute la responsabilidad de
una junta de proyecto.

PALABRAS CLAVE

Roles organizacionales; Junta de proyecto; Oficina del proyecto; Roles del proyecto; Comité Directivo

Cada proyecto tiene una cantidad de personas clave, que tienen roles importantes que desempeñar. Cada
uno de estos actores tiene responsabilidades específicas que, si se llevan a cabo de la manera prescrita,
garantizarán un proyecto exitoso. La siguiente lista ofrece algunos ejemplos de estos roles organizacionales:

• Patrocinador de proyecto

• Administrador de portafolio

• Director de programacion
• Gerente de proyecto
• Gerente de planificación de proyectos o planificador de proyectos

• Gerente de costos o gerente de control de costos

• Administrador de riesgos

• Gerente de Adquisiciones
• Gestor de configuración
• Gerente de Calidad
• Junta de proyecto o comité directivo
• Oficina de soporte de proyectos

En la práctica, la necesidad de algunos de estos roles depende del tamaño y la complejidad del
proyecto y la estructura organizativa de la empresa o autoridad que lleva a cabo el proyecto. Por
ejemplo, una organización pequeña.
llevar a cabo solo dos o tres proyectos pequeños al año puede no requerir, o de hecho ser capaz de
pagar, muchos de estos roles. Habiendo recibido la comisión del cliente, un buen gerente de proyecto
apoyado por un planificador, un gerente de compras y un control de calidad bien documentado y
procedimientos de riesgo bien pueden cumplir con los requisitos especificados.

Las descripciones detalladas de los roles anteriores se dan en las secciones relevantes que tratan
sobre cada tema, pero los dos últimos roles requieren una discusión adicional.

Una junta de proyecto o el comité directivo a veces se establece para grandes proyectos para que
actúen como una autoridad supervisora, y a veces como un campeón, durante el ciclo de vida del
proyecto. Su trabajo es garantizar que los intereses de la organización patrocinadora (o cliente) estén
protegidos y que el proyecto se ejecute y se entregue para cumplir con los requisitos de estas
organizaciones. La junta del proyecto nombra al gerente del proyecto, y el gerente del proyecto debe
informar a la junta del proyecto regularmente y obtener de él la autoridad para proceder después de
que se hayan alcanzado ciertas etapas predeterminadas. Los proyectos del gobierno nacional o local
que siguen la metodología PRINCE con frecuencia tienen una junta de proyecto, ya que el proyecto
puede afectar a varios departamentos diferentes que son todos interesados ​en mayor o menor
medida. Por lo tanto, la junta generalmente está constituida por gerentes superiores (o directores) de
los departamentos más involucrados en el proyecto. Una junta de proyecto también puede ser
deseable cuando el cliente consiste en una serie de compañías que son socios temporales en un
consorcio especial creado para entregar el proyecto. Un ejemplo típico es un consorcio de varios
productores de petróleo que tienen una participación en una refinería, plataforma de perforación o
tubería, ya sea durante la fase de construcción o operación, o ambas. Idealmente, la junta solo debe
ser consultada o se le debe exigir que tome decisiones sobre cuestiones importantes, ya que la
interferencia innecesaria con la ejecución normal de un proyecto socavará la autoridad del gerente del
proyecto. Sin embargo,
La oficina de soporte del proyecto se describe brevemente en Capitulo 2 solo se requiere en proyectos grandes,
donde es deseable dar servicio a toda la administración del proyecto y la tecnología del proyecto por un
departamento central u oficina, supervisado por un gerente de servicio. Las funciones que la oficina de soporte
del proyecto desempeña con mayor frecuencia son la preparación y actualización del cronograma (programa)
del proyecto, la recopilación y el procesamiento de las hojas de tiempo, los informes de progreso, los costos del
proyecto y los informes de calidad, la gestión de la configuración operativa y el control de la difusión de las
especificaciones, dibujos, horarios y otros datos.

La oficina de apoyo al proyecto es, de hecho, la secretaría del proyecto y su tamaño, por lo que su constitución

dependerá del tamaño del proyecto, su complejidad técnica y sus procedimientos administrativos y requisitos de

presentación de informes. Los procedimientos administrativos y los requisitos de presentación de informes pueden

ser muy onerosos cuando la organización del cliente es un consorcio de empresas, cada una de las cuales

requiere sus propios procedimientos de presentación de informes, informes de costos y cronograma de

presentación.

Idealmente, el sistema de contabilidad para el proyecto debe ser autónomo e independiente del sistema
de contabilidad corporativo. Claramente, se deberá presentar un informe mensual de costos al
departamento de cuentas de la organización, pero la contabilidad del proyecto brindará información de
costos más rápida y precisa al gerente del proyecto, lo que le permitirá tomar las medidas apropiadas
antes de que los costos se descontrolen . La oficina de apoyo al proyecto puede desempeñar un papel
vital en esta función contable siempre que el personal de la oficina incluya a los contadores del proyecto.
Estos contadores controlan no solo los costos directos tales como mano de obra, materiales, equipo y
planta, sino también los costos y gastos indirectos relacionados con el proyecto.