RADICACION COMUNICACIONES INTERNAS

MPC-06-R-06-2 / VERSION 1 / VIGENCIA 26 DE ABRIL DE 2018

Fecha de Nombre Empleado Fecha de

N° NOMBRE AREA Asunto No Folios FIRMA FIRMA QUIEN RECIBE
Recepción destinatario Entrega

F43_V1 09/04/2012
 CODIGO: F43
CORRESPONDENCIA ENVIADA Versión: 1
Actualización: 27/04/2012

N° Fecha Ciudad Destino Dirigido a No.Guía Asunto Quien envía FIRMA

 OBJETIVO DEL FORMATOCORRESPONDENCIA RECIBIDA
1 Registrar la recepción y entrega de la correspondencia interna y externa por parte de los Auxiliares de Recepción de Casamotor S.A. y tomar firma de recibo por parte del trabajador destinatario.

Los responsables por el diligenciamiento del presente formato son los siguientes trabajadores:
1 Agencias Administradores o Asistente Administrativo (Solo Uno)
2 Estaciones de Servicio Asistentes administrativas
3 Proyectos Especiales Asistentes administrativas

Alcance
Este documento es aplicable para la correspondencia recibida (por mensajería o transporte de carga) entre oficinas de Casamotor s.a.s. (correspondencia interna) y terceros (correspondencia externa). No aplica a las comunicaciones internas que se
1 realicen por medio de red electrónica y que pudieran entenderse como correspondencia.

Explicación del registro por columnas

1 Reg. No. Este numero lo asignamos según el orden en que se vaya radicando la correspondencia una por una Ej.: 1,2,3…
2 Fecha de recepción Esta fecha indica el día en que se relaciona o se radica el documento o correspondencia en la recepción
3 Persona o Entidad En esta casilla consignamos el nombre de la entidad o persona que radica el documento, en el caso de que sea correspondencia externa colocaremos el nombre y en el caso de las agencias de CASAMOTOR, lo único que varia seria el lugar de proce
4 Lugar Hace alusión a la procedencia de la correspondencia, de que lugar la envían (ciudad, pueblo, vereda, EDS Plus, Bodega Ibagué).
5 No. De Guía Esta numero es el código que le da la empresa de mensajería a los soportes de envió de mercancías y si no dado el caso lo hace llegar un mensajero de al agencia, o algún empleado q estaba en esa zona y realizo las veces de mensajero entonces co
6 Fecha de Envío Esta fecha es diferente a la fecha de recepción, la encontramos en las guías de envíos y nos indica en que día fue enviada la correspondencia
7 Asunto Se registra el tipo de documento, si es una factura escribimos su Numero, valor, nombre del proveedor, vencimiento, se tiene en cuenta escribir todos lo detalles que acompañan el documento de forma resumida, de igual manera describe que doc
8 No folios Registra el numero de hojas adjuntas que trae el documento, por ej. Cuando es un un reembolso, no contamos los recibos si nos las hojas que tiene dicha relación de gastos.
9 Nombre empleado Registra la persona a quien se dirige la correspondencia.
10 Fecha de entrega Registra la fecha de entrega al destinatario final.
11 Firma Registra la Firma del empleado que recibe la correspondencia.

Archivo
1 Este formato debe llevarse en Excel
2 Todas las guías de correspondencia deben ser archivadas sin excepción, teniendo en cuenta la fecha en que llego a la agencia, con el sello de correspondencia recibida y la fecha del día en que se recibió.
 eria el lugar de procedencia.

mensajero entonces consignamos el nombre de el,

nera describe que documentos o formatos adjuntan, copias de cheques o DE , recibos etc.